Teste do Produto

Durante a avaliação do Sistema Agendor, as principais características a serem analisadas serão:

 Interface;

 Organização do Sistema (organização de menus);

 Entre outras.

Para utilizar o teste de avaliação das versões pagas, o usuário deve fazer um cadastro básico, no qual o usuário cria um login (nome de usuário e senha) de acesso. Feito isso, é possível a utilização do Sistema por 14 dias de forma gratuita.

3.1.3.1 Interface

Ao entrar no Sistema pela primeira vez, o usuário tem a possibilidade de conhecer um pouco mais sobre o sistema, e como executar alguns procedimentos através de um tutorial disponível.

Figura 1 – AGENDOR - Tela de Boas Vindas

Fonte: Fonte: Agendor (2013, p. 39)

Este tutorial explica como executar as principais tarefas, tais como, cadastro de pessoas (clientes, fornecedores, usuários, etc.), cadastro de empresas, cadastro tarefas, cadastro de negócios, entre outras. Além disso, as explicações são acompanhadas de exemplos, o que torna ainda mais fácil a compreensão e utilização do Sistema.

A disposição dos itens do menu estão bem organizadas em um menu horizontal na parte superior da página, como mostra a figura abaixo.

Figura 2 - Menu Principal

Fonte: Agendor (2013, p. 39)

A partir deste menu é possível realizar todos os processos básicos do sistema. Nos próximos subitens deste teste são apresentados de forma detalhada cada um dos itens. Neste menu é que se concentra as principais funcionalidades, descritas anteriormente, do Sistema Agendor.

3.1.3.2 Empresas

O primeiro processo a ser realizado ao iniciar a utilização do Sistema é o cadastro de uma empresa, através do preenchimento de um formulário com informações sobre a mesma.

Este processo deve ser feito inicialmente, pois somente depois de cadastrar uma empresa é possível cadastrar clientes, tarefas, negociações, etc., e associar a mesma.

Figura 3 - Cadastro de Empresas

Fonte: Agendor (2013, p. 40)

Além desse formulário com informações básicas, existem outros formulários complementares, a fim de tornar mais detalhado o cadastro das empresas. Estas informações complementares são: endereço, contato, redes sociais, pessoas (ligadas a esta empresa), e outras informações adicionais.

Como mostra a figura abaixo, o Sistema organiza as informações a serem cadastradas em formulários diferentes, divididos em: Endereço, Informações para contato, Redes sociais, Pessoas da empresa (quando têm pessoas cadastradas, estas são listadas), e por fim Outras informações.

Figura 4 - Formulários de Cadastro de Empresa

Fonte: Agendor (2013, p. 41)

O Sistema permite o cadastramento de mais de uma empresa. Quando for o caso, ao cadastrar uma pessoa, por exemplo, é possível escolher a qual das empresas cadastradas ela pertence, independentemente de ser cliente, colaborador, fornecedores, entre outros. Esta característica facilita o controle de negócios e clientes, para o usuário que administra mais de uma empresa.

3.1.3.3 Pessoas

Ao clicar no item Pessoas pela primeira vez, é possível visualizar um pequeno tutorial que explica suas principais funcionalidades, bem como, realiza-las. Este mesmo recurso está disponível para todos os itens do menu, ou seja, para todos os processos (agendamento de tarefas, cadastro de negócios, geração de relatórios, etc.) disponíveis no sistema, o que facilita muito quando o usuário inicia as suas atividades no Sistema.

Figura 5 – Tutorial: Cadastro de Pessoas

Agendor (2013, p. 42)

O Sistema possui uma característica muito interessante neste item, que é onde cadastramos pessoas (não somente clientes ou colaboradores), que podem ser de diferentes categorias, tais como: clientes (efetivo e em potencial), fornecedores, parceiros, entre outros. De forma organizada é possível em um único lugar cadastrar diferentes categorias de pessoas.

Sem dúvidas este processo agrega muito valor ao Sistema, uma vez que, em um mesmo lugar é possível controlar todas as pessoas ligadas a empresa, sejam, clientes, fornecedores, colaboradores, etc., e consequentemente, torna os processos mais organizado e fácil localização de determinado contato, por exemplo.

Figura 6 - Formulário de Cadastro de Pessoas

Fonte: Agendor (2013, p. 43)

O cadastro de pessoas é simples e objetivo. Possui informações referentes à identidade da pessoa, endereços, meios contatos, entre outros. Lembrando que as informações que constarão em “Redes sociais”, podem ser utilizadas como um canal de comunicação a mais entre cliente e empresa.

Após o cadastramento de pessoas, as mesmas serão listadas quando clicarmos no item Pessoas. E antes desta listagem esta disponível o botão de Adicionar Pessoa, no topo da lista.

A partir do cadastramento de empresas e pessoas, já é possível cadastrar negócios, tarefas, e gerar relatórios.

3.1.3.4 Negócios

O cadastro de negócios é uma das principais funcionalidades do Sistema, pois é nela que podemos inserir uma oportunidade de negócio, como por exemplo, envio de propostas, envio de orçamentos, avisos sobre produtos novos que o cliente esta esperando, entre outros.

Figura 7 - Formulário de Cadastro de Negócios

Fonte: Agendor (2013, p. 44)

Da mesma forma que no item Pessoas, quando temos Negócios cadastrados, os mesmo serão listados quando clicamos no item de menu Negócios, o que facilita na hora de visualização dos mesmos.

Outra grande vantagem é ao cadastrar um negócio, no campo “Empresa / Pessoas”, o próprio Sistema mostra uma lista com pessoas e empresas já cadastradas, facilitando ainda mais o processo.

É possível marcar e acompanhar o andamento do negócio em quatro etapas que são: Contato, Envio da proposta, Follow-Up (dar seguimento ao negócio) e Fechamento. Ao mesmo tempo é possível também marcar a negociação como Perdido, Em andamento, Concluído. Essas informações ficam visíveis em lista que disponibiliza os negócios cadastrados, contribuindo para uma melhor visualização do andamento de todos os negócios ao mesmo tempo.

3.1.3.5 Tarefas

O cadastro de tarefas nos permite lembrar assuntos importantes, ou seja, é possível criar uma tarefa, por exemplo, lembrando sobre uma reunião com a equipe de venda, ou lembrando sobre datas de visitas de fornecedores.

Para cadastrar uma tarefa é muito simples, como mostra a figura abaixo.

Figura 8 - Agendando uma Tarefa

Fonte: Agendor (2013, p. 45)

Para tanto é necessário adicionar uma pessoa ou empresa e em seguida descrever a tarefa, e para finalizar a data e horário. Da mesma forma que as pessoas e os negócios ficam listadas, as tarefas também ficam dispostas em uma

lista, para quando o usuário entrar no Sistema, já poder ver de forma rápida todas as suas tarefas pendentes.

Figura 9 - Lista de Tarefas

Fonte: Agendor (2013, p. 46)

Como mostra a imagem acima, as tarefas agendas ficam disponíveis em uma lista de fácil acesso. Além disso, outro recurso muito interessante é que quando agendada uma tarefa, é enviado um lembrete para o e-mail cadastrado na criação da conta, como mostra a figura seguinte.

Figura 10 - Lembrete de Tarefa Enviado por E-mail

3.1.3.6 Relatórios

O Sistema Agendor disponibiliza uma ferramenta de geração de relatórios totalmente personalizável. No qual é possível gerar relatórios a partir de métricas determinadas pelo próprio usuário do sistema. Tudo isso de forma fácil e rápida.

O próprio sistema disponibiliza um tutorial que mostra como gerar relatórios personalizados, com informações importantes, de acordo com o segmento de cada negocio.

É possível gerar relatórios para:

 Quantidade de clientes efetivos;

 Quantidade de clientes potenciais;

 Número de negociações concretas, inclusive, para cada vendedor;

 Quanto um cliente comprou na empresa;

 Quantidade de negócios realizados por empresa (caso tenha mais de uma

cadastrada);

 Quantidade de tarefas realizadas durante determinado período de tempo;

 Entre outras.

Além das métricas disponíveis por padrão no sistema, é possível adicionar novas métricas, a fim de tornar mais personalizado para a empresa os relatórios a serem gerados.

Exemplo de Relatório

Para exemplificar a criação de relatórios, foi criado um para mostrar a quantidade de clientes efetivos cadastrados. As métricas utilizadas foram: pessoas, clientes efetivos, durante o período de julho até agosto, em intervalos de um mês. O intervalo de tempo poderia também, ser por dia ou semana. Abaixo segue uma imagem com o gráfico gerado.

Figura 11 - Exemplo de Relatório

Fonte: Agendor (2013, p. 48)

Este gráfico mostra que entre julho e agosto foram cadastrados três clientes efetivos. Além do gráfico, em baixo é possível ver o nome dos mesmos.

3.1.3.7 Serviços Extras

Além de todas essas funcionalidades básicas descritas, o Sistema conta com um serviço de envio de e-mail para seus usuários, no qual enviam dicas de CRM, sugestões de melhorias em processos de CRM, artigos, entre outros.

Este serviço é muito importante, pois para pessoas que estão iniciando na implantação do conceito e não possuem muitos conhecimentos na área, conseguem abstrair maior conhecimento de forma simples. Isto porque, o conteúdo é composto por artigos de fácil entendimento. Estes artigos estão disponíveis em um blog do próprio Sistema.

Na versão disponível para o sistema Android, é possível acompanhar as negociações em seus diferentes níveis, e acompanhar o status de oportunidades.

Outra grande ferramenta é o Mapa de Vendas, que em um único lugar reúne todas as informações sobre as negociações da empresa, separadas por etapa. Com isso é possível a visualização dos negócios que precisam de maior atenção, por exemplo.

E por fim, outro recurso interessante que o Sistema Agendor oferece é a possibilidade de fazer a exportação dos dados relacionados às Pessoas, Empresas e Negócios, direto para uma planilha do Excel, já em forma de tabela com os campos e atributos de cada cadastro.

3.1.3.8 Alterações e Exclusões

Uma característica relevante de qualquer sistema diz respeito à segurança interna das informações da empresa. Ou seja, se faz necessário um cuidado maior quanto a permissões de alteração e exclusão de dados cadastrados. Com isso é importante um controle sobre usuário. Nem todos podem alterar ou excluir dados já cadastrados.

O Sistema Agendor, possui um excelente recurso que resolve este problema. Na hora de cadastrar uma pessoa, uma empresa, ou um negócio, é possível escolher quem pode alterar ou excluir cadastros.

É importante salientar que ao excluir uma pessoa, empresa, ou um negócio, todo o histórico de relacionamentos que envolvem a mesma será perdido. Mas mesmo assim é possível a exclusão.

Quanto aos usuários do sistema, é possível apenas desativar. Quando um usuário esta desativado, o mesmo não tem mais acesso às informações da empresa.

3.1.3.9 Configurações Gerais

No menu vertical, localizado na parte superior direita da interface do sistema, é possível acessar e alterar os dados cadastrais do usuário, cadastrar novos usuários, criar departamentos, etc.

Figura 12 - Configurações Gerais

Fonte: Agendor (2013, p. 50)

No primeiro item é possível fazer alterações do proprietário da conta, tais como, alterar senha, completar cadastro, adicionar foto, etc.

No item Minha conta, é possível fazer a renovação do plano que está utilizando, ou então fazer a alteração para outro plano, de forma simples e rápida.

Em Usuários é possível o cadastro de novos usuários, e definir seus níveis de permissões. E também é possível alterar o cadastro de um usuário já existente, bem como desativar o mesmo.

Em Grupos é possível criar grupos de usuários, bem como configurar seus privilégios. Os itens que podem ser configurados são: adicionar e editar, excluir, finalizar negociações, etc. Por padrão, o Sistema já vem com dois grupos criados, que são: Administrador e Colaborador.

Em configurações é possível adquirir funcionalidades extras, tais como, etapas de vendas personalizáveis, restrição de acesso automático (um vendedor não pode acessar a carteira de clientes de outro vendedor), ao enviar um e-mail para um cliente, uma cópia vai para o e-mail da conta e logo adicionado ao histórico do mesmo cliente. Entre outras funções.