O suprimento de fundos é caracterizado por ser um adiantamento de valores a um servidor para futura prestação de contas. Esse adiantamento constitui despesa orçamentária, ou seja, para conceder o recurso ao suprido é necessário percorrer os três estágios da despesa orçamentária: empenho, liquidação e pagamento. Apesar disso, não representa uma despesa pelo enfoque patrimonial, pois, no momento da concessão, não ocorre redução no patrimônio líquido. Na liquidação da despesa orçamentária, ao mesmo tempo em que ocorre o registro de um passivo, há também a incorporação de um ativo, que representa o direito de receber um bem ou serviço, objeto do gasto a ser efetuado pelo suprido, ou a devolução do numerário adiantado. Os registros contábeis conforme o Plano de Contas Aplicado ao Setor Público apresentam-se abaixo24:
Momento do empenho da despesa:
Código da Conta Título da Conta D 6.2.2.1.1.xx.xx Crédito disponível
C 6.2.2.1.3.01.xx Crédito empenhado a liquidar Código da Conta Título da Conta
D 8.2.1.1.x.xx.xx Execução da disponibilidade de recursos
C 8.2.1.1.2.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por empenho
Momento da liquidação e reconhecimento do direito
Código da Conta Título da Conta
D 1.1.3.1.x.xx.xx Adiantamentos concedidos a pessoal e a terceiros (P)
C 2.1.5.9.x.xx.xx Outras Obrigações de Curto Prazo – Suprimento de fundos (F)
Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.01.xx Crédito empenhado a liquidar C 6.2.2.1.3.02.xx Crédito empenhado em liquidação
24 Os lançamentos sob a ótica do Plano de Contas da União, válido até 2011 para a União, encontram-se no apêndice – parte um desse manual.
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Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.02.xx Crédito empenhado em liquidação C 6.2.2.1.3.03.xx Crédito empenhado liquidado a pagar
Código da Conta Título da Conta
D 8.2.1.1.2.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por empenho
C 8.2.1.1.3.xx.xx
Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por liquidação e entradas compensatórias
Momento do pagamento ao suprido:
Código da Conta Título da Conta
D 2.1.5.9.x.xx.xx Outras Obrigações de Curto Prazo – Suprimento de fundos (F)
C 1.1.1.1.x.xx.xx Caixa e equivalentes de caixa em moeda nacional (F)
Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.03.xx Crédito empenhado liquidado a pagar C 6.2.2.1.3.04.xx Crédito empenhado pago
Código da Conta Título da Conta D 8.2.1.1.3.xx.xx
Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por liquidação e entradas compensatórias
C 8.2.1.1.4.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos utilizada
Registro da responsabilidade do agente suprido:
Código da Conta Título da Conta
D 7.1.1.1.x.xx.xx Atos potenciais ativos –Responsabilidades de terceiros por valores, títulos e bens
C 8.1.1.1.x.xx.xx
Atos potenciais ativos – Execução de responsabilidades de terceiros por valores, títulos e bens
Devolução de valores não aplicados (mesmo exercício da concessão):
Código da Conta Título da Conta
D 1.1.1.1.x.xx.xx Caixa e equivalentes em moeda nacional (F)
C 1.1.3.1.x.xx.xx Adiantamentos concedidos a pessoal e a terceiros (P)
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Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.04.xx Crédito empenhado pago C 6.2.2.1.3.03.xx Crédito empenhado liquidado
Código da Conta Título da Conta
D 8.2.1.1.4.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos utilizada C 8.2.1.1.3.xx.xx
Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por liquidação e entradas compensatórias
Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.03.xx Crédito empenhado liquidado a pagar C 6.2.2.1.3.02.xx Crédito empenhado em liquidação
Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.02.xx Crédito empenhado em liquidação C 6.2.2.1.3.01.xx Crédito empenhado a liquidar
Código da Conta Título da Conta
D 6.2.2.1.3.01.xx Crédito empenhado a liquidar C 6.2.2.1.1.xx.xx Crédito disponível
Código da Conta Título da Conta
D 8.2.1.1.2.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos comprometida por empenho
C 8.2.1.1.x.xx.xx Execução da disponibilidade de recursos
Devolução de valores não aplicados (exercício seguinte ao da concessão):
Código da Conta Título da Conta
D 1.1.1.1.x.xx.xx Caixa e equivalentes de caixa e moeda nacional (F)
C 1.1.3.1.x.xx.xx Adiantamentos concedidos a pessoal e a terceiros (P)
Código da Conta Título da Conta D 6.2.1.1.x.xx.xx Receita a realizar C 6.2.1.2.x.xx.xx Receita realizada
Código da Conta Título da Conta
D 7.2.1.1.x.xx.xx Controle da disponibilidade de recursos C 8.2.1.1.1.xx.xx Disponibilidade por destinação de recursos
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Código da Conta Título da Conta D 8.1.1.1.x.xx.xx
Atos potenciais do ativo – Execução de responsabilidades de terceiros por valores, títulos e bens
C 7.1.1.1.x.xx.xx Atos potenciais do ativo – Responsabilidades de terceiros por valores, títulos e bens
Em suma, suprimento de fundos consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.
Os arts. 68 e 69 da Lei nº 4.320/1964 definem e estabelecem regras gerais de observância obrigatória para a União, Estados, Distrito Federal e Municípios aplicáveis ao regime de adiantamento.
Segundo a Lei nº 4.320/1964, não se pode efetuar adiantamento a servidor em alcance e nem a responsável por dois adiantamentos. Por servidor em alcance, entende-se aquele que não efetuou, no prazo, a comprovação dos recursos recebidos ou que, caso tenha apresentado a prestação de contas dos recursos, a mesma tenha sido impugnada total ou parcialmente.
Cada Ente da Federação deve regulamentar o seu regime de adiantamento, observando as peculiaridades de seu sistema de controle interno, de forma a garantir a correta aplicação do dinheiro público.
Destacam-se algumas regras estabelecidas para esse regime:
O suprimento de fundos deve ser utilizado nos seguintes casos:
a) Para atender a despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;
b) Quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; e
c) Para atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em ato normativo próprio.
Não se concederá suprimento de fundos: a) A responsável por dois suprimentos;
b) A servidor que tenha a seu cargo a guarda ou utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro servidor;
c) A responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação; e
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