2.6
Sumário
Numa época em que os avanços tecnológicos se encontram em constante crescimento e o po- der computacional é cada vez maior, é imperativo que as organizações tirem o maior proveito possível das tecnologias digitais. O processo de transformação digital utiliza as inovações tecno- lógicas como meio para desencadear mudanças positivas numa instituição. Essa transformação pode ser feita no sentido de melhorar o modelo de negócio, a experiência do utilizador ou mesmo os processos operacionais da empresa.
Para que a digitalização de um ou mais sectores de uma organização seja bem sucedida é necessário haver uma visão clara dos objectivos a atingir. Esta visão deve então ser usada como base para a elaboração de uma estratégia concisa. Uma estratégia de transformação digital deverá ser específica de cada organização. Isto é, apesar de existirem alguns requisitos fundamentais os arquitectos da estratégia devem contextualizar as directrizes definidas à realidade da instituição. Deve ser realizado um diagnóstico que permita inferir o nível de maturidade digital, bem como quais os grandes opositores à transformação a curto e longo prazo. O presente trabalho será conduzido tendo em consideração todos os factores inerentes à metodologia apresentada.
A assinatura digital é uma ferramenta muito poderosa que hoje em dia pode ter valor legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita; em comparação a esta traz bastantes benefícios pois permite garantir a autenticidade, integridade e o não repúdio. São cada vez mais os cidadãos a adoptar o sistema de chave móvel digital disponibilizado pela AMA, Agência para a Modernização Administrativa. Esta tecnologia permite assinar documentos de uma forma fácil, segura e legal usando certificados digitais qualificados. Estas características enquadram-se na solução pretendida para os problemas existentes nos actuais processos de dissertação na FEUP.
Embora seja de interesse para o documento estudar o funcionamento de soluções integradas já existentes, nenhuma das plataformas se revelou adequada para a resposta dos problemas do actual processo de dissertações. Um sistema de gestão de contratos com recurso à assinatura digital por si só não tem quaisquer implicações no processo administrativo, muito pelo contrário, apenas adi- cionaria uma nova etapa desnecessária. A solução proposta necessita de uma resposta específica que permita entre outras coisas agilizar os processos administrativos. Para além disso a depen- dência de sistemas externos, além de dispendiosa, é sempre um risco que, havendo possibilidade, deve ser evitado.
Capítulo 3
Problema e Concepção da Solução
O processo de dissertações de mestrado na FEUP engloba uma série de procedimentos. Alguns dos quais já funcionam com base numa solução tecnológica. No entanto foram identificados dois sectores que se destacaram pelo facto de se encontrarem num estado obsoleto. Para além disso verificou-se que os mesmos englobam uma série de tarefas com bastante potencial para beneficiar duma solução digital. Esses sectores são:
1. Processo de contratos em ambiente empresarial 2. Processo de avaliação das defesas
A metodologia proposta por Mamede, Santos, Faroleiro e Montargil [31], estudada no capítulo 2, para a transformação digital de processos de organizações serviu de base à metodologia usada durante o desenvolvimento do trabalho de dissertação. Este capítulo foca-se nos dois primeiros passos dessa metodologia: diagnóstico e definição da estratégia.
3.1
Visão Geral do Processo de Dissertações de Mestrado
Nesta secção será exposto a totalidade do processo de forma a que seja possível entender a situação actual e quais os ponto a melhorar. Cada época de provas pode ser dividida em três fases: fase de iniciação, fase de desenvolvimento e fase de conclusão. Existem já uma série de ferramentas tecnológicas que vão sendo usadas de forma intermitente durante todo o processo, nomeadamente o sistema de informação da faculdade (SIGARRA), o Word e o Excel ou Goo- gle Sheets. Uma solução ideal integraria todas as fases no sistema de informação existente, no entanto essa seria uma solução bastante demorada e extremamente complicada de implementar considerando o tempo limitado para a realização da dissertação.
Os primeiros passos da fase de iniciação são realizados no Sistema de Informação para Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos, o SIGARRA. Estes passos incluem: confi- guração do processo, recolha de propostas e atribuição de propostas. Esta fase inclui ainda a as- sinatura de contratos em ambiente empresarial, actualmente o procedimento é realizado de forma manual, mais à frente, na secção3.2.1, será feita uma descrição detalhada do mesmo.
A fase de desenvolvimento, segunda fase deste processo, é da total responsabilidade do estu- dante e do seu orientador e inclui a realização do trabalho de dissertação e elaboração do docu- mento.
A última fase, a fase de conclusão, inicia-se quando o estudante submete a versão provisória no SIGARRA. Segue-se a definição da composição dos júris e dos calendários de provas, estes procedimentos englobam várias tarefas de menor dimensão, uma pequena parte delas é realizada no SIGARRA enquanto que as restantes recorrem a ferramentas externas como o Word e o Excel. Depois de serem definidos os dados necessários dá-se a realização das defesas e avaliação das mesmas, todos estes procedimentos são actualmente feitos manualmente. A versão definitiva do documento deve ser submetida no SIGARRA considerando as sugestões dos elementos do júri. Por fim as classificações são lançadas no SIGARRA, mas têm de ser inseridas manualmente.
O foco das próximas secções deste capítulo será os procedimentos que ainda se realizam de forma totalmente manual e aqueles que envolvem a cópia de dados entre sistemas o que para além de trabalhoso representa um risco desnecessário à integridade dos dados que são manipulados.