Deze handleiding is opgesteld door de FOD Beleid en Ondersteuning en betreft de opmaak van Technische Competentieprofielen. De handleiding is bedoeld voor professionals die betrokken zijn bij het opstellen van competentieprofielen in een federale organisatie. Afhankelijk van de organisatie is dit de HR-afdeling, HR-afdeling of HR-afdeling.
ERP biedt doorgaans clustering- en workflowtools om transversaliteit en informatiestroom tussen verschillende bedrijfsdiensten te garanderen. Zo niet, begin dan met het inventariseren van de huidige functies binnen uw organisatie. TECHNISCHE COMPETENTIEPROFIELEN 9 Hiermee krijgt u een overzicht van de functies gesorteerd per functiefamilie, per rol, per niveau (en voor A-niveau per graad) en per dienst.
Bij het definiëren van technische competenties dienen medewerkers en hun interne kwaliteiten niet als referentie te worden genomen, maar uitsluitend de competenties die noodzakelijk en voldoende zijn voor de uitvoering van het werk. Gedefinieerde competenties bieden een gemeenschappelijke basis voor het ontwerpen van profielen voor uw functies. Functiebeschrijvingen en de functiefamilies waartoe ze behoren helpen bij het identificeren van technische competenties: het in kaart brengen van functiebeschrijvingen maakt het mogelijk om technische competenties te groeperen per functie of groep van functies.
Wij raden u aan, vooral vanwege tijdslimieten, de toegevoegde waarde ervan te analyseren; Uiteindelijk moet elke bron een echte meerwaarde kunnen bieden aan de informatiebronnen die je al hebt.
Aanpak voor de het opstellen van de technische competentieprofielen
Eén enkele functie
11 Op basis van wat je hebt gevonden als beschikbare informatiebron, wat je hebt kunnen vaststellen en de conclusies die je hebt getrokken, breng je deze verschillende elementen samen, zodat de verschillende bronnen elkaar niet overlappen en dat de mensen die vervolgens de informatie zullen voorbereiden profielen kunnen een samenhangend geheel vormen. Voordat u de verschillende bestaande elementen consolideert, kunt u er uiteraard voor kiezen om met een of meer bronnen te werken om de informatie die u al heeft aan te vullen. Als meerdere houders dezelfde functie hebben, kunt u door op één functie te werken snel een competentieprofiel aanbieden aan een groot aantal mensen in uw organisatie.
Zelfs als de functie weinig houders heeft, kan het in bepaalde gevallen nodig zijn om aan de functie te werken, bijvoorbeeld als het een kritieke of nieuwe functie betreft. Deze aanpak is echter mogelijk niet de meest optimale, afhankelijk van het aantal kenmerken en de duidelijke verschillen tussen deze kenmerken. Als uw organisatie veel functies heeft, of als de verschillen tussen deze functies niet al te groot zijn, raden wij u aan om bij voorkeur te werken met een groepsaanpak.
Diverse groepen
Vraag jezelf af of er gemeenschappelijke technische competenties verbonden zijn aan één of meerdere niveaus. Als u gemeenschappelijke technische competenties vindt die betrekking hebben op meerdere functies, kunt u per functiegroep werken. Wij raden u in ieder geval aan om per functiegroep te werken, omdat een technische competentie vaak voor verschillende niveaus hetzelfde zal zijn en variatie zich meer zal weerspiegelen in de beheersing van de competentie en/of reikwijdte van de competentie dan in de competenties zelf. .
Daarna gaat u over naar de microaanpak – één enkele functie – en kunt u uw groep volgens functies indelen. Het schema hieronder illustreert een aanpak die een groep van twee diensten combineert, vervolgens een groep van functies en die eindigt met één functie. Het aldus gecreëerd technisch competentieprofiel is bruikbaar voor meer dan één functie in uw organisatie, al dan niet met een vermenging van meerdere diensten.
Neem de eerder geïdentificeerde geconsolideerde informatiebronnen op die bijzonder nuttig zijn voor deze groep diensten, inclusief de technische competentieprofielen per rol en/of per functiefamilie als basis voor de betreffende groep, d.w.z. deze aanpak maakt het ook mogelijk om te werken op basis van de beroepen van de organisatie, een verscheidenheid aan functies die zich in vergelijkbare beroepen bevinden. 15 Vervolgens ga je over op de microbenadering – één functie – en kun je je groep indelen op basis van functies.
Het einddoel bestaat erin alle bestaande functies te dekken en de inventaris te maken van alle technische competenties die binnen uw organisatie noodzakelijk zijn. De keuze van aanpak wordt vooral beïnvloed door wat u met de technische competentieprofielen in uw organisatie wenst te doen, door het HR-proces waarin u ze wenst op te nemen, door de informatie waarover u beschikt en dus door het niveau van precisering dat u wenst te bereiken en door de tijd die u daaraan wilt/kunt besteden.
Opstellen van de technische competentieprofielen
- Hoe een rubriek kiezen?
- Hoeveel technische competenties inventariseren?
- Hoe een technische competentie opstellen?
- Hoe het niveau van beheersing van een technische competentie kiezen?
- Hoe een technische competentie in detail beschrijven?
- Hoe de gedragsindicatoren van de technische competenties definiëren?
- Hoe de gedragsindicatoren contextualiseren?
Dezelfde technische competentie kan immers zowel gekoppeld worden aan de essentie van de functie zelf als aan de ondersteuning van die functie. Als u de exacte naam van de technische competentie kent, vindt u deze in de algemene lijst. De technische vaardigheden in de rubriek 'Specifieke software' zijn altijd gekoppeld aan de beroepscategorie van het onderwerp dat zij behandelen.
Net als bij de generieke vaardigheden is het belangrijk om pragmatisch en realistisch te blijven over de vereisten van de functie. Daarom beveelt de FOD Beleid en Ondersteuning aan om de keuze van de technische vaardigheden te beperken tot de vaardigheden die noodzakelijk en voldoende zijn om de functie uit te oefenen. Wat er echt toe doet, is het niveau van beheersing van de functie, niet van de persoon.
Het is belangrijk om het niveau te kiezen dat nodig en voldoende is in de context van de betreffende functie of groep. Je kunt de technische competentie nauwkeuriger omschrijven om deze beter in de context van de functie te plaatsen, vooral als deze veel onderwerpen bestrijkt (bijvoorbeeld juridische zaken). 19 Bij het redigeren van de details van een competentie is het belangrijk om de volgende inhoudelijke en formele principes te respecteren.
Details maken het mogelijk om de technische competentie te verduidelijken, zodat deze beter in de context van de functie wordt geplaatst. De organisatie definieert haar gedragsindicatoren op basis van de te meten technische competentie en kan daardoor gedetailleerd worden. Indicatoren zijn een belangrijk instrument om de beoordeling van technische competenties mogelijk te maken, bijvoorbeeld in het kader van beoordelingscycli, 360°-feedback of binnen een selectiecontext.
Tijdens de evaluatie geeft een indicator de mate van beheersing van de kennis of vaardigheid weer. De gedragsindicatoren die conform bovenstaand advies zijn geformuleerd, maken het mogelijk de uniformiteit van de meting van gedrag gerelateerd aan technische competenties te optimaliseren. Door de gedragsindicatoren te contextualiseren kan de indicator helder worden beschreven zodat de medewerker deze begrijpt in zijn werkcontext.
Voorbereiden van de technische competentieprofielen met het oog op hun gebruik in de HR-processen
21 Als technische competentie al voldoende gedefinieerd is, geldt dit ook voor gedragsindicatoren. De toevoeging heeft mogelijk geen significante invloed op de betekenis van de indicator, maar moet beperkt blijven tot aanvullende verduidelijking van de indicator. Laten we niet vergeten dat het de combinatie is van technische en generieke competenties die het mogelijk maakt om een taak uit te voeren.
22 Bovendien zal de werklast voor de functioneel manager, die de situatie van zijn medewerker moet analyseren in relatie tot het technische competentieprofiel, groter zijn afhankelijk van de lengte van het profiel.
Invoeren van de technische competentieprofielen in de webtoepassing Crescendo of het rooster technische expertise
Hoofding
Groep diensten / Functiegroep / Functiefamilie / Dienst / Functie: Selecteer de gebruikte aanpak in het vervolgkeuzemenu en specificeer de dienst(en) of functie(s) die betrokken zijn bij het aangrenzende veld. Als het een groep niveaus betreft, geef dan aan met welke niveaus rekening wordt gehouden.
Beroep & Ondersteuning
Geef in het gedeelte 'Taal', in de kolom 'Details', elke verwijzing naar de regels op, b.v. wetten over het gebruik van talen in administratieve zaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, waarvan artikel 53 de voorwaarden bepaalt. voor het afgeven van certificaten voor het vaststellen van taalvaardigheid. U heeft de mogelijkheid om kolommen toe te voegen afhankelijk van het gebruik van de technische competentieprofielen in de HR-processen: deadlines, evolutie, gedragsindicatoren, ontwikkelingsacties en leermiddelen (cf. Opstellen van de technische competentieprofielen voor hun gebruik in HR-processen).
Actoren
Management van de organisatie
Dienst P&O
27 De FOD Beleid en Ondersteuning beveelt 2 tot 3 bijeenkomsten aan met de verschillende betrokken partijen om de technische competentieprofielen definitief te maken. De tussenkomst van de HR-afdeling kan variëren afhankelijk van de organisaties en hun interne werking. Het kan variëren van het simpelweg aanreiken van de methodologie en hulpmiddelen voor het opstellen van managers, die vervolgens hun aanpak en hun profielen bepalen, tot het nemen van de volledige verantwoordelijkheid voor het opstellen van de profielen.
We raden ten zeerste aan dat de HR-afdeling zorgt voor algemene consistentie binnen de organisatie, zowel voor functiebeschrijvingen als voor het gebruik ervan binnen de verschillende HR-processen.
Functionele chef en/of experts
Hoe meer de organisaties samenwerken, hoe groter de samenhang van de gedefinieerde technische competenties en de repertoires zal zijn, en hoe dichter ze bij de realiteit op het terrein zullen staan.
3 INSTRUMENTEN
4 REGLEMENTAIRE BASIS
5 BEGELEIDING DOOR DE FOD BELEID EN ONDERSTEUNING
