A utilização de websites, desde os anos 1990, mostrou-se, ao longo dos anos, uma ferramenta primordial para diversas instituições, contando com dezenas de funcionalidades e mostrando ser uma ferramenta de comunicação muito dinâmica com o público. Porém, é preciso ter alguns cuidados com sua utilização, apenas criar um website não é o suficiente para torná-lo útil e funcional. De acordo com Torres, Mazzoni e Alves, é preciso pensar também na acessibilidade e na preferência dos usuários:
Uma Internet acessível implica que ela esteja disponível às pessoas, tanto no aspecto financeiro quanto no formato, ou na mídia, em que as informações são divulgadas. A flexibilização da apresentação da informação em formas distintas, que apresentem correspondência em termos de conteúdo, deve ser considerada, tanto como uma questão de necessidade, como de preferência de alguns usuários. A necessidade pode se manifestar pela impossibilidade de aceder à informação divulgada de uma única forma, sempre que essa forma se torna inacessível, seja devido às características técnicas dos equipamentos dos usuários (qualidade e custo das tecnologias utilizadas), ou pelas características corporais dessas pessoas (por exemplo: deficiências sensoriais, problemas de coordenação motora etc.). A preferência se manifesta quando os usuários optam por ter o acesso à informação através da mídia que mais lhes convém, ou mais lhes agrada, conforme seja o seu estilo de aprendizagem. (TORRES, MAZZONI E ALVES, 2002, p. 85)
Ainda segundo Torres, Mazzoni e Alves, existem esforços internacionais para que o conteúdo na internet seja mais acessível, seguindo as diretrizes da W3C3, existem recomendações para tal, sendo elas:
2 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Diretrizes gerais para a construção de websites de instituições arquivísticas. Rio de Janeiro: CONARQ, 2000.
3 https://www.w3.org/WAI/
•Assegurar uma transformação harmoniosa da informação – Apresente a informação de mais de uma maneira. Por exemplo: o que for áudio deve ter uma versão em texto; o que for imagem deve ser descrito. Este princípio se justifica tanto em função de possíveis limitações dos usuários quanto da existência de tecnologias de qualidades distintas.
Fazer o conteúdo compreensível e navegável– Use um estilo bem simples, observe a estrutura lógica do documento, em termos da compreensão dos seus diversos pontos de enlace. O usuário pode ter dificuldades em compreender a informação, seja devido ao idioma, seja devido ao contexto em que ela é apresentada. (TORRES, MAZZONI E ALVES, 2002, p. 85)
Atualmente, seguindo a Lei de Acesso à Informação (LAI), também existem diretrizes previstas na legislação brasileira para que os websites sejam acessíveis e funcionais. De acordo com a LAI, sobre divulgação e promoção de informações, dispõe: “é dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas” (BRASIL, 2011). Em seguida, no § 3º do Art. 8º, explicita as informações mínimas requeridas para os sites das instituições públicas, sendo elas:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de julho de 2008. (BRASIL, 2011)
Em consonância com as Diretrizes Gerais para a Construção de websites de instituições arquivísticas (2000):
O website de uma instituição arquivística deve ser visto como um instrumento de prestação de serviços – dinâmico e atualizável – e não simplesmente como a reprodução de um folder institucional. Trata-se, na verdade, de um espaço virtual de comunicação com os diferentes tipos de usuários da instituição a ser gerenciado como parte da política de informação da instituição. Dado o potencial e as características da Internet, este espaço, além de redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, poderá atrair outros que, por várias razões, difícil ou raramente procurariam o Arquivo como realidade física. (CONARQ, 2000, p. 4)
O CONARQ, ao elaborar as recomendações gerais sobre o conteúdo e a estrutura dos websites, faz uma listagem que muito se assemelha ao Art. 8º, § 3º da LAI, sendo elas:
4.1 Conteúdo – aspectos gerais:
➢ informações sobre os objetivos do website;
➢ informações sobre a instituição: histórico, competências, estrutura organizacional, programas de trabalho, quadros diretores (e-mails e telefones), endereço físico da instituição e formas de acesso;
➢ informações sobre os serviços prestados via web, por correspondência ou no local;
➢ adequação da linguagem utilizada, evitando-se termos técnicos pouco conhecidos;
➢ informações sobre a existência de conteúdo do website (relatórios, manuais, normas, imagens etc.) em documentos impressos (e, nesse caso, como tais documentos podem ser obtidos);
➢ informações sobre material protegido por copyright;
➢ informações sobre o responsável pelo conteúdo da página (incluindo seu e-mail);
➢ links atualizados, relacionados à administração pública na qual se insere a instituição arquivística;
➢ informações sobre programas, planos, projetos e relatório anual da instituição (possibilitando o download, conforme critérios da instituição);
➢ utilização de normas técnicas de citação vigentes. (CONARQ, 2000, p. 5-6)
Seguir as recomendações faz com que o website seja mais acessível ao público e que suas funções e serviços sejam mais fáceis de serem utilizados. As diretrizes prezam por facilidade, claridade e praticidade na hora do acesso e deixam o website mais intuitivo, melhorando sua navegabilidade, como de acordo com Archer e Cianconi:
O website é um meio de comunicação e de trocas das instituições com seus públicos e demais organizações, um espaço que anteriormente era visto como algo estático, um canal de via única da comunicação instituição–usuário.
Contudo, essa visão vem se modificando com a exploração dos novos recursos tecnológicos que surgem continuamente, como as ferramentas interativas e
colaborativas conhecidas como web 2.0 ou mídias sociais, que possibilitam aos usuários dialogar e trocar informações, desde opiniões a arquivos, como:
textos, fotos, vídeos, músicas etc. Com os recursos de colaboração, os canais de comunicação passam a ser de “muitos-para-muitos”, havendo diálogo entre usuário e a instituição e entre os próprios usuários – que colaboram entre si.
Esses recursos estão presentes em: blogs, redes sociais como Orkut e Facebook, em mensagens instantâneas, em wikis e em sites de compartilhamento de arquivos como YouTube e Flickr. (ARCHER;
CIANCONI, 2010, p. 61)
Portanto, os websites se colocam como uma forma de representação da instituição no meio digital, muitas vezes sendo o primeiro contato que alguns usuários têm com os arquivos.
Pensar em websites funcionais às vezes é fundamental para que o arquivo seja efetivamente reconhecido. De acordo com o CONARQ:
Um espaço virtual de comunicação com os diferentes tipos de usuários da instituição a ser gerenciado como parte da política de informação da instituição. Dado o potencial e as características da Internet, este espaço, além de redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, poderá atrair outros que, por várias razões, difícil ou raramente procurariam o Arquivo como realidade física. (CONARQ, 2000, p. 4).
Visto que os websites passam a exercer a função de ferramentas de interação com os usuários, se tornam fundamentais no eventual interesse da sociedade em buscar os serviços do arquivo, como salienta Mariz:
O estabelecimento de um site traz um aumento significativo da atuação das instituições arquivísticas e deve ser visto como um instrumento de prestação de serviços – dinâmico e de fácil atualização. Pode ser um espaço virtual de comunicação com os diferentes tipos de usuários da instituição e, se utilizando do potencial e características da internet, pode servir para redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais e atrair outros que dificilmente iriam ao arquivo em sua localização física, por várias razões. A rede outorga uma maior visibilidade à instituição por ser um meio ágil e acessível de fazer a difusão dos acervos e dos serviços arquivísticos e permitir grande interação documentos textuais, 3 milhões de documentos iconográficos e cartográficos, 45 mil volumes de livros e mais de seis mil títulos de jornais e 2 mil títulos de revistas, provenientes de