A elaboração dos instrumentos de investigação consiste em uma etapa importante e exige atenção, pois os instrumentos devem ser capazes de responder aos objetivos iniciais propostos na pesquisa, a fim de proporcionar uma melhor compreensão acerca dos fenômenos fluxos informacionais e tipos documentais, e como estes são utilizados na organização estudada. Dessa maneira, definimos para a coleta de dados o roteiro de observação (Apêndice E), o questionário (Apêndice C) estruturado contendo questões fechadas e abertas e a entrevista semiestruturada (Apêndice D).
Com a aplicação desses três instrumentos será possível chegar a resultados mais consistentes, pois
O uso de várias fontes de evidências nos estudos de caso permite que o pesquisador dedique-se a uma ampla diversidade de questões históricas, comportamentais e de atitudes [...] assim, qualquer descoberta ou conclusão em um estudo de caso provavelmente será muito mais convincente e acurada se se basear em várias fontes distintas de informação, obedecendo a um estilo corroborativo de pesquisa (YIN, 2001, p.121).
Será possível realizar também a triangulação metodológica, conforme explica Yin (2001, p.121), "[...] com a triangulação, você também pode se dedicar ao problema em potencial da validade do constructo, uma vez que várias fontes de evidências fornecem essencialmente várias avaliações do mesmo fenômeno".
Dessa maneira, o roteiro de observação, basicamente ocorre quando se realiza uma visita in loco na organização selecionada para a realização do estudo de caso.
Ao realizar uma visita de campo ao local escolhido para o estudo de caso, você está criando a oportunidade de fazer observações diretas. Assumindo-se que os fenômenos de interesse não sejam puramente de caráter histórico, encontrar-se-ão disponíveis para observação alguns comportamentos ou condições ambientais relevantes [...] As observações podem variar de atividades formais a atividades informais de coleta de dados (YIN, 2001, p.115).
Entendemos que o roteiro de observação auxilia na obtenção de outros elementos nem sempre mencionados pelos sujeitos de pesquisa, mas que proporcionam mais conhecimento ao que se está estudando, neste caso, a Dori Alimentos Ltda., mais especificamente o arquivo, bem como ocorre o funcionamento da gestão documental e informacional desta organização.
A elaboração do roteiro de observação foi baseada no diagnóstico proposto pelo Tribunal Superior Eleitoral (2009, p.15), segundo o qual o diagnóstico arquivístico "[...] é a análise criteriosa dos aspectos relacionados ao funcionamento dos arquivos da instituição, focalizada principalmente nos arquivos correntes, com o objetivo de identificar erros ou lacunas e adotar medidas que visem aumentar a eficiência na gestão dos arquivos". Desse modo, o diagnóstico propiciou conhecer como se encontra a organização, no que diz respeito a sua gestão documental e informacional. Para o Tribunal Superior Eleitoral (2009, p.15) um diagnóstico permite conhecer informações como:
Condições de armazenamento;
Estado de conservação dos documentos; Espaço físico ocupado;
Volume documental; Recursos humanos;
Gênero dos documentos (textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos);
Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento utilizados);
Tipos de acondicionamento; Crescimento vegetativo do acervo.
Assim, o roteiro de observação permitiu que pudéssemos conhecer os itens supracitados, além de subsidiar outros elementos relacionados aos procedimentos metodológicos e contribuir para a análise e apresentação dos resultados.
O questionário é um instrumento de coleta de dados "[...] constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador" (MARCONI; LAKATOS, 2003, p.201). Além disso, é importante sempre enviar juntamente com o questionário a explicação da natureza da pesquisa, sua importância e a necessidade de obter as respostas dos sujeitos, para que o pesquisado seja motivado a responder no prazo estabelecido. As vantagens de aplicação do questionário segundo Marconi e Lakatos (2003, p.201- 203) são:
a) Economiza tempo, viagens e obtém grande número de dados; b) Atinge maior número de pessoas simultaneamente;
c) Abrange uma área geográfica mais ampla;
d) Economiza pessoal, tanto em adestramento quanto em trabalho de campo;
e) Obtém respostas mais rápidas e mais precisas;
f) Há maior liberdade nas respostas, em razão do anonimato; g) Há mais segurança, pelo fato de as respostas não serem
identificadas;
h) Há menos risco de distorção, pela não influência do pesquisador; i) Há mais tempo para responder e em hora mais favorável;
j) Há mais uniformidade na avaliação, em virtude da natureza impessoal do instrumento;
k) Obtém respostas que materialmente seriam inacessíveis.
Dessa maneira, o questionário foi estruturado com perguntas abertas e fechadas, a fim de corresponder aos objetivos específicos ‘b’, ‘c’ e ‘d’ desta pesquisa. Com o questionário podemos: a) verificar com que frequência e de que maneira o entrevistado toma decisões; b) se há o embasamento nas informações orgânicas que se apresentam nos tipos documentais e quais são os tipos documentais utilizados; c) qual a importância do acesso às informações para subsidiar o processo decisório e por que; d) qual o tempo de acesso às informações quando solicitadas; e) se houve algum problema por não obter informação e se houve qual o impacto negativo trazido para a empresa; f) se há consciência do caminho que as informações percorrem para chegar até o sujeito, o que é fluxo informacional e como ele funciona na Dori.
Ao término da pesquisa será possível compreender se realmente a informação orgânica que, por sua vez, se distribui em diferentes tipos documentais orgânicos embasam o processo decisório, bem como funciona o fluxo informacional
da organização, visando verificar se há relação entre os fluxos informacionais e os tipos documentais.
Conforme mencionado anteriormente utilizamos a entrevista padronizada ou estruturada para o desenvolvimento deste trabalho, que por sua vez,
É aquela em que o entrevistador segue um roteiro previamente estabelecido; as perguntas feitas ao indivíduo são predeterminadas. Ela se realiza de acordo com um formulário elaborado e é efetuada de preferência com pessoas selecionadas de acordo com um plano [...] O pesquisador não é livre para adaptar suas perguntas a determinada situação, de alterar a ordem dos tópicos ou de fazer outras perguntas (MARCONI; LAKATOS, 2003, p.197).
Através deste instrumento foi possível uma visão distinta e complementar sobre o mesmo fenômeno, além do que possibilitou também a visualização mais clara e detalhada, uma vez que a interação entre o pesquisador e o entrevistado é mais efetiva.
A entrevista consiste na técnica de elaborar perguntas e aplicá-las a sujeitos específicos, a fim de recuperar informações que são de interesse para a investigação, ou seja, ela consiste em uma interação que necessariamente deve acontecer entre o entrevistador e o entrevistado. Para Marconi e Lakatos (2003, p.195),
A entrevista é um encontro entre duas pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversação de natureza profissional. É um procedimento utilizado na investigação social, para a coleta de dados ou para ajudar no diagnóstico ou no tratamento de um problema social.
O objetivo principal da aplicação desse instrumento foi obter elementos que não foram obtidos por meio do questionário e analisar se as pessoas que utilizam as informações são capazes de compreender a importância destas para o processo decisório e, consequentemente, para a organização.
Desse modo, o roteiro de entrevista foi elaborado com as questões expostas abaixo em conjunto com a explicação da necessidade de utilizar cada uma delas:
1. Quais são as suas atribuições na Dori Alimentos Ltda.? - esta questão visava conhecer quais eram as funções de cada sujeito, através de suas atribuições, para perceber se havia diferença entre a percepção de cada indivíduo acerca dos fenômenos em relação às funções exercidas.
2. As informações da Dori Alimentos Ltda. são de livre acesso para os gestores ou são disponibilizadas apenas quando solicitadas? - esta
questão objetivava compreender como os gestores acessam as informações, e se essas estavam disponíveis, mesmo sem serem solicitadas. Através desta questão podemos também perceber a importância que a organização dava para as informações.
3. Onde são encontradas as informações para a tomada de decisão? - o objetivo dessa questão era conhecer quem disponibiliza e onde eram disponibilizadas as informações utilizadas pelos gestores. Assim, seria possível perceber também se havia profissionais trabalhando para disponibilizar essas informações no contexto organizacional.
3.1 Existe algum problema ocasionado pela falta de informação? Em caso afirmativo comente - nesta questão podemos conhecer se havia problemas quando a informação solicitada não era encontrada, e como eles agiam quando isso ocorria, assim também podemos identificar e caracterizar o perfil dos gestores.
3.2 Houve em algum momento decisões que não puderam ser tomadas pela falta de algum documento? Qual foi a atitude tomada para solucionar a situação? - nesta questão podemos perceber se houve algum momento em que uma decisão não foi tomada e qual foi à atitude do gestor diante da situação, além disso, essa questão complementava a questão anterior (3.1) também permitindo observar o perfil dos gestores.
3.3 Além das informações que você solicita para subsidiar suas decisões há a necessidade de buscar outras informações? - visava saber se quando o gestor solicitava informações, se de fato elas atendiam as necessidades informacionais ou se ao contrário, necessita buscar mais informações para complementar as anteriormente recebidas.
4. Onde são armazenadas as informações solicitadas por você para a tomada de decisão? - essa questão visava saber se havia um controle das informações quando solicitadas, se elas estavam armazenadas em locais distintos ou no mesmo setor, assim entenderíamos se havia arquivos setoriais, arquivo central ou ambos.
5. Quais meios de comunicação são disponibilizados para tramitar [circular, distribuir, disseminar, transmitir] informações? - esta questão tinha como objetivo conhecer quais eram os meios que a organização utilizava para
disseminar as informações, assim poderíamos perceber se havia uma preocupação com a rapidez de acesso.
6. Como considera o acesso às informações necessárias para subsidiar o processo decisório? - propiciou identificar como os gestores julgavam o acesso as informações que subsidiavam o processo decisório, ou seja, qual a importância dada ao acesso.
7. A empresa se preocupa em conhecer o resultado das decisões que foram tomadas? Em caso afirmativo, de que maneira isso ocorre? - possibilitou identificar se a empresa se preocupava em saber como os gestores tomavam decisões e, também, se havia uma preocupação da própria empresa quanto ao respaldo em informações, além disso, conhecer de que maneira a empresa faz isso.
8. Quais são os problemas que você enfrenta durante a tomada de decisão? - o objetivo dessa questão era saber se havia problemas enfrentados pelos gestores durante o processo decisório.
Para Simon (1976), mediante a racionalidade e comportamento limitados do homem existem alguns problemas enfrentados durante o processo decisório, visto que, as estratégias adotadas pelos decisores são consideradas reducionistas. Nessa perspectiva, expõe como problemas que os decisores:
1) preferem a ‘solução satisfatória’ à ‘solução ótima’, ou seja, a decisão é orientada pela busca de alternativas suficientemente boas, e não pela busca das melhores alternativas possíveis;
2) procedem de forma a descobrir, gradativamente, as alternativas e consequências no processo de busca;
3) os programas de ação servem como soluções alternativas recorrentes;
4) cada programa específico de ação lida com um número restrito de situações e consequências;
5) cada programa de ação pode ser executado com uma relativa independência – sem ligações rígidas.
9. Em sua opinião seria importante para a sua empresa possuir um Sistema de Apoio à Decisão (SAD)? - o objetivo desta questão foi perceber se o gestor considerava importante que a empresa possuísse um Sistema de Apoio à Decisão (SAD).
Ao realizar esta pergunta, em primeiro lugar foi necessário conhecer se o colaborador/sujeito organizacional sabia ou não o que é um SAD, caso o indivíduo
soubesse aplicava-se a pergunta, porém caso houvesse o desconhecimento o conceito do mesmo seria exposto, conforme já apresentado no item "2.1 Tomada de decisão" de Camargo Júnior, Façanha e Yu (2011, p.224), cujo conceito destaca que os "Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) apoiam os gerentes ou executivos em tomadas de decisões estruturadas ou não estruturadas, em qualquer área ou função gerencial".
10. Quem são os colaboradores/sujeitos organizacionais que interagem com você desde a busca de informação até a tomada de decisão, bem como seu monitoramento? - esta questão visava conhecer cada ator organizacional que interage no processo de solicitação até a tomada de decisão, de forma a relacionar com a literatura e conhecer como ocorria o fluxo informacional em cada setor.
11. Há algum problema no que diz respeito a essas interações? Em caso afirmativo, indique quais? - nesta questão o objetivo era identificar se havia problemas com o fluxo informacional de cada setor e quais eram esses problemas segundo a experiência desses gestores.
Os instrumentos de coleta de dados foram validados a partir da aplicação de um pré-teste e reformulados conforme as necessidades identificadas.