MODELAGEM DO PROCESSO DE NEGÓCIO – PROCESSO DE CÓPIA

No Diagrama EPC, utilizando a metodologia ARIS, é possível representar as unidades organizacionais responsáveis pelas tarefas usando raias (swimlanes), ainda podendo colocá- las na horizontal ou na vertical (como por exemplo na figura 28).

É possível inserir informações de responsáveis, equipes envolvidas, recursos utilizados nesse mesmo diagrama EPC, mas isso pode deixar o diagrama um tanto quanto poluído, solucionando esse problema, existe o diagrama FAD onde é possível descrever as informações adicionais a cada atividade (Tabela 7).

Atualizar status p/ Em A ndamnento

Sist. Registro de A tendimento Bibliotecária

Biblioteca

Sistema atualizado

Pesquisar a Cópia da solicitação Bibliotecária

Biblioteca

Base de Dados

Documento encontrado

Documento não-encont...

Atividade - Atualizar status para Em Andamento Atividade – Pesquisar a Cópia da solicitação

Enviar Cópia ao Cliente Bibliotecária

Biblioteca

E- mail

Papel Cópia

encaminhada

Concluir Registro de

Cópia Bibliotecária

Biblioteca

Sist. Registro de A tendimento

Concluída Cópia

Atividade – Enviar Cópia ao Cliente Atividade – Concluir Registro de Cópia

Solicitar Cópia à Bibliotecas

Exterans Bibliotecária

Biblioteca

E- mail

Cópia solicitada

Alterar status p/ Pendente

externo Bibliotecária

Sist. de Registro de A tendimento

Sistema alterado Biblioteca

Atividade – Solicitar Cópia à Bibliotecas Externas

Atividade – Alterar status para Pendente Externo

Retornar o material da consulta

E- mail

Malote

Consulta retornada Biblioteca

Externa

Atividade – Retornar o material da consulta

Tabela 7 – Diagrama FAD das atividades do subprocesso Cópia²¹

Utilizando a UML suas extensões o processo Gestão de Biblioteca pode ser representado conforme a Figura 29. No diagrama de atividades também é possível, inserir as unidades organizacionais em raias (swimlanes), porém as raias podem ser inseridas apenas na vertical.

21 Utilizado do Diagrama de Alocação de Funções do ARIS

Recebimento de Solicitação de Cópia

Atualizar status para Em Andamento

Pesquisar a Cópia da Solicitação

Cópia Encontrada?

Cópia solicitada encontrada

Sim

Cópia da solicitação não encontrada

Enviar a Cópia ao Cliente

Concluir registro de Cópia

Solicitar a Cópia à Bibliotecas Externas

Alterar status para Pendente Externo

Solicitação de

Cópia atendida Verificar existência

do título

Retornar o material da Consulta Biblioteca Externa Biblioteca

Figura 29 – Diagrama de Atividades do processo Cópia²²

Com o objetivo de entender detalhadamente cada atividade, quais as recursos envolvidos é possível usar o mesmo diagrama utilizado na figura 27, utilizado para expressar as macro-informações que estão relacionadas ao macroprocesso, porém agora com o foco de atividade. Portanto na Tabela 8 estão descritas o detalhamento das atividades que compõe o processo Cópia.

22 Utilizado o Diagrama de Atividades da UML

Atividade - Atualizar status para Em Andamento Atividade – Pesquisar a Cópia da solicitação

Atividade – Enviar Cópia ao Cliente Atividade – Concluir Registro de Cópia

Atividade – Solicitar Cópia à Bibliotecas Externas

Atividade – Alterar status para Pendente Externo

Retornar material da consulta

<<processo>>

Biblioteca Externa

<<físico>>

Malote

<<físico>>

Garantir a integridade e disponibilidade das informações custodiadas :

Meta Qualitativa

<<objetivo>>

<<atinge>>

<<fornece>> <<fornece>>

Sistema alterado

<<abstrato>>

Solicitação de Cópia

<<informação>>

Email

<<abstrato>>

<<fornece>>

Atividade – Retornar o material da consulta

Tabela 8 – Diagramas de processo de cada atividade do subprocesso Cópia²³

5.4- ANÁLISE COMPARATÓRIA

O surgimento de organizações focadas nos seus processos talvez seja um marco na administração de empresas, praticamente uma mudança de paradigmas. Anteriormente o foco era na estruturação funcional, que provocava grande especialização dos colaboradores e uma visão compartimentada do funcionamento de toda organização. Já as organizações orientadas por processos expõem as ligações entre as funções e possibilitam a quem exerce a função de ter a noção mais geral do funcionamento da organização, entendendo qual a seqüência das atividades, qual impacta mais no prazo de atendimento, qual precisa alocar mais recurso, proporcionando satisfação ao cliente.

Para essa análise uma empresa modela seus processos, mas para definir qual a metodologia e ferramenta utilizar, nesse tópico serão apresentadas algumas análises entre a utilização o ARIS e da Modelagem de Negócios com UML, para realizar a modelagem de processos de negócio.

Seguem abaixo as análises:

1. Antes de definir qual a metodologia que deverá ser adotada, o analista de negócio deve conhecer qual o objetivo que a organização quer alcançar com a modelagem de um

23 Baseado no Diagrama de Atividades da UML.

processo de seu negócio. Essa informação é muito importante já que se o objetivo é conhecer o processo, saber detalhadamente quais as tarefas que compõe cada atividade a fim de apresentar para a direção da empresa, sugere-se que seja usada a metodologia ARIS, pois, intuitivamente o ARIS parece ser mais fácil de ser entendido pela alta direção da organização.

É claro que se utilizar a UML, os diagramas podem ser explicados para a direção antes da apresentação da modelagem, porém existe um problema, frequentemente a direção não tem disponibilidade para aprender uma linguagem apenas para conhecer o seu processo, podendo gerar dificuldades no entendimento dos fluxos, correndo o risco de o mapeamento ser esquecido por não ter sido bem entendido.

Porém se o objetivo é conhecer o processo para posteriormente definir um sistema para automatizar as atividades a sugestão é que seja utilizada a UML, já que apesar da ter que explicar como são os diagramas da UML para a direção, ela está mais preocupada se o sistema que será desenvolvido a partir da modelagem do processo atenderá a todas as necessidades e falhas do processo, tornando mais adequado quando o objetivo é adequar ou integrar o processo ao software.

2. Analisando o diagrama de atividades e comparando-o pode ser feita uma observação referente ao relacionamento das unidades organizacionais com as atividades. Por exemplo uma determinada unidade organizacional pode “ser responsável por” uma atividade, enquanto outra unidade organizacional pode “executar” uma determinada atividade, ou até mesmo uma unidade organizacional “deve ser informada do resultado” de uma atividade. No diagrama de atividades da UML também é possível porém é necessário inserir na linha que ligará a atividade à unidade organizacional um texto descrevendo o tipo de relacionamento que acontece entre aqueles dois objetos.

3. Outro destaque deve ser feito em relação a quantidade de objetos existentes no ARIS para representação de recursos, por exemplo, existem diferentes objetos para representar “E-mail”, “Telefone”, “Internet”, Intranet”, “Documentos” entre outros; isso pode causar um pouco de confusão para quem está modelando pois em algum momento pode usar o objeto errado. Na UML é utilizado apenas um objeto para qualquer tipo de recurso, mas os objetos são diferenciados entre si através dos estereótipos, conforme pode ser observado na tabela 5.

4. De acordo com MACEDO e SCHMITZ (2001, p. 10) o ARIS tem desvantagens em relação a quantidade excessiva de modelos para cada visão descritiva da arquitetura,

dificultando na escolha do modelo correto para se construir; pouca ênfase na integração entre modelagem de processo e modelagem de objetos de sistema; apenas alguns modelos utilizam uma notação comum usada pela comunidade de engenharia de processos e de sistemas, tornando-se essa uma das principais vantagens da UML, pois também é usada para modelagem de sistemas de software.

5. Para a UML não há nenhuma metodologia padrão com etapas para o levantamento de informações do processo, tornando um fator positivo no momento de decidir qual metodologia, linguagem e ferramenta utilizar para a modelagem, já que se torna possível a representação da metodologia que o analista de negócio acha mais adequada. Já o ARIS tem em sua metodologia o passo a passo que devem seguido para o levantamento dos dados para a modelagem de processo.

6. ARIS é uma plataforma para o Gerenciamento de Processos de Negócio da empresa IDS Scheer, com ela a companhia oferece um portifólio completo e integrado de soluções para estratégia, desenho, implementação e controle dos processos de negócio, bem como suporte em todas as fases de seu ciclo de vida. Um benefício de sua utilização é a interligação com o SAP/R3, tornando-se atualmente co-desenvolvedora da SAP. Outro destaque é que o ARIS Toolset é a ferramenta para otimização de processos mais vendida mundialmente.

Diversas ferramentas implementam a UML, porém não se percebe, em nenhuma delas, uma preocupação de realizar uma integração desse tipo.

7. A OMG (Object Management Group) é o maior organismo de padronização de software no mundo, responsável pela criação de todos os padrões relacionados com objetos distribuídos e a UML é uma linguagem formalmente reconhecida pela OMG, portanto está em constante evolução e sempre acompanhada pela OMG.

Quando se inicia o desenvolvimento de software diretamente a partir do mapeamento do processo, os analistas conseguem encontrar soluções técnicas, muitas vezes não imaginadas se não conhecesse o processo a fundo. Evitando um erro que ocorre com freqüência que é criar um sistema a partir de desejos do usuário, não para atender as necessidades do processo. Dentro da organização todos são beneficiados quando há a modelagem dos processos de negócio para conseqüentemente fazer um desenvolvimento de software ou para iniciar uma pesquisa operacional do seu processo.