VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO SISTEMA PROPOSTO

Finalizada a apresentação dos resultados e dos benefícios do projeto, importa agora proceder à avaliação das vantagens e limitações que as iniciativas de melhoria apresentam ou poderão conduzir com a implementação do projeto de melhoria.

Considerando que o sistema de Gestão Documental e Workflow encontra-se apoiado numa lógica de eGovernment, anuncia desde logo uma vantagem para o serviço em causa. No contexto nacional e atual onde as estratégias de modernização da administração pública têm passado, entre outras medidas, pela aposta na utilização e promoção dos sistemas e tecnologias de informação e do governo eletrónico, o sistema informático aqui proposto prevê superar uma das medidas mencionadas no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de Custos nas TIC, na Administração Pública (2012-2016),8 consubstanciado pelo estipulado pelo n.º 3 da alínea b) da Resolução de Conselho de Ministros n.º 46/2011, de 14 de novembro9.

Senão vejamos, o Plano acima mencionado apresenta um “conjunto de normas e diretrizes que os sistemas de informação da AP devem, obrigatoriamente, seguir:

a. Arquitetura informacional de referência, incluindo a especificação das entidades informacionais de referência (v.g., cidadão, empresa, morada, contacto, evento, caso, fatura, recibo, etc..);

b. Arquitetura aplicacional de referência, incluindo a identificação dos requisitos e normas que os principais componentes aplicacionais existentes na AP devem suportar, nomeadamente assegurando a separação entre camadas arquiteturais de negócio, informacionais, regras de negócio, workflow e tecnológicas e a definição

8

Plano criado pelo Grupo de Projeto para as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), designado como GPTIC.

9 _{RCM n.º 46/2011, de 14 de novembro - Resolução de Conselho de Ministros que cria o Grupo de Projeto} para as Tecnologias de Informação e Comunicação (GPTIC).

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da arquitetura/requisitos para componentes aplicacionais comuns na AP (v.g., sistemas de gestão documental, sistemas workflow, sistemas de autenticação, etc..); c. Definição de normas e guidelines transversais (v.g., através do Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital; emanando guidelines relativas a segurança, etc.) e sectoriais (v.g., arquitetura de SI para área da saúde, justiça, etc..);

d. Definição de métricas de avaliação de projetos e iniciativas em relação a arquitetura de referência;

e. Definição de mecanismos de atualização e alimentação da arquitetura, com base nas iniciativas e projetos TIC em curso;

f. Implementação da obrigatoriedade de publicitação da arquitetura de sistemas e tecnologias de informação de cada organismo público em ferramenta comum.”

Se por um lado na alínea b) podemos considerar um ponto forte com a implementação do projeto proposto, por outro lado, podemos encarar o mencionado na alínea f) um constrangimento, isto é, como a diretriz acima mencionada refere que a ferramenta é comum a todos os organismos públicos, isto pode implicar a não aplicabilidade do presente projeto na DGPJ. Em todo o caso, mesmo que se utilize uma ferramenta comum a todos os organismos da AP, que não seja o FileNet (a bem da redução de custos, logo a bem da nação), poder-se-á aproveitar todo o levantamento de processos, bem como os fluxos de trabalho aqui apresentados, o que per si pode ser uma enorme vantagem, poupando tempo e dinheiro.

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CONCLUSÃO

Como é possível analisar no primeiro capítulo, o desenvolvimento das principais abordagens gestionárias na Administração Pública, bem como as reformas administrativas predominantes nas últimas décadas, constituíram a principal força impulsionadora para a modernização dos serviços públicos, permitindo concluir que as mesmas foram incitadas pelas crescentes exigências, necessidades, preocupações e expectativas dos diversos

stakeholders. Pudemos também constatar que, ao longo dos últimos anos, uma das linhas

de orientação dos sucessivos Governos tem sido a aposta consciente na simplificação de burocracias e dos processos de negócio dos seus diversos organismos. Prova disso, foi o recente compromisso do Estado Português ter assumido nos memorandos assinados com o Fundo Monetário Internacional, o Banco Central Europeu e a Comissão Europeia, como um dos seus vetores estratégicos a redução e a racionalização dos custos suportados pelo Orçamento do Estado. Criando para tal um grupo de projeto, com vista à implementação de uma estratégica global para as TIC’s e de vetores de medidas que abarquem toda a Administração Pública, conforme nos ilustra a seguinte figura.

Figura 26 – Visão orientadora do plano global estratégico de racionalização e redução de custos

Fonte: Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC, na Administração Pública

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Neste contexto, o sistema de gestão documental e workflow ora apresentado pretende contribuir para a modernização da AP, adequado às especificidades da DGPJ, tendo, também como objetivo suprimir algumas das disfuncionalidades atuais, atendendo, de igual modo, às necessidades e expectativas dos stakeholders. Nesse sentido, a mesma foi suportada, estrategicamente, pelas tecnologias de informação e comunicação, assumindo uma importância crucial enquanto instrumento impulsionador de qualidade e, enfatizando, assim o seu contributo na excelência do serviço prestado ao cidadão.

De referir que, o sistema de modernização apresentado, assente nas TIC’s, enquanto conjunto de ferramentas informáticas, propõe contribuir para uma padronização e normalização dos processos e procedimentos internos do organismo, proporcionando um aumento de produtividade e qualidade dos serviços prestados, bem como, da celeridade de resposta às mais diversas solicitações, otimização de recursos e redução de custos. Para além de contribuir a maior transparência dos resultados e responsabilização de todos os intervenientes envolvidos no processo, houve a vontade em facultar possíveis mecanismos de controlo e monitorização do processo com vista a fornecer uma informação credível, enquanto instrumento de apoio à decisão.

Mais do que a simples justificação assentes nos princípios de eficiência, eficácia e qualidade e valores preceituados pela nova gestão pública, pretendeu-se operacionalizar estes conceitos e um agrupado de instrumentos de ação adaptados à filosofia do fluxo do processo, à ação e funções de responsabilização de cada ator envolvido.

Por fim importa realçar que em termos de expectativas e benefícios esperados, genericamente, pretende-se que o instrumento proposto, seja perspetivado enquanto instrumento de avaliação contínua.

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