Funções do Setor

a) Pré-evento

No Pré-evento são tomadas todas as decisões em relação ao evento como: detalhamento do projeto nos quais são preestabelecidos o local e data de realização, tema e elaboração de calendário, estudar as estratégias a serem utilizadas na parte de comunicação e marketing, identificar possíveis participantes, meios de comunicação e mídias alternativas, recursos materiais e serviços, recursos financeiros, cronograma de tarefas, roteiros do projeto e instrumentos auxiliares e de controle do planejamento e antes do evento deve ser feito um checklist para ver se todas as tarefas foram realizadas.

Planejamento do Evento: É a peça fundamental de todo o processo de organização do evento, pois é a primeira etapa de preparação e desenvolvimento do evento e onde são definidas e realizadas algumas atividades dentre as quais podemos citar:

• Levantamento de nomes e confirmação de palestrantes, além de solicitar o envio do formulário com currículo e enviar para os responsáveis pela confecção do material gráfico;

• Receber inscrições e fazer o controle das mesmas quanto ao pagamento e confirmação;

• Encaminhar a lista de inscritos confirmados para a agência oficial do evento, para que possa entrar em contato e oferecer o serviço de hospedagem;

• Entrar em contato com os palestrantes e verificar as datas de ida e volta e encaminhar para a agência oficial emitir as passagens;

• Levantamento das necessidades do local e adequação dos espaços para montagem das Salas, Auditórios, Secretaria, Exposição etc. obs.

• Levantamento dos orçamentos de serviços a serem contratados para estruturar a montagem do evento: (Buffet, Equipamentos, Sinalização, Cerimonial, Agência de Turismo, Assessoria de Imprensa, Programação Visual, Gráfica, Shows Folclóricos, etc.).

• Planilha de expectativa de Despesas e Receitas do Congresso.

• Cronograma de atividades com especificação de data limite para conclusão das tarefas.

• Uma reunião semanal com a Comissão Organizadora.

Divulgação:

• Apoio e assessoria na elaboração do material gráfico do evento junto à agência de publicidade;

• Folder, Pastas, Blocos, Crachás, Certificados, Canetas, Convite solenidade de abertura, Convite expositor, Programa Oficial, Recibos, Envio da mala direta.

• Etiquetar e enviar mala direta com a programação do evento.

Suporte aos participantes, palestrantes, patrocinadores e promotores do evento:

• Controle das inscrições prévias;

• Central de atendimento das inscrições por telefone, fax e e-mail para o público interessado.

• Confecção de correspondências diversas para palestrantes, convidados, expositores, etc.

Recepção e cadastramento dos Trabalhos Científicos Esta função tem os seguintes procedimentos:

• Recebimento por e-mail, cadastro por grupo temático, envio dos trabalhos por segmento para os avaliadores e envio dos resultados aos autores.

• Elaboração de planilha de horários de apresentação dos trabalhos científicos para montagem do programa oficial; Essa parte ainda não foi realizada

• Elaboração de carta de confirmação dos trabalhos científicos aprovados informando data e horário das apresentações; Essa parte ainda não foi realizada

• Organização dos Trabalhos Científicos para montagem do programa oficial; Essa parte ainda não foi realizada

• Recebimento, cadastro e arquivamento das fichas de inscrição com os respectivos comprovantes de depósito das inscrições.

Cadastramento das inscrições no programa informatizado com emissão de relatórios:

• Financeiro;

• Assinatura para entrega de material;

• Por categoria;

• Por entidade; e

• Por banco de dados;

Outras:

• Impressão dos certificados dos Trabalhos Científicos, Palestrantes e Participantes;

• Elaboração cartas de Boas Vindas para palestrantes de fora da Cidade;

• Elaboração de planilha de equipamentos solicitada pelos Palestrantes por sala; de acordo com os equipamentos solicitados quando do envio dos formulários pelos palestrantes.

• Coordenação dos serviços da Agência de Turismo (companhia aérea e hotéis oficiais, opcionais turísticos e programações sociais);

• Sugestão dos opcionais turísticos para os participantes e acompanhantes;

• Contato com patrocinadores para definição da produção do material de divulgação (contrapartidas);

• Elaboração da ficha de avaliação junto com a Comissão Organizadora;

• Serviços Gerais

• Confecção dos contratos dos serviços de terceiros,

• Elaboração do Projeto de Sinalização.

Feira e Exposição

• Comercialização de espaços através da venda de stands e mesas, sendo desenvolvidas as seguintes atividades para realização desse serviço:

• Elaboração do projeto de participação na exposição paralela;

• Articular com as instituições as parcerias de interesse do Congresso;

• Confeccionar contratos de locação de stands e mesas para oficializar as negociações;

• Elaborar semanalmente relatórios para acompanhamento da comissão organizadora;

• Administrar a cobrança dos pagamentos nos vencimentos programados;

• Contabilizar a receita gerada da comercialização de venda de Stands e Mesas;

• Elaboração de correspondência de especificação das normas do expositor;

b) Realização do Evento

Essa é a fase decisiva do evento, pois serão aplicadas todas as previsões determinadas durante a fase do pré-evento para o referido evento como: secretaria do evento, serviço de recepção, clima do evento, sala de recepção ou sala vip, sala de imprensa, salas de comissões técnicas, infra-estrutura de apoio operacional, infra-estrutura de apoio externo e pesquisa de opinião.

• Montagem e instalação dos postos de atendimento: (balcão de secretaria, sala vip, salas de apoio, auditório, etc.);

• Coordenação da instalação dos equipamentos (computadores, impressoras e imagem e som);

• Colocação da sinalização (faixas, banners, placas, quadro de avisos etc.).

• Organização da montagem do material dos participantes (pastas, manuais, programas, crachás  e certificados). 

• Entrega do material dos pré – inscritos;

• Entrega dos certificados dos trabalhos científicos apresentados em pôster;

• Realização de novas inscrições;

• Impressão de listagens dos participantes para entrega do material dos participantes;

• Impressão da programação diária para as portas dos auditórios e salas;

• Conferência dos certificados dos palestrantes por dia e horário;

• Supervisão e conferência dos equipamentos por sala e auditório;

• Seleção, treinamento, contratação e coordenação de serviços de recepcionistas, secretaria, digitação e pessoal de apoio à realização do evento.

c) Pós-evento

No processo de enceramento é possível visualizar se o evento atendeu as expectativas dos participantes e dos organizadores através da avaliação feito pelos próprios participantes como

também por parte dos organizadores do evento na obtenção ou não dos seus objetivos. Fazer uma tabulação de dados através dos questionários de avaliação respondidos e entregues pelos participantes, dados esses que demostram a visão dos mais interessados no evento, que são os participantes, sobre palestrantes, temas, atendimento e etc..

• Relatório final das inscrições com as seguintes especificações: quantidade de participantes, categoria dos inscritos, entidades de origem, banco de dados, etc.

• Relatório fechamento das despesas e receitas do congresso.

• Entrega da Documentação do Congresso:

• Notas Fiscais dos serviços contratados para o evento;

• CD ROM com banco de dados dos participantes em formato de mala direta;

• Fichas de Avaliação dos participantes sobre o evento;