Nesta etapa o acadêmico demonstra os resultados do trabalho desenvolvido, com base na metodologia utilizada.
Considerando os objetivos específicos traçados primeiramente foi desenvolvido o fluxograma do planejamento e produção de pedidos, figura 1, no qual se definem as etapas como:
- Envia e-mail do planejamento por prioridades – é a atividade que o cliente desenvolve, seqüenciando suas necessidades.
- Imprime o planejamento e repassa ao chefe de produção – é a atividade desenvolvida pelo auxiliar administrativo que verifica os e-mails recebidos e imprime o seqüenciamento informado pelo cliente, repassando ao chefe de produção.
- Recebe as informações de planejamento – é a atividade de verificar o seqüenciamento enviado pelo cliente.
- Itens já produzidos? – é a atividade do chefe de produção de verificar o que já foi produzido excluindo o item do seqüenciamento futuro.
- Seqüência as prioridades – é a atividade desenvolvida pelo chefe de produção para determinar o que deve ser produzido, em uma seqüência apropriada a sua necessidade.
- Produção – é a atividade de colocar o item para ser produzido na célula.
- Verifica o item – é a atividade do chefe da qualidade ou designado por ele em avaliar a qualidade do item produzido, podendo ser realizado em todas as etapas do processo produtivo.
- Itens liberados para faturamento? – é a atividade do chefe da qualidade ou designado por ele em liberar ou impedir os itens produzidos, redefinindo o fluxo.
- Identifica e segrega as peças – é a atividade do chefe da qualidade de separar e identificar as peças com problemas de qualidade.
- Retrabalha o item – é a atividade do chefe de produção em direcionar as peças impedidas para o retrabalho adequado.
- Emite nota fiscal – é a atividade do auxiliar administrativo de fazer a nota fiscal conforme a disponibilidade dos itens.
- Recebe os itens – é a atividade de recebimento e conferencia dos itens pelo cliente.
Assim demonstrados, a seguir na figura 1.
Fluxograma do planejamento e produção de pedidos.
Aux. administrativo Qualidade Chefe de produção Cliente
Envia e-mail do planejamento por
prioridades
Imprime o planejamento e repassa ao chefe
de produção
Sequencia as prioridades
Itens liberados para faturamento?
Fim
Identifica e segrega as
peças Recebe os itens
Itens já produzidos?
Produção Inicio
Verifica o item
Retrabalha o item Recebe as informações de
planejamento
Não Sim
Sim
Não Emite nota fiscal
Figura 1 – Fluxograma do planejamento e produção de pedidos.
Fonte: Dados primários pesquisa (2010).
Elaborado pelo acadêmico.
Por meio do fluxograma demonstrado acima na Figura 1, verifica-se que o fluxo das informações não delineava uma forma continua e simples das informações, sujeitas a interferências de ruídos na comunicação. Também, ficou constatado que o tempo de resposta não atendia as necessidades do cliente bem como qualquer outra informação necessitava de uma nova consulta para a resposta, mesmo que fosse
sobre o mesmo item, como por exemplo, no atendimento parcial em determinado momento do dia.
A variação das atividades e o desencontro de informações ocasionavam certa confusão com o fluxo e veracidade das informações, ficando a cargo da produção o seqüenciamento que nem sempre atendia as necessidades do cliente. A informação ficava retida nas pessoas e não no processo.
Em concordância com os problemas identificados na necessidade de planejamento e comunicação a entrevista em profundidade com caráter participante realizada identificou que o sistema era ineficiente, ou por falhas no processo, ou por demora nas respostas das consultas solicitadas. As quantidades produzidas e os prazos de entrega não se adequavam as necessidades do cliente.
Assim, foi delineada a utilização de um processo de planejamento utilizando a gestão visual (Kanban), que segundo Martins e Laugeni (1999) está dentro da nova filosofia de sistema puxado de produção atendendo a demanda necessária do cliente no momento e quantidade certos, vem ao encontro com Slack, Chambers e Johnston (2007) que definem o kanban como uma fase de liberação do cliente para a produção, sinalizando o momento certo da produção e envio de material.
O acadêmico desenvolveu um quadro de kanban baseado nas necessidades apontadas na entrevista, no qual apresenta na figura 2 com as seguintes definições:
-Células – representam as linhas de produção.
-Placas brancas – representam a ordem de produção indicada pelos números do item e quantidade, representando as prioridades do dia.
-Placas azuis – representam a ordem de produção indicada pelos números do item e quantidades, representando as prioridades do dia seguinte.
-Campo em verde – é onde estão os itens sendo produzidas no momento.
-Campo em branco – representa os itens já produzidos, aguardando faturamento.
-Campo em vermelho – refere-se aos itens com problema de qualidade que estão aguardando as providências solicitadas pela qualidade.
Quadro Kanban
Figura 2 – Quadro Kanban
Fonte: Dados primários pesquisa (2010).
Elaborado pelo acadêmico.
Entende-se que esta é uma das alternativas de solução que vêm ao encontro dos problemas identificados pelo cliente. Buscando através de sinais visuais identificar informações relevantes ao processo e ao cliente.
A seguir na Figura 3, foi identificado o novo fluxo de planejamento e produção contemplando o quadro kanban no processo, no qual se definem as etapas como:
- Envia e-mail do planejamento por prioridades – é a atividade que o cliente desenvolve, seqüenciando suas necessidades.
- Abastece o quadro kanban com informações – é a atividade em que o auxiliar administrativo transcreve as informações do planejamento do cliente, em placas identificadoras do kanban, transferindo a seqüência determinada para o quadro kanban e ordenando as peças em suas respectivas linha de produção.
- Verifica o planejamento no quadro kanban – é a atividade de verificar o seqüenciamento dos itens no quadro kanban para orientar a produção.
- Verifica itens já produzidos – é a atividade do auxiliar administrativo de verificar o que já foi produzido excluindo o item do seqüenciamento do quadro kanban.
- Produção – é a atividade de colocar o item para ser produzido na célula.
4
2ªcarga
3 2
1ª carga
1
Impedido Qualidade Peças Prontas
Produção Sequenciamento
Células
1 6 2
12 11
9 7
10 1
13
4
4 3
2 5
3
Parada
8 7
5
- Verifica o item – é a atividade do chefe da qualidade ou designado por ele em avaliar a qualidade do item produzido, podendo ser realizado em todas as etapas do processo produtivo.
- Itens liberados para faturamento? – é a atividade do chefe da qualidade ou designado por ele em liberar ou impedir os itens produzidos, redefinindo o fluxo.
- Identifica quadro kanban e segrega as peças – é a atividade do chefe da qualidade de identificar no quadro kanban as peças com problemas de qualidade e segregá-las fisicamente.
- Retrabalha o item – é a atividade do chefe de produção em direcionar as peças impedidas para o retrabalho adequado.
- Emite nota fiscal – é a atividade do auxiliar administrativo de fazer a nota fiscal conforme a disponibilidade dos itens no quadro kanban.
- Recebe os itens – é a atividade de recebimento e conferencia dos itens pelo cliente.
Figura 3 – Fluxograma do planejamento e produção de pedidos, com kanban.
Fonte: Dados primários pesquisa (2010).
Elaborado pelo acadêmico.
Fica clara a mudança de atividades e responsabilidades, o planejamento é definido pelo seqüenciamento do cliente que está exposto no quadro kanban, retirando a autoridade e responsabilidade do chefe de produção, a identificação visual socializa a informação a todos que tem acesso ao quadro kanban, não diminuindo a responsabilidade da execução, mas melhorando a fluidez da informação.
Para os autores Batista (2004) e Starec, Gomes e Chaves (2005), a obtenção das informações em tempo real para tomada de decisão é altamente necessária para a sobrevivência das organizações na atualidade, assim foi definido a utilização de uma câmara on-line, direcionada ao quadro de kanban com possibilidade de acesso em tempo real pela internet. A organização pretende assim dar respostas mais rápidas ao cliente, melhorar na precisão do atendimento e eliminar interferências no processo de comunicação, atendendo aos problemas
levantados na entrevista do apêndice A, e no fluxograma de comunicação no atendimento dos pedidos.
Abaixo na Figura 4, foi identificado o fluxo de comunicação no atendimento de pedidos, no qual se definem as etapas como:
- Solicita situação de um ou mais itens – é a consulta realizada pelo cliente no transcorrer do dia visando obter uma informação mais precisa do seu pedido.
- Anota os itens solicitados – é a atividade do auxiliar em tomar notas dos itens solicitados para iniciar a atual situação deles.
- Itens já produzidos? – é a verificação feita pelo auxiliar administrativo visando verificar se os itens já estão sendo enviados ou se estão preparando seu embarque.
- Verifica a produção e o seu seqüenciamento – é a atividade desenvolvida pelo chefe de produção a fim de verificar se está produzindo o item ou se irá produzir na seqüência.
- Dá retorno sobre os itens – é o repasse da informação ao auxiliar administrativo com as devidas considerações.
- Retorna situação ao cliente – é a atividade do auxiliar administrativo em filtrar as informações repassando ao cliente as informações solicitadas parcial e integralmente.
- Recebe as informações solicitadas – é a atividade final de receber as informações através de contato com o auxiliar administrativo.
Fluxograma de comunicação no atendimento de pedidos.
Aux. administrativo Chefe de produção Cliente
Solicita situação de um ou mais
itens
Anota os itens solicitados
Dá retorno sobre os itens
Fim
Itens já produzidos?
Inicio
Verifica a produção e o seu
sequenciamento Não
Sim
Recebe as informações
solicitadas
Retorna situação ao cliente
Figura 4 – Fluxograma de comunicação no atendimento de pedidos.
Fonte: Dados primários pesquisa (2010).
Elaborado pelo acadêmico.
O Fluxograma da Figura 4 demonstra as diversas inferências no fluxo das informações, não garantindo a agilidade e acuracidade necessárias ao cliente, isso proporcionava interferências na priorização devido ao desconhecimento da situação real da produção, o novo fluxograma representado na figura 5, mostra a nova
situação da informação.
A seguir na Figura 5, foi identificado o novo fluxo de comunicação no atendimento de pedidos, no qual se definem as etapas como:
- Verifica situação dos itens no quadro do kanban on-line – é a atividade do cliente em acessar o programa de acesso remoto DMMultiview, visualizando o quadro kanban com as informações sobre a situação dos itens planejados;
- Abastece com as informações de prioridades – é a atividade em que o auxiliar administrativo transcreve as informações do planejamento do cliente, em
placas identificadoras do kanban, transferindo a seqüência determinada para o quadro kanban e ordenando as peças em suas respectivas linha de produção;
- Atualiza as situações da produção – é a atividade do chefe de produção em demonstrar no Quadro kanban o que está acontecendo na produção.
Figura 5 – Fluxograma de comunicação no atendimento de pedidos, com kanban.
Fonte: Dados primários pesquisa (2010).
Elaborado pelo acadêmico.
A representação gráfica demonstra a simplicidade na comunicação no fluxo da informação, o que diminui a inferências e ruídos de comunicação antes existentes. A facilidade e rapidez na consulta melhoraram o planejamento e programação do cliente, diminuindo as constantes interferências nas priorizações, bem como a confiança na qualidade da informação.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Nessa Seção o acadêmico apresenta suas conclusões, enfatizando seu ponto de vista sobre o plano implementado.
Para tanto precisamos retornar ao problema de pesquisa que era: O que é necessário para a implantação de um sistema de planejamento e comunicação entre a empresa ACAB Acabamento de Peças LTDA e seu cliente?
A resposta e esse questionamento foi a implantação de um quadro de planejamento baseado no sistema Kanban, que integrado a um sistema de monitoramento em tempo real, satisfizesse as necessidades de informação de nosso cliente.
O acadêmico expressa o seu ponto de vista relativo às dificuldades que existem algumas restrições por parte das pessoas em retirar o poder de decisão no planejamento, o que provocou certo desconforto inicial, porém as facilidades advindas do sistema acabam por convencer as pessoas envolvidas, é necessário reavaliar as atividades das pessoas para que elas possam continuar agregando valor ao sistema.
Em relação ao sistema de comunicação em tempo real, é difícil encontrar fornecedores capacitados para a implantação e manutenção de um sistema de acompanhamento em tempo real, apesar da tecnologia envolvida já ser de domínio publico. O acesso remoto esbarra em configurações de bloqueio dos servidores das empresas, mas pode ser resolvido com alguns esclarecimentos por parte do fornecedor de tecnologia e também na qualidade da imagem, que necessita de câmeras com alta resolução de imagem.
A aplicação se deu em duas etapas distintas, a primeira na implantação do quadro Kanban, que propiciou uma melhora substancial no atendimento das necessidades do cliente e a segunda na liberação do acompanhamento do quadro Kanban em tempo real pelo acesso remoto da câmera, propiciando uma qualidade de informação.
Ficou claro para a empresa que esse sistema gerou um diferencial competitivo, na medida em que o cliente expressou sua satisfação com a empresa qualificado-a como fornecedor preferencial. A agilidade e eficiência das informações
vêm se mostrando eficazes no processo de comunicação à medida que o cliente agora trata somente as divergências do planejamento, pois a informação básica encontra-se disponível em tempo real.
O acadêmico sugere que sejam realizados futuramente estudos para avaliação dos resultados e de aprimoramento no processo de planejamento e comunicação, pois entende que as empresas estão em constante evolução assim como os processos e ferramentas utilizadas.
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APÊNDICES
APÊNDICE A – Questionário Aplicado
UNIVALI – Universidade do Vale do Itajaí
CECIESA – Centro de Ciências Sociais Aplicadas/Gestão Curso de Administração
Acadêmico: Arinágiu Cabral
Entrevista
A entrevista foi realizada no cliente da ACAB acabamento de peças Ltda, empresa prestadora de serviço no ramo de acabamento de peças fundidas.
Foi definido como escopo da entrevista o único cliente da empresa e as pessoas diretamente envolvidas no processo de prestação de serviço.
Empresa (cliente): Schulz S.A.
Entrevistado 1: Alexandre Lipinski - Supervisor da área de logística Entrevistado 2: Vilson Orsi – Chefe da área de logística
Entrevistado 3: Luis Luckow – Planejador Produção Introdução
Com a alta competitividade no mercado de prestação de serviços e o constante aprimoramento das técnicas administrativas foi verificado a possibilidade de gerar um diferencial competitivo para a empresa ACAB acabamento de peças Ltda, analisando a área administrativa de planejamento e comunicação verificou-se um potencial de melhoria considerável.
Considerando os aspectos relacionados definiu-se como propósito desta entrevista identificar as oportunidades de melhoria no processo de informação para fornecimento de serviços de acabamento de peças junto ao cliente Schulz S.A.
Com o objetivo de interpretar a realidade organizacional existente com maior clareza, durante a entrevista foram transcritas nas respostas, o conteúdo relevante ao propósito da entrevista.
Questões
A - O processo de informação existente é eficiente?
Entrevistado 1 – Não, existem oportunidades de melhoria, na qualidade da informação.
Entrevistado 2 – Não, existem diversos pontos falhos no processo.
Entrevistado 3 – Não, existem falhas e demora no repasse de informações.
B - As pessoas envolvidas nos processos estão comprometidas?
Entrevistado 1 – Sim, com algumas exceções.
Entrevistado 2 – Não, em alguns casos a falta de comprometimento.
Entrevistado 3 – Sim
C - Qual sua sugestão para o processo de informação?
Entrevistado 1 – Melhorar a qualidade e tempo de resposta, e consistência da informação.
Entrevistado 2 – A gestão visual seria um diferencial interessante.
Entrevistado 3 – Consulta on-line da produção e seqüenciamento.
D - A informatização do processo através da consulta on-line é uma boa alternativa?
Entrevistado 1 – Sim quanto mais tecnologia, melhor será a informação.
Entrevistado 2 – Com certeza será muito bom para todos.
Entrevistado 3 – Para o planejamento é a melhor situação possível.
Conclusão
Na questão A todos os entrevistados expuseram a necessidade de melhorar o processo existente, ocorreram algumas falhas no comprometimento do pessoal envolvido como foi possível constatar na questão B, pelo que foi abordado isso parece um sintoma, devido ás deficiências do processo.
A questão C delineia o problema em questão definindo as prioridades a serem tratadas como a qualidade na informação, a gestão visual e a consulta em tempo real. A questão D mostra que o caminho sugerido aborda as idéias feitas