Situação Atual do Sistema de Controlo de Gestão

5.1.1. Instrumentos de Pilotagem

Em termos de instrumentos previsionais, anualmente, são elaborados planos de atividades. A elaboração de planos difere de núcleo para núcleo, enquanto uns elaboram um plano no início de cada ano com atividades, outros planeiam ao longo de cada ano. Quanto àqueles que elaboram no inico do ano, o plano serve de orientação e também são realizadas atividades não previstas. As atividades consistem, sobretudo, em campanhas de angariação de alimentos, em campanhas de sensibilização e adoção e em eventos a participar ou a realizar como palestras e caminhadas com cães.

A direção elabora um plano global, cujo conteúdo diz respeito a todos os núcleos e à direção, e refere-se a orientações ou ações a serem desenvolvidas, tais como alargar quadro de voluntários, angariar sócios, intensificar campanhas, continuar o apoio dado aos municípios e realizar protocolos com as câmaras municipais. Anualmente é elaborado o orçamento anual.

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Dos núcleos da PRAVI, que estão atualmente em funcionamento, as entrevistadas de quatro núcleos referiram que são feitas previsões de receitas e despesas e que acompanham o desempenho financeiro. A coordenadora do núcleo de Albufeira referiu que o desempenho financeiro é analisado trimestralmente, tendo em conta o parecer enviado pela contabilista. No núcleo de Vila Real, é feito controlo orçamental e são comparadas as despesas com as receitas. A presidente da PRAVI, coordenadora dos núcleos de Lisboa e Setúbal, referiu serem feitas apenas previsões de receitas e despesas fixas, e que o acompanhamento da situação financeira é feito pelo controlo orçamental e pela análise mensal da liquidez e da comparação das despesas com as receitas.

A elaboração do orçamento anual requer que sejam feitas previsões de recursos, rendimentos e gastos (e receitas e despesas) pelo que se pode referir que existe uma desintegração das fases de planeamento de recursos e de orçamentação.

Também é de ser questionada a utilidade de fazer previsões, o orçamento e respetivo acompanhamento. Os núcleos quando realizam as suas ajudas, sobretudo a ajuda a animais, têm como principal preocupação o fim (resgate, acolhimento e esterilização do animal) e não os meios (os recursos necessários para o fim). E tal como referiu a voluntária Guilhermina Magalhães, entrevistada do núcleo de Santarém, “tudo vai

acontecendo”, não tendo a noção de quantos animais vai resgatar e esterilizar e do número

de adoções. Os voluntários, quando se deparam com animais, acolhem-nos em abrigos, em hotéis ou em FAT (Família de Acolhimento Temporário) e no caso de não receberem donativos suficientes recorrem aos seus próprios recursos, são os próprios que pagam as despesas. E no caso de não possuírem recursos suficientes, ajudam apenas parte dos animais, ou endividam-se junto de clínicas veterinárias. A situação financeira agrava-se quando há endividamento, no caso contrário aparentemente é controlável, mas de qualquer das formas compromete-se a ajuda a animais. O excesso de endividamento pode levar à paragem do funcionamento do núcleo, enquanto ajudar apenas alguns animais não é a finalidade da PRAVI.

No caso da ajuda prestada a outras associações e a famílias carenciadas com animais, alimentos e outros bens são angariados e distribuídos, e para ajudar mais, devem ser feitas mais campanhas de angariação de alimentos e bens, não existindo a necessidade de fazer previsões. O núcleo de Vila Real, cuja atividade é somente ajudar animais de famílias, possui escassos recursos financeiros, mas a situação financeira é controlável, uma vez que só agenda cirurgias para esterilização quando a anterior está paga. No caso da ajuda

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a pessoas através das IAA, a situação financeira também é controlável, dado que as sessões são desenvolvidas caso hajam fundos suficientes.

Para assegurar o apoio atual e ajudar mais animais e pessoas, é fundamental que a PRAVI tenha capacidade financeira para tal. Portanto, considera-se que é pertinente fazer previsões, o orçamento anual e respetivo acompanhamento, bem como desenvolver um plano operacional que promova a sustentabilidade financeira.

Para acompanhar os resultados do núcleo, a PRAVI não apresenta nenhum instrumento semelhante ao BSC ou ao tableau de bord (com indicadores e metas). Na ajuda a animais, o acompanhamento é feito no dia-a-dia, se as ações foram bem-sucedidas, se conseguem acolher os animais, promover a adoção e esterilizá-los, e no caso da ajuda a pessoas através das IAA, são utilizados os relatórios dos técnicos da PRAVI, bem como de outros profissionais, como educadores e psicólogos. No final de cada ano, os núcleos apresentam um relatório com indicadores relativos às ajudas e atividades que desenvolveram.

Nos relatórios de atividades, os indicadores incluem: o total de animais ajudados, recolhidos, adotados e esterilizados; o total de famílias ajudadas e respetivo número de animais; o total de campanhas de sensibilização e adoção, de campanhas mistas (de sensibilização, recolha de fundos e alimentos) e de campanhas para angariação de alimentos a distribuir por outras associações; o total de pessoas beneficiadas com AAA e TAA; o total de voluntários da PRAVI. Os relatórios de atividades dos núcleos incluem, ainda, as ações realizadas e respetiva avaliação, contendo os voluntários que participaram nas ações e as principais dificuldades que enfrentaram.

5.1.2. Instrumentos de Orientação de Comportamento

A PRAVI organiza-se por núcleos, com objetivos próprios para os quais se orientam as suas atividades e dispõem de um responsável que detém de poder de decisão sobre os meios necessários à realização dos seus objetivos.

Para exemplificar, na ajuda a animais, os objetivos passam por resgatar, acolher, cuidar em termos de alimentação e saúde, esterilizar, promover a adoção, sensibilizar e controlar a população animal e para tal são realizadas operações de resgate, realizados eventos e campanhas de angariação de donativos, de adoção, de esterilização e sensibilização, angariadas famílias de acolhimento temporário e desenvolvidas parcerias com organismos públicos e clínicas veterinárias. Na ajuda a pessoas, os objetivos passam por

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prestar assistência a crianças, jovens e idosos, em diversas instituições, dispor de voluntários com formação em AAA e/ou TAA e para tal são planificadas e desenvolvidas sessões de AAA e/ou TAA, celebradas parcerias com instituições e realizadas ações de formação. Para sensibilizar e formar cívica e eticamente a população, são realizadas campanhas de sensibilização, sessões de AAA e palestras.

Cada responsável toma decisões, influenciado custos, proveitos e elementos do ativo e do passivo em termos de custos. Têm-se, por exemplo, como proveitos: os donativos angariados, em dinheiro e espécie, como custos: gastos com alimentação, tratamentos veterinários, vacinação, chipagem e esterilização. Como elementos do ativo, têm-se, por exemplo, o investimento em equipamentos para as IAA e o inventário de ração e materiais para os animais, e no caso do passivo têm-se as dividas contraídas junto de clínicas veterinárias.

Portanto, os núcleos podem ser considerados centros de responsabilidade e classificados como centros de investimento. Para que os centros de responsabilidade se revelem importantes instrumentos de controlo de gestão, devem-se verificar três condições: gestão por objetivos, descentralização, responsabilização e delegação de autoridade. Independentemente destas condições, primeiro deve-se entender a utilidade para a PRAVI, que não tem como finalidade o lucro, e apesar de ser fundamental garantir a sustentabilidade financeira dos núcleos, estes não têm como principal fim contribuir com resultados para a PRAVI. E, portanto, os critérios de avaliação de desempenho caraterísticos de um centro de investimento não se revelariam adequados. Outras denominações como centro de missão e indicadores que permitam diagnosticar o cumprimento da missão são os relevantes para a PRAVI.

Os indicadores utilizados, referidos no ponto anterior, permitem medir o desempenho dos núcleos da PRAVI, mas é de serem feitos alguns comentários. Perante o elevado abandono de animais, um aumento do número de animais recolhidos das ruas/colónias em determinado período significa que o desempenho melhorou relativamente ao período anterior. Mas tendo em conta que faz parte do trabalho da PRAVI sensibilizar para evitar o abandono, o indicador número de animais recolhidos não é suficiente para avaliar o desempenho. Ou seja: pretende-se ajudar mais animais, mas também se pretende que o número de animais recolhidos sofra uma diminuição derivada de uma sensibilização eficaz. Esta análise também serve para os indicadores número de animais adotados e número de animais esterilizados: quanto maior o número, mais animais ajudados, mas o

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que se pretende é que hajam menos animais para adotar e esterilizar; e que todos aqueles que são acolhidos sejam adotados e que o método CED (Capturar-Esterilizar-Devolver), juntamente com a recolha de parte dos animais, seja eficaz no controlo da população animal.

Portanto, é pertinente desenvolver outros indicadores para analisar o desempenho dos núcleos e o cumprimento da missão da PRAVI.

5.1.3. Instrumentos de Diálogo

Como instrumentos de diálogo, os núcleos utilizam reuniões, os planos e relatórios elaborados. A realização de reuniões difere de núcleo para núcleo, realizadas em casa dos voluntários ou nos abrigos de animais, e com a finalidade de integrar novos voluntários ou planear atividades.

Ao longo de cada ano, os núcleo e direção dialogam, informalmente, e no final do ano a direção dispõe dos relatórios enviados pelos núcleos, sendo assim possível o acompanhamento e avaliação do desempenho dos núcleos.