In the thesis, the verification of the strong and weak points of the implantation of the plan is carried out through a case study of the planning of the macroprocess metrological control aimed at, as well as the results of its implantation are presented. It is considered in the structure, the creation of a monitoring committee to monitor and control the plan, as well as the creation of an office for projects to manage and execute the strategic projects.
O TEMA
APRESENTAÇÃO DO PROBLEMA
JUSTIFICATIVA
O autor conhece como foi desenvolvido o processo de planejamento empresarial do Inmetro e tem acesso a áreas e informações que lhe possibilitam buscar as informações necessárias para o desenvolvimento do estudo por meio da realização de entrevistas de trabalho. Outro facilitador é a participação do autor no processo de elaboração do plano estratégico, inclusive como gestor de um dos projetos estratégicos.
OBJETIVOS
QUESTÕES A SEREM RESPONDIDAS
DELIMITAÇÃO
ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO
O capítulo III descreve os métodos utilizados para a pesquisa como um todo, incluindo os instrumentos mais importantes. No capítulo V é apresentado o modelo proposto para um planeamento estratégico mais detalhado para o controlo metrológico, bem como são realizadas análises BSC aos resultados do plano estratégico 2004-2007 e também aos resultados dos projectos do SICAP.
HISTORICISMO E DEFINIÇÕES DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
- Histórico
- Evolução dos Sistemas de Administração
- Evolução do Planejamento nas Organizações
- Evolução do Pensamento Estratégico no Brasil
2 Este tópico tratou da elaboração do planejamento estratégico conforme apresentação feita no processo de formulação do planejamento estratégico da Diretoria de Metrologia Legal. 3 Neste tópico, os conceitos de planejamento estratégico foram tratados conforme a apresentação feita no processo de formulação do planejamento estratégico da Diretoria de Metrologia Legal, bem como a visão de alguns autores.
METODOLOGIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO INMETRO
- Primeira etapa: PREMISSAS
- Segunda etapa: GRANDES ESCOLHAS
- Terceira etapa: DETALHAMENTO
- Quarta etapa: IMPLEMENTAÇÃO e CONTROLE
Nesta subfase, é realizado um workshop interno com os atores envolvidos no processo para análise do ambiente externo, tendo como referência os cenários elaborados, visando identificar oportunidades e ameaças para a organização. Nesta subfase, é realizado um workshop interno com os atores envolvidos no processo para análise do ambiente interno, a fim de identificar pontos fortes e fracos organizacionais.
METODOLOGIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO MACROPROCESSO
Na fase de negociações e decisões, a aprovação do Plano Estratégico do Inmetro está nas mãos da Alta Administração e cada Diretor é responsável por conduzir as negociações no nível corporativo e gerenciar o plano estratégico do macroprocesso ou processo organizacional sob sua responsabilidade dele/dela Na fase de Detalhamento, é realizada a implementação do plano estratégico do macroprocesso a partir da formulação dos projetos estratégicos e da configuração organizacional da unidade do macroprocesso.
METODOLOGIA NEVES
- Análise do Ambiente Externo (Ameaças e Oportunidades)
- Análise do Ambiente Interno (Pontos Fortes e Oportunidades de Melhoria)
- Identificação dos Valores, Crenças e Princípios
- Orientações Institucionais
- Definição da Visão Estratégica
- Definição da Missão
- Definição dos Fatores Críticos para o Sucesso
- Definição das Diretrizes e Metas Gerais
- Elaboração da Estratégia
- Desdobramento da Estratégia
São definidas as equipas ou a equipa em que se desenvolve a Estratégia para a Instituição, Organização ou Unidade. São definidas as equipas ou a equipa em que se realiza o Engajamento da Estratégia para a Instituição, Organização ou Unidade.
METROLOGIA LEGAL
O Controle Metrológico
A precisão dos instrumentos de medição garante credibilidade em economia e saúde, segurança e meio ambiente. A perícia metrológica, que consiste num conjunto de operações, que tem por finalidade examinar e certificar as condições em que existe um instrumento de medição ou uma medição concretizada e determinar as suas qualidades metrológicas de acordo com requisitos específicos da autoridade (ex.: emissão de relatório para fins legais).
SISTEMAS DE MEDIÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Monitoramento Estratégico e Operacional
Por ser um processo cíclico, o monitoramento estratégico alimenta e é alimentado pelo monitoramento operacional (processos e projetos), formando um sistema integrado de Monitoramento e Gestão, conforme Figura 10. De acordo com o Manual de Monitoramento Estratégico do Inmetro, um ciclo completo de monitoramento operacional inclui os seguintes etapas: registro de informações sobre o andamento dos processos e projetos; propor medidas corretivas e proativas; consolidação e interpretação conjunta em relatório preliminar de acompanhamento; reunião gerencial para analisar o andamento dos projetos e processos e tomar decisões corretivas e proativas; atas de conclusões e decisões tomadas; e a inclusão de decisões em novos ciclos de monitoramento.
Ferramentas de Medição e Monitoramento
Segundo Kaplan e Norton (2006), o BSC responde a quatro perguntas básicas, uma de cada perspectiva: na perspectiva financeira: "Como precisamos ser percebidos por nossos acionistas para ter sucesso financeiro?"; na perspectiva do cliente: "Como precisamos ser vistos por nossos clientes para concretizar nossa visão?"; numa perspetiva de processos internos: “Para satisfazer os nossos acionistas e clientes, em que processos de negócio precisamos de nos destacar?”; e, finalmente, na perspetiva de aprendizagem e crescimento, “Como podemos manter a nossa capacidade de mudar e melhorar para alcançar a nossa visão?”. O BSC, em organizações públicas e sem fins lucrativos, responde a quatro perguntas básicas, uma em cada perspectiva: na perspectiva fiduciária, "Como devemos cuidar para que os contribuintes (ou doadores) sejam bem-sucedidos"; da perspectiva do cliente: "Como devemos cuidar de nossos clientes para realizar nossa visão"; da perspectiva interna: “Em quais processos de negócios precisamos nos destacar para satisfazer nossos clientes e doadores”; e, finalmente, na perspectiva de aprendizado e crescimento: "Como nosso pessoal deve aprender, comunicar e colaborar para alcançar nossa visão de missão?".
CRITÉRIOS DE EXCELÊNCIA
- Prêmio Nacional de Gestão Pública
- Metodologia PNQ
- Estratégia e Planos
- Processos
A avaliação, na gestão de processos, envolve a verificação proativa do grau de cumprimento dos requisitos do processo. Como os processos de suporte são definidos e gerenciados para melhorar o desempenho dos processos finais.
PROJETOS
Projetos Estratégicos
Para a implementação de projetos estratégicos, é necessário definir um portfólio de projetos para “focar”, pois o número de projetos deve ser limitado para não diluir a atenção gerencial necessária para sua implementação, ou seja, não deve esperar que os projetos estratégicos cubram todos os resultados do plano estratégico. Na identificação e seleção de projetos estratégicos, aspectos importantes a serem considerados são: natureza multissetorial, número de unidades (ou unidades) envolvidas na implementação e experiência de gestão do responsável.
Estrutura de Implantação
A implementação de uma estrutura matricial não é trivial, requer grandes adaptações, principalmente em relação à adaptação humana. Para que ocorra uma estrutura matricial, é necessário que alguns fatores importantes sejam atendidos.
Estrutura de Comitês
Para obter sucesso nessa estrutura dentro da organização, é necessário que os agentes tenham “capacidade e autoridade”, “capacidade de adaptação a novos grupos”, “capacidade de desempenhar múltiplos papéis”, “atitude cooperativa”, “preferência de escopo de tarefas” , "experiência matricial", "capacidade política", "capacidade de lidar com a ambigüidade", "capacidade de comunicação" e "liderança" C E Q - Comitê de Educação de Qualidade C P D - Comitê de Promoção e Descoberta C V H - Comitê de Aperfeiçoamento Humano C - Comitês Operacionais.
INTRODUÇÃO
A segunda fase da pesquisa consistiu em avaliar a atual fase de planejamento do INMETRO, a partir do estudo de metodologias de planejamento com foco estratégico. Para isso, foi acompanhada a elaboração do planejamento estratégico do macroprocesso de controle metrológico.
TIPOS DE PESQUISA UTILIZADOS EM CADA FASE
Com base nessa premissa, foi desenvolvida uma metodologia de monitoramento constante, na qual se propõe a constituição de um comitê de monitoramento para atuar no monitoramento estratégico e operacional. Também foi realizado um melhor detalhamento do fluxograma representando as fases do macroprocesso de planejamento estratégico, incorporando a análise pelo método BSC, nas etapas de formulação e detalhamento.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO INMETRO
Assim, foram gerados planos estratégicos para cada macroprocesso com suas respectivas árvores de resultados, nos quais os processos estratégicos e específicos foram mapeados e subdivididos em um conjunto de processos operacionais. Na formulação dos cenários do Plano Estratégico estiveram envolvidos cerca de 150 servidores, entre diretores, gerentes e técnicos, e foram consultados quase uma centena de agentes externos (autoridades governamentais, clientes, parceiros-chave, entre outros), e sua implementação teve início em 1998, por meio de projetos corporativos estratégicos e execução de planos estratégicos de negócios, com foco nas metas de produção estabelecidas.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO CONTROLE METROLÓGICO
Definição de Premissas (FASE 1)
Para a elaboração do trabalho, cada um dos 4 grupos desenvolveu uma frase com o objetivo permanente, partindo da pergunta-chave: "Qual deve ser o objetivo permanente do macroprocesso de controle metrológico?" Para ajudar com as palavras, . Para esta fase, a Macroplan explicou os conceitos de “Visão de Futuro” e apresentou subsídios com exemplos da visão de futuro de outras diretorias e instituições, de modo que cada um dos 4 grupos respondesse à seguinte pergunta: “Onde deve a Visão de o futuro do controle metrológico para o ano de 2007 será? ?” Para facilitar a formulação da visão de futuro, os grupos foram instruídos a listar primeiro um conjunto de ideias fortes, visando que a visão de futuro seja desafiadora, capaz de mobilizar pessoas e realizável no prazo estipulado.
Formulação Estratégica (FASE 2)
O 3º workshop iniciou com a apresentação do resultado consolidado do trabalho realizado pelo grupo consolidador com a análise final da CPLAN e da empresa de consultoria, tendo como referência o objetivo permanente, análise estratégica (matriz produto-mercado, análise da estrutura ambiente ), visão de futuro e opções estratégicas. Na ordem foram apresentados os trabalhos dos grupos, sendo 11 projetos apresentados pelo grupo 1, 9 projetos apresentados pelo grupo 2, 4 projetos apresentados pelo grupo 3 e 20 projetos apresentados pelo grupo 4.
Detalhamento e Implantação (FASE 3)
Com o detalhamento dos projetos estratégicos, no início de setembro de 2004, obteve-se a versão completa do Plano Estratégico do Macroprocesso de Controle Metrológico. BSC Análise dos Projetos Estratégicos do Departamento de Metrologia Legal Perspectiva do cliente 5 – Inserção e participação internacional.
Resultados Finais da Implementação do Planejamento Estratégico do Macroprocesso
NOVO FLUXOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO
A Fase Premissa, como pode ser visto na Figura 40, é dividida em quatro subfases: Fronteiras Chave, Avaliação Estratégica, Serviços Oferecidos e Análise de Mercados e Análise de Posicionamento Institucional. Na fase de formulação, foram incluídas as análises do BSC, após a definição das Opções Estratégicas, dos Objetivos Estratégicos, das Estratégias Específicas e da Carteira de Projetos, ou seja, a análise do equilíbrio nas perspectivas definidas pela Instituição.
RESPOSTAS AOS QUESTIONAMENTOS
- As ferramentas SICAP, SIPLAN e PLANEST, estão sendo convenientemente utilizadas? 155
- Quais as dificuldades encontradas e quais são as alternativas?
- Que cursos de ação plausíveis estão disponíveis para a diretoria corrigir os problemas ou
- O que o administrador precisa saber para escolher a melhor alternativa entre os cursos de
Relativamente aos Indicadores de Objectivos Estratégicos, verifica-se uma maior preocupação quanto à Perspectiva Cliente (6 indicadores), e com equilíbrio quanto às Perspectivas Internas (3 indicadores) e Aprendizagem e. Em relação aos Indicadores de Processos Operacionais, na Tabela 16, observa-se uma maior preocupação quanto à Perspectiva Cliente (30 indicadores), e quanto à Perspectiva Interna (22 indicadores).
VALIDAÇÃO QUANTO AO MONITORAMENTO E CONTROLE
Segue abaixo a Tabela 03, com os números do levantamento de situação dos projetos cadastrados no SICAP. Refira-se que os quatro melhores desempenhos em percentagem, tendo em conta o andamento dos projetos nas situações “Normal” e “Dificuldade”, são: Controlo Metrológico com 7 projetos representando 70% dos projetos da área;
ANÁLISE CPLAN/SEPEO
Restrições ao Planejamento Estratégico
Em seu interior, foi apontado que a Sepeo possui deficiências na estrutura de recursos humanos, o que dificulta o pleno cumprimento de suas atribuições, principalmente no atendimento às demandas de diferentes áreas e na coordenação do processo. Na verdade, isso limita a possibilidade de cumprir adequadamente e com a intensidade necessária, as exigências da Rede, que deveriam merecer maior atenção da Cplan, mas também as exigências do governo, principalmente de natureza jurídica, que vêm dos órgãos de ao controle. e as relacionadas ao PPA e ao Contrato de Gestão.
Desafios ao Planejamento Estratégico
Também foi apontada a necessidade do desenvolvimento de ferramentas adequadas para ampliar o uso das informações geradas pelos sistemas, nas instâncias superiores decisórias, para avaliação do desempenho institucional e para a tomada de decisões. Mudança na cultura de resistência à mudança, principalmente em relação ao uso de ferramentas de gestão para acompanhamento do planejamento estratégico (SICAP, PLANEST, SIPLAN).
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Outro aspecto importante que foi discutido no âmbito da dissertação no modelo proposto foi a proposta de criação de um escritório de projetos, cujo objetivo é facilitar, fortalecer, priorizar e reduzir a competição de recursos humanos dentro da estrutura matricial utilizada na implementação e acompanhamento de projetos estratégicos.
RECOMENDAÇÕES DE FUTUROS DESENVOLVIMENTOS
Anexo D - Tela com os dados dos Macro Processos Projetos: Avaliação da Conformidade, Acreditação e Articulação Internacional. Anexo H - Tela com os dados dos Macro Processos Projetos: Gestão Estratégica, Informações para Metrologia e Qualidade.
