RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES
DE AUDITORIA INTERNA – RAINT
EXERCÍCIO/2013
Janeiro/2014
SUMÁRIO
I. INTRODUÇÃO II. A INSTITUIÇÃO a) Missão b) Histórico c) Contexto Regional d) Localizaçãoe) Área de Atuação Acadêmica f) Estrutura Organizacional g) Recursos Recebidos em 2013 III. AUDITORIA INTERNA DO IFNMG
a) Composição b) Objetivos
c) Locais Onde Serão Realizadas as Ações
IV. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES
a) Cronograma Execução dos Trabalhos x Homens x Horas b) Relato das Atividades Desenvolvidas x Planejadas
V. INDICADORES DE EFICIÊNCIA/EFIÁCIA/ECONOMICIDADE ADOTADOS PELA AUDITORIA INTERNA
VI. RELATO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
VII. JUSTIFICATIVA DAS ATIVIDADES PROGRAMADAS E NÃO REALIZADAS VIII. ATIVIDADES REALIZADAS E NÃO PROGRAMADAS
IX. CAPACITAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA X. RECOMENDAÇÕES DA AUDITORIA INTERNA XI. CONCLUSÃO
I – INTRODUÇÃO
O presente Relatório anual de Atividades de Auditoria Interna – RAINT/2013, do IFNMG, foi elaborado com a finalidade de apresentar informações sobre os trabalhos de auditoria interna realizados em 2013, conforme o previsto na IN/CGU nº 01, de 03/01/2007.
A Coordenação de Auditoria, ao relatar as ocorrências na organização e no funcionamento da Instituição, entende que sua linha de atuação deve estar voltada para a orientação e prevenção, fixando uma parceria entre Reitoria, Pró-reitorias, Direção Geral dos campi, seus Departamentos e Coordenadorias e com a CGU/MG, para o alcance dos objetivos na gestão dos recursos públicos, numa visão ampliada para a melhoria da Educação, gerando uma resposta positiva para a sociedade.
II – A INSTITUIÇÃO a) Missão
“Produzir, disseminar e aplicar o conhecimento tecnológico e acadêmico, para formação cidadã, por meio do ensino, da pesquisa e da extensão, contribuindo para o progresso sócio econômico local, regional e nacional, na perspectiva do desenvolvimento sustentável e da integração com as demandas da sociedade e do setor produtivo.”
b) Histórico
O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Norte de Minas Gerais - IFNMG, foi criado em 29 de dezembro de 2008, pela Lei n. 11.892, mediante integração do Centro Federal de Educação Tecnológica de Januária - Cefet Januária e da Escola Agrotécnica Federal de Salinas - EAF de Salinas, juntamente com criação das Unidades de Ensino de Almenara, Araçuaí, Arinos, Montes Claros e Pirapora, que entraram em atividade no ano de 2010, dentro do plano de expansão do Governo Federal.
Neste contexto o IFNMG se firma como Instituição de Educação Superior, Básica e Profissional, pluricurricular e multicampi, especializada na oferta de educação profissional e tecnológica nas diferentes modalidades de ensino, com base na conjugação de conhecimentos técnicos e tecnológicos com as suas práticas pedagógicas.
Assim consolidado, o IFNMG prima em formar e qualificar cidadãos com vistas na atuação profissional nos diversos setores da economia, com ênfase no desenvolvimento socioeconômico local, regional e nacional, tendo em vista uma educação profissional técnica de nível médio, prioritariamente na forma de cursos integrados, para os concluintes do ensino fundamental e para o público da educação de jovens e adultos; oportunizando ao jovem uma possibilidade de formação já nessa etapa do ensino. Na educação superior serão ofertados cursos de tecnologia; cursos de licenciatura; cursos de bacharelado e engenharia, além de cursos de pós-graduação Lato Sensu, a especialização, e também cursos de pós- graduação Stricto Sensu, mestrado e doutorado.
O IFNMG também tem como objetivo, desenvolver programas de extensão e de divulgação científica e tecnológica, bem como realizar e estimular a pesquisa aplicada, a produção cultural, o empreendedorismo, o cooperativismo e o desenvolvimento científico e tecnológico.
c) Contexto Regional
A área de abrangência do Instituto Federal do Norte Minas Gerais é constituída de 127 municípios distribuídos em 03 mesorregiões (Norte de Minas, parte do Noroeste e parte do Jequitinhonha), ocupando uma área total de 186.976,46 Km², ver FIG. 1. (IBGE, 2010)
FIGURA 1 - Área de abrangência do IFNMG
É caracterizada, em muitos momentos e de forma apressada e generalizada como “bolsão de pobreza”, “região problema”, “vale da miséria”, etc. Não se trata de não reconhecer os graves problemas que afligem grande parte da população local, mas não há dúvida de que é preciso reconhecer que a área de abrangência do IFNMG não é uma região homogênea e que a maioria dessas considerações não capta as diferenciações.
Podem-se indicar os seguintes elementos de insustentabilidade socioeconômica presentes em todas as mesorregiões: abrange o semiárido mineiro, englobando sub-regiões heterogêneas que apresentam baixos indicadores de desenvolvimento sociais, os quais se refletem nas limitações do capital social regional; êxodo rural-urbano acentuado, através do qual as microrregiões baseadas em atividades econômicas tradicionais apresentam perda populacional para as outras mais dinâmicas; atividades de exploração do carvão, representando condições de produção e relações de trabalho precárias e informais; e, são encontrados os piores indicadores de infraestrutura social, especialmente de saneamento básico da região Sudeste e carências crescentes na oferta de equipamentos e serviços de consumo coletivo (Cadernos do BDMG).
Como fatores de sustentabilidade presentes podem-se destacar: as políticas públicas, notadamente as de saúde, educação e assistência social, que vêm produzindo melhorias nos indicadores de desenvolvimento social; os programas e projetos de desenvolvimento social, inclusive aqueles relativos aos assentamentos rurais presentes na região, que possibilitam a construção de relações sociais e econômicas e contribuem para revitalizar a agricultura familiar além dos projetos baseados no desenvolvimento social comunitário; o projeto Jaíba e os demais perímetros irrigados ampliam as possibilidades de aumento de renda dos pequenos e médios produtores e dos agricultores familiares.
Também se destacam como elementos de sustentabilidade produtivo tecnológica e político-institucional e cultural: a forte concentração industrial nas microrregiões de Montes Claros, Pirapora e Chapada Gaúcha, destacando-se a presença de um setor industrial relativamente diversificado, com registro de unidades industriais de elevado perfil tecnológico, como no setor têxtil e agricultura altamente tecnificada; a região do Peruaçu e o Pantanal de Pandeiros, na microrregião de Januária, apresentam grande potencial para o desenvolvimento regional baseado no turismo sustentável e o programa de revitalização do Rio São Francisco e de perenização dos seus rios tributários, por meio das micro barragens, apontam para novas possibilidades de utilização dos recursos do semiárido, inclusive em sub-regiões tradicionalmente impactadas pelas secas.
d) Localização
O Instituto Federal do Norte de Minas Gerais é constituído 7 unidades localizadas nos municipios de Campi Almenara, Araçuaí, Arinos, Januária, Montes Claros, Pirapora e Salinas, além da Reitoria, sediada em Montes Claros. Com essa estrutura, o IFNMG abrange toda a mesorregião do Norte de Minas e parte da mesorregião Noroeste de Minas e Jequitinhonha. Campus Almenara: O Campus Almenara abrange uma área de 20.521,245 km², com população estimada de 266.042 habitantes (IBGE, 2010), composta pelos municípios: Almenara, Bandeira, Divisópolis, Felisburgo, Jacinto, Jequitinhonha, Joaíma, Jordânia, Mata Verde, Monte Formoso, Palmópolis, Rio do Prado, Rubim, Salto da Divisa, Santa Maria do Salto, Santo Antônio do Jacinto, Cachoeira do Pajeú, Comercinho, Itaobim, Medina e Pedra Azul.
Campus Araçuaí: O Campus Araçuaí abrange uma área total de 10.261,986 km², com população estimada de 155.045 habitantes (IBGE, 2010), composta por oito municípios: Araçuaí, Caraí, Coronel Murta, Itinga, Novo Cruzeiro, Padre Paraíso, Ponto dos Volantes e Virgem da Lapa.
Campus Arinos: O Campus Arinos abrange uma área de 27.653,10 km², com população estimada de 146.493 habitantes (IBGE, 2010), composta por nove municípios: Arinos, Bonfinópolis de Minas, Buritis, Cabeceira Grande, Dom Bosco, Formoso, Natalândia, Unaí e Uruana de Minas.
Campus Januária: O Campus Januária abrange uma área de 48.324,853 km², com população estimada de 519.630 habitantes (IBGE, 2010), composta por 29 municípios: Bonito de Minas, Chapada Gaúcha, Cônego Marinho, Icaraí de Minas, Itacarambi, Januária, Juvenília, Manga, Matias Cardoso, Miravânia, Montalvânia, Pedras de Marias da Cruz, Pintópolis, São Francisco, São João das Missões, Urucuia, Catuti, Espinosa, Gameleiras, Jaíba, Janaúba, Mamonas, Mato Verde, Monte Azul, Nova Porteirinha, Pai Pedro, Porteirinha, Riacho dos Machados e Serranópolis de Minas.
Campus Montes Claros: O Campus Montes Claros abrange uma área total de 30.144,571 km², com população estimada de 661.598 habitantes (IBGE, 2010), composta por 27 municípios: Brasília de Minas, Campo Azul, Capitão Enéas, Claro dos Poções, Coração de Jesus, Francisco Sá, Glaucilândia, Ibiracatu, Japonvar, Juramento, Lontra, Luislândia, Mirabela, Montes Claros, Patis, Ponto Chique, São João da Lagoa, São João da Ponte, São João do Pacuí, Ubaí, Varzelândia, Verdelândia, Bocaiuva, Engenheiro Navarro, Francisco Dumont, Guaraciama e Olhos d’Água.
Campus Pirapora: O Campus Pirapora abrange uma área de 23.111,60 km², com população estimada de 162.554 habitantes (IBGE, 2010), composta por dez municípios: Buritizeiro, Ibiaí, Jequitaí, Lagoa dos Patos, Lassance, Pirapora, Riachinho, Santa Fé de Minas, São Romão e Várzea da Palma.
Campus Salinas: O Campus Salinas abrange uma área de 26.959,10 km², com população de 251.564 habitantes (IBGE, 2010), composta por 23 municípios: Águas Vermelhas, Berizal, Curral de Dentro, Divisa Alegre, Fruta de Leite, Indaiabira, Montezuma, Ninheira, Novorizonte, Rio Pardo de Minas, Rubelita, Salinas, Santa Cruz de Salinas, Santo Antônio do Retiro, São João do Paraíso, Taiobeiras, Vargem Grande do Rio Pardo, Botumirim, Cristália, Grão Mogol, Itacambira, Josenópolis e Padre Carvalho.
e) Área de Atuação Acadêmica
O IFNMG atua nas seguintes áreas conforme a Lei n. 11.892/2008:
• Educação profissional técnica de nível médio Integrado, concomitante, subsequente e Proeja;
• Cursos de formação inicial e continuada de trabalhadores; • Pesquisas aplicadas;
• Atividades de extensão vinculadas à educação profissional e tecnológica; • Processos educativos geradores de trabalho e renda;
• Educação Superior:
- Cursos Superiores de Tecnologia; - Cursos de Licenciatura;
- Cursos de Bacharelado e Engenharia;
- Cursos de Pós-graduação lato sensu de aperfeiçoamento e especialização.
f) Estrutura Organizacional: REITORIA
Prof. José Ricardo Martins da Silva Reitor
Prof. Edmilson Tadeu Cassani
Pró-Reitor de Administração e Planejamento Profa. Ana Alves Neta
Pró-Reitora de Ensino
Prof. Paulo César Pinheiro de Azevedo Pró-Reitor de Extensão
Prof. Rogério Mendes Murta Pró-Reitor de Pesquisa
Prof. Alisson Magalhães Castro
Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional
CAMPI
Prof. Cláudio Roberto Ferreira Montalvão Diretor Geral Campus Januária
Prof. Maria Araci Magalhães Diretor Geral Campus Salinas Profa. Adriana Regina Corrent
Diretora Geral Campus Almenara Prof. João Antônio Motta Neto
Diretor Geral Campus Araçuaí
Prof. Elias Rodrigues de Oliveira Filho Diretor Geral Campus Arinos
Prof. Nelson Licinio Campos Oliveira Diretor Geral Campus Montes Claros Prof. Júlio César Pereira Braga
Diretor Geral Campus Pirapora g) Recursos recebidos no ano de 2013:
No exercício de 2013, o IFNMG recebeu recursos previstos na LOA e através de decentralizações, distribuídos em várias ações, conforme quadro abaixo. Destes recursos, o IFNMG conseguiu executar R$131.108.238,45, que corresponde a 91,46% do recursos disponibilizados.
Quadro 1 – Recursos Recebidos
Projeto/Atividade Grupo de Despesa Atualizada Dotação
00M0 Contribuição a Entidades Nacionais Representativas de Educação e Ensino 3 43.382,00 181 Pagamento de Aposentadorias e Pensões - Servidores Civis 1 7.959.239,00 09HB Contribuição da União, de suas Autarquias e Fundações para o Custeio do Regime de Previdência dos Servidores Públicos Federais 1 10.890.673,00 2004 Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes 3 1.801.000,00 2010 Assistência pré-escolar aos Dependentes dos Servidores e Empregados 3 246.100,00 2011 Auxílio Transporte aos Servidores e Empregados 3 60.000,00 2012 Auxílio Alimentação aos Servidores e Empregados 3 4.127.000,00 20RG Expansão e Reestruturação da Rede Federal de Ed. Prof. e Tecn 4 10.417.883,00 20RJ Apoio à Capacitação e Formação Inicial e Continuada de Professores, Profissionais, Funcionários e Gestores para a Educação Básica 3 2.144.573,00 4 598.467,00 20RL Funcionamento das Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnológica 3 25.737.843,00 4 9.400.041,00 20RW Apoio a Formação Profissional, Cientifica e Tecnológica 3 4.909.520,03 20TP Pagamento de Pessoal Ativo da União 1 57.530.320,00 20YT Fomento e Fortalecimento de Empreendimento Econômicos Solidários e suas Redes de Cooperação 3 24.700,55 4 12.378,69 2994 Assistência ao Educando da Educação Profissional 3 3.830.413,00 4 409.487,00 4572 Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e Requalificação 3 646.956,00 6358 Capacitação de Recursos Humanos da Educação Profissional 3 592.989,00 6380 Fomento ao Desenvolvimento da Educação Profissional 3 490.000,00 4 210.000,00 8252 Educação Profissional e Tecnológica a Distância - E-TEC Brasil 3 966.316,11 4 281.788,00 8744 Apoio à Alimentação Escolar na Educação Básica 3 22.668,02
TOTAL 143.353.737,40
III – AUDITORIA INTERNA DO IFNMG a) Composição
Segundo a Lei 11.892, de 29/12/2008, os Institutos Federais possuem natureza jurídica de autarquia, detentoras de autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didático-pedagógica e disciplinar. A proposta orçamentária anual é destacada para cada campus e para a reitoria, exceto no que diz respeito a pessoal, encargos sociais e benefícios aos servidores, que são centralizados na Reitoria.
A Coordenadoria de Auditoria Interna do IFNMG, lotada na Reitoria coordena os trabalhos realizados pela Auditoria de todos os campi do IFNMG. Atualmente somente os campi de Araçuaí, Januária e Salinas e Montes Claros possuem auditores lotados em seus quadros.
REITORIA
Clarice Rodrigues da Silva
Ingresso: 09/01/1995 Cargo: Técnico em Tecnologia da Informação Formação Acadêmica: Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas.
Função: Coordenadora de Auditoria Interna do IFNMG – Portaria nº96, de 08/09/2009, DOU de 09/09/2009.
CAMPUS SALINAS
Flávia Cícera Xavier Machado
Ingresso: 24/09/2009 Cargo: Auditora
Formação Acadêmica: Bacharel em Administração. CAMPUS JANUÁRIA
Juarez Batista Viana
Ingresso: Cargo: Auditor
Formação Acadêmica: Bacharel em Ciências Contábeis. CAMPUS ARAÇUAÍ
Amarildo Nunes Lopes
Ingresso: 01/10/2010 Cargo: Auditor
Formação Acadêmica: Bacharel em Ciências Contábeis. CAMPUS MONTES CLAROS
Helder Luis Costa
Ingresso: 29/08/2011 Cargo: Auditor
Formação Acadêmica: Bacharel em Ciências Contábeis. b) Objetivo
O objetivo do RAINT 2013 é apresentar as atividades que foram realizadas pela Auditoria no ano, conforme previsto no PAINT, e determinações contidas no Decreto nº 3.591/00, alterado pelo Decreto nº 4.304/02, observando o disposto na IN/CGU nº 01, de 03/01/2007.
c) Locais Onde Foram Realizadas as Ações
Os trabalhos de auditoria previstos para o exercício de 2013, envolveram as Direções dos campi de Januária, Salinas, Araçuaí, Pirapora, Almenara, Arinos, Montes Claros e a Reitoria.
Áreas auditadas
Controles da Gestão
Gestão Orçamentária/Financeira Gestão Patrimonial
Gestão de Recursos Humanos
Gestão de Suprimentos Bens e Serviços Gestão Operacional
Metodologia Empregada
A Auditoria Interna, no exercício de suas atividades, utilizou os sistemas informatizados via web aos quais teve acesso, realizando seus trabalhos mediante coleta de dados destes sistemas, e nos trabalhos de campo junto aos coordenadores, bem como, verificação de documentos comprobatórios e papéis de trabalho quando necessário.
Inspeção “In Locus”;
Análise detalhada de processos; Solicitação de Auditoria;
Relatórios;
Recomendações, quando necessário; Recursos Utilizados
Indagação escrita (Questionários, Check List, S.A., Relatórios); Visita aos setores;
Análise documental e via sistemas da Rede SERPRO (SIAFI, SIASG, SIAPE) e SCDP; Leitura de Leis, Decretos, Instruções Normativas etc.;
Equipamentos e Materiais de Expedientes, tais como: Computador, impressora, copiadora, internet;
IV – CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES a) Cronograma Execução dos Trabalhos x Homens x Horas
A totalização dos dias e horas trabalhados pela coordenadoria de auditoria interna e auditores lotados nos campi, está definido conforme quadro abaixo:
Quadro 2 – Dias Trabalhados
Ano de 2013 365 Dias
Sábados - 52 Dias
Domingos - 52 Dias
Feriados em dias úteis - 08 Dias
Férias (auditoria) - 30 Dias
Ponto Facultativo - 03 Dias
Total de Dias de Trabalho em 2013 220 Dias
Horas de Trabalho/2013 – Auditoria Interna
Os trabalhos de auditória interna no exercício 2013 compreenderam um Auditor no Campus Januária, um em Salinas, um em Araçuaí, um em Almenara e um na Reitoria.
05 Homens X 08 Horas Diárias X 220 Dias Úteis = 8.800 horas de trabalho anuais. Parte desta carga horária ficou comprometida devido ao afastamento de um auditor por problemas de saúde, ficando este afastado 100 dias.
b) Relato das Atividades Desenvolvidas x Planejadas
No exercício de 2013, a unidade de Auditoria Interna desempenhou as seguintes atividades:
Auditoria Interna:
Elaboração do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT 2014; Elaboração do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna- RAINT 2012; Auxilio na Elaboração do Relatório de Gestão;
Gestão operacional:
Inspeção “in loco” dos controles de gastos com combustíveis, lubrificantes, peças, estado de conservação dos veículos e formas de armazenamento desses nas unidades.
Gestão patrimonial:
Análise do controle de estoque dos bens móveis patrimoniais e de consumo; Análise por amostragem do inventário físico/financeiro do almoxarifado. Gestão orçamentária e financeira
Análise das concessões de diárias; Gestão de recursos humanos:
Acompanhamento de concessão de benefícios; Gestão de bens e serviços:
Acompanhamento de processos licitatórios (dispensa, inexigibilidade, pregão eletrônico, tomada de preços, etc) e de contratos.
V – INDICADORES DE EFICIÊNCIA/EFIÁCIA/ECONOMICIDADE ADOTADOS PELA AUDITORIA INTERNA
No exercício 2013, a Auditoria Interna dos campi e Reitoria realizaram atividades de análise, indagação escrita e documental, apresentaram orientações e recomendações técnicas e legais quantificados a seguir:
ATIVIDADE QUANTIDADE
Solicitações de Auditoria (SA); 47
Relatório de Atividades (RA); 12
Nota de Auditoria (RA); 11
Processos de Reembolso/Ressarcimento de Despesas; 61 Processos de Pagamentos a Fornecedores nas diversas modalidades; 69 Processos de Auxílio-Natalidade; 03 Processos de Incentivo a Qualificação; 12 Processos de Substituição Remunerada; 27 Processos de Admissão “Check List”; 09 Processos de Progressão de Retribuição por Titulação; 12
Auxílio pré-escolar 20
Processos de Auxilio periculosidade/ insalubridade 18 Ocupação de imóvel institucional 02 Processos de Afastamentos para capacitação 03
Abaixo, quadro relacionando o volume de recursos auditados no exercício de 2013, pela Unidade de Auditoria Interna, por programa/ação.
Programa/Ação Recurso Auditado (R$)
Almoxarifado* 160.916,23 Patrimônio* 9.064.566,30 0750 / 2004 1.683,69 2031 / 20RL 1.389.234,06 2031 / 6358 16.288,49 2109 / 20TP 37.350,74 2109 / 4572 8.923,91 TOTAL 10.678.964,30
* Os valores referentes às verificações feitas nos setores de Almoxarifado e Patrimônio são resultado de
VI – RELATO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Aquisição de bens/materiais e contratação de serviços:
No acompanhamento de processos para aquisições e contratação de serviços através de processos licitatórios, dispensas e inexibilidades, os recursos ficaram assim distribuídos:
Quadro 3 – Valores gastos em 2013 por Modalidade de licitação
UG T. de preço Concorrência Dispensa Inexigibilidade Pregão
Reitoria 55.164,00 3.691.831,82 1.072.569,18 319.141,65 2.919.607,63 Campus Salinas 1.082.093,93 432.967,68 671.056,45 370.414,50 4.740.545,38 Campus Januária 65.655,48 755.378,10 324.399,89 164.661,16 6.177.967,44 Campus Montes Claros 0,00 2.027.466,26 81.098,59 67.670,94 1.757.338,15 Campus Arinos 327.497,96 1.436.696,38 148.396,98 90.267,62 2.390.321,13 Campus Almenara 0,00 2.670.435,03 149.845,19 230.157,24 1.573.465,96 Campus Pirapora 1.116.588,70 0,00 14.083,96 297.982,32 1.336.178,19 Campus Araçuaí 3.573,09 5.357,77 133.901,60 82.175,01 1.261.390,51
TOTAL 2.650.573,16 11.020.133,04 2.595.351,84 1.622.470,44 22.156.814,39
Fonte SIAFI Gerencial
Quadro 4 – Comparativo dos Valores gastos 2012 x 2013
Ano Convite T. de Preço Concorrência Dispensa Inexigibilidade Pregão
2012 34.583,69 3.570.560,74 1.809.764,31 434.878,05 2.256.745,68 17.752.251,77 2013 --- 2.650.573,16 11.020.133,04 2.595.351,84 1.622.470,44 22.156.814,39 Fonte SIAFI Gerencial
Na comparação entre os anos 2102 e 2013, nota-se que em 2013 houve um aumento nos gastos por Dispensa de Licitação. Após análise deste fato, constatou que este crescimento se deu em função dos contratos emergenciais de serviços terceirizados, decorrentes de falhas na execução dos serviços prestados pelas empresas contratadas através de processos licitatórios e a contratação de empresa para conduzir o concurso público da Instituição, com base no Art 24, Inciso XIII. Outro fator que contribui para o elevado valor nesta modalidade sãos pagamentos efetuados à empresa fornecedora de elétrica elétrica. Somente esta contratação corresponde a 41,51% do valor empenhado nesta modalidade. No ano de 2013 foram realizados muitos processos de concorrência para a contratação de empresas para execução de obras em todos os campus da Instituição. Todas aconteceram no último trimestre do ano. As análises destes processos se restringiram somente à licitação. Neste ano de 2014 será analisada a execução decorrente destes contratos.
Alguns processos licitatórios apresentaram, no momento da análise, impropriedades quanto a formalização, como páginas ainda sem numerar, inconsistência de ordem cronológica na organização dos documentos, ausência de documento com a designação do pregoeiro e equipe de apoio e ausência de assinaturas em algumas páginas dos processos. Nenhuma falha foi encontrada que colocasse em dúvida a licitude dos processos. Durante a análise, estas pendências foram comunicadas e prontamente resolvidas pelos setores responsáveis.
Com relação às inexigibilidades, os processos nesta modalidade de contratação na sua maioria estão relacionados a empresas de fornecimento de água, telefonia, correio, publicidade e internet.
Essa evolução nos processos de compra de bens e contratação de serviços mostra a preocupação da Instituição em cumprir a legislação, organizando melhor e antecipadamente as aquisições e contratações dos campi, ampliando a competitividade nas compras realizadas e demonstrando eficiência na gestão dos recursos.
Os processos analisados foram:
Nº Processo Progr / Ação Objeto Modalidade
23396000316/2013-23 2031 / 20RLAquisição de material para laboratórios e outros insumos Pregão 23396000335/2013-50 2031 / 20RL Aquisição de tonner Pregão 23396000347/2013-84 20RW Aquisição de tintas, tecidos, tesouras (materiais PRONATEC) Pregão 23396000208/2013-51 2031 / 20RL Aquisição de postes, tela, arame Pregão 23396000187/2013-73 2031 / 20RL Aquisição de matrizes suínas Pregão 23396000273/2013-86 2994 Aquisição de equipamentos para enfermaria e odontologia Pregão 23396000204/2013-72 2994 Aquisição de material odontológico e medicamentos Pregão 23396000227/2013-87 2031 / 20RL Aquisição de móveis para Biblioteca Pregão 23396000274/2013-21 2031 / 20RL Aquisição de ordenhadeira e tanque de resfriamento Pregão 23396000269/2013-18 2031 / 20RLAquisição de marcador para quadro branco, apagador e outros Pregão 23396000338/2013-93 2031 / 20RLAquisição de tela de sombreamento para estacionamento Pregão 23396000158/2013-10 2031 / 20RLAquisição de alimentos e medicamentos para animais Pregão 23396000142/2013-07 2031 / 20RL Aquisição de nitrogênio líquido Dispensa 23396000275/2013-75 2031 / 20RL Aquisição de motos Pregão 23396000393/2013-83 2031 / 20RL Serviço de plantio de grama Dispensa 23396000287/2013-08 2994 Aquisição de equipamentos para refeitório Pregão 23396000406/2013-14 4572 Pagamento de taxa de inscrição Semana Orçamentária Inexigibilidade 23396000178/2013-82 2031 / 20RL Aquisição de materiais para laboratório Pregão 23396000167/2013-01 2031 / 20RL Serviços gráficos PRONATEC Pregão 23396000286/2013-55 2031 / 20RL Aquisição de material para laboratório Pregão 23396000034/2013-26 2031 / 20RL Aquisição de gás GLP Pregão SRP 23396000339/2013-38 2994 Seguro contra acidentes pessoais Pregão 23396000349/2013-73 2031 / 20RL Aquisição de sementes, herbicidas e fertilizantes Pregão 23396000253/2013-13 2031 / 20RLPagamento de seguro obrigatório e emplacamento de veículos oficiais Dispensa 23396000249/2013-47 2031 / 20RLContratação de empresa especializadas em locação de mão-de-obra Pregão 23396000523/2012-05 2031 / 20RL Aditivo Construção de um estábulo Concorrência 23396000254/2013-50 2031 / 20RLReforma de imóvel para clínica veterinária Tomada Preço 23396000540/2012-34 2031 / 20RL Aditivo Construção do anexo do viveiro florestal Concorrência 23396000533/2012-37 2031 / 20RL Aditivo Pavimentação asfáltica Concorrência 23396000534/2012-87 2031 / 20RL Aditivo Construção de 02 UEP's Concorrência 23396000375/2013-00 2031 / 20RL Serviço braçal continuado Pregão 23396000169/2013-91 2994 Aquisição de alimentos e materiais de limpeza Pregão 23396000336/2013-02 2031 / 20RLAquisição de combustível aditivo ARLA 32 e óleo diesel S10 Pregão 23396000366/2013-19 2031 / 20RL Aquisição de balança eletrônica Pregão 23396000420/2013-18 2031 / 20RL Aquisição de registrador/analisador de energia Pregão 23396000395/2013-72 2031 / 20RL Aquisição de postes de eucalipto Pregão 23396000300/2013-11 2031 / 20RL Serviço de aceiro, roçada e capina Pregão 23396000176/2013-93 2031 / 20RL Aquisição de combustível Pregão SRP
Nº Processo Progr / Ação Objeto Modalidade
23396000021/2013-57 2031 / 20RL Energia elétrica Dispensa 23396000022/2013-00 2031 / 20RL Serviço de telefonia Inexigibilidade 23396000396/2013-61 2031 / 20RL Pagamento bolsistas PIBEX Não se aplica 23396000314/2013-34 2994 Pagamento auxílio a alunos para participação em eventos Não se aplica 23396000326/2013-69 2994 Pagamento alunos PROEJA Não se aplica 23396000431/2013-06 2031 / 20RL Reforma do telhado do posto de vendas Dispensa 23396000006/2013-17 Concessão de uso (exploração de serviço de reprografia) Convite 23390000161/2012-02 2031 / 20RLContratação empresa para prestação de serviços continuados de telefonista Pregão 23390000279/2012-22 2031 / 20RLContratação empresa para prestação de serviços de motoristas (posto c/ 02 motoristas) Pregão 23390000206/2012-31 2031 / 20RGServiços de pavimentação no Campus Almenara. Tomada Preço 23390000193/2012-08 2031 / 20RLContratação de empresa de engenharia para elaboração de Projetos Pregão 23394000027/2012-63
23394000089/2012-75 2031 / 20RLContratação de Serviços de Vigilância Armada. Pregão 23394000076/2013-87 Contratação de empresa para prestação de serviços de apoio à realização de eventos. Pregão 23392000155/2012-27 2031 / 20RLServiço de limpeza e conservação com fornecimento de materiais de limpeza. Tomada Preço 23392.000035/2012-20 2031 / 20RL Serviço de Vigilância armada. Pregão
23392000301/2012-14 2031 / 20RL Edificação do CDTI. Concorrência 23391000096/2013-88 1062 / 2992 Participação de servidor na X Semana Orçamentária Inexigibilidade 23391000099/2013-11 1062 / 2992 Participação de servidor na X Semana Orçamentária Inexigibilidade 23391000109/2013-19 1062 / 2992 Participação de servidor em curso Inexigibilidade 23393000434/2013-61 2031 / 20RL Aquisição de mat. De manut.bens imoveis Pregão 23393000390/2013-43 2031 / 20RL Aquisição de materiais p. Cercamento do campus Pregao 23393000263/2013-11 2031 / 20RL Aquisição de material bibliografico Pregao 23393000187/2013-01 2031 / 20RLAquisic. peças e serv. instalação de pivo central-irrigação Pregao 23393000186/2013-59 2031 / 20RL Aquisic. De insumos para agroindustria Pregão 23393000174/2013-24 2031 / 20RL Aquisic. De alimentos para animais Pregão 23393000144/2013-18 2031 / 20RL Aquisição de roupas e acessorios-jogos IFNMG pregão 233930000098/2013-57 2031 / 20RL Aquisic.de mat.limpeza e copa e cozinha pregão 233930000083/2013-99 2031 / 20RL Contratação de serv.pedreiroe serv.pedreiro Pregão 233930000036/2013-45 2031 / 20RL Aquisiçao de combustiveis e gas de cozinha Pregão 23393000125/2013-91 2031 / 2994 Aquisicão de generos alimenticios Pregão 23393000530/2013-18 2031 / 20RL Construção de 01 complexo educacional Concorrência 23393000341/2013-37 2031 / 20RL Aquisição de alimentos para animais cana de açucar Dispensa 23393000147/2013-51 2031 / 20RL Aquisção de diesel tipo bs-10 Dispensa 23393000283/2013-41 2031 / 20RL Aquisição de suinos para o IFNMG inexibilidade 23393000246/2013-33 2031 / 20RL Pagto de ART -CREA-MG Inexibilidade 23393000059/2013-50 2031 / 20RL Contrat.de serv.divulgação de radio e tv inexibilidade 23393000038/2013-34 2031 / 20RL Contratação de serv. Telefonia local Inexibilidade 23393000014/2013-85 2031 / 20RL Contratação de seguro DP-VAT inexibilidade 23393000012/2013-96 2031 / 20RL Pagto de tx de serviços metrológicos Inexibilidade 23393000001/2013-14 2031 / 20RL Pagto.de tx da ANA -Agência Nacional das Águas IInexibilidade O quadro anterior apresenta alguns processos do ano de 2012. Isso se deu em virtude dos processos terem acontecido no último trimestre do ano, sendo possível sua análise somente no início de 2013.
Almoxarifado
Em todas as Unidades, as mercadorias e bens são recebidas pelo responsável pelo Almoxarifado e as notas fiscais devidamente atestadas pelo mesmo. Em alguns casos, o solicitante, ou caso tenha necessidade, um responsável técnico do bem/mercadoria, analisa o material recebido e também atesta a nota fiscal.
Foram feitas visitas “in loco” nos Almoxarifados das Unidades abaixo, encontrando as seguintes condições:
Em virtude da falta de informatização nas novas unidades, todas apresentaram divergência de saldos entre a Planilha Eletrônica e o estoque físico, demonstrando a necessidade urgente de implantação do Sistema.
Nos campus Januária e Salinas, que são os mais antigos da Instituição, existem sistemas para o controle do Almoxarifado, mas os mesmos são precários e diferentes entre si.
Nos campus Arinos, Almenara, Araçuaí e Montes Claros não existe nenhum sistema de controle de Almoxarifado. O controle é feito com o auxílio de planilhas eletrônicas.
No campus Pirapora e na Reitoria está em fase de teste o SIGA-ADM, Sistema financiado pelo MEC/SETEC para toda a Rede de Instituições federais e que será adotado em todas as unidades do IFNMG. Os materiais foram cadastrados no Sistema e o controle é feito no Sistema e ainda na planilha eletrônica, para verificação das funções da ferramenta.
Não existe no IFNMG normativo relacionado ao Almoxarifado, que padronize os procedimentos de movimentação de material entre o almoxarifado e o setor solicitante, de recebimento de material, de controle de estoque e demais atividades relacionadas ao setor. Já existe uma minuta deste documento e o mesmo está aberto para contribuição das pessoas envolvidas no processo. O mesmo está previsto para ser aprovado ainda no 1º trimestre de 2014.
Quanto ao espaço destinado para este setor, nos campus Almenara, Arinos e Montes Claros o mesmo funciona em instalações provisórias, sem as condições adequadas para o funcionamento. Já nos campus Salinas, Pirapora, Araçuaí e a Reitoria o espaço destinado para é pequeno, dificultando a organização dos materiais e circulação dos servidores.
Todas estas constatações constaram nos relatórios enviados aos Diretores-Gerias das unidades, que informaram que tomaram as providências necessárias.
Patrimônio
Quanto aos bens patrimoniais, todos campus implantaram o Sistema SIGA-ADM e já cadastraram os bens. Estão sendo feitos os Termos de Responsabilidade para serem assinados pelos servidores que estão de posse dos mesmos.
Em relação a depreciação, os campus estão atendendo a legislação. Somente os campus Salinas e Januária, que são campus mais antigos e possuem bens com mais tempo de
aquisição, ainda não fizeram a atualização dos valores destes para que seja feita a depreciação.
Com relação aos imóveis, todas as Unidades estão com seus bens atualizados no SPIUNET, tanto na descrição como também no valor.
Foi verificado também que nos campi novos, o espaço destinado à guarda de bens não atende a realidade. Em algumas unidades, existe bens novos armazenados com bens inservíveis ou danificados. Foi recomendado aos gestores providência quanto a adequação dos mesmos.
Quanto ao inventário de algumas unidades, houve dificuldade para realização. As mais antigas (Campus Januária e Campus Salinas) estão com muitos bens inservíveis ou obsoletos e bens semoventes que não existem mais, mas ainda constam no patrimônio. Foi feita recomendação para que se providenciasse a baixa dos mesmos e que fossem tomadas as devidas providências.
Gestão de Pessoas
Foram realizadas várias nomeações de novos servidores no ano de 2013. A nomeação e o cadastro no SISAC é de responsabilidade da Reitoria. Todos foram cadastrados no SISAC e suas pastas funcionais feitas.
O quadro reduzido de servidores nos novos campus gera alguns problemas para a gestão: não atendimento ao princípio de segregação de funções, falta de substituto eventual para algumas funções, acúmulo demasiado de atribuições a setores diversos. O caso mais delicado nas novas unidades é um mesmo servidor acumulando as atribuições de Coordenador de Almoxarifado, Patrimônio e Transporte. Essa situação foi levada aos diretores gerais e os mesmos informaram que só poderão resolver quando quando o quadro de servidores estiver maior.
Quanto à concessão de diárias e passagens, foi constatado em todos os campi que muitas propostas foram feitas e lançadas no SCDP, com prazo inferior aos 10 dias exigidos pela Portaria do MEC nº 403, de 23/04/2009. Alguns servidores apresentaram justificativa para tal fato, mas ainda não é uma prática constante. Consequentemente muitas delas foram pagas após o término da viagem. Todas as propostas de viagens analisadas apresentaram o objetivo da viagem condizente com o objetivo do Programa/Ação pelo qual foram pagas.
Controle de Transportes
Foram verificados vários itens como: Portaria de designação de responsável, Autorização de servidores para condução dos veículos oficiais, documentação dos veículos, mapas de controle de entrada e saída de veículo, bem como os mapas de abastecimento. Foram analisados também o processo licitatório de aquisição de combustível e as notas fiscais pagas. Pelo que foi verificado, as práticas adotadas neste setor atendem ao que preceitua a legislação vigente. Algumas falhas formais foram detectadas, mas nada que comprometa a gestão.
VII – JUSTIFICATIVA DAS ATIVIDADES PROGRAMADAS E NÃO REALIZADAS
A Instituição ainda carece de procedimentos de trabalho, fluxos e normatização de processos, definição do papel da Reitoria e dos campus nos vários setores e serviços. Os Regimentos Internos dos campus e Reitoria foram aprovados somente em outubro/2013. Os controles internos não estão completamente definidos e implantados, dificultando assim o trabalho da Auditoria de verificar se os mesmos estão sendo cumpridos. Foram elaboradas minutas de Processo nas áreas de Almoxarifado, Patrimônio, Gestão de Contratos e Protocolo e estes são na fase de consulta/contribuição dos setores envolvidos. A previsão que que os mesmos sejam aprovados e entrem em prática ainda no primeiro semestre de 2014.
Entre as atividades programas no PAINT 2013 e não realizadas, estão:
• Avaliar a gestão do uso dos cartões de pagamento do governo federal: O volume de recursos gastos até o mês de dezembro foi de baixa relevância;
• Acompanhamento de Obras: Falta conhecimento técnico para acompanhar obras. Foram feitos somente análises de processos licitatórios e de contrato;
• Avaliar a situação das transferências da UJ, dando ênfase para Fundações de Apoio e outras Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos: ão houve transferência de recursos em nenhuma das unidades da Instituição.
VIII – ATIVIDADES REALIZADAS E NÃO PROGRAMADAS
As atividades que não constavam no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT/2013 foram desenvolvidas de acordo com a necessidade de cada campus, ou para cumprimento de Orientações Legais a serem cumpridas pelo IFNMG.
− Participação em comissões para elaboração de Normativos Legais;
− Visita aos novos campi para reuniões, palestras e treinamentos com os servidores que trabalharão nas áreas de Patrimônio, Almoxarifado, compras e Gestão de Pessoas; − Discussão sobre os papéis de trabalhos a serem adotados pela Auditoria e elaboração
dos mesmos.
IX – CAPACITAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA
Durante o exercício de 2013, os Auditores Internos dos campi participaram de vários eventos, conforme descritos abaixo:
• XXXVIII FONAI MEC
Tema: "Aprimorar as técnicas para melhor assessorar"
Local: São Paulo-SP Período: 08 a 10/05 Participantes: 02 • XXXIV FONAI MEC
Tema: “INOVAÇÃO: ferramenta para a consolidação das auditorias internas” Local: Goiânia-GO
Período: 04 a 08/11 Participantes: 04
• X Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas Local: Bento Gonçalves-RS
Período: 23/09 e 27/09 Participantes: 01
X – RECOMENDAÇÕES DA AUDITORIA INTERNA
As recomendações listadas no quadro abaixo são relacionadas às constatações verificadas em todos os campus que compõem o Instituto. Devido ao modelo de numeração de Constatação adotada pela Auditoria Interna da Instituição, que identifica pelo Campus, algumas se repetem em seu conteúdo, mas estão relacionadas à campus diferentes.
Quando consolidadas, todas se relacionam basicamente nestes temas:
• Que a Instituição elabore seus controles internos, como ferramenta fundamental para assegurar a fidedignidade e integridade dos atos. O controle interno serve para apontar as falhas e os erros a fim de que se possa repará-los e evitar sua repetição. Sua utilização é também indispensável para resguardar o gestor na tomada de decisões.
• Que sejam aprovados manuais de normas e procedimentos dos setores de Almoxarifado, Patrimônio e Transportes, afim de padronizar os trabalhos em todos os campus;
• Que nomeie servidores distintos para atender as áreas de Almoxarifado, Patrimônio e Transportes, evitando que o mesmo acumule as três funções, constituindo assim uma afronta ao principio da segregação de função.
• Emitir Diárias e passagens observando o prazo mínimo de 10 dias para a solicitação, conforme Portaria MP 98/2003. As solicitações feitas com prazo inferior a este, deverão ser justificadas pelo solicitante.
• Providenciar espaços adequados para o funcionamento do Almoxarifado e do Patrimônio, construindo e/ou adequando os existentes, dotando-os de equipamento de prevenção de incêndio, iluminação apropriada e estantes para organização dos materiais;
• Informatizar o setor de Almoxarifado das Unidades para o controle de bens de consumo; • Atualizar os Termos de Responsabilidade dos bens patrimoniais e realizar junto a
comunidade dos campus um trabalho de conscientização (palestras, cartilha, comunicação circular) quanto ao uso e responsabilidade dos usuários pelos bens móveis da Instituição; • Providenciar desfazimento dos bens inservíveis, ociosos e antieconômicos;
• Planejar melhor as aquisições, evitando que bens patrimoniais fiquem estocados por um longo período;
CONSTA
TAÇÃO RECOMENDAÇÃO PREVISÃO ATENDIMENTO
030101 Abertura de processo administrativo para apuração de roubo /extravio de notebooks 17/05/13 Atendida 030102 Adotar Controle de estoque máximo e mínimo informadaNão Não atendida 030103 Adquirir extintores de incêndio para serem utilizados no combate a líquidos inflamáveis e materiais elétricos no almoxarifado informadaNão Atendida 030601 Somente efetuar ressarcimento de plano de saúde com assinatura do Não Atendida
CONSTA
TAÇÃO RECOMENDAÇÃO PREVISÃO ATENDIMENTO
responsável legal nos recibos de pagamento. informada
030301 Processos de concessão de diárias pendentes no sistema após o prazo legal para prestação de contas 29/11/13 Atendida 080202 Atualizar os termos de responsabilidade abrangendo todos os bens do campus que foram distribuídos para uso, conforme prevê o item 7.13.3 da IN
205, de 8 de abril de 1988.
10/12/2013 Parcialmente atendida 080203 Estornar os lançamentos de bens feitos em duplicidade 31/07/2013 Parcialmente atendida 080204 Providenciar o documento de suporte e realizar o registro de entrada no patrimônio conforme previsto no item 3.2 da IN 205, de 8 de abril de 1988. 10/09/2013 Parcialmente atendida 080204 Orientar formalmente o responsável pelo sistema para que somente registre a entrada de bem condicionada à apresentação de documento, conforme o item
6.1 da IN 205, de 8 de abril de 1988.
Não
informada Não atendido 080205 Providenciar a etiquetagem dos bens distribuídos e os respectivos Termos de Responsabilidade 10/12/2013 Parcialmente atendida 080205 Orientar formalmente o responsável pela distribuição dos bens que somente os entregue de acordo com o item 6.1 e 7.13.1 da IN 205, de 8 de abril de
1988.
Não
informada Não atendido 080206 Alterar a descrição dos bens no sistema, informando dados mínimos essenciais para a individualização e correta caracterização informadaNão Parcialmente atendida 080207
Disponibilizar os bens a outro órgão da Administração Pública ou, se for o caso, providenciar o desfazimento, conforme determina o artigo 4º do Decreto
99658, de 30 de outubro de 1990. 01/10/2013
Parcialmente atendida 080207 Solicitar ao Departamento de Planejamento que evite a aquisição de bens permanentes para ficarem estocados. 15/08/2013 Não atendido 080208 Providenciar o documento de suporte necessário à contabilização dos bens. 10/09/2013 Parcialmente atendida 080209 Elaborar os Termos de Responsabilidade relacionados aos bens distribuídos a cada setor, conforme previsto no item 7.11 da IN 205, de 8 de abril de 1988.10/10/2013 Parcialmente atendida
080210
Recolher os bens danificados ao setor de patrimônio e providenciar a manutenção, de acordo com o item 7.13.8 da IN 205, de 8 de abril de 1988, ou, caso não seja possível, proceder ao desfazimento, de acordo com o Decreto 99.658, de 30 de outubro de 1990.
Não
informada Parcialmente atendida
080211
Orientar formalmente os consignatários dos bens quanto à obrigatoriedade de comunicar a ocorrência de qualquer irregularidade de funcionamento ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade, consoante o item 7.13.7 da IN 205, de 8 de abril de 1988
15/07/2013 Não atendido
060101 Recomendamos a fortalecimento dos controles na gestão dos bens de almoxarifado com a adoção de sistema de informação eficaz. informadaNão
060102
- Recomenda-se elaborar estudo para construção e/ou adequação do prédio do Almoxarifado/Patrimônio, uma vez que o prédio atual não atende à necessidade do Almoxarifado, pois o mesmo não foi construído para este fim. - recomenda-se ainda, providenciar Extintores de Combate a Incêndio para as dependências do Almoxarifado/Patrimônio, seguindo Normas da ABNT (NBR 12693) e Normas de Segurança contra Incêndio vigentes;
- Elaboração e execução do Projeto de Sistema Preventivo e de Combate a Incêndio para o campus Almenara.
Não informada
060103
- Recomenda-se que seja realizado novo processo de Tomada de Contas - 2013, considerando as informações expostas, bem como as orientações da IN/SEDAP Nº 205/88.
- Recomenda-se que os membros da Comissão responsável pela tomada de Contas seja composta por servidores diferentes dos que trabalham no Almoxarifado.
Não informada
060104 - Recomenda-se que os servidores recebam capacitação na área de Almoxarifado para melhor desempenho das funções. informadaNão
060201
- Recomenda-se que seja observada a manutenção dos cadastros do sistema SIGA-ADM, Módulo Patrimônio, seguindo as alterações de responsáveis de cada setor, das portarias e o organograma da UG.
- Recomenda-se a emissão dos Termos de Responsabilidade, conforme as orientações do Manual de Patrimônio-IFNMG e da IN/SEDAP N 205/88:
Não informada 060202 - Recomenda-se que seja realizado junto a comunidade do campus um
trabalho de conscientização (palestras, cartilha, comunicação circular) especialmente quanto ao uso e da responsabilidade dos usuários pelos bens
Não informada
CONSTA
TAÇÃO RECOMENDAÇÃO PREVISÃO ATENDIMENTO
móveis do campus Almenara. 060203
- Recomenda-se ao Setor responsável que comunique à Coordenadoria de Almoxarifado, Patrimônio e Transportes a entrada/saída ou substituição de servidores ocupantes de cargos, função ou emprego, para que se proceda a transferência dos bens móveis que ficaram sob sua responsabilidade.
Não informada
060204
- Recomenda-se corrigir as impropriedades levantadas, da atualização do inventário e aprimoramento dos controles internos administrativos do setor afim de dar eficácia e eficiência nas operações; propiciar informações oportunas e confiáveis e se evitar o cometimento de erros.
Não informada 060205 - Recomenda-se fortalecer os controles administrativos com relação às rotinas e procedimentos do setor de Almoxarifado, Patrimônio e Transporte. informadaNão 040101 - Recomenda-se o fortalecimento dos controles internos na gestão dos bens de almoxarifado através da implantação de sistema informatizado. informadaNão 040102
- Recomenda-se construir o prédio do Almoxarifado/Patrimônio, uma vez que as salas reservadas para o Almoxarifado não atende às necessidades e poderão ser requisitadas.
Não informada
040103
- Recomenda-se o aprimoramento dos controles internos administrativos do setor e comprometimento dos envolvidos afim dar eficácia e eficiência nas operações; propiciar informações oportunas e confiáveis e se evitar o cometimento de erros.
Não informada
040104
- Recomenda-se que a Comissão responsável pela Tomada de Contas seja composta por servidores diferentes dos que trabalham no setor de Almoxarifado. Destarte, será aplicada a segregação de funções que permitirá o fortalecimento dos controles internos administrativos, bem como atender ao acórdão do TCU:
Não informada
040105
- Capacitar os servidores para o desempenho de suas atividades para adequar o quadro aos novos perfis profissionais requeridos pelo setor público em consonância com os dispositivos legais que disciplinam a avaliação de desempenho dos servidores e avaliação de desempenho institucional.
Não informada
040201
- Recomenda-se que seja observada a manutenção dos cadastros do sistema SIGA-ADM-Módulo Patrimônio, seguindo as alterações dos responsáveis por cada setor, bem como, das portarias e o organograma da UJ.
- Recomenda-se a emissão e atualização tempestiva dos Termos de Responsabilidade, conforme preconiza as orientações do Manual de Patrimônio-IFNMG e da IN/SEDAP N 205/88:
Não informada
040202
- Recomenda-se que seja realizado junto a comunidade do campus um trabalho tempestivo de conscientização (palestras, cartilha, comunicação circular) especialmente quanto ao uso e da responsabilidade dos usuários pelos bens móveis do campus Montes Claros.
- Recomenda-se a elaboração do Termo de Movimentação de Bens Móveis a ser utilizado pelos servidores, consignatários ou responsáveis dos bens, quando da necessidade de se movimentar algum bem entre setores.
Não informada
040203
- Recomenda-se que o setor responsável defina rotinas para comunicar à Coordenadoria de Almoxarifado, Patrimônio e Transportes as entrada/saída ou substituição de servidores ocupantes de cargos ou função, para que a proceda a devida transferência dos bens móveis sob sua responsabilidade.
Não informada
40204
- Recomenda-se corrigir as impropriedades levantadas, da atualização do inventário e aprimoramento dos controles internos administrativos do setor afim dar eficácia e eficiência nas operações, propiciar informações oportunas e confiáveis e se evitar o cometimento de erros.
Não informada 040205 - Recomenda-se que a Comissão responsável pelo Inventário Patrimonial seja composta por servidores diferentes dos que trabalham no setor de Patrimônio. informadaNão 040206 - Recomenda-se construir o prédio do Almoxarifado/Patrimônio, uma vez que as salas reservadas não atende às necessidades e poderão ser requisitadas. informadaNão
040501 - Proceder tempestivamente a atualização de Cadastro de Responsáveis no sistema SIAFI. Atendida 020101 Orientar os servidores quanto à utilização obrigatória de formulário próprio para requisição de materiais no Almoxarifado. 18/10/13 Atendido
020102
Elaborar processo de descarte de produtos que estão com a validade expirada e realizar o controle da validade dos mesmos, garantindo assim
que não haja desperdício de dinheiro público ao deixar que vençam. 18/10/2013 Não atendido 020103 Providenciar para que sejam instalados extintores e placas de sinalizaçãono
CONSTA
TAÇÃO RECOMENDAÇÃO PREVISÃO ATENDIMENTO
trabalham, assim como quanto aos bens ali armazenados.
020104 Solicitar aos setores que requisitem os bens solicitados por estes, evitando que materiais permanentes permaneçam em estoque por longos períodos. 18/10/2013 Parcialmente atendido 020105 Elaborar, junto com os fiscais de contrato, planilha para controle das entregas e dos saldos de cada item, de forma a evitar que no decorrer do período
faltem produtos necessários à manutenção da Instituição.
18/10/2013 Não atendido 020201 Concluir a atualização dos termos de responsabilidade, com a respectiva coleta de assinatura dos responsáveis. 18/10/2013 Parcialmente atendido 020202 Que os coordenadores setoriais localizem os itens não encontrados durante a visita, promovendo a transparência quanto à utilização dos bens públicos. 18/10/2013 Não atendido 020203 Fazer o plano de manutenção, conservação e recuperação de equipamentos e materiais permanentes conforme legislações correlatas. 18/10/2013 Não atendido 020204
Que sejam promovidas as atualizações das averbações dos imóveis. Solicitar das empresas o termo definitivo da obra para realizar a baixa na conta SIAFI
Obras em Andamento. 18/10/2013 Não atendido
020205 Promover procedimento licitatório para a cessão do espaço da lanchonete. 18/10/2013 Não atendido 020206
Promover o acerto dos valores dos saldos de movimentação de bens móveis que apresentaram divergência quando do confronto entre o SIGA Patrimônio,
o SIAFI e o inventário anual. 18/10/2013 Atendido
020301 Expedir documento informando os servidores sobre os prazos e documentos apresentados para prestação de contas de Diárias recebidas, bem como as penalidades adotadas caso não seja feita esta prestação de contas.
03/10/2013 Atendido
020302
Nos casos de PCDP’s dos motoristas, recomenda-se que seja anexada à Proposta, cópia da solicitação do servidor responsável pela viagem, permitindo assim, relacionar a PCDP do motorista à do solicitante, deixando assim mais clara a análise das concessões relacionadas.
03/10/2013 Atendido
020303 Nos casos das PCDP’s de afastamento para capacitação, recomendamos que seja entregue, juntamente com o relatório, documento que comprove a participação do solicitante no evento/aula.
03/10/2013 Atendido 020304 Utilizar justificativas mais claras quanto aos motivos da interrupção de férias, observando sempre o que orienta a lei 8.112/90. 03/10/2013 Atendido 020305
Proporcionar capacitação/treinamento/orientação aos servidores que operam sistema SCPD, para que os mesmos atuem de forma correta, estando sempre
atualizados na legislação vigente. 03/10/2013 Atendido
020306
TO servidor responsável por operar o SCDP deverá orientar os servidores requisitantes de diárias quanto a necessidade de justificativa para os
deslocamentos iniciados em fim de semana. 11/10/2013 Atendido 020701
Divulgar no site institucional todas as licitações realizadas, bem como nos quadros de aviso da Instituição informando o tipo de licitação, valor, fornecedor, o objeto da contratação, dentre outros dados, de forma a garantir a transparência necessária às compras realizadas por esta Instituição.
17/01/2014
020702
Todos os processos de dispensa/inexigibilidade deverão ser encaminhados à Procuradoria Jurídica para parecer, antes da emissão da adjudicação e do termo homologação. Quando não for atendido todas as recomendações propostas, emitir justificativa do não atendimento.
17/01/2014 Parcialmente atendido
020707
Orientar formalmente os responsáveis pelos processos licitatórios para que façam constar em todos os processos portaria de designação/nomeação de
gestor destes. 17/01/2014 Atendido
020721
Todos os atestes feitos pelos setores atendidos deverão ser feitos de maneira legível, de preferência identificando o nome do servidor a que corresponde aquela assinatura, como forma de evitar a impossibilidade de identificação do solicitante.
17/01/2014 Parcialmente atendido
020729 Abstenha de firmar contratos sem a devida comprovação da garantia contratual conforme prevê o artigo 56 § 1º inciso II da Lei 8.666/93, por isso justifique a a de garantia contratual no pregão 48/2013.
17/01/2014 Parcialmente atendido
Algumas constatações ainda não possuem previsão de atendimento em virtude da falta de apresentação do Plano de Providência por parte dos responsáveis pelos setores. Alguns relatórios foram concluídos no mês de dezembro e não houve tempo hábil para resposta.
XI – CONCLUSÃO
A Auditoria Interna realizou seus trabalhos de forma contínua, sempre procurando auxiliar a gestão das unidades na tomada de decisões. Apesar das recomendações feitas pela Auditoria, não foram constatados atos ou fatos da gestão que comprometeram ou causaram prejuízos à Fazenda Nacional.
As questões pontuais ou formais, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas foram recomendadas.
Devido à peculiaridade da Instituição, que possui uma estrutura multicampi, ou mesmo do Serviço Público de modo geral, os trabalhos de Auditoria Interna não se esgotam. Eles são realizados continuamente, pautando pelo cumprimento das Normas Legais, e, tentando preventivamente evitar ocorrências prejudiciais à Gestão dos Recursos Públicos.
Montes Claros-MG, 04 de fevereiro de 2014.
Clarice Rodrigues da Silva Auditora Interna do IFNMG
