Supervisoras e Caixa Central

A minha última paragem foi na Caixa Central, onde pude acompanhar tudo o que lá se faz, nomeadamente tudo o que as Supervisoras fazem ao longo do dia.

Todos os dias é necessário conferir todo o dinheiro da Caixa Central. Esse dinheiro tem que coincidir com um registo de valores definido. Para além disso, uma vez por semana, num dia aleatório, a Controller vai fazer a conferência do dinheiro. Ela foi conferir o dinheiro num dos dias em que entrei antes da abertura da loja e, portanto, pude acompanhar todo esse processo.

I. Supervisoras

Logo de manhã, as supervisoras retiram do sistema o número de clientes do Hiper, para poderem apresentar aos colegas na reunião matinal. Geralmente, é a chefe de Frente de Loja que assiste à reunião, mas num dos dias em que lá estive, ela não estava presente e teve que ir uma Supervisora. Eu acompanhei-a e assisti, também, à reunião.

As Supervisoras, como o próprio nome indica, supervisionam todos os Operadores de Caixa e tudo o que com eles esteja relacionado. Para além das Caixas de Checkout, supervisionam, também, os vários setores em que existam caixas de pagamento, como o Balcão de Apoio e Florista, Take Away, Café e Bolos, Restaurante e Loja de Bem-Estar/Parafarmácia.

Assim, têm que alocar os vários operadores às várias caixas de checkout, tentando que as caixas das pontas estejam sempre abertas. Depois, têm que gerir as restantes caixas e decidir quais abrir, tendo em conta, também, os diferentes horários dos operadores.

Para além disso, são elas as responsáveis pelos fundos de caixa dos operadores e por lhes levar os trocos sempre que necessário. Então, passam grande parte do dia a atender telefones com pedidos dos operadores (muitas das vezes são pedidos de trocos), e a ir de caixa em caixa atender aos mesmos.

62 Quando passei pelas Caixas de Checkout, o próprio operador podia realizar qualquer anulação de produto, quando se enganava a registar ou quando havia uma desistência por parte do cliente. No entanto, nesta altura, já só conseguiam anular o último item da linha e desde que fosse de valor inferior a 5€, sendo que para todas as outras anulações era necessário o código de supervisora e, portanto, teriam que ser elas a ir fazer a anulação. Assim, esta passou a ser mais uma das tarefas que desempenham durante o dia, tendo que andar de caixa em caixa a realizar as anulações necessárias. Na minha opinião, isto não é muito vantajoso, pois muitas das vezes as Supervisoras não conseguem ir de imediato à caixa em questão, o que faz com que o cliente e todos os outros atrás tenham que ficar à espera, criando-se uma situação desagradável.

Sempre que é necessário realizar o fecho de caixa, têm que ser as Supervisoras a ir conferir e confirmar no sistema que está tudo correto. Isto acontece ao longo do dia nas caixas de checkout, à medida que vão sendo fechadas e, ao final do dia, nos setores com caixa de pagamento. Num dos dias fiz horário de fecho de loja, de forma a poder acompanhar todo esse processo.

II. Caixa Central

Na Caixa Central, são várias tarefas que realizam, como por exemplo inserir no sistema as alterações de preços, ou seja, o report de etiquetas. Quando é necessário devolver dinheiro ao cliente devido ao facto de existir algum erro no preço marcado (por não terem trocado a etiqueta na loja ou algum outro motivo), pela unidade para a qual o preço está marcado estar errada, entre outros casos. Sempre que uma situação dessas ocorre, o Balcão de Apoio tem que realizar o registo da ocorrência numa folha própria para o efeito, que depois é recolhida e inserida no sistema pelas Supervisoras. Isto é necessário porque existe um fundo específico para as devoluções de dinheiro aos clientes e, portanto, é obrigatório que todas estejam devidamente justificadas.

São bastantes os documentos e arquivos guardados na Caixa Central e que têm que ser organizados com alguma regularidade. Tudo tem que estar devidamente organizado, para o caso de existir uma auditoria. Por exemplo, estive num dos dias a organizar e arquivar as notas de créditos com NIF dos clientes.

Outro tipo de documentos que têm que estar arquivados são as Conferências de Cofre, o Relatório de Operadoras (onde refere os abandonos, anulações ou alterações de preços), o Mapa de Vendas, Pedidos de Trocos, Despesas de Loja, Receitas Extraordinárias, entre outros. Estes

63 arquivos têm que ser guardados durante um determinado período de tempo (que varia dependendo do tipo de arquivo) e, ao final desse período, ou passam para arquivo morto, por mais um período de tempo, ou vão para o lixo.

A minha passagem por esta área da loja foi muito enriquecedora, pois ajudou-me a compreender melhor o que está “por detrás da cortina”. Para além disso, ajudou-me a interligar melhor o que já tinha aprendido noutros setores e a compreender melhor certos processos do início ao fim. Foi fácil perceber que as tarefas que aí são desempenhadas são muito diversificadas e que os colaboradores desse sector andam sempre de um lado para o outro para que nos outros setores, principalmente nas Caixas de Checkout, tudo se desenvolva corretamente. Através desta experiência pude aprofundar conhecimentos adquiridos em Medição e Gestão do Desempenho do Negócio, nomeadamente no que diz respeito aos indicadores relacionados com os Operadores de Caixa, e em Gestão da Equipa de Vendas.