A evolução da tecnologia contribuiu para uma melhor gestão da informação tornando-a mais eficiente e clara. A relevância que a informação possui na gestão de uma organização é sem dúvida a mais-valia no suporte da tomada de decisões, que se assume como um recurso indispensável e estratégico para os gestores. É uma fonte de vantagem e diferenciação competitiva. Os sistemas de informação eficientes apenas são possíveis através da utilização de tecnologias de informação pois estas suportam os fluxos informacionais, sejam eles intra e/ou interempresas, favorecendo assim uma integração entre atividades na SCM, despoletando os fluxos físicos e facilitando também a troca de informação através de Enterprise Resource Planning (ERP) entre fornecedores e clientes. As tecnologias de informação contribuíram em
11Break-Even Point - Representa a quantidade de bens e serviços que uma empresa tem de vender, de forma a que o valor total dos proveitos obtidos com as vendas iguala o total de custos (incluindo os custos fixos e os custos variáveis) em que a empresa incorre para produzir e comercializar essa, mesma quantidade (James, 2008 – p. 1025)
larga escala para a redução ou total eliminação de cargas administrativas tradicionalmente suportadas em papel, sobretudo em atividades com pouco valor acrescentado. Desta forma foi possível reduzir a probabilidade de ocorrência de erros. Melhorando o sistema informacional e comunicativo estamos a contribuir para a redução de lead-times12 e do tempo de ciclo total (Carvalho, 2010). As tecnologias tiveram impacto direto nos custos, assim como na eficiência e eficácia das operações, maximizando-as ao longo de toda Supply Chain. Existem várias tecnologias de informação que introduziram melhorias significativas. Foi o caso do Electronic Data Interchange (EDI), que permite uma transferência de mensagens formatadas segundo normas standard ou pré-acordadas, intra ou interempresas, tendo como objetivo principal a eliminação da introdução manual de dados, reduzindo desta forma o tempo utilizado na troca de informações, mitigando o custo que daí provem e sobretudo pela eliminação do erro na troca de informações. Consegue assim obter-se uma economia de escala através da gestão colaborativa entre organizações.
Enumeram-se seguidamente, alguns dos sistemas mais eficientes utilizados na SCM:
5.1 VMI – Vendor Managed Inventory
Este sistema é o fornecedor que assume o risco pela gestão de stocks, com base na informação recebida pelo cliente sobre os movimentos de stocks e eventos extraordinários, monitoriza os níveis de stock dos seus artigos no cliente e assume a responsabilidade pela reposição dos stocks de forma a garantir os níveis mínimos (Carvalho, 2010), a implementação deste sistema é uma mais-valia quando se trabalha numa ótica de confiança, nomeadamente no fluxo intensivo de informação.
5.2 ERP – Enterprise Resource Planning
Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) disponibilizam informação sobre a globalidade das atividades nas organizações, ou seja, visam o auxílio na gestão integrada dos processos subjacentes ao universo interno dos vários departamentos, assim como de toda a área funcional da empresa o que permite a tomada de decisões adequadas e atempadas nos diversos níveis da gestão, superando limitações das aplicações tradicionais, cada um com software e base de dados próprios, por vezes incompatíveis (Dias, 2005). Na prática, o ERP tem como principal objetivo a eliminação da redundância nas operações de cargas administrativas e burocráticas, mediante a automatização de processos, permitindo um maior conhecimento da informação. Como tal, o ERP possui como principal vantagem o facto de integrar num único sistema a informação de diversas áreas funcionais, facilitando a obtenção de economias de escala ao eliminar tarefas redundantes, diminuir erros, contribuir para a redução de lead-times, partilhar informação comum, com maior velocidade de processamento, reduzindo custos e melhorando a produtividade (Carvalho, 2010).
12Lead-Time - É o período entre o início de uma atividade, produtiva ou não, e o seu término e/ou é o tempo entre o momento de entrada do material até à sua saída do inventário.
5.3 MRP – Manufacturing Resource Planning
Com um mercado mais flexível é necessário cada vez mais produzir de maneira correta para atender o cliente no momento certo e de forma eficaz, dado que assim não ocorrem desperdícios e perdas na produção. Para que isto ocorra de maneira eficaz, as organizações passaram a utilizar o Materials Requirements Planning (MRP), que teve a sua origem nos anos 60 e que permite calcular as quantidades necessárias de matérias-primas para produzir os seus produtos, permitindo assim reduzir a quantidade de stock disponível. Para a perfeita utilização desta ferramenta, existe um Plano Mestre de Produção que é responsável por informar quais serão os produtos finais, para que datas devem ser produzidos e respetivas quantidades.
Com o evoluir das necessidades nas organizações, foi necessário uma rápida evolução do MRP até ao atual MRP II que no dicionário American Production and Inventory Control Society (APICS) (Control, 2016) é definido como uma metodologia para o planeamento efetivo de todos os recursos de uma organização no âmbito fabril (Carvalho, 2010). O MRP II, apoia-se num software para o cálculo das necessidades de materiais e de outros recursos, garantindo a sua disponibilidade no exato momento em que são necessários, pretendendo-se com a sua utilização melhorar a eficiência da gestão, designadamente na gestão de stocks, na atribuição de prioridades para as operações e na administração dos recursos de capacidades. Os novos recursos tecnológicos facilitaram o controlo da informação, que passou a ser um elemento nuclear em todo o processo logístico, funcionando como catalisador na integração das funções deste, facilitando a conexão de múltiplas tarefas na gestão e controlo, reduzindo custos e tempos de operação.
Para Moura (2006) foram esses recursos tecnológicos que viabilizaram o desenvolvimento e a aplicação dos sistemas MRP, Distribution Requirements Planning (DRP) e Computer Integrated Manufacturing (CIM) e outros que facilitaram a gestão integrada de todos os fluxos de uma empresa, desde o abastecimento de inputs, passando pelas operações de produção até à distribuição dos produtos acabados pelos clientes. Segundo (Farmer & Amstel, 1991) existem três segmentos distintos no pipeline conforme se pode verificar na (Figura 9) (Carvalho, 2004).
Figura 9: Descrição do Pipeline Fonte: Adaptado (Carvalho, 2004 - p. 46)
5.4 JIT – Just in Time
O Just in Time (JIT) é uma das filosofias mais relevantes na logística e na gestão de stocks.
Esta carateriza-se pela eficiência dos baixos fluxos de stock nas organizações, contudo o suficiente para a produção laborar sem interrupções. A gestão de stocks exige uma forte interdependência (troca de informação) com os fornecedores, uma vez que têm de responder às necessidades em tempo real, eliminando o desperdício, de forma a respeitar a entrega de materiais, componentes ou matérias-primas nas áreas de produção e nas quantidades necessárias, no momento exato, evitando a constituição de stocks e/ou possíveis, obsoletos (Dias, 2005).
5.5 QR – Quick Response
A Quick Response (QR) consiste na metodologia de interdependência entre os fornecedores que rececionam os dados recolhidos pelo cliente e posteriormente os utilizam para sincronizar as operações de produção e efetuar um controlo dos seus stocks em função das vendas reais.
Este sistema permite aos fornecedores responder continuamente às alterações das necessidades de um mercado competitivo, de modo a dar resposta à procura do cliente, encorajando os parceiros de negócio, pela utilização eficiente dos recursos e reduzindo o ciclo da cadeia, desde as matérias-primas até ao consumidor (Dias, 2005).
5.6 CR – Continuous Replenishment
O Continuous Replenishment (CR) baseia-se no VMI, em que a frequência de reposição é mais elevada e baseada nos dados de consumo/vendas ao cliente. Este partilha continuamente o fluxo informacional sobre vendas, permitindo a gestão e envio de stocks aos restantes elementos da cadeia em tempo útil. A reposição dos artigos é da responsabilidade do fornecedor, e é efetuada automaticamente com uma frequência fixa para repor os níveis de stocks pré-estabelecidos. Neste sistema o cliente passa informação on-line ao fornecedor (Dias, 2005)
5.7 DRP – Distribution Resource Planning
O Distribution Resource Planning (DRP) é um sistema que se certifica de que a organização tem o produto certo, na quantidade certa, disponível no lugar certo, quando necessário, à semelhança do MRP II. Tem início com o planeamento das necessidades para o último nível do sistema de distribuição passando depois para os sucessivos níveis até à fase da produção, assegurando-se que todas as mudanças a partir de jusante cheguem até montante, permitindo uma ligação ao sistema MRP (Moura, 2006).
5.8 CRM – Customer Relationship Management
O Customer Relationship Management (CRM) disponibiliza informação sobre os clientes, desde as suas caraterísticas, comportamentos, e hábitos até às suas necessidades, permitindo a formulação de estratégias adequadas de marketing. O CRM consolida um modelo de relacionamento que utiliza várias tecnologias, em particular a Internet e que permite contactos em tempo real entre empresas e clientes (Moura, 2006).
5.9 AIS – Automatic Identification Systems
Os Automatic Identification Systems (AIS) têm como objetivo a recolha de informação com a maior exatidão possível de forma a minimizar o erro, mas sobretudo de forma a aloca-la nos sistemas informacionais rapidamente em qualquer circunstância. Estes sistemas foram sem dúvida uma revolução para as organizações conduzindo a acréscimos de produtividade, eficiência e eficácia. Este permite a disponibilização da informação em tempo real uma vez que é recolhida com recurso a um leitor de código de barras ou QR - 2D e/ou Radio Frequency IDentification (RFID), ou qualquer outro sistema de identificação. O denominador comum é a informação ficar disponível para consulta imediata no sistema. O código de barras ou QR-2D representa um dos sistemas de identificação mais utilizado. A informação é codificada, utilizando tecnologia de impressão adequada, de forma a poder ser lida automaticamente por um equipamento de leitura e comunicada a um computador. Os dados são introduzidos no sistema por um scanner ou um leitor ótico, equipamento utilizado na área logística nas mais variadas circunstâncias e situações, nomeadamente para a receção, armazenamento, picking, packing, re-packing, cross-docking, expedição, entre outros. A alternativa a estes dois sistemas foi o código eletrónico de produto, Electronic Product Code (EPC) também conhecido como a
“etiqueta inteligente” ou Tag constituídas por um microchip, que através da tecnologia RFID, identifica e monitoriza os produtos ao longo do Pipeline Logístico13. Ambos os sistemas de identificação têm como objetivo a identificação automática dos produtos. O código de barras identifica os artigos mas não é capaz de distinguir um artigo de outros, dentro de uma mesma palete, com o EPC cada artigo da mesma SKU tem um número único, além disso, através da utilização simultânea da tecnologia RFID e da Internet, o sistema EPC na Global Network assegura a comunicação, em tempo real, com a etiqueta afixada em objetos individuais, de qualquer organização, à medida que se movimentam no pipeline logístico é, disponibilizada a informação a todos os players, e desta forma obter uma maior visibilidade da Supply chain, em tempo real, assim como de todo o pipeline logístico. A mais-valia da Tag é que não necessita de se encontrar à vista para ser lida, permitido pela tecnologia RFID. A Tag pode ainda incluir números de ativos, reter uma série de códigos numéricos, localizações, entre outros.
13Pipeline Logístico - É uma analogia do fluxo de serviços/produtos ocorrendo desde a matéria-prima até ao produto final. Este monitoriza as operações realizadas pelas organizações ao longo da supply chain.
Contudo esta contém algo negativo, desde logo a impossibilidade de leitura em produtos metálicos, a sua aplicabilidade é inviável em todos os produtos na SC, além disso temos o factor custo, dependendo do tamanho da etiqueta, do seu alcance e da frequência que opera, pois esta pode ser regulável, ou não (Carvalho, 2010); (Professionals, 2013).
5.10 WMS – Warehouse Management System
O Warehouse Management System (WMS) é um sistema de gestão que tem como principal objetivo a melhoria contínua das operações realizadas num armazém através da gestão eficiente de informação. Uma das funções passa pela gestão dos fluxos físicos que derivam da receção, do armazenamento, da separação e da expedição dos materiais, definindo ainda as suas localizações no armazém através da utilização de tecnologia de Automatic Identification and Data Capture (AIDC). Atua através da captura do código de barras, RFID, smart card, biometria, reconhecimento da voz, dispositivos móveis e redes locais sem fio para monitorizar fluxo de produtos no WMS. Após a recolha de todos os dados, o WMS faz uma sincronização com a base de dados através de transmissão das redes sem fios em tempo real (Dias, 2005).
A base de dados além de permitir obter informação sobre a quantidade total dos materiais existentes em stock, determina ainda com exatidão a sua localização no armazém e a gestão de todos os movimentos em tempo real, pode ainda fornecer relatórios uteis sobre o estado das mercadorias no armazém. Muitos sistemas WMS estão sincronizados com outros sistemas permitindo receber automaticamente inventários, processar pedidos e lidar com devoluções. O WMS contribui simultaneamente para a redução dos custos que é obtida através da melhoria da eficiência da mão-de-obra e para a melhoria do serviço ao cliente (Carvalho, 2010).
Em resumo, desde a invenção da roda, o Homem teve a necessidade de fazer chegar até si bens e serviços de forma segura e em tempo útil. Por esta razão, os Sistemas de Informação sempre desempenharam um papel de grande relevo. Atualmente, vivendo num mundo em constante mutação, estes têm um papel cada vez mais importante. A par do progresso e a modernização, a implementação de recursos tecnológicos tem sido uma realidade até nos processos mais simples. Foram inumerados acima alguns dos muitos sistemas que apoiam os Gestores e/ou profissionais da Logística no sentido lato da palavra. Os sistemas de informação são atualmente um factor de diferenciação e crescimento para as organizações que pretendem estar na linha da frente. Organizações que não façam as mudanças necessárias estão literalmente condenadas a perder o comboio do progresso.