C USTOS INDIRECTOS

Os  custos  indirectos  numa  instituição  de  ensino  superior  serão  os  custos  dos  diversos  conselhos, serviços, secções, gabinetes.  

Nesta  fase  do  trabalho  analisam‐se  os  diversos  departamentos,  tentando  identificar  as  actividades e a estrutura de custos de cada um deles. Com base nisto, faremos uma reflexão  sobre  a  possível  estrutura  dos  departamentos,  atendendo  às  características  das  suas  actividades,  aos  indutores  que  imputarão  os  custos  aos  objectos  e  às  possíveis  formas  de  recolha de dados. 

Posto  isto,  serão  definidos  os  diversos  centros  de  custo  que  é  expectável  que  funcionem  numa instituição de ensino superior, será discutida a estrutura de custos de cada centro e o 

modo de alocar os custos aos objectos de custo, no caso cursos, projectos de investigação,  serviços ao exterior e eventualmente outros.  

Serviço de Informática 

Este serviço será responsável por toda a instalação informática da faculdade, desde a parte  de comunicações até aos servidores dos diversos serviços (como o de contabilidade) e todos  os  serviços  associados  que  são  disponibilizados,  para  os  serviços,  gabinetes  e  biblioteca,  para  os  docentes  e  alunos.  Todos  os  equipamentos  informáticos  existentes  na  instituição,  mesmo nas salas de aula (computadores e videoprojectores) são da responsabilidade deste  serviço.  No  entanto,  poderia  não  ser  assim,  e  por  certo  que  noutras  instituições  este  equipamento  poderá  estar  agregado  aos  serviços  onde  opera.  Neste  caso,  os  custos  relativos a estes equipamentos (amortização, manutenção, etc.) deverão ser imputados aos  respectivos centros de custo, sejam os serviços administrativos, financeiros ou outros.    Este serviço dispõe de diversos colaboradores, sendo alguns especialistas de informática e  outros técnicos de informática. De um modo geral os técnicos despendem a maior parte do  seu tempo no atendimento a alunos e a docentes, apesar de o período de atendimento ser  rotativo  e  os  especialistas  também  despenderem  algum  tempo  nesta  função.  Os  especialistas têm como funções principais a programação ou a gestão de redes. 

A  estrutura  de  custos  deste  serviço  é  constituída  pelos  custos  com  pessoal  (com  os  especialistas de informática e com os técnicos de informática), pela aquisição de peças de  substituição e consumíveis (essencialmente papel e tinteiros), pela aquisição de ferramentas  e  utensílios  de  desgaste  rápido,  pela  amortização  do  equipamento  e  pelos  custos  que  lhe  sejam imputados por outras secções.  

Identificamos  quatro  actividades  neste  serviço:  Apoio  Técnico,  Gestão  do  Parque  Informático, Desenvolvimento de Aplicações e Apoio à Impressão. 

A  distribuição  primária  dos  custos  deste  serviço  pelas  quatro  actividades  poderá  eventualmente  ser  feita  segundo  o  consumo  de  cada  uma.  Ou  seja,  sabendo‐se  que  recursos  (humanos,  consumíveis,  etc.)  consome  cada  actividade,  estes  poderão  ser‐lhe  imputados.  Para  se  conseguir  estes  elementos,  poderá  recorrer‐se  ao  registo  em  time‐

sheets.  Os  recursos  comuns  a  diversas  actividades  poderão  ser  distribuídos  segundo  um 

critério lógico, tendo em conta a percepção que se possa ter da ocupação dos serviços com  cada uma delas.  

Existindo  aplicação  informática,  do  tipo  time‐sheet,  desenvolvida  por  este  serviço,  que  disponibilize informação das diversas solicitações de serviço, por parte de alunos, docentes  ou  outros  departamentos,  poder‐se‐á  recolher  e  tratar  informação  para  a  imputação  dos  custos  desta  secção  aos  objectos  de  custo  ou  a  outros  departamentos.  Assim,  num  departamento deste tipo poderemos ter situações em que a relação do custo com o objecto  de  custo  é  relativamente  directa  (e.g.  serviços  a  alunos  pertencentes  a  um  dado  curso)  e  outras em que os custos serão imputados indirectamente, via outros centros de custo (e.g.  serviços a outros departamentos de suporte).  

Dadas as características deste serviço e as funções que desempenha dentro da organização,  entendemos  que  o  ideal  será  considerar  como  indutor  de  custos  as  horas  de  actividade  (Duration  Driver).  Acreditamos  porém  que  tal  poderá  não  ser  conseguido,  e  nesse  caso  pode‐se considerar como indutor de custos o número de pedidos de serviços.  

prestado  a  toda  a  organização.  Quando  se  tratar  de  apoio  técnico  a  docentes,  a  outros  serviços ou gabinetes da faculdade, o respectivo custo deverá ser imputado ao órgão que o  solicitou.  Quando  se  tratar  de  apoio  técnico  a  alunos  já  estamos  perante  uma  actividade  directa, que deverá ser imputada directamente ao objecto de custo, ou seja o curso que o  aluno frequenta. 

‐ Gestão  do  Parque  Informático:  Trata‐se  essencialmente  da  reparação  de  avarias  do  equipamento  dos  diversos  serviços  e  gabinetes  e  outro  equipamento  comum  a  toda  a  faculdade.  A  sua  relação  com  os  objectos  de  custo  é  indirecta,  pelo  que  os  custos  desta  actividade  serão  imputados  aos  outros  centros  de  custo  (actividade  indirecta).  Com  as  necessárias  adaptações,  para  o  tratamento  dos  dados  será  possível  utilizar  a  aplicação  informática  referida  anteriormente.  Quando  se  trate  de  reparação  de  equipamento  confinado  a  um  departamento  específico,  a  imputação  será  feita  ao  respectivo  centro  de  custo.  Quando  se  trate  de  reparação  de  equipamento  comum  a  toda  a  faculdade,  o  seu  custo terá que ser tratado do mesmo modo que outros comuns a toda a faculdade (edifício,  área envolvente, água e electricidade). 

‐ Desenvolvimento  de  Aplicações:  É  a  actividade  de  desenvolvimento  de  aplicações  informáticas  solicitadas  pelos  diferentes  serviços  ou  por  docentes.  Mais  uma  vez  estamos  perante  uma  situação  em  que  os  custos  são  imputados  indirectamente  aos  objectos  de  custo,  via  outros  centros  de  custo,  ou  seja,  trata‐se  de  uma  actividade  indirecta.  Quando  possível,  deverá  ser imputada  ao  órgão  que  a solicita.  No  entanto,  poderá eventualmente  verificar‐se situações em que a aplicação informática serve mais que um departamento ou  eventualmente  toda  a  faculdade.  Neste  caso,  o  seu  tratamento  terá  que  ser  idêntico  à  situação  referida  na  actividade  anterior,  ou  seja,  tratado  como  custo  comum  de  toda  a  faculdade. 

‐ Apoio à Impressão: Trata‐se de uma actividade residual e que tem a particularidade de, em  parte, o serviço de impressão se financiar a si próprio, dado grande número das impressões  serem pagas por quem as solicita. Ainda assim, há consumo de recursos, pelo que terá que  se  ter  em  conta.  Assim,  julgamos  ser  possível,  mais  uma  vez  recorrendo  a  time‐sheets,  o  registo e consequente tratamento da informação relativa a esta actividade. 

Serviços Administrativos 

Os  serviços  administrativos  compreendem  quatro  secções:  Secção  de  Alunos  de  Licenciatura, Secção de Alunos de Pós‐Graduação, Secção de Recursos Humanos, e Secção  de Expediente e Arquivo.  

As secções de alunos desempenham as diversas funções relacionadas com os alunos, como  as  candidaturas,  as  admissões,  matrículas  e  inscrições,  o  acompanhamento  do  aluno  ao  longo  do  seu  percurso  académico,  tais  como  o  lançamento  de  notas,  a  cobrança  das  propinas, a emissão de certidões, e comunicações diversas com o aluno.  

A  secção  de  recursos  humanos  tem  a  seu  cargo  todos  os  assuntos  administrativos  relacionados com o pessoal da faculdade, docente e não docente. Ou seja, o tratamento de  todos  os  processos  relacionados  com  recrutamentos,  promoções,  aposentações  e  demissões, a organização dos processos individuais, a elaboração e tratamento dos mapas  de  faltas  e  dispensas,  o  processamento  dos  vencimentos,  o  tratamento  das  acções  de  informação  relativas  a  concursos,  o  tratamento  das  acções  de  formação,  entre  outras 

tarefas administrativas relacionadas com os recursos humanos que trabalham na instituição.  A  secção  de  expediente  e  arquivo  tem  como  competências  o  tratamento  (registo  e  encaminhamento)  da  correspondência,  manter  actualizado  o  arquivo  de  expediente  geral,  organizar e manter o arquivo inactivo, entre outras funções.  

A estrutura de custos dos serviços administrativos é composta pelos custos com o pessoal,  pela aquisição de consumíveis diversos e outros bens e serviços adquiridos externamente,  pela  amortização  do  equipamento  que  neles  funciona  e  pelos  custos  que  lhe  sejam  imputados por outras secções. Terá no entanto que ser possível que a estrutura de custos  esteja subdividida pelas diversas secções que compõem este serviço. Ou seja, conhecer os  custos dos serviços administrativos não será suficiente, mas sim ter disponível a informação  dos custos suportados por cada uma das quatro secções.  As secções de recursos humanos e de expediente e arquivo interagem com todos os outros  serviços da faculdade, porque fornecem e recebem conteúdos de e para todos os outros. Ou  seja,  desempenham  uma  multiplicidade  de  funções  que  não  se  relacionam  directamente  com os objectos de custo. Deste modo, não se poderão definir actividades e indutores que  imputem  os  seus  custos  aos  objectos  de  custo.  Assim,  parece‐nos  que  os  seus  custos  deverão ser repartidos pelos outros serviços, secções e gabinetes. Um critério aceitável para  esta imputação será o número de funcionários. Ou seja, o custo poderá ser repartido pelos  outros órgãos em função do número de funcionários que trabalha em cada um.   No caso das outras duas secções (licenciaturas e pós‐graduações) já será possível uma base  de imputação diferente.   A Secção de Alunos de Licenciatura presta serviços de emissão de certidões, verificação do  estado  de  conclusão  dos  alunos,  manutenção  do  arquivo  dos  processos  individuais,  despacho a requerimentos e lançamento de resultados, mudanças de curso, transferências,  entre outras. As candidaturas são feitas através do concurso nacional de acesso ao ensino  superior e as matrículas são efectuadas informaticamente pelos próprios alunos, pelo que  neste caso os serviços apenas recebem os alunos e acompanham‐nos ao longo do curso, nas  funções  acima  descritas.  Deste  modo,  existe  uma  grande  variedade  de  funções,  que  poderíamos  considerar  como  actividades,  desde  que  seja  possível  imputar  os  custos  da  secção a estas. No caso de não ser possível esta imputação, poder‐se‐á fazer uma repartição  dos  custos  desta  secção  pelos  objectos  de  custo  (cursos  de  licenciatura)  pelo  critério  de  número de alunos por curso. No caso desta secção em particular parece‐nos que tentar um  modelo complexo (com base em actividades e indutores) dificilmente conduzirá a resultados  mais refinados. Admitimos no entanto que este tratamento se afaste talvez demasiado do  modelo ABC.  

Na  Secção  de  Alunos  de  Pós‐Graduação  o  serviço  poderá  estar  distribuído  por  cursos,  ou  seja cada um dos colaboradores ter a seu cargo cursos definidos. Nesta situação poderemos  considerar um único indutor: o Número de Alunos. Ou seja, o custo  desta secção dividido  pelo total de alunos inscritos nos cursos de mestrado e doutoramento dá‐nos o custo/aluno,  que posteriormente será imputado a cada um dos cursos pelo número de alunos inscritos.  Este  será  o  modelo  mais  simples  de  imputação  destes  custos.  Admitimos  no  entanto  que  poderá  não  ser  o  mais  preciso  e  que  noutras  situações,  com  estas  secções  de  alunos  organizadas  de  um  modo  diferente,  seja  exigível  e  necessário  um  modelo  mais  complexo.  Neste  caso  teremos  que  definir  actividades  e  indutores  de  custos.  Poderemos  ter  actividades como Resposta a Pedidos (pedidos de informação, pedidos de documentação), 

Organização  de  Eventos,  Acompanhamento  de  Docentes  Externos,  Processamento  de  Candidaturas,  Processamento  de  Matrículas,  etc.  Nesta  situação,  poderemos  recorrer  a  indutores de custos como o Número de Pedidos, Número de Eventos, Número de Docentes  Externos,  Número  de  Candidaturas,  Número  de  Matrículas,  etc.  Também  neste  caso  a  determinante custo‐benefício poderá e deverá ser tida em conta no momento de optar por  um método mais simples ou por outro mais complexo, e consequentemente mais oneroso,  mas que em princípio proporciona informação mais precisa. 

Gabinete de Marketing e Comunicação 

Este  gabinete,  sinteticamente,  tem  a  função  de  comunicação  e  divulgação  da  imagem  da  faculdade para o exterior, nomeadamente através do contacto com a comunicação social,  com  outras  entidades  e  com  a  generalidade  da  população  que  requeira  informação  de  natureza científica ou outra. Assim, tem a seu cargo a divulgação dos cursos que a faculdade  lecciona, através de brochuras e anúncios, e de acontecimentos de índole científica, como  publicações  e  conferências.  Presta  ainda  apoio  à  organização  de  eventos,  conferências,  seminários, congressos, etc. 

A  estrutura  de  custos  deste  gabinete  inclui  custos  com  o  pessoal  que  nele  trabalha,  amortizações do equipamento e aquisição de bens e serviços, como aquisição de brochuras  e  panfletos  junto  de  tipografias,  o  custo  com  anúncios  na  imprensa,  os  custos  de  outros  serviços da faculdade que lhe sejam imputados, etc. 

Poderemos considerar que neste gabinete ocorrem três actividades:  ‐ Divulgação ‐ Brochuras;  

‐ Divulgação ‐ Anúncios; 

‐ Organização de Eventos ‐ Conferências, Seminários, Congressos 

Quanto  à  distribuição  dos  custos  deste  gabinete  pelas  actividades,  poderemos  imputar  de  dois  modos:  os  custos  que  se  relacionem  com  actividades  específicas  (aquisição  de  brochuras,  despesas  com  a  comunicação  social  que  divulga  anúncios,  etc.)  serão,  naturalmente,  imputados  às  respectivas  actividades.  Os  restantes  custos  do  gabinete  (pessoal, outros bens e serviços, amortizações), ou seja comuns às três actividades, poderão  ser distribuídos segundo um critério lógico segundo a percepção que se tenha do consumo  de tempo e recursos de cada uma.  Por fim, a imputação do custo das actividades aos objectos de custo (cursos, investigação,  serviços ao exterior) poderá ser como segue:  ‐ Divulgação ‐ Brochuras: A imputação dos custos desta actividade pelos objectos de custo  poderá ser feita de um modo directo. Ou seja, presumindo que cada brochura diz respeito a  um  objecto  de  custo  específico  (curso  ou  outro),  os  custos  da  brochura  serão  imputados  directamente.  Quando  a  brochura  não  estiver  relacionada  com  um  objecto  de  custo  em  particular  (por  exemplo,  a  divulgação  de  congressos  ou  conferências  que  não  estão  necessariamente afectos a cursos ou projectos de investigação específicos), a sua imputação  terá  que  ser  mais  cuidada.  Por  exemplo,  pelos  cursos  que  os  alunos  que  participem  ou  assistam a estes eventos frequentem, ou tendo em conta o tema do evento, o público a que  se destine. 

‐ Divulgação ‐ Anúncios:  Quando  um  anúncio  se  relacionar  com  um  objecto  de  custo  específico, a imputação do seu custo poderá ser directa. Ou seja, se o anúncio se refere a  um curso em particular, a imputação do  seu custo será simples. No entanto, por  vezes os  anúncios poderão fazer referência a vários cursos. Neste caso, terá que se ter em conta esse  facto, e o tratamento da imputação será forçosamente mais cuidada, por exemplo tendo em  conta o número de vagas de cada um dos cursos. Quando um anúncio não tiver qualquer  relação  com  os  objectos  de  custo,  mas  sim  à  instituição  (anúncios  relacionados  com  a  faculdade, como  concursos,  candidaturas  para  funcionários  ou  cargos  de  direcção,  etc.),  o  seu  custo  deverá  ser  imputado  aos  centros  de  custo  tendo  em  conta  o  tema  de  cada  anúncio em particular, se possível, ou segundo o critério de repartição dos custos comuns  da faculdade. 

‐ Organização de Eventos: Poderá ter uma imputação aos objectos de custo semelhante com  a  actividade  Brochuras.  Ou  seja,  presumindo  que  cada  evento  está  relacionado  com  um  objecto  de  custo  específico,  os  custos  da  organização  serão  imputados  directamente.  Quando  o  evento  não  estiver  relacionado  com  um  objecto  de  custo  em  particular,  a  sua  imputação  poderá  ser  calculada  tendo  em  conta  o  curso  frequentado  pelos  alunos  que  participem ou assistam aos eventos, ou tendo em conta o tema do evento e o público a que  se destine.  

Biblioteca 

A  biblioteca  dispõe  de  funcionários  que  desempenham  exclusivamente  funções  de  atendimento  e  acompanhamento  das  pessoas  que  a  frequentam.  Dispõe  ainda  de  outros  funcionários que, apesar de outras funções (conservação das obras, contacto com editoras,  aquisições, etc.), também prestam serviço de atendimento. 

A  estrutura  de  custos  da  biblioteca  é  composta  pelos  custos  com  o  pessoal  que  nela  trabalha, os custos das amortizações de equipamento, o custo das aquisições de publicações  (livros, revistas, etc.), o custo das assinaturas com edições on‐line de periódicos e bases de  dados, os custos de outros serviços da faculdade que lhe sejam imputados, etc. 

Os serviços que a biblioteca presta, basicamente, são os serviços de empréstimos/circulação  (empréstimo dos livros aos alunos e professores), serviço de empréstimo inter‐bibliotecas,  serviço  de  aquisições  (de  monografias,  e‐books,  bases  de  dados,  periódicos),  serviço  de  gestão  da  página  da  biblioteca  (notícias,  monitorização  da  página,  principais  novidades),  serviços de atendimento e serviço de formação aos utilizadores.  

Poderemos considerar quatro actividades: 

‐ Empréstimos: Empréstimo dos livros a alunos e a professores 

‐ Atendimento:  Acompanhamento  das  consultas  efectuadas  pelos  utilizadores  na  própria  biblioteca  ‐ Formação: Efectuada aos utilizadores  ‐ Empréstimo inter‐bibliotecas: empréstimos e pedidos de empréstimo a outras bibliotecas   Posto isto, torna‐se necessário definir como será feita a imputação dos custos desta secção  às actividades. Esta imputação poderá passar pelo factor horas de actividade. Ou seja, um  modo de distribuir os diferentes custos pelas quatro actividades poderá passar pelo número 

de  horas  que  os  colaboradores  desta  secção  despendem  em  cada  actividade.  Quanto  à  actividade Formação, parece‐nos não haver dificuldade, por certamente ser fácil conhecer  as  horas  despendidas  nesta  actividade.  Nas  outras  duas  actividades  poderá  já  não  ser  tão  simples. De qualquer modo, acreditamos ser possível calcular a proporção de tempo que os  colaboradores despendem em cada uma destas actividades, tendo por base estimativas de  tempo  despendido  em  cada  actividade.  Por  exemplo,  e  para  se  conseguirem  estimativas  credíveis,  a  introdução  de  uma  folha  de  registo  onde  cada  colaborador  poderá  anotar  o  tempo  despendido  com  cada  actividade,  durante  um  período  de  tempo  definido  (por  exemplo  um  mês).  Poder‐se‐á  eventualmente  refinar  esta  repartição  dos  custos,  se  for  possível afectar os recursos (em custos com pessoal, amortizações, outros bens e serviços,  etc.) às actividades.  

Quanto  aos  indutores  que  irão  imputar  os  custos  das  actividades  aos  objectos  de  custos,  temos quatro situações distintas: 

No  caso  da  actividade  Empréstimos,  e  por  a  biblioteca  dispor  de  um  sistema  informático  (comum a toda a universidade) que permite saber quantos livros são emprestados por dia,  por mês, por ano, por aluno, por docente, por investigador e, consequentemente, por curso  ou por projecto de investigação, a imputação dos custos com esta actividade aos objectos  de custo poderá ser feita tendo em conta esta base de dados. Ou seja, no caso dos alunos a  imputação  terá  em  conta  o  curso  frequentado,  no  caso  dos  professores  a  imputação  será  indirecta  tendo  em  conta  as  funções  que  cada  professor  desempenha  na  escola  (ensino,  investigação, direcção, etc.) 

Quanto  à  actividade  Formação,  e  registando‐se  quais  os  alunos  ou  professores  que  frequentam  as  acções  de  formação,  a  imputação  do  seu  custo  aos  cursos  será  também  directa  no  caso  dos  alunos,  e  indirecta  no  caso  dos  professores,  nos  mesmos  moldes  da  actividade anterior 

A  actividade  Atendimento  deverá  ser  imputada  aos  objectos  de  custo  tendo  por  base  os  utilizadores da biblioteca. Ou seja, terá que ser possível saber quem consulta obras dentro  da biblioteca. Assim, preferencialmente havendo um registo dos alunos e professores que  se  servem  deste  espaço  para  investigação  ou  estudo,  ou  então  não  havendo  este  registo  através do pedido desta informação à saída da biblioteca. Deste modo, sabendo os alunos  (consequentemente os cursos) e os professores (consequentemente os cursos, os projectos  de investigações, etc.) que se servem dos meios disponibilizados na biblioteca, será possível  imputar os seus custos aos objectos de custo.    Serviços Financeiros 

Os  serviços  financeiros  são  constituídos  por  cinco  secções:  Secção  de  Contabilidade,  Tesouraria, Secção de Economato e Compras, Secção de Inventário e Património e Gabinete  de Gestão Financeira. 

A estrutura de custos destes serviços compreende os custos com o pessoal afecto às suas  secções, as amortizações do equipamento, outros bens e serviços adquiridos ao exterior e  os custos de outros serviços da faculdade que lhe sejam imputados. 

Estes  serviços  têm  uma  ligação  muito  estreita  com  os  Serviços  Administrativos,  particularmente  com  os  serviços  académicos.  Porém,  todos  os  serviços  e  gabinetes  da  faculdade relacionam‐se directamente com este serviço. Por exemplo, no processamento de 

aquisições  é  nestes  serviços  que  é  efectuado  o  processo  de  despesa:  o  pedido  de  autorização, o registo, o processamento da autorização, a encomenda, o processamento da  factura,  e  o  pagamento.  Por  outro  lado,  é  na  Secção  de  Contabilidade,  núcleo  central  dos  Serviços  Financeiros,  que  se  efectua  todo  o  processamento  de  receitas  e  de  despesas  da  faculdade.  Face ao exposto, facilmente se percebe que não se poderá definir actividades que imputem  os custos desta secção directamente aos objectos de custo. Trata‐se de um centro de custos  auxiliar. Assim, julgamos haver dois modos possíveis para tratar os seus custos.   Um deles, certamente o mais simples, será através de uma imputação directa, distribuindo