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MATERIAL CONFIDENCIAL
O primeiro passo é criar um novo tipo de documento. Para isso, clique em Tipos na parte superior.
Para cadastrar um Tipo de Documento, basta preencher:
• Descrição: nome do tipo de documento. • Observações: o que este tipo de documento
representa.
• Sigla: abreviatura para o nome – limite até 3 caracteres.
Depois disso, clique em Adicionar.
Os Tipos de Documentos já adicionados aparecem listados na parte de baixo da tela.
Se você quiser, pode passar o mouse sobre eles e clicar no Xpara excluir, ou então clicar em sua
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2.2 – Cadastrando
documentos
Depois de criarmos os Tipos de Documentos, podemos criar um documento.
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MATERIAL CONFIDENCIAL
Preencha:
• Nome do arquivo.
• Tipo do documento (selecione entre os tipos de documentos cadastrados no passo anterior). • Número.
• Versão.
• Selecione a data de criação do documento. • Clicar em “Selecionar” para escolher o arquivo
para fazer upload.
Clique em e aguarde o término do upload!
Na parte inferior, você verá um histórico de versões deste documento.
É importante lembrar que o seu arquivo para upload deve ter no máximo 6MB, e apenas os tipos abaixo são aceitos:
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3 - Configurações
Agora que terminamos o fluxo de cadastros, podemos dar uma olhada nas Configurações.
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MATERIAL CONFIDENCIAL
Ao clicar em Configurações, você visualizará a tela onde pode definir várias opções do sistema.
A primeira das configurações
é o critério de priorização das monitorias: Por exemplo, se colocarmos todo peso para resultado, as monitorias que serão priorizadas são as dos Técnicos que apresentarem pior Resultado.
Ao contrário, se colocarmos todo o peso para processos as monitorias priorizadas serão aquelas dos Técnicos que apresentarem a pior nota na capacitação do processo.
Por padrão o Resultado fica com 100% do peso. Basta mexer qualquer uma das
duas barras de valor, e a outra se alterará automaticamente. A soma das duas sempre será 100%, ou seja, se você colocar o resultado em 32 por
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MATERIAL CONFIDENCIAL
Você pode definir o tempo mínimo e máximo de duração das monitorias, e toda vez que um líder fizer menos do que o tempo mínimo ou mais do que o
máximo, terá de justificar no sistema. Por padrão não há tempo mínimo e máximo de monitoria.
Quando um líder começa uma monitoria, as perguntas do checklist virão avaliadas de acordo com o estado padrão selecionado nas Configurações gerais do sistema.
Por padrão, o checklist virá com todas as perguntas preenchidas como “OK” e cabe ao Líder, durante a monitoria, alterar aquelas que tiverem um status diferente.
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MATERIAL CONFIDENCIAL
Por exemplo:
Se uma Unidade possui 5 processos vinculados, e um determinado Técnico recebe 4 avaliações OK (peso 3) e 1 avaliação de Problema (peso 1), o sistema irá fazer o seguinte cálculo:
Peso do técnico:
(4 processos X peso 3) + (1 processo X peso 1) = 13 Peso máximo (5 avaliações Mestre (peso 4)):
5 processos X peso 4 = 20 Nível do técnico:
13 / 20 = 0,65 o que representa uma nota de capacitação 65%
O sistema irá comparar o valor encontrado com o parâmetro das cores (o qual será explicado a seguir) e definirá a cor geral da capacitação em processos. Neste campo encontramos o nível de
Conhecimento que será aplicado na
avaliação de cada processo ao término das monitorias.
Na matriz geral da RPPA que veremos no capítulo “Apresentação”, a cor que representa a capacitação de cada Técnico em processos utiliza os parâmetros ao lado para cálculo.
Por padrão não será exibido a cor amarela. Isto é, valores entre 0% e 60% será vermelho e valores entre 60,1% e 100% será verde.
Para preencher as cores na matriz de apresentação, temos o cálculo:
∑ 𝑝𝑒𝑠𝑜 𝐴𝑡𝑖𝑛𝑔𝑖𝑑𝑜𝑠 ∑ 𝑝𝑒𝑠𝑜 𝑀á𝑥𝑖𝑚𝑜
E comparamos o resultado com a escala acima, para que o sistema preencha a matriz!
0 a 60 60,1 a 100
No exemplo anterior, o técnico ficou com 65%, então ele ficaria com a cor verde na matriz.
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MATERIAL CONFIDENCIAL
No mês de análise, basta definir se o mês de
referência é o atual ou o anterior. Essa informação é usada para saber qual mês será considerado pelos gráficos para exibição. Por padrão, será o mês atual.
Nos desvios de processo, você pode configurar quantas perguntas do checklist precisam estar marcadas como “Não OK” para gerar um desvio de processo.
Por padrão será a partir de uma pergunta.
Na parte central você pode configurar os desvios, mês de análise e capacitação.
Na capacitação você deve definir se os líderes
precisarão assinalar de forma manual o
conhecimento do técnico, ou ela será automática de acordo com o resultado do checklist.
Por padrão será automática.
Na parte central você pode configurar
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MATERIAL CONFIDENCIAL
No mês de análise, basta definir se o mês de
referência é o atual ou o anterior. Essa informação é usada para saber qual mês será considerado pelos gráficos para exibição. Por padrão, será o mês atual.
Nos desvios de processo, você pode configurar quantas perguntas do checklist precisam estar marcadas como “Não OK” para gerar um desvio de processo.
Por padrão será a partir de uma pergunta.
Na capacitação você deve definir se os líderes
precisarão assinalar de forma manual o
conhecimento do técnico, ou ela será automática de acordo com o resultado do checklist.
Por padrão será automática.
Na parte de baixo da tela de configurações,
você pode personalizar o nome de cada um dos papéis, vistos no glossário.
É simplesmente a configuração dos nomes, e não altera em nada os cálculos da ferramenta. A Net usa os nomes definidos
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MATERIAL CONFIDENCIAL
No canto superior direito você pode adicionar campos personalizados.
Basta digitar o nome do campo e clicar em
“Adicionar outro campo”. A lista dos campos
adicionados aparecerá abaixo.
Os campos personalizados aparecem para os líderes preencherem na primeira aba da monitoria.
Por padrão a NET tem o campo “Nº de Contrato” como campo personalizado.
A última das configurações, é o nome dos itens de controle padrão.
O RPPA tem por padrão, 3 resultados automáticos: • Pendências
• Horas de Monitorias • Remon
Entretanto a NET utiliza os nomes conforme configurado ao lado:
• Tarefas pendentes • Horas de Monitorias
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MATERIAL CONFIDENCIAL
Depois de terminar suas configurações, não se esqueça de salvar.