Diagnóstico da Situação Atual

Neste tópico será apresentado o diagnóstico da situação atual da empresa em relação ao planejamento, organização, direção e controle.

4.2.1 Planejamento

O planejamento pode ser definido como o processo de estabelecer objetivos ou metas, determinar a melhor maneira de atingi-los, é dividido em estratégico, tático e operacional.

O planejamento estratégico orienta o rumo dos negócios da organização. Sua gestão normalmente é de cinco anos. O planejamento tático é feito dentro da estrutura do planejamento estratégico, e atua como uma espécie de ponte entre o planejamento estratégico e operacional, com um período mais curto de tempo que o estratégico.

O planejamento operacional é a função que específica que recursos devem estar disponíveis e fornece os cronogramas com detalhamento semanal, mensal ou trimestral.

Na empresa em estudo contata-se que o planejamento é realizado com o propósito de cumprir as metas. Contudo, observa-se uma concentração do planejamento informal, ou seja, os proprietários têm visão de futuro, porém não é formalizado. Isso pode ser explicado pelo fato da empresa ser de pequeno porte e de estrutura familiar. Conforme pesquisa realizada com o gestor da empresa, percebe-se que ela não possui planejamento estratégico, no entanto ficou evidenciado que a empresa tem como objetivo principal, a ampliação da sua frota para melhor acompanhar a crescente demanda do mercado. A pesquisa revelou também a dificuldade em desenvolver planejamento estratégico, pressupõem-se por ser uma empresa familiar.

Planejam-se somente as atividades rotineiras do dia-dia, as tarefas são executadas de acordo com as ordens de serviço. Não há planejamento formalizado ou definido dentro da empresa.

Evidencia-se, no entanto que a empresa tem como ponto forte a qualidade e a confiança que a empresa transmite aos seus clientes em seus serviços, já que em determinadas

áreas a empresa se sobre sai a seus concorrentes devido à experiência de seus funcionários e aos conhecimentos técnicos adquiridos ao longo dos anos por seu fundador.

A ameaça enfrentada pela a empresa diz respeito à falta de insumos e a distância de seus fornecedores que acaba gerando atrasos na realização de serviços como aterros e venda de barro. Também pode ser observado que a empresa não possui metas mensais para seus colaboradores.

Segundo o gestor, atualmente estão sendo realizados estudos sobre a viabilidade na implantação de novos produtos, o que colocaria a empresa numa posição privilegiada em relação aos seus concorrentes.

O público alvo da empresa normalmente são construtoras e pessoas envolvidas na construção civil. A empresa não possui nenhum canal de divulgação ou comunicação sendo que a única propaganda é feita através de seus próprios clientes que indicam seus serviços a amigos ou terceiros.

4.2.2 Organização

De acordo com Maximiano (1995) o processo de organizar compreende as decisões que tem como finalidade dividir tarefas ou atribuí-las a indivíduos ou grupos de pessoas.

Conforme pesquisa realizada a empresa Extração Porto Belo, atua no ramo de construções civil, tem como objetivo o bom atendimento a seus clientes e a qualidade em seus serviços.

Quanto ao tamanho da organização a empresa possui hoje cinco funcionários, com as seguintes formações: dois com curso superior em andamento (administração); um com segundo grau completo e dois com segundo grau incompleto.

A hierarquia da empresa esta definida da seguinte forma: Um diretor, um gerente, dois operadores e um motorista. A divisão das tarefas são separadas individualmente, o diretor

que é o principal responsável pela empresa, estabelece contato com clientes, fornecedores, transações e investimentos, cabendo-lhe todas as decisões. O gerente é responsável pelos controles diários como; entrada e saída de materiais, equipamentos, orçamentos e de delegar as tarefas quando necessário. Sua administração fica subordinada nas tomadas de decisões do diretor.

Para finalizar os operadores e motoristas, são responsáveis pela execução de serviços, manutenções dos equipamentos e transportes de máquinas. Fica subordinado a cadeia de comando do diretor, o mesmo, cria tarefas simplificadas exigindo um retorno imediato.

Para Oliveira (1997), a estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas. A estrutura organizacional da empresa é informal, pois não possui organograma formalmente representado.

Os organogramas servem para mostrar a estrutura formal da empresa e quem é responsável por determinar as tarefas. Sendo que seus colaboradores interagem com quem se identificam mais, e não com quem a hierarquia determina, ou seja, envolve muito mais as emoções, do que as regras ou determinações.

A empresa não possui cadastro de clientes, vendedores externos, nem metas de vendas para cada produto. O mecanismo de venda utilizado pela organização é a apresentação do produto (tipo de barro, areia ou cascalho), ou no caso de serviço é realizada uma consultoria para especificar qual tipo de serviço o cliente deseja e posteriormente desenvolver o meio mais rápido e econômico de realização do serviço.

4.2.3 Direção

Para Albertin (1996), a direção está diretamente relacionada com a maneira pela qual o objetivo é alcançado, ou seja, esta função preocupa-se com a execução das operações e com o atingimento dos objetivos.

Liderança se baseia na capacidade de uma pessoa influenciar outras para agir de forma a atingir metas. Para Lacombe (2003), é o processo de conduzir um grupo de pessoas, ou seja, é o poder de motivar e influenciar os liderados para que contribuam da melhor forma com os objetivos do grupo ou da organização.

O estilo de liderança observado na empresa é o autocrático, pois todas as decisões ficam voltadas ao diretor, que é o responsável pelos pagamentos, aquisições e investimentos.

Suas ordens são transmitidas aos seus colaboradores que são responsáveis pela execução da mesma.

A comunicação se dá pelo processo de transferir significado de uma pessoa para outra na forma de idéias ou informação. De acordo com Lacombe (2003), a comunicação é uma mensagem que envolve a transmissão de conteúdos emocionais ou intelectuais, envolvendo um fluxo de mão dupla, com emissor e um receptor.

A comunicação dentro da empresa flui de cima para baixo, com as orientações e ordens, e de baixo para cima com o feedback sobre o desempenho ou resultados obtidos, é uma empresa de pequeno porte, a comunicação não sofre distorções ou ruído. Sendo comunicação informal.

Para Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998), a motivação é a melhor fonte de potencial para maior produtividade, surge através da integração de recompensas intrínsecas e extrínsecas, com as necessidades dos funcionários, modificada pelas expectativas do emprego. A empresa em estudo não oferece nenhum programa de incentivo ou motivação a seus colaboradores,

contudo em seu ambiente de trabalho apresenta um clima de integração e harmonia entre seus funcionários, o que acaba proporcionando maior aproveitamento de suas atividades.

4.2.4 Controle

Para Maximiano (2000), a realização de objetivos depende de informações sobre os objetivos e o sistema. O processo de controle produz e usa informação para tomar decisões.

As informações e decisões permitem manter o sistema orientado para o objetivo.

A extração Porto Belo por sua vez conta com setor financeiro, comercial, administrativo e de manutenção.

O Setor Financeiro responde por todas as rotinas de controle de contas bancárias, contas a pagar e a receber, que é controlado pelo gerente. As principais rotinas operacionais existentes na Extração Porto Belo, que auxilia a empresa no seu fluxo diário de trabalho estão divididas em:

a) Rotina Operacional de conservação e manutenção de frota:

Este controle tende a controlar a troca de óleo, pneus, acessórios com avaliação periódica e manutenção preventiva da caçamba e retro-escavadeira.

b) Rotina diária de preparação dos veículos para execução dos serviços:

Este controle é importante, pois faz todo o controle até a execução final do serviço prestado, verificando notas fiscais, autorização de carregamento, valores para abastecimento nas viagens, alimentação, além de fiscalizar as condições do veículo quanto ao nível do óleo lubrificante do motor e nível de água do radiador.

c) Rotina diária de acolhimento dos veículos:

Prestar contas sobre abastecimento, refeições, receber valor cobrado pela prestação de serviços. Atualmente a forma de realização das rotinas, administrativas e financeiras, são totalmente manuais;

d) Controle bancário:

Semanalmente consulta-se os saldos bancários através de caixas eletrônico, conciliando valores depositados, cheques descontados, taxas e juros cobrados.

e) Controle de contas a pagar.

As contas são controladas através de uma pasta, onde são depositadas as faturas por data de vencimento, que diariamente é consultada sobre os vencimentos daquele dia.

f) Controle de contas a receber:

As cobranças são acionadas através do controle de notas fiscais e ordens de serviços emitidas diretamente ao cliente.

As aplicações financeiras são realizadas pelo diretor, sendo o mesmo que controla as margens de lucro. A empresa não possui normas especificas na área financeira, e também não possui plano de contas formalizado, o planejamento fiscal e tributário é efetuado pelo contador da empresa que realiza todos os pagamentos dos impostos.

O setor comercial corresponde aos fornecedores e clientes. A relação com os fornecedores é na maioria das vezes a responsável pelo sucesso ou não das organizações, pois o principal objetivo das partes deve ser a parceria, onde a meta é o lucro. O negócio deve ser

lucrativo para ambos, destacando-se a qualidade dos serviços fornecidos a preços competitivos.

Não há uma pessoa especifica para esta função, o contato com os fornecedores é através de telefone, cujo número encontra-se anotado em agenda. dependendo da necessidade, o contato também poderá ser pessoalmente.

A distribuição dos produtos é realizada através de caminhões da própria empresa que diminui os custos com transporte.

A manutenção é de acordo com a ficha de acompanhamento e pelo período pré- estabelecido pelos manuais de utilização dos respectivos veículos.

Quanto à segurança na empresa observa-se que são distribuídos equipamentos de segurança para os colaboradores de acordo com a tarefa a ser executada, equipamentos como luvas de couro, botas de borracha, sapatões e capacetes são fornecidos a equipes de solo como na implantação de tubulações, onde alguns serviços são realizados manualmente, já aos operadores são fornecidos protetores auriculares, óculos de proteção, coletes refletivos, cones e placas de sinalizações para possíveis alterações no transito ou simples aviso de advertência, máquinas na pista ou obras.

Nota-se também que a empresa não possui equipamento de controle de ponto, e não há como controlar os horários de entrada e saída. Contudo talvez por ser tratar de empresa pequena, possui um baixo índice de rotatividade e absenteísmo.