Het communicatieplan van een project is een gestructureerd overzicht van de communicatieacties van een specifiek project, passend bij de communicatiestrategie van de organisatie. Het communicatieplan van het project moet in lijn zijn met de algemene communicatiestrategie van de organisatie, maar het zijn twee afzonderlijke zaken.
Efficiënt communiceren over een project
- Communiceren?
- Waarom communiceren?
- Waarom een communicatieplan opstellen voor een project?
- Welke plaats heeft communicatie in een project?
- Wie zijn de communicatieactoren?
- Welke soort communicatie gebruiken?
- Wanneer communiceren?
De projectactoren zijn zich bewust van de toekomstige veranderingen en ontwikkelen hun visie. Het doel van het project was de implementatie van een nieuwe software voor de afhandeling van klantendossiers.
Methode om een communicatieplan
Stap 1: de context van het project bepalen
Daarvoor moet je de elementen bepalen van de context van het project die nuttig zijn voor de communicatie ervan. Er zijn heel wat elementen die in het kader van het project worden verzameld die je kunnen helpen bij de communicatie errond. Gebruik de tools en technieken van projectmanagement, ze zijn handig om de communicatie van je project uit te werken.
Een SWOT-analyse aan het begin van het project geeft een overzicht van de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen gerelateerd aan de context van het project. Dit kan interessant zijn omdat het aanwijzingen geeft over de rollen en verantwoordelijkheden van de projectactoren (wie doet wat?). Vervolgens ziet u de koppeling tussen de gegevens over het project (kolommen 1 t/m 3) en de gegevens over communicatie (kolom 4).
Maak gebruik van de ‘officiële’ communicatiekanalen van jouw organisatie, maar denk ook na over de kanalen die daarbij horen. Een voorbeeldlijst van kanalen die je kunt aanvullen of aanpassen op basis van de context van jouw organisatie.
Stap 2: de verschillende doelgroepen identificeren
Het is heel belangrijk om jezelf af te vragen wat de belangrijkste zorg van elke doelgroep is voor het project en de veranderingen die het met zich meebrengt. Luister mee aan de koffieautomaat, in een koffiezaak of in de wachtkamer van de balie of vraag het rechtstreeks aan de doelgroepen (een kleine enquête via een pop-upvenster op een website, intranet, etc.). Î Het is van cruciaal belang om in dit stadium de juiste aannames te doen, aangezien de communicatieboodschap daarop wordt afgestemd.
Om effectieve communicatieacties te kunnen uitvoeren is het echter belangrijk om een beeld te vormen van de mensen achter de groepen. Nadat je de lijsten van de verschillende doelgroepen hebt opgemaakt, kun je de portretoefening doen (doe dit samen met de projectgroep) om een portretgalerij te creëren die representatief is voor de verschillende doelgroepen. Als je een concreet idee hebt over de personages, is het veel gemakkelijker om acties en berichten voor te bereiden.
Hij is sceptisch over het project om een nieuwe online vorm te implementeren: waarom zou iets dat altijd heeft bestaan en goed werkt nu veranderen. Hij trekt dit in twijfel en verwacht dat het project echte waarde zal toevoegen aan zijn dagelijkse werk.
Stap 3: het doel van de communicatie bepalen
Kennis: Met communicatie informeer je mensen, trek je hun aandacht en maak je ze bewust van het project. Houding: met communicatie wil je de interesse, het verlangen en de voorkeur van mensen wekken. Verwacht resultaat (KPI): 4 op de 5 medewerkers weten in welke mate het project hen raakt en zijn overtuigd van de meerwaarde van het project.
Gedrag: met communicatie wil je een actie uitlokken die zich vertaalt in een gedragsverandering. Verwacht resultaat (KPI): de medewerkers ondersteunen het project ook extern en stimuleren bijvoorbeeld actief ‘klanten’ om de nieuwe tool te gebruiken. Per communicatiedoelstelling moet je bepalen in welke mate de doelgroep wordt betrokken, oftewel hoe hoog deze op de ladder staat.
Soms is het lastig om SMART-doelen te formuleren bij het opstellen van een communicatieplan: verschillende stappen samen vormen SMART-doelen. Als u problemen ondervindt bij het formuleren van doelen, begin dan met het beschrijven van de reacties die u wilt uitlokken.
Stap 4: welke boodschappen voor welke doelgroepen
Om informatie op een efficiënte manier over te brengen, kies je voor één enkele boodschap per communicatieactie en per doelgroep17. Je doet een beroep op emoties, beelden, verbeelding en creativiteit om de boodschap over te brengen Er was eens. Met storytelling kan je de impact en de efficiëntie van de boodschap versterken, tenminste als het verhaal aan de omstandigheden en.
Je moet de technologie aanpassen aan de doelgroep: burgers staan wellicht meer open voor emotionele argumenten dan het management, dat vooral rationele argumenten wil horen. Dit is een korte maar krachtige presentatie waarin u uzelf voorstelt en uw project in de kijker zet bij een potentiële partner, opdrachtgever of klant. De naam weerspiegelt de tijd die de lift nodig heeft om van de onderste verdieping naar de bovenste verdieping te reizen.18.
17 Je kunt alles in een grote scoretabel plaatsen (nadeel is dat je hele grote scoretabellen krijgt) of je kunt per doelgroep een scoretabel maken (je loopt het risico het overzicht te verliezen).
Stap 5: de communicatie plannen en organiseren
Deze tabel stelt communicatiemiddelen voor op basis van de doelstellingen en het gewenste niveau van betrokkenheid van de doelgroepen. Ondersteuning De doelgroep voelt zich betrokken bij het project en vraagt zich af waarom en hoe het daarna verder gaat. Betrek Lean in de groep om het project te ontwikkelen en vooruit te helpen.
Wanneer je er – op basis van de gegevens uit de doelgroepanalyse – zeker van bent dat iedere doelgroep de communicatie krijgt die zij nodig heeft, is het visuele communicatieplan klaar. De communicatieplanning bestaat uit de tafel van de tafel waarmee je het project en de communicatie kunt verbinden. Je kunt er ook acties mee monitoren; dit is zelfs nog belangrijker als er veel communicatieactoren zijn en het project enige tijd in beslag neemt.
Alle kolommen van de tabel moeten worden ingevuld, zodat u genoodzaakt bent alle communicatieacties voor te bereiden en niets aan het toeval over te laten. Zie de voorbeelden achterin het boekje of online op Fedweb om het belang en nut van de verschillende vakgebieden beter te begrijpen.
Stap 6: opvolgen en aanpassen
Stap 7: evalueren en debriefen
U kunt ook een debriefing, een bijeenkomst met het projectteam, organiseren om de positieve en negatieve punten van het project te bespreken. Communiceer ze met het management, met de mensen die aan de beoordeling hebben deelgenomen. U hield een briefingsessie voor de officiële lancering van een software, waarbij nog geen 20% van de betrokken medewerkers aanwezig was.
De oorzaak was tegelijkertijd een groot incident waardoor een groot deel van de baan lam lag.
Samenvatting: een communicatieplan uitwerken
Conclusie
Ontwikkel een gedegen communicatieplan en pas dit aan volgens het principe van continue verbetering. Het communicatieplan is het instrument om deze verschillende elementen samen te brengen en tot één geheel te maken.
Toolkit ‘COMM project’
Woordenschat
Het verwijst naar de inhoud van de boodschap, die kort, eenvoudig, duidelijk en onmiskenbaar moet zijn. De projectfiche bevat veel nuttige elementen voor het opstellen van het communicatieplan van het project. De RASCI-matrix wordt soms gebruikt in projectmanagement en geeft informatie over de rollen en verantwoordelijkheden van projectactoren (wie doet wat).
U kunt de stijl en boodschappen aanpassen om rekening te houden met het standpunt van de belanghebbenden. Net als SWOT (zie hieronder), kunt u met SOAR de belangrijkste elementen van een project in tabelvorm samenvatten. De methode richt zich op het vormen van een gemeenschappelijke visie en de concretisering ervan (ambities, resultaten).
Hij ondersteunt het veranderingsproces en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van de managementgroep waarvan hij deel uitmaakt. De SWOT-matrix geeft u een beknopt overzicht van de essentiële elementen van een project, waarbij sterke en zwakke punten (interne elementen) en potentiële kansen en bedreigingen (externe elementen gerelateerd aan de omgeving) worden verzameld en doorkruist.
Voorbeeld van een communicatieplan
CNKOp de hoogte zijn van het project informatie intern doorgeven Nalezen + feedback geven Tijdgebrek Co-existentie met eigen toolsKwaliteit van de tools Praktische aspecten (eenvoudig – online) Normen voor het federale niveau Federale projectleiders (en leden van projectgroepen). Op de hoogte zijn van het bestaan van de tools Het belang inzien van de tools De tools gebruiken voor hun projecten Angst voor verandering Nood aan kwaliteitsgarantie Tijdverlies Co-existentie met eigen tools Kwaliteit van de tools Praktische aspecten (eenvoudig – online) Normen voor het federale niveau Federale PMO’s (projectcoördinatoren, beheerder). Op de hoogte zijn van het bestaan van de tools Het belang inzien van de tools Intern het gebruik van de tools promoten Angst voor verandering Nood aan kwaliteitsgarantie Tijdverlies Co-existentie met eigen tools Kwaliteit van de tools Praktische aspecten (eenvoudig – online) Normen voor het federale niveau Federale communicatoren en kennisbeheerders.
Op de hoogte zijn van het bestaan van de tools Het belang inzien van de tools De tools goedkeuren (ze gebruiken) Intern het gebruik van de tools promoten Angst voor verandering Nood aan kwaliteitsgarantie Tijdverlies Co-existentie met eigen tools. Kwaliteit van de tools Praktische aspecten (eenvoudig – online) Normen voor het federale niveau Testpersonen De tools testen en feedback geven Tijdgebrek Niet gebruiksvriendelijkWerken aan een praktische, kwaliteitsvolle tool die aan hun behoeften voldoet Federale opleiders projectmanagement en communicatie. Angst voor verandering Nood aan kwaliteitsgarantie Tijdverlies Co-existentie met eigen tools Aanvaarding door interne experts Kwaliteit van de tools Praktische aspecten (eenvoudig – online) Normen voor het federale niveau Gebruikers van de website FedwebOp de hoogte zijn van het bestaan van de tools Het belang inzien van de tools De tools gebruiken voor hun projecten.
Angst voor verandering Behoefte aan kwaliteitsborging Tijdverspilling Co-existentie met eigen tools Kwaliteit van tools Praktische aspecten (eenvoudig - online). Leden van de projectgroep Leden van CNK Proefpersonen Coördinator trainingen OFO 'communicatie'.
Bibliografie
Het studiedocumentatiecentrum van het personeel en de organisatie van de FOD is gehuisvest in OFO. Als medewerker van de federale overheid kunt u werken lenen, tijdschriften en stageverslagen bekijken, onderzoek doen, boeken bestellen bij andere bibliotheken, enz.
