Figura 12 – Método de gerenciamento dos processos - PDCA Fonte: Gráfica São José (2006)
Cabe salientar que a proposta de reestruturação deste trabalho será aplicada juntamente com os proprietários da empresa em uma data futura com a solicitação e apoio de toda a organização.
ATIVIDADE MAPEAMENTO DIAGNÓSTICO AVALIAÇÃO PROJETO
Setor de Compras
• Comprar
materiais • Empresa trabalha com estoque mínimo
• Compras são realizadas conforme a demanda
• A falha na compra tem deixado, em algumas situações, os equipamentos em espera (ociosidade)
• Não há planejamento para compra de materiais
• Existem perdas resultantes no tempo de espera
• Ocorre ociosidade de equipamento que fica em espera por falta de matéria prima
• Há atraso na entrega do material para o cliente por falta de matéria prima
• Não existe comunicação entre o setor e os usuários de produtos quanto ao aspecto da qualidade do material comprado
• As compras realizadas com
‘urgência’ não permitem a escolha de fornecedor por melhor preço e qualidade do material
• Os responsáveis pelas compras têm acúmulo de funções
• Redefinir a função do comprador
• Reorganizar o fluxo de
informações entre o setor de compras e os demais setores
• Estabelecer uma sistemática de planejamento de compras
Setor de Design
• Confeccionar o layout solicitado pelo cliente
• Encaminhar para o cliente, quando solicitado, uma prova do material que será impresso
• Encaminhar o material para a produção inicial
• Falta de informações na ordem de produção
• Acúmulo de tarefas realizadas pelo responsável
• Falta de consciência dos representantes ao repassar as informações
• Sobrecarga nas tarefas
• Contratar um profissional de design
• Garantir que todas as
informações fornecidas pelo cliente constem na ordem de produção
ATIVIDADE MAPEAMENTO DIAGNÓSTICO AVALIAÇÃO PROJETO
Setor de Produção
• Analisar as informações sobre o material
• Contar estoque
• Preparar o material para a impressão
• Falta da prova do material a ser impresso (em cor original)
• Falta de informações ou dados incorretos na ordem de produção
• Quantidade de folhas são
recalculadas
• Falta de matéria-prima
• Falha no controle da qualidade do material impresso
• Ordem de produção mal preenchida
• Falta de comunicação entre os setores
• Falta de controle de estoque
• Utilizar uma planilha com controle de estoque
• Manter um gerente de produção
• Maior controle da qualidade
Serviços Terceirizados
• Verificar o tipo de serviço
terceirizado necessário
• Negociar com a empresa prestadora de serviço
• Possuir mais de um responsável
• Inexistência de controle dos materiais
• Falta de controle na negociação da empresa
• Falta de informações na ordem de produção
• A interferência de outras pessoas no momento da negociação e do controle do material
• Falta de informações repassadas pelos representantes
• A necessidade de apenas um responsável
• Um preenchimento mais detalhado dos serviços
Setor de Corte
• Verificar a ordem de produção
• Verificar se há exigência de serviços de terceiros
• Dar o formato final no material
• Comunicação realizada
verbalmente
• Falta de informação detalhada do material
• Produto enviado para outro setor sem controle
• Comunicação verbal mal entendida
• Falta de
informações escritas na ordem de
produção
• Controlar os dados que
descrevem o tipo do material
• Exigir atenção do responsável sobre as informações contidas na ordem de produção
• Informar todos os dados possíveis para a confecção do material
Controle de Estoque
• Analisar o estoque de papel durante a abertura da ordem de produção
• Controlar o estoque da matéria- prima
• Os responsáveis possuem outras funções
• Acúmulo de tarefas
• Constatação da falta dos produtos pelos colaboradores
• A empresa nunca trabalhou com um controle de estoque
• Ausência de experiência dos responsáveis
• Pedido de compra feito com o estoque vazio
• Controle dos papéis em uma planilha
• Comunicação entre os setores de consumo
• Controle dos produtos também em uma planilha
• Revisão diária do estoque
ATIVIDADE MAPEAMENTO DIAGNÓSTICO AVALIAÇÃO PROJETO
Manutenção de
Equipamentos
• Ação realizada pelo proprietário
• Fazer a
manutenção durante o processo de impressão
• Desgaste do proprietário por muitos anos de serviço
• Falta de planejamento
• Manutenção desnecessária
• Necessidade de planejamento
• Análise do fluxo da produção
• Manutenção feita sem necessidade
• Necessário realizar uma reunião com o proprietário
• Procurar outros profissionais do ramo
Setor de Logística
• Programar a entrega diária
• Entregar os materiais através da personalização
• Falta de
informações sobre a pessoa que será direcionada o material
• Atraso na emissão da nota fiscal
• Falta de cadastro do cliente
• Falta de informações sobre as entregas prometidas para o dia
• Falta de informações na ordem de produção
• Falta do cadastro do cliente
• Uso do cadastro fictício
• Falta de planejamento na entrega
• Falta de comunicação entre os representantes e o setor de logística
• Preenchimento correto do cadastro do cliente
• Planejar a entrega destinada para o dia
• Manter a entrega personalizada
Quadro 3 – Síntese dos resultados.
Fonte: Dados Primários.
O quadro acima elaborado sistematicamente, facilita o entendimento de todo o resultado do estudo, desde o mapeamento, o diagnóstico realizado, a avaliação dos problemas encontrados e por fim, o resultado do objetivo geral, o projeto de reestruturação dos processos internos da Gráfica São José, elaborado por cada setor separadamente.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho teve por objetivo o mapeamento dos processos como ferramenta de reestruturação da empresa Gráfica São José Ltda. Ao concluir as atividades do mapeamento dos processos, foi possível verificar a importância dada pelos sócios no momento da abordagem sobre a gestão nos processos, mesmo sabendo da inexistência de um controle maior na empresa. Acreditando na aplicação do trabalho, os proprietários mostraram grande interesse em mudar sua maneira de gerenciar, e como afirma Cruz (1998) a falta de documentação nos processos tem causado um grande estrago a essas empresas, principalmente às pequenas e médias, por serem construídas e desenvolvidas pelos próprios donos, raramente tiveram a oportunidade de serem erguidas de forma organizada, com todos os processos documentados.
Para a empresa alterar seus processos será uma tarefa difícil, mas há consenso entre os responsáveis pela gestão da empresa sobre a urgência de revisão dos processos internos. O presente trabalho trouxe para a empresa informações nunca expostas por seus colaboradores, com dados importantes que servirão como ferramentas para a implantação da proposta de reestruturação. Com a utilização desta ferramenta de mapeamento, possibilitou viabilizar o desempenho dos processos e descobrir oportunidades ainda não identificadas pelos proprietários.
Um dos grandes desafios no processo de reestruturação será a cultura instalada na empresa. Tal como destaca Johansson (et. al, 1995) sobre a cultura da pequena empresa, “a realização deste mapa possibilita a identificação das interfaces críticas, a definição de oportunidades para simulações de processos, a implantação de métodos de contabilidade baseados em atividades e a identificação de pontos isolados ou incoerentes nos processos.”
Observou-se que todos os problemas ocorridos dentro da empresa podem ser controlados e evitados é necessário apenas obter um controle do desempenho das funções, um melhor acompanhamento das atividades, informações documentadas, conforme Davenport (1994) que descreve o envolvimento do planejamento no gerenciamento do processo, como fixação de metas, monitoramento, tomada de decisões e comunicação com relação aos processos e ativos operacionais-chave de uma empresa.
Apesar das dificuldades, foi possível desenvolver um trabalho considerando os fatores problemáticos da empresa, relacionando características fornecidas através da concepção dos membros da organização. Uma estrutura simples, com funções básicas automatizadas, que com as mudanças propostas necessita ser acompanhada constantemente para assegurar o trabalho realizado pelos colaboradores. Para este controle, Campos (1992a) descreve a importância da padronização dentro das empresas como algo que resulta na melhoria da qualidade, na redução de custo, no cumprimento de prazo e na segurança dos produtos e serviços produzidos pela organização.
A gestão dos processos permite a organização uma melhor visibilidade das atividades, o que favorece ações que promovem melhor desempenho no fornecimento dos produtos e serviços oferecidos aos seus clientes, com maior capacidade, agilidade, satisfação e, acima de tudo a capacidade de adaptação a mudanças dando a possibilidade de aprendizado para os participantes. Com esse processo de mudanças, é possível a empresa refletir sobre as suas estratégias corporativas com a pretensão de ajustar-se ao ambiente mercadológico.
Sugere-se ainda que a empresa intensifique este trabalho, o mais rápido possível, pois seus processos necessitam ser bem acompanhados e avaliados pelos proprietários. Além disso, irá auxiliar este acompanhamento a realização de um fluxograma específico para cada setor da empresa, podendo desta forma, ser melhor avaliado cada setor e cada responsável, para ter a certeza que todo o projeto esteja ocorrendo de maneira correta, evitando erros e retrabalho.
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7 APÊNDICE
APÊNDICE A – Formulário
APÊNDICE A – Formulário
SETOR COMO OCORRE O
PROCESSO
POSSÍVEIS PROBLEMAS DURANTE O PROCESSO
SUGESTÕES DE MELHORIA
ANEXO A – Ordem de Produção ANEXO B – Pré-Cálculo
ANEXO C – Pedido de Compra