Segue ainda sugestão de cronograma de implantação das ferramentas de comunicação eficaz, cujo prazo total estimado é de 120 dias, conforme apresenta-se na Figura 12:
Figura 13 – Implementação de comunicação eficaz 120 dias
Fonte: elaborado pelos autores.
9 5
29 5
4 16 9
15
15 15 15
16
6
Analise do uso da tecnologia - Analise do nível de maturidade do RH
-
Pesquisa de clima - Entrevista com gestores das Áreas - Analise dos KPIS da empresa - Adequação dos KPIS da empresa - Definição da plataforma de
comunicação - Conexão da plataforma com os dados
-
Divulgação da plataforma - Verificação do uso da ferramenta - Feedback (uso da ferramenta) - Realização de ajuste - Lançamento Oficial -
Implementação De Comunicação Eficaz 120 dias
Data Início Tempo (dias corridos)
9 CONCLUSÃO
O setor de transporte brasileiro é caracterizado por uma grande quantidade de empresas familiares, que possuem papel e relevância importantes no setor.
Em razão da constante transformação do setor, inclusive tecnológica, das crises econômicas e o aumento da competitividade com outros modos de transporte, essas empresas estão enfrentando desafios importantes para viabilizar o seu crescimento sustentável e perenidade.
Constatou-se que falta de comunicação eficaz é um fator crucial que impede a implementação de novas práticas nessas organizações necessárias para atendimento de tal mister.
Com efeito, caso a comunicação não seja realizada de forma eficaz, além dos problemas que isso ocasiona no dia a dia da empresa e dos seus colaboradores, torna inviável a disseminação de novas práticas empresariais, especialmente, as que culminam na alteração da sua cultura e ensejam o atendimento de seus objetivos institucionais.
A comunicação constitui a possibilidade de construir o que se pretende, oferecendo suporte à tomada de decisões que afetam o futuro da organização.
De tal forma, para que os colaboradores possam agir de forma consciente, entendendo o contexto do ambiente organizacional, é fundamental que haja a comunicação eficaz que instigará a atitude, reflexão e engajamento nos colaboradores. A efetividade da comunicação depende da forma como as organizações processam a informação para construir significados, criar conhecimentos e tomar decisões.
A comunicação e organização são processos interligados, dado que essa sustenta aquela.
Neste contexto, concluiu-se pela grande importância e valia para o setor a identificação de ferramentas de comunicação eficaz, de modo a viabilizar a implementação de novas práticas na empresa que permitam o seu crescimento sustentável.
Para a definição das ferramentas a serem utilizadas também foi considerada a realidade das empresas do setor e pretendeu-se propor
soluções viáveis financeira e tecnicamente, que dispensassem a criação de estruturas dispendiosas.
Como resultado do trabalho e das pesquisas realizadas, definiu-se as seguintes ferramentas para implementação de uma comunicação eficaz: (i) o uso da tecnologia para a comunicação; (ii) a comunicação realizada pela área de Recursos Humanos (“RH”); (iii) a comunicação entre áreas, e (iv) o treinamento e divulgação dos resultados por Indicadores-Chave de Desempenho, denominados de KPI`s.
É inegável que a tecnologia vem afetando diretamente a forma de comunicação das empresas. No entanto, é necessário acompanhar o ritmo imposto pelas novas tecnologias e identificar o uso das ferramentas mais adequadas e assertivas para a empresa e os seus colaboradores.
Assim, identificou-se que a utilização de multiplataformas, canais de comunicações digitais e as análises preditivas e “Big Data” permitem a transmissão de conteúdo oportuno e relevante ao colaborador e para os seus clientes.
Entende-se que a utilização de uma ferramenta entre a área de RH e todo o restante da empresa, abrangendo todos os níveis hierárquicos e todos os temas que são de responsabilidade de RH, também é uma ferramenta importante para permitir uma comunicação eficaz na companhia, dado que permite o envio de comunicados segmentados e direcionados para públicos específicos, a disponibilização de portal com todo o conteúdo e informações relevantes para os colaboradores e um maior controle pelo RH das rotinas de feedbacks, que tem uma grande importância na comunicação organizacional.
Outra ferramenta importante constitui a comunicação entre áreas da empresa, pois somente uma cultura organizacional robusta e com a integração dos colaboradores é capaz de promover o terreno apropriado para simplificar e solucionar problemas de forma conjunta e eficiente, um bom ambiente de trabalho e o engajamento dos colaboradores.
A ideia é que, num contexto colaborativo e com premiações por participação e entrega de resultados, principalmente entre as áreas que mais se relacionam nas rotinas de trabalho diárias, os colaboradores possam conhecer os processos, a importância e impacto de suas atividades nas outras
áreas, e por consequência, elevar o nível de conhecimento da organização e ainda promover um repertório profissional para o colaborador interessado.
Complementar ao processo de “job rotation”, poderiam ser criados e compartilhados vídeos curtos com animações, esclarecendo a dinâmica e impactos entre as áreas, e eventuais prejuízos para empresa na sua não adoção, em termos de custos e cumprimento de metas.
A última ferramenta identificada foi a utilização de KPIs para avaliar o desempenho da comunicação dentro de uma organização, especialmente, para verificar se está sendo eficaz de modo a atender os objetivos institucionais capaz de viabilizar o seu crescimento sustentável, tendo sido inclusive apresentadas sugestões de KPIs para tanto.
A fim de tornar mais objetivo o processo de implementação dessas ferramentas de comunicação eficaz numa empresa familiar identificou-se etapas para implementação de projeto e respectivo cronograma.
Sendo assim, pretendeu-se fornecer ferramentas visando a transformar o processo de comunicação das empresas familiares em uma sólida e rígida estrutura de gestão, tendo como cerne a comunicação em todos os níveis das empresas, usando a tecnologia como alavanca nesse processo, assegurando a conectividade, objetividade, agilidade e direcionamento, permitindo assim, que haja uma via de mão dupla entre colaborador e empresa, o que em última análise, viabiliza o efetivo crescimento sustentável da empresa.
REFERÊNCIAS
DRUCKER, F. Peter. Administrando em Tempos de Grandes Mudanças.
Pioneira Administração e Negócios. São Paulo, 1995, p. 25.
MARCHIORI Marlene. Cultura e Comunicação Organizacional – um olhar estratégico sobre a organização, 2ª Edição, São Caetano - SP, Difusão Editora, 2008, p. 27.
NONAKA, I. “A dynamic theory of organizational knowledge creation”.
Organization Science, v.5, n.1, p.14-37, 1994. Apud. Marchiori, Marlene.
Cultura e Comunicação Organizacional – um olhar estratégico sobre a organização, 2ª Edição, São Caetano - SP, Difusão Editora, 2008, p. 54.
PUTNAM, L. Linda; JABLIN, M. Frederic. Apud. Marchiori, Marlene. Cultura e Comunicação Organizacional – um olhar estratégico sobre a organização, 2ª Edição, São Caetano - SP, Difusão Editora, 2008. p. 29 e 30.
ROBBINS, P. Stephen. Comportamento Organizacional, 9ª Edição, Prentice Hall, São Paulo, 2002, p. 275-276.
SCHALL, M.S. A Communication-rules approach to organizational culture.
Administrative Science Quarterly, v. 28, n. 4, p. 557-581, Dec. 1983. Apud.
Marchiori, Marlene. Cultura e Comunicação Organizacional – um olhar estratégico sobre a organização, 2ª Edição, São Caetano - SP, Difusão Editora, 2008, p. 87.
TAVARES, Maurício. Comunicação Empresarial e Plano de Comunicações:
integrando teoria e prática.2007. Atlas, São Paulo, 2007, p. 1.
TORQUATO, Gaudêncio. Comunicação nas organizações: empresas privadas, instituições e setor público. Summus editorial, São Paulo, 2015, p.
25.