Quadro 10 – Mapa das Comunicações Unac/Ifes
(Continuação)
MAPA DAS COMUNICAÇÕES Evento Periodicidade Document
o Meio Responsá
vel Envolvidos Solicitação de
intérprete de libras
(eventos)
Ocasionalmente
E-mail de solicitação (coordenad or do curso)
E-mail da coordenação
Coordenad or do curso e
coordenado ra adjunta
Coordenado r do curso e coordenador a adjunta
Solicitação de intérprete de libras (tradução de vídeos)
Ocasionalmente
E-mail de solicitação (coordenad or do curso)
E-mail da coordenação
Coordenad or do curso e
coordenado ra adjunta
Coordenado r do curso e coordenador a adjunta
Convocação de bolsista para vinculação
Mensalmente
E-mail de aviso sobre convocaçã o oficial realizada.
E-mail com orientações para vinculação.
E-mail do processo seletivo.
E-mail da secretaria da UnAC.
Seleção de pessoal (Alex) Secretaria UnAC (Michele)
Seleção de pessoal (Alex) Secretaria UnAC (Michele)
Vinculação do
Bolsista Semestralmente
Cadastro SigFapes
SigFapes Sistema de Gestão de Bolsas
Coordenad or UnAC Secretária UnAC
Sayene (Fapes) Coordenado r UnAC Secretária UnAC Bolsista
Desligamento de
bolsista Raramente
E-mail de solicitação (coordenad or do curso).
Coordenad or do Curso preenche relatório.
Coordenad or/ UnAC realiza cancelame nto.
E-mail da secretaria da UnAC.
SigFapes.
Coordenad or do curso/Secr etária do curso
Fapes Coordenado res UnAC Bolsistas Secretária da UnAC
Solicitação de ofício para abertura de conta
Mensalmente
E-mail com ofício de solicitação, com nome e CPF do bolsista.
E-mail da secretaria UnAC
Secretária UnAC
Fapes.
Secretária da UnAC.
Bolsista.
Quadro 7 – Mapa das Comunicações Unac/Ifes
(Conclusão)
MAPA DAS COMUNICAÇÕES
Evento Periodicidade Documento Meio Responsável Envolvidos Declaração de
atuação de bolsista Ocasionalmente
E-mail do bolsista para a secretária UnAC
E-mail da secretari a UnAC
Secretária UnAC
Secretária da UnAC.
Bolsista.
Coordenado res UnAC.
Convocação para
formação Semestralmente
E-mail da secretária UnAC para coordenador es de curso.
E-mail da secretari a UnAC
Secretária UnAC
Coordenadores de Curso
Pedagoga UnAC Secretária UnAC Coordenado res de Curso
Relatório de alunos de atendimento educacional especializado - AEE
Mensalmente. Relatório.
Postado na sala de coorden ação equipe.
Professor de atendimento educacional especializado - AEE e alunos de atendimento educacional especializado - AEE.
Professor de AEE, alunos AEE,
coordenador do curso, pedagogos (DEs) e pedagoga (Equipe Central).
Relatórios de participação de alunos
Semanalmente Relatório.
Postado na sala de coorden ação da equipe.
Alunos e professor mediador, mediador presencial e coordenador de curso.
Alunos, professor mediador, mediador presencial e coordenador de curso.
Alteração de
número de bolsas Ocasionalmente
E-mail da coordenação UnAC
Ofício Coordenadores UnAC
FAPES Coordenado res UnAC Bolsistas Secretária UnAC
Informação de troca de conta bancária (ASNUPEX)
Ocasionalmente
Bolsista envia. E-mail para
secretária/
UnAC.
A Secretaria envia e-mail para Fapes.
Dados: dados da nova conta.
E-mail bolsista
E-mail secretari a.
Sayene (Fapes) Secretária UnAC
Sayene (Fapes) Secretária UnAC
Resposta ao Fala Br Ocasionalmente Secretária
Cefor. E-mail.
Alex
Coordenadores UnAC
Cefor Alex
Coordenadore s UnAC Procurador Denunciante Fonte: Elaborado pelo autor.
No momento, todas estas propostas de solução apresentadas estão sendo utilizadas pela equipe, apresentando resultados bem-sucedidos. À medida que a equipe foi utilizando, cada um foi dando feedback sobre sua experiência, sobre o que sentiu falta e também sobre o que pode ser melhorado. A seguir estão descritos os resultados relatados pela equipe e gestores do projeto:
Quadro 11 – Quadro de resultados
RESULTADOS
MÉTODO OBJETIVOS ALCANÇADOS
Processos definidos
Aumento da precisão nos passos a serem realizados, evitando: ruído na comunicação entre os membros da equipe, retrabalho e ainda que etapas e pessoas sejam negligenciadas. Isso traz maior eficácia às tarefas do projeto.
Kanban
A gestão visual das atividades e objetivos que já foram, que estão e que serão processados, por cada membro da equipe, trouxe ao projeto, especialmente aos gestores, uma visão geral do andamento dos trabalhos. Isso impacta diretamente na qualidade e facilidade de tomada de decisão dos gestores. Em relação aos demais
membros da equipe, a gestão visual deu mais autonomia, visto que cada um controla suas próprias tarefas e consegue acompanhar as tarefas dos demais, agindo então no momento certo. Esta gestão visual, via Trello, traz para a equipe transparência e autonomia no processo.
Fluxograma
O desenvolvimento do fluxo das comunicações do projeto tem auxiliado a equipe a compreender como a
comunicação deve ser realizada, especificamente com quem cada um deve interagir, reduzindo então, os ruídos na comunicação.
Definição de Funções
Trouxe ao projeto uma maior clareza das atribuições de cada membro da equipe central e Stakeholders. Esta solução reduziu o retrabalho, e especialmente os trabalhos duplicados e as tomadas de decisão por pessoas não autorizadas a tomá-las.
Mapa das Comunicações
Definição exata e precisa da comunicação a ser realizada, qual a sua periodicidade, qual o documento utilizado, assim como o meio de transmissão, quais os responsáveis e também os envolvidos. Este documento ainda está em desenvolvimento, visto que à medida que se vai conhecendo mais sobre o projeto, mais são identificadas novas necessidades de comunicação.
Fonte: Elaborado pelo autor.
A partir da melhoria contínua, os gestores continuam atualizando e prosseguindo no uso das ferramentas propostas, e assim evoluindo na qualidade e efetividade da sua gestão.
O capítulo a seguir traz as conclusões do trabalho realizado.
6 CONCLUSÕES
O presente trabalho não tem por objetivo esgotar toda a literatura e os métodos para se tratar as falhas e os gargalos de comunicação interno e externo da instituição UnAC/Ifes, mas sim apresentar possíveis melhorias para que este fluxo possa ser aperfeiçoado com ferramentas e metodologias ágeis e modernas, implementando a melhoria contínua e capacitando os servidores e colaboradores terceiros, para que os mesmos possam tornar o fluxo cada vez mais dinâmico, enxuto, fluídico e com o mínimo de erro possível.
Os objetivos do presente trabalho foram alcançados com êxito, onde foram realizados os levantamentos necessários para se identificar quais seriam os gargalos e pontos falhos que estavam dificultando o fluxo de comunicação interno e externo da instituição, gerando desgastes, retrabalho, sobrecarga dentre outros prejuízos materiais e imateriais para a instituição e sua equipe de trabalho. Após identificado essas anomalias, foram feitas análises minuciosas em cada uma delas para que fosse determinado sua causa raiz, e diante dessas informações levantadas, permitir aos ao autor do estudo juntamente com o seu orientador, a propor ferramentas e melhorias para se mitigar essas anomalias.
A conclusão que se pode ter é que diante do levantamento realizados dentre as literaturas e as anomalias identificadas no processo interno da instituição, somados as propostas de melhorias e ferramentas ágeis apresentados neste trabalho, existe uma possibilidade expressiva de que a organização possa nos próximos meses aperfeiçoar o seu sistema interno e externo de comunicação. Devido aos prazos apertados, acesso a informações restritas e dependente da autorização de terceiros, não foi possível propor e incluir melhorias além das que foram inseridas neste trabalho, onde se pretende deixar como sugestão, a utilização dos sistemas e métodos de Business Process Model (BPM) e Business Process Model and Notation (B.P.M.N) para que sejam aplicados os métodos de melhoria contínua e aperfeiçoado gradativamente a comunicação da instituição.
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