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É responsabilidade da ABTLuS, em cumprimento ao Artigo 4º do Estatuto – Missão, realizar as ações de gestão de recursos humanos, de operação da infraestrutura do campus de 380 mil metros quadrados, de gestão orçamentária e financeira dos recursos financeiros repassados pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) – por meio de Contrato de Gestão – e de outras fontes, por meio de Contratos e Convênios. As ações que estatutariamente são de responsabilidade da ABTLuS são desenvolvidas em articulação com os quatro Laboratórios Nacionais, indutores e operadores de atividades que contribuem para o desenvolvimento científico e tecnológico do País, em suas respectivas áreas de competência.
Tratar de forma integrada a gestão dos Laboratórios Nacionais tem sido um desafio de governança institucional, dada a dimensão e complexidade das atividades envolvidas. Para tanto, a gestão unificada das atividades-meio é vital para corresponder às premissas da Organização Social ABTLuS e propiciar economia de recursos financeiros, materiais e humanos.
O presente capítulo do Relatório Anual 2011 sumariza informações sobre ações correspondentes ao artigo 8º, inciso II, do Estatuto Social da ABTLuS, que define as responsabilidades do Departamento Geral de Administração (DGA). Cabe ao Departamento coordenar e executar atividades de infraestrutura e de apoio financeiro, jurídico e administrativo.
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observar sua viabilidade técnica, custos, tempo de execução, benefícios diretos e indiretos para a instituição, aderência a estratégias institucionais, dentre outros aspectos. Nesse processo, é possível evitar projetos desnecessários, fundir projetos, exigir melhor definição, elencar prioridades, dentre outros aspectos, o que significa maior consistência, responsabilidade e observância mais efetiva quanto aos custos programados e prazos estimados. Em síntese, a metodologia permite aos gestores e a todos os envolvidos em cada projeto ter uma visão integral dos mesmos, o que contribui para comprometer as pessoas com os resultados almejados. Registre-se que a Metodologia inclui o registro de documentação pertinente a cada projeto e que comporá um importante ativo institucional de conhecimento e lições aprendidas que poderão ser reutilizadas em projetos futuros.
A avaliação aplicada com fins de verificar a eficácia da Metodologia adotada comprovou que houve evolução do nível de maturidade dos funcionários diretamente envolvidos em gerenciamento de projetos, de 3,3% para 17%, evidenciando o potencial do uso desse modelo. A avaliação indica que há necessidade de investir na qualificação de pessoal e ampliar a aplicação da metodologia para elevar o nível de maturidade em gerenciamento de projetos.
Ante os resultados positivos verificados, a intenção é ampliar o uso da Metodologia e buscar aceitação para que a mesma seja utilizada em todos projetos do CNPEM/ABTLuS.
A seguir são mencionados alguns projetos iniciados em 2011 executados com aplicação da nova Metodologia.
Projeto de Substituição do Sistema de Gestão Corporativo (ERP): Com o objetivo de substituir o Sistema que opera há mais de 10 anos e está defasado em relação às exigências atuais de gestão, empreendeu-se um amplo estudo técnico destinado a selecionar um novo Sistema de Gestão Corporativo (ERP). Como subsídios fundamentais foram identificados 2500 requisitos técnicos que devem ser atendidos pelo novo Sistema, relacionados às áreas de Recursos Humanos, Controladoria, Suprimentos Nacionais, Suprimentos Internacionais, Assessoria Jurídica, Tecnologia da Informação, além do atendimento a BI (Business Intelligence), ou seja, emissão automatizada de relatórios gerenciais para tomada de decisão e BPMS (Business Process Management System), que automatiza a gestão de processos.
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A decisão foi por adotar um Sistema que, com suas soluções nativas e sem necessidade de customização, pudesse atender as exigências diagnosticadas pelas áreas da ABTLuS. Ao final de dezembro, foram concluídos os procedimentos de seleção - caracterizada por técnica e preço (aplicação de questionários, prova de testes, prova de conceito) - que levaram à escolha da empresa que fornecerá o ERP e o instrumento contratual estava em fase de elaboração.
Projeto de automatização das aprovações de aquisições nacionais: O projeto desenvolvido no primeiro semestre de 2011 teve como objetivo estabelecer e organizar os procedimentos de aprovação de aquisições de serviços e materiais em fornecedores do Brasil, com aplicação de mecanismo de automação de assinaturas eletrônicas. A motivação para o projeto foi a necessidade de agilizar os procedimentos até então feitos em forma convencional com tramitação física de processos de compras; garantir a autenticidade dos responsáveis por aprovar as aquisições; permitir rápido rastreamento do processo de aquisição de compras; e evitar o descumprimento de prazos e condições comerciais assumidas pela Organização.
Em 1 de agosto, a ABTLuS/CNPEM começou a utilizar a forma virtual de transitar documentação relacionada a compras de materiais e serviços, com expressiva melhoria de tempo de aprovação, dentre outros aspectos. O tempo médio para aprovar uma Solicitação de Material (SM) antes da adoção da forma virtual era de 7 dias e, agora, é de 2 dias.
Em quatro meses de aplicação, foram feitas 1900 autorizações para efetivação da aquisição do material ou serviço solicitado, com a respectiva emissão da obrigatória Autorização de Fornecimento.
Projeto de readequação do sistema de autorização de viagens: A expansão das atividades do CNPEM/ABTLuS, com aumento do quadro de pessoal, exigiu a simplificação dos procedimentos relacionados a viagens de serviço. Para tanto, foi desenvolvido um projeto que readequou o sistema de autorização às novas exigências operacionais da Instituição. A ABTLuS passou a adotar o mecanismo de concessão de diárias para as viagens nacionais em moldes semelhantes ao do sistema público. Isso eliminou a necessidade de conferência em documentos fiscais de cada viagem efetivada, pois a diária passou a ser concedida por dia de ausência justificada para a Organização Social. Para as viagens internacionais, que são em
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número reduzido, mas com valores de despesas expressivas, foi mantida a regra anterior, de concessão de um adiantamento e respectiva prestação de contas, com eventual devolução de recursos recebidos e não gastos.
Como consequência, o instrumento que viabiliza a viagem solicitada, denominado SAV (Solicitação de Auxílio para Viagem), foi totalmente reformulado para corresponder ao novo procedimento, que passou a vigorar a partir de 01/08/2011.
Projeto de Sinalização viária vertical e horizontal do campus: O adensamento populacional no campus do CNPEM/ABTLuS e o consequente aumento do número de veículos em trânsito no local, bem como a necessidade de atender recomendações de segurança no ambiente de trabalho feitas pela Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – motivaram o projeto técnico de Sinalização Viária – vertical e horizontal do campus, concluído em outubro. O campus, que começou a ser implantado em 1991, nunca foi efetivamente alvo de um projeto desse tipo. Toda a sinalização externa hoje existente é provisória e será substituída em conformidade com o projeto, elaborado de acordo com normas técnicas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e o Código Brasileiro de Trânsito.
A implantação – por meio de empresa especializada – está prevista para ocorrer ao final de março de 2012. Mostra-se, a seguir, o projeto técnico de implantação.
Figura 60 – Projeto de sinalização viária
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Projeto e acompanhamento da execução da obra civil de prédio para o LNLS: Para atender a necessidade de expansão das atividades do LNLS, incluindo- se o desenvolvimento do Projeto Sirius, foi projetado um prédio com área de 1795 metros quadrados, destinado a acolher equipes técnicas, científicas e administrativas.
Figura 61 – Obras do novo prédio do LNLS
A construção do prédio, com dois pavimentos, iniciou-se em setembro de 2011 e deverá ser concluída ao final de março de 2012, e representa um investimento de R$ 4 milhões de reais, inicialmente. Ao final do ano, estavam concluídas as escavações e execução das estacas de fundações, assentados os blocos de fundações e concluídos os baldrames, realizada a concretagem das colunas e vigas de concreto do piso térreo e superior, executada a canaleta para o sistema de ar condicionado e alimentação elétrica.
Projeto de Readequação do espaço físico e climatização do refeitório: O refeitório do campus, no qual são servidas diariamente de 400 a 600 refeições, foi remodelado. A ventilação original do ambiente (mecânica) foi substituída por um sistema de ar condicionado, cuja operação plena estava prevista para janeiro. Para atender a demanda de usuários, aproveitou-se parte da varanda do refeitório para ampliar a capacidade em 30%.
Projeto e acompanhamento da execução da cobertura da portaria do campus: Ao final de 2011, encontrava-se em andamento a obra de cobertura da portaria do campus, com estrutura metálica. Durante mais de uma década, a portaria ficou desprotegida, após a cobertura ali originalmente instalada ter sido arrancada
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por um forte temporal. O objetivo é proteger a portaria contra as intempéries, dando aos visitantes melhor qualidade de atendimento.
Figura 62 – Projeto e inicio das obras da cobertura da portaria