A UFJF E A GESTÃO POR PROCESSOS

De modo a proporcionar ao leitor uma visão acerca da Instituição em que ocorre o estudo, antes de descrever aspectos específicos do Programa de Pós-graduação em Educação, serão apresentados aspectos históricos e organizacionais da Universidade Federal de Juiz de Fora.

A UFJF, Instituição Federal de Ensino Superior, com sede na cidade de Juiz de Fora, Minas Gerais, foi criada pela Lei nº 3.858, de 23 de dezembro de 1960, por ato do então

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Os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade serão detalhados no decorrer do terceiro capítulo.

formada pela agregação e federalização de estabelecimentos de ensino superior da cidade já reconhecidos, que ofereciam cursos de Engenharia, Medicina, Ciências Econômicas, Direito, Farmácia e Odontologia (BRASIL, 1960).

Em 28 de setembro de 1998, o Ministério de Estado da Educação e do Desporto, por meio da Portaria nº 1.105, aprovou alterações no Estatuto da UFJF, a qual passou a ter como finalidade a produção, a sistematização e a socialização do saber filosófico, científico, artístico e tecnológico, visando à ampliação e aprofundamento da formação do ser humano para o exercício profissional, a reflexão crítica, a solidariedade nacional e internacional, na perspectiva da construção de uma sociedade justa e democrática e na defesa da qualidade de vida (MINISTÉRIO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO E DO DESPORTO, 1998).

Para alcançar essa finalidade, a UFJF oferta atualmente cursos de ensino superior, pós- graduação lato sensu e stricto sensu, além de atuar, de forma indissociável, nas áreas de pesquisa e extensão. Por ser uma Instituição autárquica, a UFJF é detentora de autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didática e disciplinar, e o Ministério da Educação é o responsável pelo controle finalístico (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, 2019a).

Cabe destacar também a adesão, em 2007, ao Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais, que garantiu a expansão da Instituição, tanto das áreas de atuação quanto em termos de espaço físico e oferta de vagas, passando de 2.140 no início de 2008 para 4.496 vagas de ingresso anuais em 2014. Nesse período também foi criado, a partir da Resolução nº 01/2012, do Conselho Superior da UFJF, de 16 de fevereiro de 2012, o campus avançado na cidade de Governador Valadares-MG, na região do Vale do Rio Doce, com início das atividades no mesmo ano, em 19 de novembro de 2012 (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, 2019a).

Além dos campi, que abrange as cidades de Juiz de Fora e Governador Valadares, a UFJF possui mais 55 polos de educação à distância no estado de Minas Gerais e grande relevância científica e cultural da Zona da Mata Mineira e Região Sudeste do país, sendo referência na formação de profissionais qualificados (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, 2019a).

Na busca pela promoção da articulação entre ensino, pesquisa e demandas da sociedade, em um compromisso social da universidade, a gestão institucional engloba ainda importantes espaços culturais e ambientais da cidade de Juiz de Fora, como Cine-Theatro Central, Centro Cultural Pró-Música, Memorial da República, Museu de Arte Moderna

Murilo Mendes, Forum da Cultura e Jardim Botânico, conforme pode ser observado no Organograma 1.

Esse organograma é resultado de sucessivas mudanças institucionais de ampliação de espaços físicos, de público interno e externo, desenho e redesenho de setores administrativos em busca da eficiência, entre outras mudanças. Conforme defende Dutra (2006), o ambiente mutável e as pressões advindas, tanto do contexto externo como do interno, exigem mudanças não apenas ao setor privado, mas também às organizações públicas.

Ponto a ser considerado, conforme destacado pela Comissão Própria de Autoavaliação da UFJF, é a necessidade da Instituição operar ainda sobre o efeito da expansão de vagas na graduação e na pós-graduação stricto sensu, de maneira concomitante a um cenário externo de crise econômica e orçamentária intensificada após o ano de 2015 (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, 2019a).

De modo a garantir o cumprimento da finalidade institucional, a Universidade Federal de Juiz de Fora deverá observar ainda alguns princípios estabelecidos em seu estatuto, entre os quais, o da garantia do padrão de qualidade contido no art. 3º (MINISTÉRIO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO E DO DESPORTO, 1998). De acordo com Moreira Neto (2014), esse princípio estatutário, denominado por ele de qualidades intrínsecas de excelência, está relacionado a critérios como tempo de entrega, custos, recursos utilizados, generalidade do atendimento e respostas de usuários (feedback), muitos dos quais são alvos de melhorias na gestão por processos.

Há que se considerar ainda o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFJF, principal instrumento de planejamento estratégico da Instituição, que abarca um período de cinco anos. O atual PDI está em vigor desde 01 de janeiro de 2016 e vai até 31 de dezembro de 2020, e estabelece objetivos gerais e metas que deverão ser alcançados pelas diversas unidades acadêmicas e setores administrativos no período em questão (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015]).

Em consonância com a missão da UFJF e os princípios que amparam suas práticas, foram estabelecidos, no PDI, seis objetivos gerais, sendo de importância maior para esta dissertação o de otimização de processos organizacionais (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015]). No PDI, os macroprocessos da UFJF foram mapeados e apresentados, conforme o Esquema 1.

CONGRAD Conselho de Graduação

CSARH Conselho Setorial de Administração e Recursos Humanos CSEXC Conselho Setorial de Extensão e Cultura

CSPP Conselho Setorial de Pesquisa e Pós-graduação CGS Coordenação Geral de Sustentabilidade

DIAAF Diretoria de Ações Afirmativas DIAVI Diretoria de Avaliação Institucional DICOM Diretoria de Comunicação

DISEG Diretoria de Segurança

DRI Diretoria de Relações Internacionais

PROAE Pró-reitoria de Apoio Estudantil e Educação Inclusiva PROCULT Pró-reitoria de Cultura

PROGRAD Pró-reitoria de Graduação PROINFRA Pró-reitoria de Infraestrutura

PROPGPI Pró-reitoria de Pós-graduação, Pesquisa e Inovação PROPOG Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Gestão PRORH Pró-reitoria de Recursos Humanos

UAs Unidades Acadêmicas

Fonte: Adaptado de Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Gestão da UFJF (apud UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015]).

Depreende-se ainda da análise do PDI que a gestão por processos na UFJF é um dos pilares para o desenvolvimento da gestão do conhecimento, a qual utiliza “técnicas, ferramentas e práticas de gestão voltadas para a produção, retenção, disseminação, compartilhamento e aplicação do conhecimento nas organizações” (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015], p. 78). Nesse contexto, a gestão por processos tem por finalidade, por meio do mapeamento e modelagem de processo, a perpetuação do

conhecimento organizacional e, por conseguinte, a busca de uma Instituição mais eficiente. Para tanto, foram atribuídos os seguintes objetivos:

dar visibilidade aos procedimentos administrativos; integrar os setores responsáveis pela execução dos processos; gerenciar o desempenho dos processos; buscar conformidade legal; atender as demandas da comunidade acadêmica através de maior qualidade da atividade meio; e contribuir para a satisfação das exigências dos órgãos de controle (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015], p. 80).

Dessa maneira, busca-se a superação de gargalos administrativos diagnosticados no âmbito do Programa de Gestão da Qualidade, conduzido pela Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Gestão em 2014, destacando-se “a burocratização de procedimentos; falta de clareza institucional em relação aos procedimentos administrativos; e duplicidade de procedimentos para alcance do mesmo fim” (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015], p. 79).

Um dos setores fundamentais da Pró-reitoria de Planejamento para o alcance dos objetivos estabelecidos pelo PDI 2016-2020 e enfrentamento das dificuldades diagnosticadas pelo Programa de Gestão da Qualidade é o Escritório de Processos. Os profissionais do setor, além de elaboração de projetos de modernização e automatização dos processos organizacionais, têm participado como instrutores de cursos destinados a servidores técnico- administrativos e docentes da UFJF (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2016]b, [2017]b, [2018]a, [2019]h). Objetiva-se, assim, melhorar não só o desempenho dos processos administrativos nas unidades e setores, mas também o desempenho global da Instituição (UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA, [2015]).

Na seção seguinte, o propósito é contextualizar o Programa como setor da Universidade Federal de Juiz de Fora, descrevendo um breve histórico, seus objetivos, estrutura e atividades desenvolvidas pelos TAEs. Além disso, tem enfoque na apresentação das evidências que comprovam a existência de problemas, como falta de padronização, retrabalho e outros problemas em diversas rotinas de trabalho dos servidores do Programa.