De plus, les collaborateurs voient clairement le contenu de l’entretien d’évaluation, une mention étant attribuée à chaque collaborateur. Enfin, les Cycles d'Évaluation garantissent que chaque employé contribue personnellement à l'atteinte des objectifs de l'équipe et de l'organisation. Lors de la détermination des objectifs, la collaboration et l’orientation client doivent également être prises en compte, ainsi que les objectifs de votre équipe et de l’organisation.
Face à un salarié en situation de handicap, il est nécessaire de parler d’intégration dans l’équipe et dans l’environnement de travail. Contribution à la performance de l'équipe : Il s'agit de voir comment l'employé fonctionne dans l'équipe. Surveille les cycles d'évaluation dans l'organisation au niveau quantitatif et qualitatif et les améliore si nécessaire.
Préparer chaque conversation et offrir un contexte favorable au moment de la conversation, un environnement propice à un échange constructif (éventuellement adapté au handicap du salarié). Préparez également votre checklist, qui reprend les différentes étapes de l’entretien d’embauche et les points à aborder. Lorsque votre collègue arrive, laissez-le d'abord s'acclimater ; l'efficacité de la maintenance sera augmentée.
Évitez que les entretiens ne deviennent un rituel inutile où l'on parle de tout et de rien sans se concentrer sur le but de l'entretien.
13Entretien de fonction
Demandez-lui comment il se voit dans son (nouveau) rôle, quels sont ses attentes et ses objectifs. Parcourez la description de poste et concentrez-vous sur les domaines de résultats et le profil de compétences. Vous pourrez alors préciser quelles sont vos attentes vis-à-vis du collaborateur en termes de livrables et le contenu exact de ses tâches.
Placez ces attentes dans une perspective plus large et tenez compte des attentes que l'employé a indiquées au début de l'entretien et des observations de la sélection. Assurez-vous que les collaborateurs aient la possibilité d’exprimer leur opinion sur ce sujet afin de personnaliser leur travail. À la fin de l'entretien, vous résumez les résultats par domaines de résultats spécifiques et tâches associées.
Précisez quelles seront les prochaines étapes : un entretien de planification et plus tard éventuellement un entretien d’exploitation. Décidez vous-même de ce que vous pensez du processus d’entretien et des améliorations possibles que vous pourriez apporter. Pensez également au contenu de la conversation et créez éventuellement des liens vers les domaines de résultats et les tâches des autres employés.
Demandez-vous si vous êtes un bon leader et ce que vous pourriez améliorer dans ce domaine. Complétez la description de poste avec les domaines de performance et les tâches spécifiques de l'employé et demandez à l'employé de signer le document. Le premier aspect de la préparation consiste à lister les tâches et responsabilités de votre collègue : Dans quel projet il est impliqué.
De cette façon, vous vous immergez dans le contexte de travail de votre collègue et abordez la conversation en gardant à l'esprit son fonctionnement quotidien. Assurez-vous que l'employé reçoive une copie de la description de poste, y compris les profils de compétences.
16 Entretien de planification
Dans le cadre de la définition des objectifs de développement, reprenez les profils de compétences (générales et techniques) de la fiche de poste et analysez la situation : pour chaque compétence du profil, demandez-vous si la compétence est présente chez votre collaborateur (et si oui, doit-elle l'être). être amélioré ou est-il fort ?) ou s'il est absent. Pensez à inclure les objectifs énoncés dans le plan de développement global (PIB) de l'organisation qui peuvent concerner certaines fonctions de votre équipe. Invitez les membres de l'équipe à temps afin qu'ils puissent également se préparer à la conversation, par exemple en lisant leur description de poste ou en travaillant sur un aperçu des objectifs.
Assurez-vous que leurs objectifs correspondent aux objectifs du rôle, de l’équipe et de l’organisation. À la fin de l’entretien, résumez ce qui a été dit et assurez-vous que les objectifs sont bien articulés en utilisant la méthode SMART. Lors de l’entretien de planification, des objectifs de performance et des objectifs de développement personnel et/ou d’équipe sont formulés.
C'est pourquoi il est essentiel qu'ils se situent dans la sphère d'influence du collaborateur et/ou de l'équipe et qu'ils puissent être atteints avec un effort acceptable. Il est également important qu'ils s'inscrivent dans la vision et la mission de l'organisation et bien sûr dans le cadre de la fonction. Cette checklist peut vous aider lors de la préparation de l’entretien, pendant l’entretien, mais également lors de l’élaboration du formulaire.
Pour déterminer la mention finale, vous devez considérer les critères suivants lors de l’évaluation. Réfléchissez avec votre équipe à ce que « contribuer à la performance de l'équipe » signifie pour elle. Lors de ces rencontres, vous pourrez également expliquer vos attentes concernant les deux derniers critères : la contribution aux services de l'équipe et la disponibilité de l'employé envers les utilisateurs.
Lors de l'entretien opérationnel, cela n'est pas mentionné, mais les accords résultant de l'entretien sont enregistrés afin de pouvoir être facilement suivis. Déterminez vous-même ce que vous avez pensé du déroulement de l’entretien et ce que vous changeriez lors d’un prochain entretien. Notez les conclusions de l’entretien et les accords concrets et faites signer le document par le salarié.
Discuter de l'avancement des projets et des activités liés aux objectifs établis lors de la réunion de planification. Vérifiez si les outils de développement (avantages) proposés lors de l'entretien de planification sont mis en œuvre par le collaborateur.
28Entretien d’évaluation
Gardez également à l’esprit qu’il peut être intéressant de recueillir des informations auprès d’autres personnes (chef de projet, chef de service que l’employé aide parfois, clients, etc.). Invitez les membres de l’équipe à temps pour qu’eux aussi puissent préparer l’entretien, par exemple avec l’évaluation finale de la période précédente. Lors de l'entretien, montrez à l'employé que vous êtes ouvert et intéressé par son évolution et ses progrès.
Tenez également compte du contenu de l’entretien et, si possible, reliez-le aux entretiens que vous menez avec d’autres employés. Envoyer le document d'entretien d'évaluation au salarié pour qu'il le lise et le signe (dans les 20 jours ouvrés suivant l'entretien). Parfois, malgré ces entretiens, il arrive que la raison pour laquelle l’objectif n’a pas pu être atteint ne soit pas évidente : seul le salarié peut donner une explication.
Vous pouvez toujours vérifier la bonne compréhension des objectifs lorsque vous les évaluez. Le salarié est bien entendu également responsable et doit soulever le sujet si quelque chose ne lui semble pas clair. L'employé disposait-il des moyens convenus pour atteindre les objectifs ?
L'employé savait-il à quoi vous, en tant que manager, prêteriez attention afin de déterminer si un objectif est atteint ou non ? Le contexte de la fonction/du département/de l’organisation a-t-il changé de telle sorte qu’il n’a pas été possible d’atteindre les objectifs ? Discutez de l'atteinte des objectifs concernant la contribution aux services de l'équipe : - Au début du cycle d'évaluation, des accords ont été conclus au sein de l'équipe à propos.
L'employé collabore-t-il avec des collègues sur des projets en dehors de son domaine ? Le contexte de la fonction/département/organisation a-t-il changé, entraînant L'employé vous donne-t-il, en tant que patron, des commentaires sur son style de communication/de gestion ?
33Entretien en équipe
Si des entretiens individuels ont déjà eu lieu, tirez-en des informations utiles pour l’entretien d’équipe. Invitez les membres de l’équipe à l’avance afin qu’ils puissent eux aussi se préparer à l’entretien, par exemple en lisant leur description de poste ou en rédigeant leurs objectifs. Utilisez la partie préparatoire de chaque entretien pour considérer tous les éléments de cette préparation.
Donnez la possibilité aux collaborateurs de citer les points qui leur semblent importants dans le fonctionnement de l’équipe. Considérez-vous comme l'un des membres de l'équipe et indiquez clairement que vous contribuerez personnellement à la réalisation des objectifs. Un objectif peut éventuellement être divisé en sous-objectifs, les tâches étant réparties entre les membres de l'équipe.
De cette façon, chacun sait dans quelle mesure il contribue à la réalisation de l’objectif et à quoi ressemble évidemment l’interaction avec les autres collègues. À la fin de l’entretien, résumez les accords conclus et expliquez clairement comment vous et l’équipe allez les poursuivre. Utilisez la partie construction et contenu de chaque entretien pour considérer tous les éléments de cette construction.
Pensez également au contenu de l’entretien et associez-le aux domaines de résultats si possible. Pour faciliter le suivi, il est recommandé de rédiger un bref rapport sur l'entretien. Vous pouvez utiliser l'outil « Gestion des connaissances dans votre équipe » pour soutenir une discussion de groupe sur la manière dont votre équipe gère ses connaissances.
L'outil s'adresse aux équipes qui, dans la poursuite de leurs objectifs communs, sont prêtes à remettre en question leur façon de travailler et disposent de l'autonomie nécessaire pour mettre en œuvre des mesures d'amélioration. Vous pouvez télécharger l'outil et accéder à l'application informatique depuis le portail RH fédéral www.fedweb.belgium.be (rubrique « À propos de l'organisation » > « Gestion des connaissances »). Vous pouvez également obtenir une copie papier de l'outil en envoyant un email à [email protected].
