O trabalho de conclusão de estágio foi desenvolvido para o estágio orientador do Curso de Administração do Centro de Gestão em Ciências Sociais Aplicadas - CECIESA - Tijucas. Primeiramente gostaria de agradecer a Deus por me acompanhar nesta jornada e colocar pessoas maravilhosas em meu caminho. Ao meu pai Orlando, pela confiança, incentivo nos meus estudos e por acreditar no meu potencial.
Neste sentido a empresa Extração Porto Belo sentiu a necessidade de desenvolver um projeto de estruturação administrativa com o objetivo de alcançar maior competitividade, portanto o objetivo do estágio foi realizar uma análise administrativa para a empresa Extração Porto Belo. A análise realizada foi importante para o conhecimento aprofundado da estrutura organizacional e de todas as variáveis que influenciaram o seu desempenho, bem como o grau de centralização, complexidade e formalização da empresa.
1 INTRODUÇÃO
Objetivo Geral
Objetivos Específicos
Justificativa
2 REVISÃO TEÓRICA
Administração
Segundo Montana (2000), o planejamento tático é feito dentro da estrutura do planejamento estratégico e examina mais especificamente variáveis como condições de mercado, objetivos financeiros e recursos necessários para o cumprimento da missão, funcionando como uma espécie de ponte entre a estratégia e o operacional. Dalft (2002) acrescenta que os três principais componentes na determinação da estrutura organizacional são: indicadores de subordinação, incluindo o número de níveis na hierarquia e a amplitude de controle dos gestores e supervisores; a estrutura organizacional identifica o agrupamento de indivíduos em departamentos e departamentos da organização; Para. Esses três elementos da estrutura referem-se tanto aos aspectos verticais, que são usados para coordenar as atividades entre o topo e a base da organização e também são projetados principalmente para controle, quanto aos aspectos horizontais, que se referem ao volume de comunicação e coordenação realizada horizontalmente entre os departamentos da organização.
Segundo Luporini e Pinto (1985), a estrutura organizacional é desenhada combinando atividades necessárias para atingir metas e planos, atribuindo essas atividades especializadas, delegando e coordenando autoridade. Para Rocha (1987), as vantagens de uma estrutura linear são disciplina rígida, limitação de responsabilidade, facilidade de operação e maior economia para a empresa. Esse tipo de estrutura possui o conceito inverso da estrutura linear, pois tem a função de maior flexibilidade, favorece a divisão do trabalho e não proporciona a rigidez imposta pela estrutura linear.
Para Cury (1994), esse tipo de estrutura tem ampla aplicação em trabalhos de natureza industrial, especificamente para trabalhadores de grande produção ou de linha de montagem. Algumas das principais vantagens da estrutura funcional são as oportunidades de melhores salários e maiores rendimentos, torna a organização da produção mais flexível e mais económica a médio e longo prazo. Este modelo procura desenvolver uma combinação entre estruturas lineares e funcionais, procura aumentar as vantagens destes dois tipos de estruturas e reduzir as suas desvantagens.
Para Cury (1994), as características da estrutura de pessoal e linha são: direção única, autoridade de ideias, unipessoal, multipessoal com estrutura de linha ou colegiada. As principais vantagens da estrutura de estado-maior são que facilita a participação de especialistas em qualquer ponto da cadeia de comando, permite melhor controle da quantidade e da qualidade, faz maior uso da divisão do trabalho e promove maior eficiência. Este tipo de estrutura tem como vantagem a ausência de críticas, a visão geral e o espírito de equipa, mas a desvantagem é que acarreta atrasos na tomada de decisões.
Para Soares (1990), neste tipo de estrutura não existe um chefão que toma as decisões políticas e estratégicas da empresa, mas sim uma pluralidade de membros, de diferentes profissões, que partilham responsabilidades, tendo este grupo maior poder de decisão. Nesse tipo de estrutura, pessoas com formação e experiência são agrupadas e recebem um projeto ou produto específico a ser desenvolvido em um determinado período de tempo e, após a conclusão do trabalho, essas pessoas retornam aos seus setores de origem. Este tipo de estrutura não é planejada, surge naturalmente da interação social das pessoas associadas à organização.
Direção
Para Maximiano (2000), comunicação é o processo de transmissão e recepção de informações, ou seja, dados organizacionais que permitem a análise e a tomada de decisões. Comunicação ascendente, que são os diversos tipos de relatórios e informações produzidos pela observação do desempenho. Um aspecto importante da comunicação lateral é que ela envolve simultaneamente diferentes unidades de trabalho e diferentes níveis hierárquicos.
Para Stone (1999), liderança é um processo de direcionar e influenciar as atividades relacionadas às tarefas dos membros do grupo. É o poder de motivar e influenciar os liderados para que contribuam da melhor forma possível para os objetivos do grupo ou organização. Com a sua disponibilidade para aceitar as ordens do líder, os membros do grupo ajudam a definir o estatuto do líder e a capacitar o processo de liderança; Sem subordinados, todas as qualidades de liderança de um gestor seriam irrelevantes.
Os membros do grupo não são impotentes; Eles podem e realmente moldam as atividades em grupo de diversas maneiras. Para Megginson, Mosley e Pietri Jr. 1998) liderança é um processo de influenciar atividades individuais e de grupo para estabelecer e atingir metas. Para Lacombe (2003), o que motiva as pessoas são as necessidades insatisfeitas, ou seja, são os esforços das pessoas para satisfazer as suas necessidades.
Esta filosofia baseia-se nas necessidades e desejos de cada colaborador e é o motor criativo do ambiente de trabalho que lhes permite dedicar-se como indivíduos à tarefa de melhorar o seu desempenho. Para Kwasnicka (1993), motivação refere-se aos desejos, ambições e necessidades que influenciam a escolha de alternativas e determinam o comportamento dos indivíduos. É um processo de mobilização de energia que ocorre em todas as pessoas. De acordo com Megginson, Mosley e Pietri Jr. 1998) a motivação é a melhor fonte de potencial para maior produtividade. Surge da integração de recompensas intrínsecas e extrínsecas, com as necessidades dos funcionários, modificadas pelas expectativas de trabalho.
O processo de motivação é basicamente induzido, as necessidades dos colaboradores provocam um desejo interno de satisfazer alguma carência ou desequilíbrio, neste ponto alguma forma de incentivo é utilizada para motivá-los a responder e se comportar para alcançar um resultado, com isso as necessidades satisfeitas , e a organização alcança o resultado desejado.
Controle
Os Controles Pré-Ação garantem que a contribuição humana, material e financeira seja disponibilizada antes da execução da ação. O cronograma é outro tipo de verificação antes da ação, pois essas atividades preparatórias exigem um investimento de tempo e, às vezes, recursos valiosos na organização. O Controle de Direção foi projetado para detectar possíveis desvios de um determinado padrão ou objetivo e fazer correções antes que o processo seja concluído.
Sim/Não ou Controles de triagem fornecem um processo de inspeção onde aspectos específicos de um procedimento devem ser aprovados ou certas condições específicas devem ser atendidas antes que o trabalho possa continuar. O Controle Pós-Ação mede o resultado de uma ação concluída e também serve como base para recompensar ou incentivar os colaboradores da área de atendimento.
3 MÉTODO
Delineamento do Trabalho
Participantes da Pesquisa
Coleta de Dados
Tratamento e Análise dos Dados
4 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO
- Descrição da Empresa
- Diagnóstico da Situação Atual
- Identificação dos Problemas
- Propostas
Este tópico apresentará o diagnóstico da situação atual da empresa em relação ao planejamento, organização, direção e controle. Isso pode ser explicado pelo fato da empresa ser pequena e possuir estrutura familiar. De acordo com a pesquisa realizada com o gestor da empresa, fica claro que a mesma não possui um planejamento estratégico, porém ficou evidente que o principal objetivo da empresa é ampliar sua frota para melhor acompanhar a crescente demanda do mercado.
Apenas as atividades diárias rotineiras são planejadas, as tarefas são executadas de acordo com as ordens de serviço. No entanto, é evidente que o ponto forte da empresa é a qualidade e confiança que a empresa transmite aos seus clientes nos seus serviços, como em determinadas áreas. A empresa não possui nenhum canal de publicidade ou comunicação e a única publicidade é feita através de seus clientes que recomendam seus serviços a amigos ou terceiros.
A hierarquia da empresa é definida da seguinte forma: um diretor, um gerente, dois operadores e um motorista. Para Oliveira (1997), a estrutura organizacional deve ser desenhada de acordo com os objetivos e estratégias traçados, ou seja, a estrutura organizacional é a ferramenta básica para o alcance das situações desejadas. Os organogramas são utilizados para mostrar a estrutura formal de uma empresa e quem é o responsável pela atribuição de tarefas.
A empresa não possui cadastro de clientes, vendedores externos ou metas de vendas para cada produto. A comunicação na empresa flui de cima para baixo, com orientações e ordens, e de baixo para cima com feedback sobre desempenho ou resultados alcançados.Por ser uma empresa pequena, a comunicação não sofre distorções ou ruídos. A empresa não possui normas específicas na área financeira, nem possui plano de contas formalizado; o planejamento tributário e tributário é realizado pelo contador da empresa que efetua todos os pagamentos de impostos.
De referir ainda que a empresa não dispõe de equipamentos de controlo de horários e não existe forma de monitorizar os horários de entrada e saída. A viabilização de novas fontes de extração mineral contribuirá significativamente para uma produção mais eficiente, já que o portfólio da empresa é composto basicamente por produtos primários, reduzindo custos com fornecedores e atrasos por tempos de espera. Com o sucesso alcançado no alcance desses objetivos, os funcionários receberiam recompensas bônus, incentivando-os a trabalhar juntos para o bem da empresa.
Operadores Motorista
Descentralize o poder distribuindo-o e tomando decisões nos níveis mais baixos da organização, tornando-o mais flexível e rápido.
Diretor
Gerente
A motivação surge através da interação de recompensas de acordo com as necessidades dos funcionários, modificadas pelas expectativas dos funcionários. Informatizar todos os setores com softwares específicos para cada área, como cadastro de clientes, vendas, relatórios analíticos, entre outros, melhorando as informações necessárias para a eficácia das operações. No armazém, todos os colaboradores têm fácil acesso a qualquer tipo de equipamento, daí a necessidade de controlar todas as suas saídas e entradas, adaptando o armazém com um compartimento específico para cada peça e ferramenta.
O controle deverá ser realizado através de arquivos de entrega e devolução, devidamente assinados pelo funcionário requisitante e pelo setor responsável.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
APÊNCICE
Roteiros de Entrevista Roteiro de entrevista sobre planejamento
Roteiro de entrevista sobre organização
A indicação de novos colaboradores é realizada pelo próprio diretor, que realiza entrevistas e busca referências de cargos anteriores.
Roteiro de entrevista sobre direção
Roteiro de entrevista sobre controle
ANEXO
A gestão de uma empresa deve elaborar uma política ambiental que represente os produtos e serviços que fornece aos colaboradores e à comunidade. A empresa deve desenvolver um sistema de obtenção e acesso a todos os requisitos legais relevantes para a sua atividade. Os funcionários devem saber quais são esses requisitos e qual documentação é necessária para cumpri-los.
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
DECLARAÇÃO
