Solução proposta – como lá chegar

Pretende-se que a solução proposta sirva de apoio à decisão com o intuito de uma futura implementação, e por isso, a escolha por uma qualquer solução não deve descurar aspectos importantes que carecem de ser analisados, como o impacto nos processos atuais e nos recursos humanos, assim como o custo/benefício da sua implementação, face aos objetivos e resultados pretendidos.

Da curta análise efetuada ao mercado e tendo em conta o feedback recebido das várias empresas contactadas, podemos à partida concluir que a solução inicialmente proposta no âmbito da análise efetuada, poderá não ser a mais adequada tendo em conta a complexidade do processo e os custos possivelmente envolvidos, para os benefícios que se pretendem obter. Sentiu-se no feedback obtido das empresas contactadas que se tratava de um projeto inédito no seu portfólio, mas que a complexidade e principalmente os custos de uma solução RFID baseada em localização em tempo real (RTLS) com recurso a etiquetas ativas, tornavam proibitiva a sua implementação em larga escala, por dificilmente se conseguir evidenciar uma relação custo/beneficio que tornasse a solução viável do ponto de vista financeiro.

Assim, tendo em conta esta avaliação efetuada, possuímos as seguintes opções:

1. analisar a implementação uma solução baseada em tecnologia RFID de localização em tempo real (RTLS), com etiquetas ativas (a solução conceptual idealizada);

2. analisar a implementação solução de rastreabilidade dos equipamentos, baseada em tecnologia RFID com utilização de etiquetas passivas.

Dado não possuirmos dados financeiros de nenhuma das empresas contactadas para avaliar a primeira opção, faremos uma breve e simplista avaliação do retorno de investimento (ROI) da implementação da segunda opção, com os dados que temos disponíveis da empresa Zetes Burótica, a única empresa a enviar uma proposta financeira.

Avaliação Financeira

A solução apresentada inclui todos os equipamentos necessários para munir 35 serviços (os serviços que possuem internamento de doentes e que à partida mais necessitarão de bombas infusoras e entéricas e seringas perfusoras) e a UGEM, de leitores RFID (kiosks nterativos) e todos os serviços de consultoria desenvolvimento do software para adequação às necessidades do CHSJ. O custo total da solução é de aproximadamente 93.805,00 €, mais Iva. Não estão incluídos no preço apresentado os custos da etiquetagem dos equipamentos que teriam de ser internalizados pelo CHSJ.

Apesar de não possuirmos atualmente dados relativos à taxa de utilização dos referidos equipamentos no CHSJ, nem à taxa de perdas e extravio dos mesmos, efetuando a nossa análise com o pressupostos recolhidos do estudo já mencionado de um dos maiores fabricantes mundiais de equipamentos médicos, a General Electric, pressupondo que é possível atingir uma melhoria em 20% na taxa de utilização de bombas infusoras, bombas de alimentação entéricas e seringas perfusoras, no CHSJ, apenas metade da taxa que estimam poder ser alcançada no referido estudo, seria possível, teoricamente, uma redução a médio prazo, de 20% do número de equipamentos deste parque de equipamentos, de 20% dos custos de manutenção associados e de 20% no investimento em novos equipamentos para reposição do parque.

Ao preço médio de 728 € por equipamento, tendo em conta os preços a que o CHSJ adquiriu os equipamentos no ano 2015, sendo que as 3 tipologias de equipamentos têm custos de aquisição semelhantes, resultaria numa redução de 300 equipamentos do parque atual, um valor de redução ao preço actual médio dos equipamentos de 218.400,00 €.

Assumindo que os custos de reparação e aquisição se reduziriam na mesma percentagem, seria obtida uma poupança anual de 27.151,20 € (23.587 € em aquisições e 3.564,20 € em reparações), sem contar com as poupanças geradas pela previsível redução das perdas e extravios de equipamentos, face ao maior controlo implementado.

Face aos pressupostos considerados, estimamos um retorno do investimento de cerca de 3 anos e meio, mesmo sendo conservadores e sem contabilizar outros aspectos de grande relevância, como o facto de estarmos apenas a analisar 19% de todos os equipamentos médicos, e a solução ser escalável, podendo ser extrapolada numa primeira fase para as restantes categorias de equipamentos geridos pela UGEM, com custos muito reduzidos, dado que a grande parte do investimento já se encontra considerado na análise inicial, e mais tarde para os restantes equipamentos e processos, nomeadamente para os relacionados com o controlo de ativos imobilizados, realizados por exemplo pelo Serviço de Aprovisionamento. Adicionalmente e não menos importante, assumindo que será possível a redução do número de equipamentos do parque necessários para satisfazer as necessidades do CHSJ, na proporção indicada, isso resultaria num excedente de cerca de 300 equipamentos em stock, razão pela qual praticamente se extinguiria a necessidade de adquirir novos equipamentos nos próximos 2 anos, originando uma poupança anual que se poderia cifrar em aproximadamente 118.000,00, tendo em conta os valores das aquisições dos 162 equipamentos no ano 2015, sendo que, face ao exposto, o retorno do investimento seria alcançado no próprio ano de implementação do projeto.

Conforme exposto, apesar da simplicidade e pouco rigor do exercício efetuado, o retorno do investimento da solução apresentada é sem dúvida atrativo, tendo em conta que a vida útil dos equipamentos chega a atingir mais de 10 anos.

Facilmente e sem grande esforço se percebe que a rentabilidade desta solução é, no âmbito considerado, muito superior à solução baseada em tecnologia de localização em tempo real (RTLS), cujo custo associado à sua implementação chega a ser no, caso das etiquetas (tags) 70 vezes superior.

Assim, embora a solução idealizada inicialmente para cumprir os objetivos propostos, tivesse como base a utilização da tecnologia RFID e localização em tempo real, baseada em etiquetas ativas, face às vantagens já enunciadas de ambas as soluções, o autor conclui que é possível obter resultados semelhantes com a utilização de uma solução de rastreabilidade de ativos imobilizados baseada em tecnologia RFID com etiquetas passivas. As desvantagens tecnológicas face à solução inicial, podem e devem ser compensadas com processos de controlo para evitar erros e falhas, de modo a tirar o máximo proveito da tecnologia e cumprir os objetivos propostos.

Assim, ao Service Blueprint do processo anteriormente apresentado apresenta-se a versão final, onde foram adicionados, para fácil percepção, os pontos de contacto com a tecnologia RFID, representados com os check-in e check-out dos equipamentos na solução baseadas em tecnologia RFID com etiquetas passivas (Figura 14).

5 Conclusão

A presente dissertação tinha como objetivo aprofundar os conhecimentos sobre o problema identificado no Centro Hospitalar de São João, a gestão e controlo de ativos imobilizados, e proceder à avaliação se, neste contexto, a reorganização dos processos relacionados, recorrendo a novas tecnologias como o caso da tecnologia RFID, poderia melhorá-los, satisfazendo as necessidades dos stakeholders e do ponto de vista de produtividade do trabalho e dos objetivos estratégicos e financeiros da instituição.

A grande dimensão da instituição e o alargado campo de aplicação da temática levou o autor a reduzir o âmbito da sua análise, tendo para isso optado pela seguinte metodologia:

 recolha e análise dos dados relativos ao inventário de ativos imobilizados do Centro Hospitalar de São João;

 seleção dos setores e categorias de equipamentos sobre os quais incidiria a sua análise;

 consulta às partes interessadas no controlo e monitorização dos equipamentos selecionados através da realização de entrevistas semi-estruturadas e observação dos processos instituídos.

A metodologia aplicada culminou na análise da situação atual (as is) com recurso a ferramentas de design de serviços, do processo de gestão do parque de equipamentos médicos da responsabilidade da UGEM e à apresentação de uma solução conceptual, desejável, (to be), do mesmo processo, com a inclusão de uma solução tecnologia baseada na tecnologia RFID, tendo em conta o levantamento das funcionalidades e requisitos requeridos pelas partes interessadas.

Por fim, procurou-se validar se a solução idealizada era aplicável à realidade do centro hospitalar e se cumpria os objetivos pretendidos. Efetuou-se por isso a pesquisa no mercado em busca de uma solução viável, tendo-se percebido pelo feedback obtido das empresas contactadas que a solução idealizada com o objetivo de tirar o máximo proveito da tecnologia RFID, poderá não ser a mais adequada para a instituição, face às necessidades descritas, à sua complexidade e elevados custos envolvidos com a sua implementação. Por outro lado, as soluções apresentadas pelas empresas contactadas baseadas em tecnologia RFID com etiquetas passivas, revelou-se à partida bastante viável do ponto de vista financeiro, com uma previsão, até mesmo conservadora, de um retorno do investimento da solução para a amostra selecionada de apenas 3 anos e meio, sendo uma solução mais madura no mercado, que tem já muita experiência na sua implementação.

5.1 Principais contribuições

A presente dissertação pretende constituir-se como numa ferramenta de apoio á decisão. Permitiu aprofundar o conhecimento da situação atual do Centro Hospitalar de São João, numa temática que apesar de ter bastante impacto na organização, quer do ponto de vista de financeiro como de produtividade do trabalho e qualidade da prestação dos cuidados aos utentes, não tem tido o acompanhamento adequado e investimento necessário nos anos recentes. Do ponto de vista da organização, permitiu ainda sensibilizar as várias partes interessadas para a busca de alternativas para ultrapassar as condicionantes atuais que impossibilitam um controlo eficaz do imobilizado, nomeadamente dos equipamentos médicos, perceber que os objetivos das várias partes interessadas se complementam e que

estas se encontram predispostas a potenciar melhorias nos processos associados, vendo como uma mais-valia a introdução da tecnologia RFID na gestão e controlo de ativos imobilizados. Ainda que de uma forma residual e condicionada à dimensão do projeto a alguns setores específicos, procurou-se responder às questões de investigação formuladas, identificando-se um conjunto de ativos cruciais para a persecução da missão da instituição e cumprimento dos seus objetivos estratégicos, como a redução de custos, concluindo-se que a implementação da tecnologia RFID neste contexto, pode melhorar o processo de gestão e controlo de ativos imobilizados do parque de equipamentos médicos do CHSJ, eliminando possíveis erros e falhas associadas ao processo de registo manual atualmente existentes, aumentando a disponibilidade de equipamentos e em consequência reduzindo o número de equipamentos necessários para satisfazer as necessidades, reduzindo o tempo necessário para os serviços se preocuparem com a gestão destes equipamentos e aumentando a confiança dos utilizadores no sistema, possibilitando reduzir ainda as perdas e extravio de equipamentos e o investimento em novas aquisições.

Ainda que a análise efetuada represente apenas um pequena parte da instituição e dos processos nela executados, a mesma permite perceber que a solução poderá ser viável do ponto de vista de escalabilidade a outras áreas e processos semelhantes, ressalvando-se sempre a especificidade de alguns serviços e ativos, aos quais poderá não ser aplicável (por exemplo, ativos relacionados com a infraestrutura).

5.2 Limitações

Conforme já referido, a análise efetuada, assim como as soluções apresentadas, referem-se à amostra de uma pequena parcela das necessidades da instituição, conforme foi definido. São apenas analisadas algumas atividades da unidade responsável pelo parque de equipamentos médicos e algumas das partes interessadas no processo.

Adicionalmente, a solução apresentada é apesar de tudo conceptual. Nenhum dos envolvidos trabalhou com uma solução RFID nesta área, de modo que, face aos desconhecimento na prática dos reais problemas que podem ocorrer após a implementação de uma solução tecnológica neste âmbito, a solução carece de um teste em ambiente real, que infelizmente não foi possível realizar, para permitir identificar as dificuldades ocorridas nos processos idealizados, de modo a permitir adaptar a solução às reais necessidades da instituição.

O Centro Hospitalar de São João é um dos hospitais de referência do país com uma grande dimensão e largas dezenas de especialidades, com necessidades e condicionantes próprias. Avançar para uma solução que tenha em consideração toda a instituição, obrigará a um exercício mais elaborado de análise dos variadíssimos processos associados ao controlo de imobilizado e aos stakeholders não incluídos nesta avaliação dadas as limitações já apresentadas.

5.3 Trabalho futuro

Conforme já mencionado, o próximo passo será o desenho e implementação de um teste piloto da solução. Dados os custos envolvidos, será necessário obter a aprovação da despesa junto do conselho de administração do CHSJ.

O teste piloto deverá ser desenhado recorrendo a ferramentas de BPM (Business Process

Modeling), sugerindo o autor a utilização da metodologia BP2IT (Pinheiro 2004), uma

de processos e implementação de soluções tecnológicas. A metodologia BP2IT é caracterizada por 4 grandes fases, desde a análise do organigrama funcional da instituição e mapeamento dos processos à implementação da solução, e monitorização dos resultados e performance após implementação, caracterizando-se pelo enfoque dado à abordagem da gestão na sua implementação.

Figura 15 - Metodologia BP2IT (Fonte: José A. Faria 2012)

Os resultados obtidos devem então ser apresentados à administração do CHSJ para suporte à decisão.

Conforme já mencionado, dadas as limitações apresentadas na presente dissertação, para uma futura implementação da solução baseada na tecnologia RFID no controlo de ativos imobilizados, é fundamental ainda avançar com uma análise mais extensa e detalhada e que inclua as restantes partes interessadas e áreas de atuação, incluindo uma avaliação financeira de comparativa de ambas as soluções.

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ANEXO A: Guião de entrevista à UGEM

1. Que tipo de equipamentos consideram críticos ser monitorizados? 2. Que parques de equipamentos são geridos pela UGEM?

3. Descrevam o processo de gestão de ativos desses parques.

4. Com que serviços ou UAG´s interagem. Quais são os que consideram mais críticos? 5. Quais os maiores problemas com que se deparam?

6. O que acham que podia ser feito para solucionar esses problemas? 7. Conhecem a tecnologia RFID ?

8. Como acham que ela se poderia enquadrar na actividade da UGEM? 9. Quais os benefícios que acham poderiam resultar da sua aplicação? 10. Pensam em alguma desvantagem de usar a tecnologia?

ANEXO B: Guião de entrevista à Unidade de Neurocríticos

1. Quantas camas tem a Unidade de Neurocríticos? 2. Quantas bombas necessitam no serviço em simultâneo? 3. Têm bombas e Seringas sempre que é necessário?

4. Têm algum registo do número de bombas existentes a cada momento no serviço? 5. É comum pedirem bombas de empréstimo á UGEM?

6. Costumam devolverem a bomba rapidamente?

7. Que dificuldades detetam na gestão deste tipo de equipamentos?

8. Que impacto tem os profissionais e pacientes a falta de uma bomba no momento adequado para o Serviço?

ANEXO C: Guião de entrevista aos serviços de gestão

1. Quais são as principais falhas que identificam no processo atual de gestão de ativos imobilizados?

2. Conhecem a tecnologia RFID?

3. Como acham que esta tecnologia poderia melhorar o processo?

4. No seu ponto de vista, quais os requisitos essenciais a ter em consideração no caso de implementação de um sistema baseado nesta tecnologia?

ANEXO D: Ecrãs de Chek-in e Check-out (Kiosk Interativo)

Figura 16 – Ecrã de Check-in - Zetes Burótica