A primeira ação do usuário ao utilizar a ferramenta é efetuar o login, conforme pode ser visto na Figura 14. Onde na primeira utilização da ferramenta, o administrador da mesma deverá cadastrar a empresa, funcionários e projetos para que possam ser gerenciados.
Figura 14 - Tela de login
Ao efetuar o login, o administrador deverá realizar os devidos cadastros de empresa, funcionários(usuários do sistema) e do projeto. Para isso, foi criada a parte administrativa do sistema, onde pode ser realizado esses cadastros.
Na Figura 15, tem-se a tela desenvolvida para cadastro/atualização/exclusão de empresas.
Figura 15 - Manter Empresa
Na Figura 16, pode-se visualizar a tela a tela criada para manutenção de dados de funcionários. Na tela pode-se observar que no momento que o administrador inclui um novo funcionário o mesmo já cadastra um usuário e senha para o mesmo, sendo que a senha pode ser alterada posteriormente pelo próprio usuário.
Figura 16 - Manter Funcionário
Na Figura 17, pode-se visualizar a tela criada para cadastro/atualização/exclusão de projetos.
Figura 17 - Manter Projeto
Antes de iniciar o gerenciamento ativo dos riscos, deve-se escolher qual projeto será gerenciado, acessando no menu principal a opção Home, onde serão listados todos os projetos que o usuário pode acessar. O acesso a cada projeto é definido conforme a função do usuário no processo de gerenciamento de riscos. Caso o usuário seja gerente do projeto, o mesmo terá acesso total às funcionalidades do gerenciamento. A tela para escolha do projeto a ser gerenciado pode ser visualizada na Figura 18.
Figura 18 - Escolha de projeto a ser Gerenciado
Após o escolha do projeto, inicia-se assim as etapas do gerenciamento de riscos, conforme já mencionado no projeto presente, iniciando pelo plano de gerenciamento de riscos que será visualizado ao escolher o projeto. Somente o gerente do projeto pode incluir/alterar o plano de gerenciamento de riscos, caso o usuário não seja o gerente, o mesmo só terá acesso ao modo de visualização do plano, não podendo alterá-lo. A Figura 19 mostra a tela onde pode ser controlado o plano de gerenciamento de riscos.
Figura 19 - Manter Plano de Gerenciamento de Riscos
É na etapa de planejamento também que se deve criar a matriz de impacto dos riscos, clicando na opção “Matriz Impacto” existente na tela do plano de gerenciamento de riscos ou pelo
menu principal na opção “Outros” e “Matriz de Impacto”. Com pode ser visto na Figura 20, nesta tela, deve ser informado para cada objetivo x Impacto em qual situação o mesmo será empregado.
Figura 20 - Manter Matriz de Impacto
Outra etapa do planejamento do gerenciamento é a elaboração da EAR – Estrutura Analítica de Riscos- caso o gerente deseje utilizá-la. Para isso o mesmo deve marcar a opção “Usar EAR”
presente na tela do plano de gerenciamento de riscos. Após cadastro do plano, acessar a opção
“Outros” do menu principal e “Manter EAR”. A Figura 21 mostra a tela onde é gerada a EAR em modo de lista, conforme pode ser visualizado. Para inserção dos itens da EAR, basta o usuário informar a categoria que deseja incluir, qual a sua categoria pai e o responsável pela mesma, sendo que para inclusão de categorias pai, basta informar a categoria, deixando os outros campos em branco.
Figura 21 - Manter EAR - Estrutura Analítica de Riscos modo Lista
Caso na tela acima, o usuário desejar visualizar a EAR em modo gráfico, basta clicar no botão “EAR Gráfica” na parte inferior da tela. Na Figura 22, pode ser visualizada a tela onde é visualizada a EAR em modo gráfico.
Figura 22 - Manter EAR - Estrutura Analítica de Riscos modo gráfico
Após planejar como os riscos serão gerenciados, inicia-se o processo de identificação dos riscos, processo esse que pode ser revisto durante todo o processo de gerenciamento. O responsável por incluir os riscos no sistema é o Gerente do projeto ou quem ele designar. A Figura 23 mostra a tela de inclusão de riscos.
Figura 23 - Manter Riscos
Além do modo de inclusão manual de riscos, a ferramenta Arisco disponibiliza para o gerente a opção de utilizar a técnica Delphi para a identificação dos riscos, conforme já descrita no capítulo 2. Seria como realizar uma sessão de brainstorming, porém, sem a necessidade de todos os envolvidos estarem presentes fisicamente pois a ferramenta Arisco é voltada para a WEB, podendo ser acessada de qualquer dispositivo com acesso a internet.
Para a utilização desta ferramenta, o gerente de projetos deve informar no plano de gerenciamento de riscos que a mesma será utilizada, conforme pode ser visto na Figura 19. Após isso, o gerente poderá acessar pelo menu principal as opções “Delphi” e “Status”, para assim, poder
iniciar o uso da ferramenta. Conforme pode ser visto na Figura 24, na tela o gerente poderá controlar as fases da identificação, onde:
• Não iniciado: nesta fase o gerente já informou que a ferramenta será utilizada, porém a identificação ainda não foi iniciada.
• Fase 1: quando o gerente alterar o status para esta fase, é enviado um e-mail para todos os envolvidos no gerenciamento de riscos do projeto, informando que o processo de identificação foi iniciado. A descrição do e-mail será o que o gerente informar na tela.
• Fase 2: assim como na fase 1, quando o gerente alterar o status para esta fase, é enviado um e-mail para todos os envolvidos no gerenciamento do projeto, informando que a segunda fase da identificação de riscos foi iniciada.
• Em análise: esta opção é escolhida pelo gerente em cada intervalo entre as fases de identificação. É nesta fase que o mesmo terá acesso a tela de filtragem dos riscos já selecionados e poderá assim analisar os riscos, conforme será melhor explicado mais abaixo.
• Encerrado: esta opção é selecionada pelo gerente no momento que o mesmo acha que o processo de identificação já está encerrado. Quando esta opção é selecionada e o gerente confirma a operação, todos os riscos identificados durante a utilização da ferramenta delphi são copiados para os riscos efetivos no projeto, sendo que até então os mesmos só se encontravam na própria ferramenta Delphi. Após isso, segue-se todo o fluxo do gerenciamento de riscos.
Figura 24 - Controle técnica Delphi
Quando a identificação de riscos encontra-se em status “Fase 1”, os usuários podem iniciar a inclusão dos riscos, conforme Figura 25. Nesta fase cada usuário terá acesso somente aos riscos que ele mesmo cadastrou, não podendo visualizar o restante.
Figura 25 - Identificação Fase 1
Quando a identificação de riscos encontra-se em status “Fase 2”, os usuários poderão ter acessos a todos os riscos identificados por todos os usuários, porém, não poderão edita-los nem excluí-los, mas poderão incluir comentários aos riscos, que será analisado pelo gerente e ele sim poderá alterar o risco caso necessário. Conforme pode ser visto na Figura 26. Caso o gerente ache necessário, a fase 2 poderá ser repetida quantas vezes achar necessário. Nesta fase também podem ser incluídos novos riscos, pelo botão “Incluir risco” na parte inferior da tela.
Figura 26 - Identificação Fase 2
Quando a identificação de riscos encontra-se em status “em análise”, o único usuário que terá acesso a ferramenta será o gerente, pois nessa fase ele analisará todos os riscos cadastrados, editando ou excluindo os que achar necessário. Esta fase é muito importante para o processo de identificação, pois é nela que o gerente deve analisar todos os riscos, bem como seus comentários e decidir quais farão parte do projeto e quais serão descartados. A tela utilizada para essa análise pode ser vista na Figura 27.
Figura 27 - Identificação Filtragem
Após o gerente estar convicto de que o processo está encerrado, o mesmo atualiza o status para “Encerrado” e o processo de identificação de riscos será finalizado, incluindo definitivamente os riscos identificados no gerenciamento de riscos do projeto.
Após finalizar o processo de inclusão de riscos e sempre que for preciso, conforme planejado no plano de gerenciamento de riscos, devem ser realizadas as análises qualitativas e quantitativas dos riscos, acessando o menu principal na opção “Gerência” e “Gerar Análise”, conforme pode ser visto na Figura 28. Neste processo, o sistema percorre risco a risco, calculando as análises de cada um, bem como a análise geral do projeto com base na análise de cada risco, podendo ser visualizada na tela de relatório gerencial.
A análise qualitativa de cada risco é calcula multiplicando-se a sua probabilidade de ocorrência pelo seu valor de impacto, esse valor de impacto refere-se ao valor atribuído na matriz de impacto, conforme pode ser visto na Figura 20. Com base neste resultado, os riscos são classificados por prioridades (baixa, média, alta). Já a análise qualitativa geral do projeto é calculada da seguinte forma:
• Soma-se os resultados de probabilidade x impacto de todos os riscos identificados.
• O valor dessa soma é dividido pela quantidades de riscos identificados, tendo assim uma média ponderada de probabilidade x impacto dos riscos.
• Essa média é dividida pela multiplicação da maior probabilidade e maior impacto que pode ser encontrado nos riscos, para o projeto em exemplo, a probabilidade de ocorrência pode ser de 0 a 1 e o impacto de 0.05 a 0.8, sendo assim, multiplicando 1 e 0.8 chega-se ao resultado 0.8.
• Para finalizar, esse resultado é dividido por 100 para se ter um valor percentual ao resultado obtido.
Para a análise quantitativa de cada risco, foi escolhido a técnica do VME - valor monetário esperado – onde é realizada a multiplicação do impacto financeiro do risco pela sua probabilidade de ocorrência, chegando assim ao seu valor esperado, que nada mais é do que um valor médio atrelado para o risco levando em consideração quanto teria de impacto caso o mesmo ocorresse e a sua probabilidade de ocorrência.
Na análise quantitativa geral do projeto, é calculado o melhor caso, valor base, valor esperado e pior caso para o projeto. Onde:
• Melhor caso: Subtração do Valor base e a soma de todos os impactos financeiros de riscos com efeitos de oportunidade. Seria como imaginar que todos os riscos que trazem benefícios para o projeto acontecessem, e nenhum risco de efeito ameaçador.
• Valor base: Valor pré-estipulado no plano de gerenciamento de riscos, Figura 19.
• Valor esperado: soma do valor base com o resultado da soma de todos os VMEs de riscos de efeito ameaça, menos a soma de todos os VMEs de riscos de efeito oportunidade.
• Pior caso: soma do valor base com o resultado da soma de todos os impactos financeiros de riscos com efeito ameaça. Seria como imaginar que todos os riscos que trazem gastos para o projeto acontecessem, e nenhum risco de efeito oportunidade.
Figura 28 - Gerar Análise dos riscos
No processo de composição do plano de respostas ao riscos, o gerente do projeto ou o responsável por cada risco, que é definido de acordo com sua categoria já cadastrada anteriormente na EAR, deverá incluir as respostas para o risco. Acessando no menu a opção “Gerência” e “Manter Respostas”, o usuário terá acesso para informar as respostas a todos os riscos de sua responsabilidade, conforme pode ser visto na Figura 29 , onde visualiza-se o risco e sua respectiva categoria.
Figura 29 - Plano de respostas - lista de riscos
Após escolher o risco para o qual deseja incluir as respostas, pode-se realizar o cadastro das mesmas, como pode ser visualizado na Figura 30. Sendo que depois de inclusa uma resposta, a mesma pode ser editada ou excluída.
Figura 30 - Plano de respostas - inclusão de respostas
Na ocorrência de um determinado risco, o mesmo pode ser informado acessando a opção do menu “Gerência” e “Informar Ocorrência”. O gerente do projeto ou responsável por cada risco, deverá incluir a ocorrência no sistema e informar qual ou quais respostas foram efetuadas para tal ocorrência. Na Figura 31, pode-se visualizar a tela onde o usuário informa o risco ocorreu.
Figura 31 - Ocorrência de riscos - lista de riscos
Após selecionar o risco desejado, será visualizada a tela onde é informada a ocorrência do risco, conforme pode ser visualizado na Figura 32.
Figura 32 - Ocorrência de riscos - informar ocorrência
Para se ter um controle mais efetivo dos riscos, a ferramenta disponibiliza a execução de relatórios, conforme pode ser visto na Figura 33. No exemplo, a busca foi realizada levando em consideração o funcionário responsável pelos riscos, retornando assim, apenas os riscos daquele funcionário específico. Esta consulta também poderia ser incrementada com os parâmetros de impacto, categoria ou prioridade.
Figura 33 – Relatório Gerencial