Verificação documental e controle de estoque

Deve ser demonstrada a existência de política de verificação documental e de controle de estoques capaz de evitar divergências, tanto em aspectos quantitativos quanto qualitativos entre:

 As mercadorias importadas (ou a serem exportadas), as informações inseridas nos respectivos documentos e as informações inseridas nas declarações aduaneiras;  Os estoques físicos e as informações existentes no sistema de controle de estoque.

4.2.1. Regularidade dos documentos instrutivos das declarações aduaneiras

Descrever os mecanismos adotados para detectar erros, corrigi-los, quando for o caso, e prevenir sua ocorrência futura.

O requerente deve descrever o procedimento adotado para assegurar que os documentos instrutivos das declarações aduaneiras cumpram com todos os requisitos previsto na legislação. Por exemplo, a fatura comercial deve ser emitida em conformidade com o disposto nos art. 557 a 562 do Decreto nº 6759/09. Já os Certificados de Origem devem ser preenchidos em conformidade com o Acordo Internacional (comprovação de origem preferencial) ou de acordo com o disposto na Lei nº 12546/2011 (origem não preferencial).

Despachante Aduaneiro:

Descrever como é assegurado que as informações prestadas nas declarações aduaneiras correspondem às informações constantes da

respectiva documentação instrutiva (notas fiscais, faturas,

conhecimentos de carga, "packing list", certificado de origem, certificados de arqueação, etc.).

4.2.2. Exatidão entre dados inseridos nas declarações aduaneiras e documentos

que a instruiu

Descrever de forma sucinta como o requerente assegura que as informações prestadas nas declarações aduaneiras correspondem às informações constantes da respectiva documentação instrutiva (notas fiscais, faturas, conhecimentos de carga, "packing list", certificado de origem, certificados de arqueação, etc.).

O requerente deve descrever a metodologia de preenchimento das declarações aduaneiras, avaliando se tal procedimento garante que as informações constantes das declarações aduaneiras (quantidades nas unidades de medida estatística e de comercialização, valores, moeda, peso, descrição da mercadoria etc.) correspondem às informações constantes da documentação instrutiva do despacho.

NOTAS EXPLICATIVAS – ANEXO II – VERSÃO 16.01.2017 PÁGINA 48 DE 71 No caso de utilização, para controle interno, de unidade de medida diversa das constantes nos documentos de aquisição e venda, o requerente também deve descrever como é aferido se, após as conversões de unidades, as quantidades das mercadorias correspondem às constantes das declarações aduaneiras.

No caso de utilização, nos documentos de aquisição e venda, de unidade de comercialização diversa da unidade de medida estatística, descrever como é assegurada a informação da quantidade correta na unidade de medida estatística nas declarações aduaneiras.

Despachante Aduaneiro:

O item 4.2.2 não se aplica à categoria.

4.2.3. Correspondência entre a mercadoria e seus documentos

Descrever de que forma a empresa assegura que as mercadorias importadas ou a serem exportadas correspondem àquelas descritas nos documentos, tanto em aspectos quantitativos quanto qualitativos.

O requerente deve descrever o procedimento adotado no recebimento físico das mercadorias importadas, avaliando se tal procedimento assegura a verificação da correspondência, tanto no aspecto quantitativo quanto qualitativo, das mercadorias recebidas com as descrições constantes nos documentos instrutivos do despacho e com as informações constantes nas declarações aduaneiras.

Descrever ainda o procedimento adotado para que as mercadorias exportadas pela requerente correspondam, em quantidade e qualidade, às informações inseridas nos documentos instrutivos do despacho de exportação e às informações constantes nas declarações aduaneiras (aí incluídas todas as declarações a serem prestadas de forma, eletrônica ou não, aos órgãos envolvidos na liberação da operação, como por exemplo registro de exportação (RE), registro de operação financeira (ROF), declaração de exportação (DE), etc.).

Despachante Aduaneiro:

NOTAS EXPLICATIVAS – ANEXO II – VERSÃO 16.01.2017 PÁGINA 49 DE 71

4.2.4. Sistema adequado para controle de estoque

Descrever de forma sucinta o sistema de controle permanente de estoques existentes em seus estabelecimentos ou sob a guarda de terceiros.

Este item visa avaliar se o requerente consegue minimizar os riscos associados a informações inconsistentes em relação à posição em estoque e à perda de histórico.

Dessa forma, o requerente deve descrever o sistema existente para controle permanente dos estoques de mercadorias, avaliando se tal sistema assegura o registro adequado das entradas, movimentações internas e saídas de mercadorias; e se permite identificar as mercadorias de procedência estrangeira e as destinadas à exportação.

O requerente deve ainda informar se o sistema utilizado é informatizado e se está integrado à contabilidade, explicando, de forma sucinta, como ocorre tal interface.

Despachante Aduaneiro:

O item 4.2.4 não se aplica à categoria.

4.2.5. Política de realização de inventário periódico e correção de divergências

Descrever a forma de controle periódico do inventário para fins de identificação de divergências entre o estoque físico de mercadorias e os registros existentes no sistema de controle de inventário, informando como são tratadas as divergências.

O requerente deve descrever o procedimento de controle periódico de inventário adotado, especificando a periodicidade e a abrangência das contagens realizadas, avaliando se tal procedimento permite aferir a consistência e eficácia do sistema de controle permanente de estoque utilizado.

O requerente deve ainda descrever as providências adotadas quando constatada divergência entre a contagem física e os registros constantes no sistema de controle permanente de estoque.

Despachante Aduaneiro:

NOTAS EXPLICATIVAS – ANEXO II – VERSÃO 16.01.2017 PÁGINA 50 DE 71

4.2.6. Tratamento de divergências nas operações aduaneiras

Descrever o procedimento adotado para retificar divergências identificadas quando da conferência física em relação aos dados constantes nos documentos instrutivos da declaração aduaneira.

O requerente deve descrever as ações adotadas para corrigir os erros e evitar erros futuros quando constatada, no momento do recebimento, divergência, quantitativa ou qualitativa, entre as mercadorias importadas e os documentos instrutivos do despacho ou entre as mercadorias importadas e as informações constantes nas declarações aduaneiras.

O requerente deve também descrever as ações adotadas para corrigir os erros e evitar erros futuros quando constatada divergência entre as mercadorias a serem exportadas e as informações constantes nos documentos instrutivos do despacho ou entre as mercadorias a serem exportadas e as informações constantes nas declarações aduaneiras (aí incluídas todas as declarações a serem prestadas de forma, eletrônica ou não, aos órgãos envolvidos na liberação da operação, como por exemplo registro de exportação (RE), registro de operação financeira (ROF), declaração de exportação (DE), etc.).

Despachante Aduaneiro:

O item 4.2.6 não se aplica à categoria.

4.2.7. Política de revisão e ajuste de inconformidades do estoque

Descrever os mecanismos adotados para detectar divergências no estoque, corrigi-las, quando for o caso, e prevenir ocorrências futuras.

O requerente deve descrever e avaliar os mecanismos internos existentes para identificação e saneamento de incorreções e omissões nos dados registrados no sistema permanente de controle de estoque.

O requerente deverá ainda especificar os critérios utilizados para seleção de funcionários autorizados para realizar alterações manuais no sistema e como tais alterações ficam registradas.

Deverão ser descritas e avaliadas as ações previstas para evitar a repetição das incorreções e omissões detectadas.

Despachante Aduaneiro:

NOTAS EXPLICATIVAS – ANEXO II – VERSÃO 16.01.2017 PÁGINA 51 DE 71