II PARTE – DESENVOLVIMENTO DO ESTÁGIO
3. TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
Ao longo do desenvolvimento do estágio no Arquivo Distrital do Porto, tivemos a necessidade de tomar algumas decisões de cariz metodológico. O facto de a série ser constituída por 111 livros, que perfazem um total de 7,22 metros lineares, condicionou a abordagem inicialmente idealizada, que seria a descrição feita ao nível do documento.
Apesar de termos iniciado o nosso trabalho precisamente pela análise documento a documento, ao final de pouco tempo percebemos que este tipo de tratamento não seria possível concretizar em 400 horas e deixaria apenas uma pequena percentagem de série tratada, o que não traria benefícios muito significativos para o utilizador. Posto isto, foi acordado com os orientadores que seria preferível não fazer a descrição ao nível do documento mas sim trabalhar a informação ao nível da unidade de instalação (livro), resultando num tratamento da informação ao nível da série. Caso ainda houvesse tempo, depois de feita a descrição de cada livro de Sentenças, poderíamos então fazer a descrição ao nível documental do máximo de livros possível, dentro do período de estágio.
Este trabalho resultou, pois, no tratamento da série Sentenças ao nível das suas 111 unidades de instalação e dos 30 primeiros livros ao nível do documento (resultando num total de 546 documentos analisados).
Quando iniciámos o nosso estágio, deparámos com algumas dificuldades. Uma delas foi o contacto com o programa informático – o DigitArq – que apesar de não se ter revelado difícil, exigiu alguma atenção e cuidado da nossa parte. Outra dificuldade foi a variedade de letras que podemos encontrar nos Livros de Sentenças, assim como o idioma166. E ainda outra foi a terminologia jurídica utilizada nos documentos e que não dominávamos. Contudo, não desanimámos e tentámos contornar estas adversidades. Para trabalhar o programa informático, pudemos sempre contar com a ajuda do Dr. Rui Esperança e, após algumas tentativas, conseguimos explorar o programa e analisar o que ele nos disponibilizava em termos de campos de descrição. Já com a variedade de
166 Apesar de o Português ser a língua predominante nos nossos documentos, encontramos ainda vários em Latim e alguns, poucos, em Espanhol, o que dificultou a sua análise mas não a impossibilitou.
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grafias foi mais complicado lidar. O facto de ser uma série muito extensa, contínua no tempo e com produtores vários, traduziu-se numa enormidade de grafias nem sempre fáceis de compreender e que nos exigiram algum tempo e uma atenção redobrada. O idioma foi também uma limitação para nós, sobretudo quando nos deparávamos com documentos em latim.
A nossa dificuldade maior relacionou-se com a terminologia jurídica. A complexidade de alguns dos documentos analisados, sobretudo das cartas de sentença cível, obrigaram-nos a uma análise profunda desses documentos e a perceber as partes que constituíam um processo jurídico. A solução que adotámos para contornar este obstáculo foi a construção de um pequeno glossário, já referido no capítulo anterior, com base em definições que encontrámos em alguma bibliografia, que nos deu várias pistas e respondeu a muitas dúvidas167.
O início do nosso trabalho obrigou-nos também a ter conhecimento sobre as normas utilizadas nesta área de trabalho em Portugal – a ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística; a ISAAR(CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias; e a ODA: Orientações para a Descrição Arquivística168. A primeira norma, a ISAD(G), “estabelece orientações gerais para a descrição arquivística”169 e é a base de qualquer descrição arquivística, podendo ser conjugada com outras normas que estejam em vigência; a segunda, a ISAAR(CPF), “faculta orientações para a preparação de registos de autoridade arquivística que proporcionam descrições das entidades (pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias) associadas à produção e gestão de arquivos”170; e a terceira, a ODA, é a norma feita pela Direção Geral de Arquivos, tendo
167 Deixamos aqui a referência para alguma da bibliografia consultada: PRATA, Ana – Dicionário Jurídico. 3ª ed. Coimbra: Edições Almedina, 1999; VIEIRA, Domingos – Grande Diccionario Portuguez ou Thesouro da Lingua Portugueza. Porto: Editores Ernesto Chardron e Bartholomeu H. de Moraes, 1873; TESTOS, Jorge Barbosa da Veiga – Sentenças Régias em tempo de Ordenações Afonsina (1446- 1512). Um Estudo de Diplomática Judicial. Lisboa: [s.n.], 2011 (Dissertação de Mestrado em Paleografia e Diplomática apresentada à Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa). Para consultar o glossário de termos jurídicos, veja-se Apêndice 5 – Glossário de Termos Jurídicos.
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Para além destas três normas, que podemos dizer serem as que mais frequentemente se aplicam no trabalho arquivístico feito no nosso país, existem outras mais específicas como é o caso da ISDF – Norma Internacional para a Descrição de Funções, por exemplo.
169 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de setembro de 1999/ [versão portuguesa do Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição Arquivística]. 2º ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, p. 9.
170 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAAR(CPF): Norma Internacional de Registos de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Singulares e Famílias: tradução do Grupo de
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sido elaborada a partir e no respeito pela ISAD(G), e que se encontra especificamente voltada para o caso português, sendo seu objetivo “contribuir para a criação de descrições consistentes da documentação de arquivo e dos seus produtores e colecionadores, que facilitem a pesquisa e a troca de informação, quer a nível nacional, quer internacional”171.
Estas normas tiveram de ser aplicadas consoante as necessidades e limitações do nosso sistema informático de suporte. O DigitArq encontra-se, atualmente, estruturado segundo as normas da ODA172 mas em concordância com as necessidades do Portal Português de Arquivos173, o que se traduz na particularidade de alguns aspetos174 como o caso da necessidade de repetir datas iguais (por exemplo, “Datas de produção: 1727- 09-27 / 1727-09-27”175) e de utilizar, no campo “Idioma e escrita” a sigla e a palavra por extenso (por exemplo, “Por (Português)”176).
Tendo em atenção as normas e as funções disponíveis no programa, foi-nos possível preencher vários campos de descrição, apesar de alguns deles não serem visíveis ao utilizador nem estarem presentes no instrumento de descrição. O quadro apresentado mostra as zonas e os campos utilizados para fazer a descrição desta série.
Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2004, p. 9.
171 PORTUGAL. Direcção Geral de Arquivos. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – ODA: Orientações para a descrição arquivística. 2ª versão. Lisboa: DGARQ, 2007, p. 16. 172 Em rigor, o DigitArq foi elaborado de acordo com a norma ISAD(G) e com a norma de codificação arquivística EAD (Encoded Archival Description).
173 O Portal Português de Arquivos é um projeto da Direção Geral de Arquivos e que tem o intuito de funcionar como um ponto agregador de acesso aos arquivos portugueses, permitindo ao utilizador fazer pesquisas em todos os arquivos associados ao Portal.
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Pelo facto de se encontrar associado ao Portal Português de Arquivos, o ADP necessitou de ajustar o seu programa informático de forma a responder às solicitações do dito Portal e a permitir que o “intercâmbio” de informação fosse feito em sintonia com as exigências do mesmo.
175 ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0723 (1), fl. 573. 176
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Quadro 3 – Campos de Preenchimento para Descrição no DigitArq
Zona de Descrição Campo de Descrição Exemplo177
Identificação Código de referência “PT/ADPRT/DIO/CABIDO/008/073 4/00002” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15) Nível de descrição
“Documento” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15)
Título
“Traslado da composição entre o Bispo e Cabido de Santiago com o Bispo e Cabido desta Sé do Porto sobre os votos.” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15)
Datas de produção
“1425-03-02 /1425-03-02” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11-15)
Dimensão e suporte
“5 fólios; papel” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15)
Conteúdo e Estrutura Âmbito e conteúdo
“Carta de composição sobre os votos de Santiago celebrada entre o Bispo e Cabido de Santiago de Compostela e o Bispo de Cabido da Sé do Porto, estando incorporada uma confirmação dada pelo Papa Honório sobre a dita composição.” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15)
Acesso e Utilização Cota atual
“K/14/4/5 – 734, fl. 11-15” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11-15)
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Idioma e escrita
“Por (português); Lat (latim)” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11-15)
Características físicas e requisitos técnicos
“Contém um selo no fl.19v.” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0723 (1), fl. 15-20)
Documentação Associada
Existência e localização de originais
“É indicado no fl.11 deste livro que o original se encontra no livro n.º16 dos Originais a fl.33.” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11-15)
Existência e localização de cópias
“É indicado no fl.11 deste livro que existe uma cópia no Censual a fl.99 e um traslado autêntico a fl.116.” (ADP, Cabido da Sé do Porto,
Sentenças, 0734 (12), fl. 11-15)
Notas Notas
“A descrição feita no índice do livro sobre este processo está errada, pois trata-se de um documento sobre a igreja de Santa Maria de Válega e não de Vila Nova de Gaia.” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0740 (18), fl. 1)
Controlo da Descrição Data da descrição
“12/11/2012” (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, 0734 (12), fl. 11- 15)
Ao apresentarmos este quadro, tivemos como objetivo mostrar os campos que considerámos de preenchimento obrigatório, sempre que houvesse dados significativos para o fazer, e mostrar as diferentes etapas porque passámos na análise e descrição de um documento. Importa-nos agora salientar a metodologia que esteve subjacente ao tratamento de cada parte da descrição e que permitiu a existência de um produto final uniformizado.
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A primeira zona de descrição no DigitArq, a zona de identificação, é, no fundo, a área onde podemos apresentar os dados básicos sobre o documento e é constituída por: código de referência, nível de descrição, título, data, dimensão e suporte178. Enquanto que os dois primeiros elementos nos são automaticamente fornecidos pelo sistema informático, conforme criamos dependências entre os documentos179, o mesmo não podemos dizer dos restantes elementos. No caso do campo “Título”, optámos por retirar essa informação do índice existente no início de cada livro, visto que estes índices são bastante completos e apresentam as informações necessárias sobre o documento. Quando estes contêm alguma parte omissa, por exemplo quando fazem referência a documentos anteriores, optámos por repor a informação original. Por vezes sentimos a necessidade de abreviar o título colocando reticências entre parêntesis, como preveem as normas ISAD(G) e ODA.
Quanto à data, achámos relevante apresentar algumas considerações. Esta série, devido à sua extensão cronológica, induziu em erro muitos dos arquivistas que anteriormente trabalharam e organizaram este conjunto de livros. O facto de, num único documento, podermos encontrar várias datas fez perdurar as dificuldades em datar corretamente um documento. As datas que apresentamos para cada diploma dizem respeito à data de elaboração daquele documento que temos em mãos e não do seu conteúdo, tal como está disposto nas ODA, que estabelecem que, numa cópia, deve ser inserido neste campo a data da cópia e não do original copiado; além disso, fazem distinção entre data de produção e data de acumulação. Por exemplo, quando estamos a analisar uma carta de sentença cível, a data que consideramos foi a data de elaboração daquela carta e não as datas dos vários documentos do processo jurídico que nela estão transcritos e citados. Esta é uma distinção que consideramos essencial para se compreender o nosso trabalho e que permitiu fazer uma alteração bastante significativa ao nível das datas extremas, sobretudo da data de início desta série: passamos do ano de 872 para o ano de 1403180. Importa também salientar que, por vezes, os documentos só
178 Cf. PORTUGAL. Direcção Geral de Arquivos. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – ODA…, p. 24.
179 Referimo-nos à possibilidade de criar uma espécie de hierarquia entre os vários elementos do fundo, ou seja, a partir do fundo podemos desdobra-lo em subfundos, os quais por sua vez dão origem a séries, nas quais podemos encontrar os documentos.
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Este foi um dos aspetos fundamentais do tratamento arquivístico que fizemos da série. Quando começamos o nosso estágio, as Sentenças apresentavam as seguintes datas extremas: 0872-06-24 / 1853- 05-02. No final do nosso estágio, e seguindo a metodologia da datação do documento propriamente dito, podemos apresentar as seguintes datas: 1403- 08-25 / 1853-05-02. Consideramos ter sido fundamental esta mudança, até porque nos apercebemos que as datas apresentadas para cada livro consideravam
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se consideravam terminados quando estava liquidado o pagamento da feitura do documento, o que é normalmente indicado no final do documento, e considera-se essa a data final do documento pois é ela que encerra a sua realização181.
No que diz respeito à dimensão e suporte, esta análise foi feita ao nível das unidades de descrição. Os livros de Sentenças são uniformes, apresentam um volume e medidas muito semelhantes e são normalmente revestidos a pele, podendo as suas lombadas possuir alguns vestígios de pergaminho. Quanto ao seu interior, os fólios são de papel e, excecionalmente, encontramos alguns ainda em pergaminho. De um modo geral, estes livros apresentam-se em bom estado de conservação, apesar de podermos encontrar alguns documentos ligeiramente danificados por manchas ou por “rendilhados” de térmitas.
A segunda zona de descrição por nós utilizada, a zona de conteúdo e
estrutura182, permite fornecer a informação necessária sobre o assunto e a organização
apenas a data do primeiro e do último documento, não sendo analisados os documentos que estavam no seu interior.
181 Uma vez que o Cabido não é um grupo ou instituição que existiu num determinado momento mas sim que evoluiu e cresceu e ainda hoje se mantém em atividade, não podemos olhar para esta série como sendo estanque. É provável que ela tenha tido um início anterior a 1403 e que continue para lá de 1853, mas que por algum motivo ou condicionante histórica não tenha sido possível conservar dentro deste fundo do Cabido. Sabemos que existem ainda alguns processos judiciais, mais recentes, que estão na posse do Arquivo Episcopal do Porto e que poderiam ser enquadrados nesta série.
Imagem 5 – Exemplo do estrago feito por térmitas no papel (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, PT/ADPRT/DIO/CABIDO/008/0723/00001)
Imagem 6 – Exemplo de mancha no papel e corrosão do mesmo (ADP, Cabido da Sé do Porto,
Sentenças, PT/ADPRT/DIO/CABIDO/008/0830/
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da unidade de descrição, sendo composta pelos seguintes campos: âmbito e conteúdo; avaliação, seleção e eliminação; ingressos adicionais; e sistema de organização183. No nosso caso, usámos apenas o campo “Âmbito e conteúdo” e o que procurámos fazer nessa zona foi identificar o assunto, as partes e o local implícito ao assunto. No caso dos documentos compostos, achámos importante reconhecer todos os documentos e identificá-los. Tratando-se das cartas de sentença cível procurámos também indicar todas as partes do processo judicial que as constituíam. Este trabalho que tivemos para as cartas de sentença cível pode ser considerado de pouco interesse para o utilizador mas achamos que constituem, para quantos trabalham com este tipo de documentos, uma ajuda preciosa, principalmente para quem não domina a área jurídica. Procurámos que todas as descrições apresentassem a mesma estrutura e que tivessem uma certa uniformização.
Quanto à zona de acesso e utilização, contém a informação relativa à acessibilidade e utilização da unidade de descrição e é composta pelas seguintes partes: condições de acesso; condições de reprodução; idioma/escrita; características físicas e requisitos técnicos; e instrumentos de descrição184. Apesar de o DigitArq nos apresentar mais campos de preenchimento para além dos atrás mencionados, estes estão relacionados com os campos previstos na ODA. Nesta zona tivemos de ter um cuidado especial com o campo “Idioma/escrita” devido à concordância que este campo tem de ter com as exigências do Portal Português de Arquivos e com a menção a todas as características físicas que encontrámos, sendo estas, sobretudo, selos de chapa e duas plantas de edificação de imóveis.
182 Antes desta zona existe ainda a zona de contexto mas não a utilizamos por ser uma área mais destinada à descrição ao nível de fundo e subfundo. Nessa zona deve ser fornecida a informação relativa à origem e custódia da unidade de descrição.
183 PORTUGAL. Direcção Geral de Arquivos. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – ODA…, p. 82.
184 PORTUGAL. Direcção Geral de Arquivos. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – ODA…, p. 97.
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A zona de documentação associada permite-nos dar algumas informações sobre a documentação que estabelece algum tipo de relação com a unidade de descrição. É constituída por quatro campos: existência e localização de originais; existência e localização de cópias; unidades de descrição relacionadas; e nota de publicação. No nosso caso apenas tivemos necessidade de preencher os dois primeiros campos, isto porque nos foi possível encontrar, quer nos próprios documentos, quer noutros elementos de descrição sobre a série e o fundo, dados indicativos da existência de cópias e de originais (quando se trata de documentos como certidões, traslados,…). Também no preenchimento destes dois campos procurámos manter uma certa uniformização para que o utilizador facilmente consiga encontrar os documentos relacionados com o documento que está a consultar.
Na zona de notas podemos colocar informação mais especializada ou outra informação pertinente mas que não se pode incluir em nenhuma das zonas supra mencionadas. No nosso caso, este campo foi usado sobretudo ao nível da descrição da unidade de instalação para fornecer algumas informações que considerámos necessárias sobre o livro, como por exemplo os erros de numeração dos fólios. Por fim, temos a
zona de controlo da descrição, a qual serve para transmitir informações sobre como,
quando e por quem foi feita a descrição arquivística. Nesta zona podemos encontrar os seguintes campos: nota do arquivista, regras ou convenções e data da descrição. No
Imagem 7 – Selo de chapa do bispo do Porto, D. Lourenço Manuel Correia de Sá e Benevides (1796-1798), patente num discurso sobre as insígnias usadas pelos cónegos e datado de 18 de dezembro de 1797. (ADP, Cabido da Sé do Porto, Sentenças, PT/ADPRT/DIO/CABIDO/008/0828/00012)
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nosso caso, o sistema informático coloca automaticamente a informação relativa à data, sendo o único campo desta zona a ser preenchido.
Resta-nos salientar que procurámos sempre fazer a descrição arquivística desta série, quer ao nível das unidades de instalação, quer ao nível do documento, de acordo com as regras propostas pela norma ISAD(G): descrição do geral para o particular; informação relevante para o nível de descrição; ligação entre descrições; e não repetição de informação185.
É importante verificar como ao longo do nosso trabalho nos foi sendo possível implementar, ainda que por vezes implicitamente, o método quadripolar186 do tratamento arquivístico: delimitámos a problemática de investigação e levantamos ideias e questões sobre o assunto (pólo epistemológico); formulámos hipóteses e perspetivas de análise (pólo teórico); utilizámos os instrumentos de trabalho em arquivo para verificar ou refutar as nossas análises (pólo técnico); e obtivemos um produto final, em que assumimos a análise feita (pólo morfológico).
185 Cf. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAD(G)…, p. 16/17.
186 Sobre este assunto, veja-se o capítulo 1 – Contextualização Arquivística: Conceções Teóricas, da I Parte deste trabalho.
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