Uso da morfologia na oficina

Os testes para a avaliação da viabilidade e da factibilidade do uso da morfologia para representar as necessidades de informação gerencial, num ambiente de oficina, reunindo gestores e avaliadores, ocorreram patrocinados pela Secretaria Executiva do MCTI no dia 17 de dezembro de 2008 e 23 de janeiro de 2009, em Brasília. Em dezembro foram reunidas quarenta e duas pessoas pela UMA/ASCAV, entre analistas de informação, Gestores de Programas, além de representantes da Coordenação Geral de Indicadores e das UO/UG, para levantar as necessidades de informação gerencial que deveriam ser atendidas para tentar

169 solucionar o problema do acúmulo das demandas referentes ao PCT&I. Dessa primeira oficina não participaram gestores e avaliadores ligados ao Instituto Nacional de Criminalística (INC) do Departamento de Polícia Federal, que possuía programas de modernização tecnológica no âmbito do PCT&I. Os gestores e avaliadores desse órgão participaram de uma segunda oficina, realizada em janeiro de 2009.

Foram treinadas previamente oito pessoas para serem os Facilitadores, sendo escolhidas seis para conduzir as oficinas e duas para apoiarem como monitores (DOCUMENTO TÉCNICO 1, 2008). Durante o período de treinamento foram colhidos alguns exemplos de Questões Gerenciais baseadas na realidade e, aplicando-se a propriedade da modularização, foi obtida uma relação de trinta e oito dimensões. Essa relação serviu de base para a elaboração de um formulário que foi aplicado no levantamento das necessidades de informação gerencial (Quadro 11). Slides foram elaborados para os Facilitadores explicarem a metodologia nos primeiros momentos da oficina (Anexo 1, p. 192 - 202).

As quarenta e duas pessoas convidadas a participarem da primeira oficina procediam de vários estados do Brasil, sendo que as condições para a participação dessas pessoas envolviam uma logística complexa, com necessidade de deslocamentos e estadas em Brasília por no máximo três dias. A oficina deveria ser realizada em apenas um dia, sendo que ela foi planejada de maneira a tornar a plenária apenas um evento de fechamento, com a apresentação dos resultados obtidos. A homologação desses resultados seria feito posteriormente, pela própria Secretaria Executiva do MICT, após análise de ajustes que porventura viessem a ser solicitados.

170 Quadro 11 _{– Formulário para levantamento das necessidades de informação gerencial}

Fonte: Documento Técnico 1 (2008)

Questão gerencial Data: Local:

Grupo: Nome dos participantes

Parte 1 - Grandeza e objeto Parte 2 - Dimensões

1. 01 ฀ | 02 ฀ | 03 ฀ | 04 ฀ | 05 ฀ 06 ฀ | 07 ฀ | 08 ฀ | 09 ฀ | 10 ฀ 2. 11 ฀ | 12 ฀ | 13 ฀ | 14 ฀ | 15 ฀ 16 ฀ | 17 ฀ | 18 ฀ | 19 ฀ | 20 ฀ 21 ฀ | 22 ฀ | 23 ฀ | 24 ฀ | 25 ฀ 26 ฀ | 27 ฀ | 28 ฀ | 29 ฀ | 30 ฀ 31 ฀ | 32 ฀ | 33 ฀ | 34 ฀ | 35 ฀ 36 ฀ | 37 ฀ | 38 ฀ | 39 ฀ | 40 ฀ 41 ฀ | 42 ฀ | 43 ฀ | 44 ฀ | 45 ฀ 46 ฀ | 47 ฀ | 48 ฀ | 49 ฀ | 50 ฀ 3. 01 ฀ | 02 ฀ | 03 ฀ | 04 ฀ | 05 ฀ 06 ฀ | 07 ฀ | 08 ฀ | 09 ฀ | 10 ฀ 4. 11 ฀ | 12 ฀ | 13 ฀ | 14 ฀ | 15 ฀ 16 ฀ | 17 ฀ | 18 ฀ | 19 ฀ | 20 ฀ 21 ฀ | 22 ฀ | 23 ฀ | 24 ฀ | 25 ฀ 26 ฀ | 27 ฀ | 28 ฀ | 29 ฀ | 30 ฀ 31 ฀ | 32 ฀ | 33 ฀ | 34 ฀ | 35 ฀ 36 ฀ | 37 ฀ | 38 ฀ | 39 ฀ | 40 ฀ 41 ฀ | 42 ฀ | 43 ฀ | 44 ฀ | 45 ฀ 5. 46 ฀ | 47 ฀ | 48 ฀ | 49 ฀ | 50 ฀ 6. 01 ฀ | 02 ฀ | 03 ฀ | 04 ฀ | 05 ฀ 06 ฀ | 07 ฀ | 08 ฀ | 09 ฀ | 10 ฀ 7. 11 ฀ | 12 ฀ | 13 ฀ | 14 ฀ | 15 ฀ 16 ฀ | 17 ฀ | 18 ฀ | 19 ฀ | 20 ฀ 21 ฀ | 22 ฀ | 23 ฀ | 24 ฀ | 25 ฀ 26 ฀ | 27 ฀ | 28 ฀ | 29 ฀ | 30 ฀ 31 ฀ | 32 ฀ | 33 ฀ | 34 ฀ | 35 ฀ 36 ฀ | 37 ฀ | 38 ฀ | 39 ฀ | 40 ฀ 41 ฀ | 42 ฀ | 43 ฀ | 44 ฀ | 45 ฀ 8. 46 ฀ | 47 ฀ | 48 ฀ | 49 ฀ | 50 ฀ 9. 01 ฀ | 02 ฀ | 03 ฀ | 04 ฀ | 05 ฀ 06 ฀ | 07 ฀ | 08 ฀ | 09 ฀ | 10 ฀ 10. 11 ฀ | 12 ฀ | 13 ฀ | 14 ฀ | 15 ฀ 16 ฀ | 17 ฀ | 18 ฀ | 19 ฀ | 20 ฀ 21 ฀ | 22 ฀ | 23 ฀ | 24 ฀ | 25 ฀ 26 ฀ | 27 ฀ | 28 ฀ | 29 ฀ | 30 ฀ 31 ฀ | 32 ฀ | 33 ฀ | 34 ฀ | 35 ฀ 36 ฀ | 37 ฀ | 38 ฀ | 39 ฀ | 40 ฀ 41 ฀ | 42 ฀ | 43 ฀ | 44 ฀ | 45 ฀ 11. 46 ฀ | 47 ฀ | 48 ฀ | 49 ฀ | 50 ฀

171 Os participantes da primeira oficina foram divididos em seis grupos e cada grupo foi reunido em um ambiente propício à aplicação da metodologia. Os Facilitadores treinados assumiram cada um o seu grupo, como se a mesma oficina estivesse ocorrendo em seis instâncias diferentes. Foi necessário estabelecer o tempo de realização da oficina em duas sessões de 3 horas, sendo uma sessão realizada pela manhã e uma sessão realizada no período da tarde, até as 17 horas, quando todos deveriam voltar a se reunir para a plenária. Os Facilitadores foram instruídos sobre como utilizar os exemplos de Questões Gerenciais e os slides produzidos após o treinamento, na explicação da metodologia. Essa explicação não deveria ultrapassar os 15 primeiros minutos da primeira sessão. Em seguida poderiam distribuir aos participantes cópias do formulário do Quadro 11.

O resultado da primeira oficina foi uma relação com cento e quarenta e duas necessidades de informação, representadas na forma de Questões Gerenciais. Ao final da realização da oficina, foi realizada a plenária reunindo as quarenta e duas pessoas anteriormente divididas. Nessa plenária ocorreu apenas a apresentação dos resultados obtidos pelos grupos, sendo que cada pessoa recebeu um documento contendo a citada relação e foi instruída sobre como encaminhar suas solicitações de ajuste.

Após a análise e consolidação das Questões Gerenciais e dos ajustes propostos, onde foram verificadas redundâncias e possibilidades de união, a quantidade de Questões Gerenciais foi reduzida para setenta e sete. Essas setenta e sete Questões Gerenciais foram homologadas e encaminhadas para serem atendidas pelo PPI da UMA/ASCAV. O resultado também apontou a existência de oitenta e três dimensões, cada qual com seus respectivos grãos. Antes de serem colocadas em uma relação, essas dimensões foram classificadas por freqüência de ocorrência nas Questões Gerenciais e enumeradas. A realização da segunda oficina se beneficiaria tanto da existência das Questões Gerenciais, quanto da existência dessa relação com as dimensões. O formulário do Quadro 11 demonstrou sua utilidade.

172 A realização da segunda oficina ocorreu no dia 23 de janeiro de 2009, nas dependências do INC. A oficina prevista para ser realizada em 3 horas, foi realizada em pouco mais de 2 horas. Foram aproveitados os slides, a relação das dimensões acrescida das que surgiram durante a primeira oficina e o formulário de levantamento das questões gerenciais foi previamente modificado para comportar até cem dimensões.

Três gestores/avaliadores pelo lado do INC produziram, junto com dois Facilitadores, mais seis Questões Gerenciais. Foi necessário criar mais quatro dimensões, além das oitenta e três já existentes. Com a inclusão dessas novas dimensões em duas Questões Gerenciais obtidas na primeira oficina, foi possível reduzir o total de Questões para quatro. As quatro novas Questões Gerenciais foram homologadas ao final da oficina pelos próprios gestores/avaliadores do INC, sem a necessidade da plenária e, em seguida, foram adicionadas às Questões Gerenciais obtidas na primeira oficina. O Anexo 2 traz uma mostra de dez (10) Questões Gerenciais obtidas nas oficinas (DOCUMENTO TÉCNICO 2, 2009).