PESQUISA DE USUÁRIOS DE ARQUIVO: Contribuindo para a construção de produtos e serviços arquivísticos / Aurekelly Rodrigues da Silva. A pesquisa visa analisar como o estudo dos usuários pode contribuir para a construção de produtos e serviços de arquivo. Aborda aspectos conceituais de produtos e serviços de arquivo, bem como o estudo dos usuários como aliado em sua construção.
A pesquisa permitiu, por meio da coleta de dados e análise de conteúdo, determinar o perfil dos usuários, suas necessidades de informação e sua satisfação com produtos e serviços arquivísticos. Constatamos que os usuários internos do Arquivo Geral do PBPREV não possuem definições claras de produtos e serviços arquivísticos e, portanto, não souberam identificar e sugerir tais exemplos. Após este estudo, considerou-se a importância de sensibilizar os gestores de arquivos para a necessidade de realizar estudos de utilizadores como fonte de informação fundamental para a criação de produtos e serviços arquivísticos.
Além disso, a pesquisa forneceu informações sobre os usuários do arquivo geral do PBPREV, onde foi possível identificar alguns aspectos sobre eles a fim de otimizar a gestão desta unidade de informação e oferecer produtos e serviços de arquivo de acordo com as necessidades de informação dos usuários. . Como condição problematizadora para a condução da pesquisa, assumimos a seguinte questão: Como o estudo dos usuários pode contribuir para a criação de produtos e serviços de arquivo? Portanto, é necessário demonstrar a diferença entre produtos e serviços de informação e produtos e serviços arquivísticos, de acordo com as particularidades da arquivologia.
Segundo Borges (2007), os serviços de informação podem ser classificados em serviços de satisfação da demanda e serviços de previsão de demanda.
Conhecendo o Arquivo Geral
A PBPREV não possui quadro próprio, mas conta com a participação de 66 servidores efetivos (cedidos pelo Estado da Paraíba), 21 comissionados e 34 estagiários, todos distribuídos pelos diversos setores da instituição. O PBPREV possui três arquivos: o Arquivo Setorial da Gestão da Previdência Social (GPREV), o Arquivo Setorial do Ministério Público (PROJUR) e o Arquivo Geral, que atualmente conta com dois anexos em fase inicial de organização. O Arquivo Geral da PBPREV é o local onde são guardados os processos de diversas séries de documentos, referentes às atividades meio e final da instituição, incluindo: processos previdenciários, arquivos funcionais de funcionários inativos, regulamentos, cópias de processos (exigências) , processos do Tribunal de Contas da União, documentos das movimentações contábeis da instituição, além de comunicação institucional.
Hierarquicamente, o arquivo está diretamente relacionado à Gestão da Previdência Social, embora o arquivo não esteja inserido na orgânica da PBPREV como setor. Com aproximadamente 1.040 metros lineares de documentos, o arquivo está sob a responsabilidade de um funcionário da PBPREV, que está à frente do arquivo desde a criação da instituição em 2003. - LAI, e a Lei que dispõe sobre o estágio estudantil, e Desde Novembro de 2011, a PBPREV contratou estagiários de Arquivo para trabalhar no Arquivo Geral, para aplicar melhorias no setor.
Atualmente, entre os estagiários desse órgão, que tem convênio com as Universidades Federal e Estadual da Paraíba (UFPB e UEPB), quatro alunos dessas universidades trabalham no Arquivo Geral. Parcialmente organizado, o Arquivo Geral mantém certa agilidade no processo de busca e obtenção de informações, utilizando o Sistema de Protocolo - SISPROTO - por meio do qual é possível acompanhar a tramitação dos documentos e o acesso ao processo digitalizado quando disponível no sistema . . Este sistema protocolar é utilizado apenas por usuários internos (servidores da PBPREV), pois os usuários externos (servidores do estado da Paraíba) não têm acesso a ele e para solicitar a concessão de benefícios e acompanhar o processo, devem se dirigir à Agência para ter acesso ao o processo físico.
No entanto, para facilitar a gestão documental, o Arquivo Geral do PBPREV dispõe de diversos produtos e serviços arquivísticos que viabilizam as atividades arquivísticas, conforme Tabela 1 a seguir. Diante do exposto, realizamos um estudo de usuários que podem contribuir para o desenvolvimento de novos produtos e serviços arquivísticos, que serão direcionados de acordo com o perfil, necessidades de informação e satisfação dos usuários internos do Arquivo Geral PBPREV e que ser capaz de melhorar a documentação de gestão e contribuir para o processo de tomada de decisão da instituição. A pesquisa desenvolvida é um estudo de caso, de caráter exploratório e descritivo, realizada no Arquivo Geral da PBPREV.
Fonseca (2002, p. 33) aponta que o estudo de caso "visa conhecer em profundidade os comos e porquês de uma determinada situação que se supõe única em muitos aspectos, e procura descobrir o que é mais essencial e característica de". Optamos também pela pesquisa de campo, que segundo Fonseca (2002, p. 32) “caracteriza-se por estudos em que, além da pesquisa bibliográfica e/ou documental, são coletados dados de pessoas, com o objetivo de vários tipos de pesquisa (pesquisa ex-post-facto, pesquisa-ação, pesquisa participante, etc.)”. Segundo Fonseca (2002, p. 68) “A entrevista estruturada, ou conversa focalizada, serve para coletar informações de forma padronizada.
Coleta dos dados
Os dados obtidos nesta categoria apontaram algumas características básicas dos usuários internos do Arquivo Geral em relação ao seu perfil. Relativamente às necessidades de informação do utilizador, procurámos saber com que frequência utiliza os produtos e serviços do Arquivo Geral e constatámos que 46% os utilizam diariamente; 23%, raramente; 16% semanalmente; e 15%, mensalmente, conforme gráfico 2. Uma das questões do instrumento de coleta de dados visava descobrir, em uma escala de 0 (mínimo) a 5 (máximo), com base na escala de Likert (GIL, 2002) . , o grau de importância do Arquivo Geral para o PBPREV.
Assim, constatamos que os participantes da pesquisa têm consciência da importância do arquivo como unidade de informação essencial para a instituição. Com base na satisfação dos usuários com a localização do Arquivo Geral, sua estrutura funcional, ambiente, organização e armazenamento dos documentos armazenados, os gráficos a seguir apresentam os resultados da pesquisa. Segundo os entrevistados, a divisão das opiniões sobre a localização do arquivo em razoável, bom e excelente se deve ao fato de o Arquivo Geral estar localizado no térreo do prédio, sendo que alguns desses usuários trabalham no 1º andar . e deve descer para encontrar os arquivos necessários no setor.
Quanto à organização dos documentos armazenados no Arquivo Geral do PBPREV, os resultados foram satisfatórios, pois 62% dos entrevistados consideraram excelente e 38% bom. Do ponto de vista dos usuários internos do Arquivo Geral da PBPREV, os documentos são bem organizados, pois a busca e recuperação das informações solicitadas é rápida e eficiente, e a forma como os processos são ordenados contribui significativamente para sua recuperação interna. Arquivar e aprimorar o trabalho realizado pelos usuários internos em seus respectivos setores. Em relação à oferta de produtos e serviços do Arquivo Geral do PBPREV, perguntamos aos respondentes se atende às suas necessidades de informação.
Quando solicitados a listar os produtos arquivísticos que atendiam às suas necessidades de informação, apenas dez usuários responderam a essa pergunta e três não conseguiram se identificar e, portanto, não responderam à pergunta. Também perguntamos aos parceiros de pesquisa quais serviços arquivísticos os usuários internos reconhecem no Arquivo Geral para atender às suas necessidades de informação e descobrimos que quatro dos 13 entrevistados não souberam identificar, portanto, não responderam a essa pergunta. Os dados mostram que houve mais respostas positivas sobre o desenho do programa de educação do usuário - 13 respondentes (30,9%) e 40% das respostas negativas (40%) foram relacionadas à implementação da pesquisa de satisfação de dois meses. dos usuários do Arquivo Geral.
A pergunta final sobre o instrumento de coleta de dados era aberta, permitindo que os respondentes sugerissem produtos e serviços arquivísticos que acreditassem atender às necessidades de informação dos usuários do arquivo geral. Conforme as respostas citadas na Tabela 2, os usuários internos do Arquivo Geral da PBPREV não expressam claramente o que são produtos e serviços arquivísticos e, portanto, não souberam sugerir exemplos. Os resultados da pesquisa indicaram que é possível criar produtos e serviços a partir de pesquisas sobre os usuários, pois é por meio de seu perfil, de suas necessidades e de sua satisfação que o gestor de arquivo poderá oferecer produtos e serviços de arquivo voltados para o que eles precisam e aos ambientes em que são implantados.
No entanto, é importante que esses produtos e serviços de arquivo sejam constantemente aprimorados de acordo com as necessidades de informação dos usuários de arquivos. No caso do arquivo geral da PBPREV, percebemos a necessidade de investimento na unidade, bem como de pessoal especializado para atuar ali. Usuários do Arquivo Nacional e sua relação com os serviços oferecidos para satisfazer suas necessidades de informação.
Com base na sua experiência diária com este arquivo, qual você acha que é o nível de satisfação do usuário do Arquivo PBPREV?
NECESSIDADES DE INFORMAÇÃO DO USUÁRIO 1 Com que frequência você utiliza o Arquivo Geral da Pbprev?
