CAPÍTULO 2 – SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NUMA EMPRESA DE
2.3 Recomendações à Gestão do Sistema de Controlo Interno
2.3.3 Vendas
Na área das vendas, os objetivos, riscos, impacto e controlos são:
ÁREA OBJETIVOS RISCOS IMPACTO DO RISCO ATIVIDADES DE CONTROLO
Vendas Manter as máquinas nos estabelecimentos e definir as obrigações de cada parte Colocar as máquinas de venda em locais sem acordo assinado
Perda do estabelecimento para a concorrência Indefinição dos direitos e deveres de cada parte
• Assinar um acordo à data da colocação da máquina no
estabelecimento, onde se definam os direitos e deveres de cada parte, bem como o período acordado
Documentar as vendas Faturação emitida pelo proprietário do estabelecimento O proprietário do estabelecimento pode desconhecer a legislação a que está sujeito
• Chegar a acordo com o proprietário do estabelecimento, e optar pela autofaturação Contabilizar no período correto e classificar adequadamente todas as vendas Classificação incorreta das transações, contabilização em períodos distintos da mesma, ou não contabilização de todas as transações realizadas Demonstrações financeiras incorretas
Pode originar transações monetárias incorretas
• Definição clara do plano de contas a utilizar
• Lançamento dos documentos no período a que dizem respeito • Análise da movimentação das contas
2.3.4 Tesouraria
Na área da tesouraria, os objetivos, riscos, impacto e controlos são:
ÁREA OBJETIVOS RISCOS IMPACTO DO RISCO ATIVIDADES DE CONTROLO
Tesouraria Verificação de todas as transações bancárias Verificação dos saldos bancários apenas no final do ano
Os saldos podem estar em desacordo com a realidade As decisões a tomar sobre as ações futuras da empresa podem estar baseadas em informações erradas Impossibilita uma análise da variação real das contas
• Realização de reconciliações bancárias mensais
Transporte das receitas das vendas
Transporte do numerário pelos colaboradores para o armazém central Possibilidade de ocorrência de assaltos à carrinha Possibilidade de desvios por parte dos colaboradores
• Aquisição de cofres blindados para cada carrinha, de forma a armazenar o numerário quando este sai das
máquinas
• Conferência diária dos valores registados pelo PDA e dos valores entregues no armazém
ÁREA OBJETIVOS RISCOS IMPACTO DO RISCO ATIVIDADES DE CONTROLO
Tesouraria
Depósitos de numerário
Transporte do
numerário pelo sócio para o banco
Possibilidade de ocorrência de assaltos à carrinha
• Utilizar os cofres de atendimento noturno disponíveis nas instituições bancárias
• Delegar esta responsabilidade a uma empresa de segurança Contabilizar no período correto e classificar adequadamente todos os movimentos bancários Classificação incorreta das transações, contabilização em períodos distintos da mesma, ou não contabilização de todas as transações realizadas Demonstrações financeiras incorretas
Pode originar transações monetárias incorretas
• Definição clara do plano de contas a utilizar
• Lançamento dos documentos no período a que dizem respeito
2.3.5 Recursos Humanos
No que à gestão de recursos humanos diz respeito, os objetivos, riscos, impacto e controlos são:
ÁREA OBJETIVOS RISCOS IMPACTO DO RISCO ATIVIDADES DE CONTROLO
Recursos Humanos
Preenchimento de vagas para emprego
Contratar pessoal que não responda ás exigências da empresa
Elevados níveis de absentismo
Leva ao não cumprimento das tarefas que lhe são propostas
Pode causar insatisfação nos clientes
• No recrutamento, ter em atenção ao historial do candidato, ao seu
currículo, bem como ao seu cadastro • Controlar de perto a atividade dos
colaboradores, para que estes sintam a importância das tarefas que
desempenham Manter os colaboradores comprometidos com os objetivos da empresa
Baixa motivação dos colaboradores
Aumenta o risco da
ocorrência de fraude para a obtenção de mais
rendimentos
Pode originar falhas no trabalho desenvolvido Pode levar à insatisfação dos clientes
• Fazer uso de prémios, para que estes se sintam motivados no trabalho e com vontade de atingir cada vez mais objetivos
• Controlar de perto a atividade dos colaboradores, para que estes sintam a importância das tarefas que
ÁREA OBJETIVOS RISCOS IMPACTO DO RISCO ATIVIDADES DE CONTROLO Recursos Humanos Dar formação regularmente aos colaboradores Recursos humanos sem a formação necessária
Leva a que o colaborador execute de forma errada as tarefas que lhe são
propostas
Gera um desconhecimento de quaisquer atualizações feitas na legislação Pode originar coimas
• Dar formação inicial a qualquer colaborador quando é recrutado • Dar formação contínua sobre os
vários temas direta ou indiretamente relacionados com a atividade da empresa Contabilizar no período correto e classificar adequadamente todos os movimentos Classificação incorreta das transações, contabilização em períodos distintos da mesma, ou não contabilização de todas as transações realizadas Podem pagar-se
importâncias erradas com base nos registos
inadequados
Os registos nas contas podem estar incompletos e/ou estarem mal
calculados
Demonstrações financeiras incorretas
• Definir o plano de contas
• Verificação detalhada dos cálculos efetuados
CONCLUSÃO
No atual contexto global, qualquer entidade, independentemente da sua dimensão, só consegue tornar-se competitiva se internamente tiver um bom sistema de gestão com processos bem definidos.
O setor do comércio por grosso de tabaco é um setor muito específico, e com bastante carga tributária, que exige às empresas que praticam esta atividade, uma grande flexibilidade e uma grande capacidade na gestão dos recursos, de forma a rentabilizar o mais possível o dia a dia destas empresas.
No caso da empresa abordada no Trabalho de Projeto, a António Carlos Ferreira Nunes, Lda, uma vez que está inserida no setor do comércio por grosso de tabaco, sendo este um setor difícil de gerir, numa zona geográfica também ela difícil para competir, e lidando diariamente com elevadas quantias monetárias, obriga a que tenha bem definidos todos os procedimentos internos e que tenha implementado uma série de atividades de controlo interno. Com esta implementação a ACFN consegue mitigar uma série de riscos que estão inerentes à atividade que pratica.
O presente Trabalho de Projeto baseou-se no SCI existente na ACFN, o qual foi avaliado tendo por base o modelo ICIF do COSO. Foi efetuado com sucesso o levantamento do SCI aplicado na empresa abordada, através de entrevistas e observação dos procedimentos utilizados em cada uma das diferentes áreas funcionais identificadas, sendo que a gestão de armazém é a área mais complexa visto estar subdividida em três subáreas, e que o PDA é uma ferramenta imprescindível no dia a dia desta empresa. Após o levantamento do sistema de controlo interno foi elaborada, também com sucesso, uma avaliação dos procedimentos com maior risco nesta empresa, e de seguida foram sugeridas atividades de controlo a realizar em cada área para que os riscos identificados fossem mitigados, sendo que são aplicáveis a qualquer empresa do mesmo setor, o comércio por grosso de tabaco.
Da análise efetuada foi possível concluir que a ACFN, através dos procedimentos que tem implementados, consegue mitigar parte dos riscos detetados, sendo que os riscos que ainda não se encontram mitigados foram comunicados os respetivos controlos, aquando da elaboração deste Trabalho de Projeto, à gerência da empresa, acompanhados de sugestões de atividades de controlo a realizar, bem como melhorias nas atividades que a
empresa já realiza. Posto isto, pode-se concluir que o principal objetivo do Projeto foi alcançado.
No plano do projeto estava ainda previsto o teste à implementação das melhorias do sistema de controlo interno. No entanto, devido à abrangência do tema, à dificuldade de comunicação com a gerência da empresa, e devido ao pouco tempo que ambas as partes dispunham, não foi possível efetuar essa análise.
No futuro, seria interessante perceber de que forma estas sugestões foram implementadas pela ACFN, e qual o impacto que tiveram.
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Web Sites Consultados
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