Solicitações dos Docentes

Esta secção tem por missão o estudo de dois processos tendo por base as necessidades sentidas pelos docentes nas suas vidas profissionais:

 Solicitação de parecer para deslocação – necessário quando o docente pretende se deslocar (principalmente) ao estrangeiro para participar em missões de ensino e conferências (assistir e/ou apresentar comunicações);

 Solicitação de parecer para acumulação de funções – necessário quando o docente a desempe- nhar funções no DI-ESTGV é confrontado com uma possibilidade de desempenhar outras fun- ções numa outra instituição, pode ser desde uma atividade profissional a apenas uma partici- pação num júri de provas públicas ou de funções de revisor de artigos científicos.

A tramitação destes dois processos é muito semelhante. Têm como pontos comuns o facto de serem entregues diretamente no Secretariado do DI-ESTVG em formato papel e o produto final ser também um documento em formato papel que, posteriormente, é entregue juntamente com outra documentação ao Conselho Técnico-Científico (CTC) da ESTGV, pelo docente.

Continuando com o mesmo procedimento que tem sido adotado para a análise dos processos, ante- riormente aplicado aos relacionados com os alunos, segue-se a tabela descritiva do processo “Solicita- ção de parecer para deslocação”.

Tabela 5-6 – Descrição do processo "solicitação de parecer para deslocação" Denominação

Solicitação de parecer para deslocação Participantes (Atores)

Secretariado do DI-ESTGV Diretor do DI-ESTGV Descrição do processo

1. “Entrada da Solicitação no Departamento de Informática”

O documento chega ao DI-ESTGV através de entrega direta do docente. Depois quem recebe no Secretariado do DI-ESTGV, dá entrada do documento com a colocação de uma data de recebimento e uma rúbrica. Depois num ficheiro excel de controlo de expediente é colocado informação acerca da solicitação.

2. Decisão “Verificar Autorização da Direção do DI?”

Através de uma chamada telefónica ou de um e-mail, o Secretariado do DI-ESTGV, verifica se é pretensão da Direção do DI dar resposta positiva ao pedido do docente.

a. Se “Autorizado”

i. “Elaborar o parecer positivo”

O Secretariado do DI-ESTGV, tendo por base o template deste tipo de parecer, emite o parecer positi- vo, dando autorização à deslocação do docente. Este parecer é impresso.

ii. “Autenticar o parecer”

O Diretor do DI-ESTGV autentica o parecer sob a forma de assinatura. iii. “Act. a Base de Dados de Deslocações”

O Secretariado do DI-ESTGV introduz a informação desta deslocação numa base de dados que depois, posteriormente, é utilizada para verificar as ausências dos docentes.

5. Envolvente do DI-ESTGV

iv. “Informar o Docente da disponibilidade do parecer”

O Secretariado do DI-ESTGV informa o docente que o parecer está devidamente realizado e autentica- do e que pode ser levantado para seguimento pelo CTC.

b. Se “Não autorizado” i. “Informar Docente”

3. “Fecho da solicitação no ficheiro de controlo”

O secretariado do DI-ESTGV “fecha” a solicitação no ficheiro de controlo colocando a informação de data e observações relativas à deslocação do docente.

Documentos envolvidos

Solicitação de parecer para deslocação por parte do docente Ficheiro excel de controlo de expediente

Template de parecer para deslocações

Parecer positivo para deslocação do docente

A tramitação deste processo é mais simples, relativamente aos dois processos anteriores, pois necessita de menos tarefas realizadas para o seu comprimento.

Tendo finalizado a descrição textual do processo de “Solicitação de parecer para deslocação”, repre- senta-se de seguida o respetivo diagrama de atividade (Figura 5-4).

5. Envolvente do DI-ESTGV

Como se pode observar este processo não é tão manual relativamente aos anteriores, pelo que, será um bom candidato a automatizar (pelo menos em alguns passos), tais como:

 Entrega da solicitação em papel, por parte do docente, no Secretariado do DI-ESTGV;

 Entrada da Solicitação no Dep. Inf.;

 Verificação da autorização por parte da Direção do DI.

O segundo processo que tem origem numa solicitação de docente é o pedido de parecer para acumula- ção de funções.

Tabela 5-7 – Descrição do processo "solicitação de parecer para acumulação de funções" Denominação

Solicitação de parecer para acumulação de funções Participantes (Atores)

Secretariado do DI-ESTGV Diretor do DI-ESTGV Descrição do processo

1. “Entrada da Solicitação no Departamento de Informática”

O documento chega ao DI-ESTGV através de entrega direta do docente. Depois quem recebe no Secretariado do DI-ESTGV, dá entrada do documento com a colocação de uma data de recebimento e uma rúbrica. Depois num ficheiro excel de controlo de expediente é colocado informação acerca da solicitação.

2. Decisão “Verificar Autorização da Direção do DI?”

Através de uma chamada telefónica ou de um e-mail, o Secretariado do DI-ESTGV, verifica se é pretensão da Direção do DI dar resposta positiva ao pedido do docente.

a. Se “Autorizado”

i. “Elaborar o parecer positivo”

O Secretariado do DI-ESTGV, tendo por base o template deste tipo de parecer, emite o parecer positi- vo, dando autorização à acumulação de funções. Este parecer é impresso.

ii. “Autenticar o parecer”

O Diretor do DI-ESTGV autentica o parecer sob a forma de assinatura. iii. “Informar o Docente da disponibilidade do parecer”

O Secretariado do DI-ESTGV informa o docente que o parecer está devidamente realizado e autentica- do e que pode ser levantado para seguimento pelo CTC.

b. Se “Não autorizado” i. “Informar Docente”

3. “Fecho da solicitação no ficheiro de controlo”

O secretariado do DI-ESTGV “fecha” a solicitação no ficheiro de controlo colocando a informação de data e observações relativas à acumulação de funções.

Documentos envolvidos

Solicitação de parecer para acumulação de funções por parte do docente Ficheiro excel de controlo de expediente

Template de parecer para acumulação de funções

Parecer positivo para acumulação de funções

Este processo é muito semelhante ao anterior “solicitação de parecer para deslocação”. As tarefas que constituem o processo “solicitação de parecer para acumulação de funções” são praticamente as mes- mas que compõem o anterior processo analisado. Intervêm os mesmos intervenientes, ou seja, os ato- res. De igual forma poderá afirmar-se que o tipo de automatização que possa vir a ser adotado no ante- rior processo, também será seguido para este.

5. Envolvente do DI-ESTGV

Apresenta-se de seguida o diagrama de atividades (Figura 5-5) que procura representar o processo “solicitação de parecer para acumulação de funções”.

Figura 5-5 – Diagrama do processo "Solicitação de parecer para acumulação de funções"

Finalizado o estudo dos processos diretamente relacionados com os docentes, a próxima secção irá debruçar-se sobre outros processos que não tem inicio nem nos alunos nem nos docentes. São nor- malmente os processos necessários para o normal funcionamento das atividades letivas.