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C D U : 002:681.3M U D A N Ç A PA R A O FO R M A TO C A LC O : U M A EX PER IÊN C IA
M A R IA D E F A T IM A P E R E IR A R A P O S O V E R A L U C IA S O A R E S D E O L IV E IR A U n iv e ris d a d e F e d e ra l d o R io d e J a n e iro C e n tro d e T e c n o lo g ia - Ilh a d o F u n d ã o 2 0 0 0 0 R io d e J a n e iro , R J
F L O R IN D A H A R U E S H IN O T S U K A U n iv e rs id a d e 'F e d e ra l d o R io d e J a n e iro N ú c le o d e C o m p u ta ç ã o E le trô n ic a 2 0 0 0 0 R io d e J a n e iro , R J
D e s c re v e -s e a e v o lu ç ã o d o s is te m a a u to m a tiz a d o p a ra b ib lio te c a s d e s e n v o l- , v id o n a U n iv e rs id a d e F e d e ra l d o R io d e J a n e iro , d e s d e 1 9 6 8 , n a C O P P E , D iv e r-s o r-s m o tiv o r-s le v a ra m o g ru p o d e a n a lis ta s d e s is te m a s e b ib lio te c á rio s a e s tu d a r fo rm a s d e c o n v e rte r o fo rm a to a n tig o , e m c a m p o s fix o s , p a ra fo rm a to c o rn p a tr-v e l c o m o C A L C O . S ã o re la ta d a s a m e to d o lo g ia a p lic a d a n a c o n v e rs ã o , a s d ifi-c u ld a d e s e n ifi-c o n tra d a s e ifi-c o n ifi-c lu s õ e s s o b re o fo rm a to . A e x p e riê n c ia d u ro u d o is a n o s , n a B ib lio te c a C e n tra l d o C e n tro d e T e c n o lo g ia d a U F R J , s e m in te rru p ç ã o d o s s e rv iç o s o fe re c id o s a o s u s u á rio s d a q u e la b ib lio te c a u n iv e rs itá ria .
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1, IN TR O D U Ç Ã O
A biblioteca da, C oordenação dos Program as de Pós-graduação de Enge-nharia - C O PPE/U F R J, desde 1968 vinha se utilizando de um sistem a m ecanizado para registro bibliográfico por com putador, cuja entrada de dados era realizada através de cartões perfurados e utilizava a linguagem FO R TR A N para im pressão de listagens, que substituíam as tradicionais fichas catalográficas.
Em 1971, com o decorrência da continuação dos estudos, o N C E/U FR J passou a se envolver com sistem as de inform ação para bibliotecas, tendo com o ori-gem a dissertação de m estrado do professor Jaym e Luiz Szw arcfiter, intitulada U m a Sistem atização do Processam ento de D ados - aplicação em autom açãc de bibliotecas, defendida na C O PPE/U F R J. A partir desse trabalho foi desenvolvido um sistem a para autom ação de bibliotecas a ser im plantado na biblioteca daquela
M udanças para o form ato C A LC O : um a experiência ...
coordenação, na época um a biblioteca de pequeno porte, com cerca de 8.000 volum es e 500 usuários.
Esse sistem a foi projetado para ser processado em com putador I B M /360, utilizando a linguagem de program ação PU 1, e era com posto de seis rnódulos. a
saber:
1- aquisição de livros; 2- catalogação de livros; 3- leitores;
4- em préstim o;
5- catalogação de periódicos;
6- controle de recebim ento de periódicos.
Em 1972 foram im plantados os três prim eiros m ódulos. Logo após, o Institu-to de M atem ática/U FR J, depois de constatar os benefícios oferecidos pelo siste-m a, resolveu utilizá-Io ainda naquele ano. A biblioteca das C entrais Elétricas de Fum as tam bém se interessou pelo sistem a, com prando-o e im plantando os seis m ódulos.
Em 1973, por ocasião da centralização dos serviços bibliográficos no C entro de Tecnologia (C T), e com a conseqüente transferência de biblioteca da C O PPE para a B iblioteca C entral do C T/U FR J, esse sistem a passou a ser utilizado nessa biblioteca, onde existiam , então, 40.000 volum es e 2.500 usuários.
Tam bém nesse ano ocorreu um fato significativo: a aquisição e instalação, no N C E, de um equipam ento de grande porte, um B urroughs B -6700.
A partir dessa data surgiu a necessidade de se converter o sistem a desenvolvi-do para o novo com putadesenvolvi-dor, ao m esm o tem po em que os bibliotecários se preocu-pavam com a eficiência do referido sistem a.
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M A R IA D E FA TIM A PER EIR A R A PO SOdo N C E, de conceber um novo projeto, com características m ais gerais e que pu-desse prestar um serviço m ais am plo àadm inistração das bibliotec!ls e a seus usuá-rios, assim com o, através da descrição bibliográfica com pleta e com patível com outros form atos existentes, perm itir qualquer intercâm bio de inform ações entre as bibliotecas da própria U niversidade e outros órgãos e sistem as da área de infor-m ação.
A ssim , em 1976 iniciou-se o projeto do novo sistem a, tendo sido feita a im plantação do prim eiro m ódulo (A quisição de Livros) no ano de 1977.
Q uanto aos outros m ódulos, alguns já im plantados, com o é o caso do Subsis-tem a de C atalogação de Livros, vêm sendo desenvolvidos por um a equipe de ana-listas de sistem as do N C E e de bibliotecários da U FR J.
3. SUBSISTEMA DE CATALOGAÇÃO DE LIVROS
O Subsistem a de C atalogação de Livros foi desenvolvido em C aB al, usando D M S 11 da B urroughs, tendo com o principal função o processam ento da cataloga-ção de livros em B A TC H , e produz os seguintes docum entos:
. relatório sobre inform ações da catalogação (tom bo); . fichas catalográficas:
por autor, por título,
por palavras-chave ou cabeçalho de assunto, por série,
por conferência,
por título uniform e; · fichas topográficas; · etiquetas de lom bada;
· fichas de em préstim o (livro e leitor). 2. JUSTIFICATIVAS PARA MUDANÇA DO SISTEMA
Surgiu a oportunidade de se avaliar o sistem a im plantado, e concluiu-se que o m esm o havia se tornado ultrapassado por diversos m otivos, dentre eles:
a) o aum ento significativo do acervo (de 8.000 para 40.000 volum es de li-vros) e o aum ento do núm ero de usuários inscritos (de 500 para 2.500); o antigo sistem a não atendeu ao rápido crescim ento, tanto do acervo com o do núm ero de usuários;
b) o surgim ento de facilidades (técnicas) de com putação m ais adequadas aos problem as de um a biblioteca;
c) o desenvolvim ento, no B rasil, de form atos para registro bibliográfico
(C A LC O ) em com putador; o form ato até então adotado era em cam pos fixos;
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d ) custo operacional m uito alto, um a vez que as saídas das inform ações eram im pressas em form ulários contínuos.
A união dos fatores m encionados influenciou fortem ente na decisão, tanto por parte dos profissionais bibliotecários do C T e C C M N com o dos profissionais
4. DESCRiÇÃO DO NOVO FORMATO
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novo form ato para catalogação de livros baseou-se principalm ente na com -patibilidade com o C A LC O , desenvolvido, na época (1976/77), pelo C IM EC e aprovado pelo IB IC T.C ada registro do cadastro de livros pode ser facilm ente convertido num regis-tro do C A LC O , evice-versa, não necessitando que se acrescente nenhum a inform a-ção.
Justifica-se a não-adoção integral do form ato C A LC O devido ao seu alto custo e dificuldade de operação. A ssim , optou-se por um form ato com patlvel com o C A LC O , m as com a vantagem de ser m ais barato e de m ais fácil operação.
U m a m udança m arcante no sistem a foi a em issão dos catálogos em fichas catalográficas, e não em listagens, com o anteriorm ente, dim inuindo sensivelm ente o custo das atualizações, evitando-se a rápida deterioração das listagens e o seu
22 R. B ibliotecon. B rasília, 13(1), jan./jun. 1985
23 R. B ibliotecon. B rasília, 13( 1), jan./jun. 1985
M udanças para o form ato C A LC O : um a experiência ...
consideração a grande quantidade de livros
rela-M A R IA D E. FÁ TIrela-M A PER EIR A R A PO SO
h) registro do novo form ato no cadastro da biblioteca no N C E (conversão); i) processam ento dos dados;
j) crítica e acerto das alterações e/ou inclusões; I) análise do form ato de saída (em fichas);
rnl em issão de listagens no novo form ato (provisório);
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n ] em issão de novas etiquetas de lom bada para a reet'iquetagem dos livros; o) em issão das fichas definitivas para os arquivos de consulta da biblioteca. Em paralelo, foram executadas algum as m odificações de interesse da biblio-teca, tais com o:
a) reclassificação (m anual) de todo o acervo de m onografias para a C lassifi-cação D ecim al de D ew ey - 19~ edição;
b ) revisão do vocabulário controlado (palavras-chave); c) decodificação de siglas utilizadas no antigo form ato;
d) norm alização dos nom es das entidades coletivas e entradas referentes a séries e conferências pelo C ódigo de C atalogação A nglo-A m ericano, 2~ edição (A A C R 2);
e) determ inação da entrada principal para cada obra, tam bém pelo A A C R 2. Para esse trabalho foram necessários dois anos, não havendo interrupção nos serviços oferecidos pela biblioteca aos seus usuários. ~
A lém de um analista de O & M , um analista de sistem as e um program ador, foram envolvidos os bibliotecários da B iblioteca C entral do C entro de Tecnologia (um em tem po integral e os dem ais em tem po parcial). com a colaboração de seis estagiários de B iblioteconom ia, em tem po parcial.
difícil m anuseio, levando-se em
cionados nas m esm as.
5. CONVERSÃO DOS DADOS DO FORMATO
A biblioteca do Instituto de M atem ática da U FR J, que utilizava o form ato
dos dados catalográficos em cam pos fixos, recatalogou o seu acervo dentro do novo form ato (im plantação), por se tratar de um a biblioteca de pequeno porte.
N o caso da B iblioteca C entral do C entro de Tecnologia, a fim de se evitar a recatalogação integral de todo o acervo (5 0 .0 0 0 volum es m onográficos) arm aze-nado no cadastro da biblioteca em cam pos fixos, optou-se pela conversão autom á-tica para o novo form ato, em vez de se proceder a todas as fases norm ais de im
-plantação.
A ssim sendo, aproveitaram -se todos os cam pos antigos com patíveis com os
novos, alteraram -se alguns e acrescentaram -se outros.
Para tanto utilizaram -se de todos os recursos de autom ação disponíveis no N C E, tendo-se por base que já se dispunha de um cadastro facilm ente acessível e, através de program as especiais, elaboraram -se relatórios de saída provisórios,
necessários às alterações ou inclusões que se processariam . Foram im pressos os seguintes relatórios:
a) relação dos registros m onográficos com a classificação antiga a ser
altera-da para a C lassificação D ecim al de D ew ey - 19~ edição;
b ) relação, em ordem alfabética, de todas as palavras-chave existentes no cadastro;
c) relação, em ordem alfabética, de todas as siglas existentes nos cam pos de
autor, título, conferência e série;
o ) relação, em ordem alfabética, de todas as séries do cadastro;
e) relação dos livros com problem as no núm ero de cham ada, em ordem
nu-dos
7. DIFICULDADES ENCONTRADAS NA CONVERSÃO
Em bora não se tenham enfrentado grandes problem as para se efetivar a
conver-são do form ato antigo, em cam pos fixos, para o novo, com posto por cam pos fixos e variáveis, surgiram algum as dificuldades, que foram solucionadas e que passam os a relatar.
C om a im possibilidade de se contratar bibliotecários exclusivam ente para as tarefas de conversão, recorreu-se à contratação de seis estagiários de B ibliotecono-m ia (eibliotecono-m teibliotecono-m po parcial), os quais foram selecionados de acordo com critérios esta-belecidos e alguns pré-requisitos (conhecim ento da língua inglesa e cursando os últim os períodos do curso de B iblioteconom ia).
H ouve a necessidade de um treinam ento especial dos estagiários logo após a sua contratação. Suas tarefas foram orientadas por bibl iotecários do C T /U F R J, que se viram obrigados a harm onizar os serviços profissionais de rotina com as da conversão, o que dificultou bastante o andam ento dos serviços e sobrecarregou os bibliotecários.
A fim de não se interrom per a circulação do acervo, houve a necessidade de se m anter os dois sistem as durante o trabalho de conversão, um a vez que não se' m érica.
N este trabalho tratam os apenas de com o foi realizada a transposicao dados no form ato do antigo sistem a para o n o v o ,com patível com o C A LC O .
6. METODOLOGIA UTILIZADA
A m etodologia utilizada foi aplicada em etapas, a saber: a) levantam ento dos cam pos a serem alterados e/ou incluídos;
b ) desenho de form ulários e program as para as alterações e/ou inclusões; c) testes no N C E;
d ) acertos nos testes;
e) em issão de listagens necessárias para as alterações e/ou inclusões;
f) preenchim ento dos dados a serem alterados e/ou inclu ídos;
g) eventuais consultas aos docum entos cujos dados seriam alterados
incluídos;
e/ou
M u d a n ç a s p a ra o fo rm a to C A L C O : u m a e x p e riê n c ia ...
p o d e ria d e s a tiv a r o a n tig o s is te m a d e c a ta lo g a ç ã o e n q u a n to o n o v o n ã o fo s s e to ta l-m e n te il-m p la n ta d o .
CONCLUSÃO
A p e s a r d o a lto c u s to d o s is te m a p o r o c a s iã o d a c o n v e rs ã o , p o d e · s e o b s e rv a r q u e o n o v o fo rm a to tro u x e u m a s é rie d e v a n ta g e n s e m re la ç ã o a o a n tig o , ta is c o m o : c u s to o p e ra c io n a l m a is re d u z id o , fa c ilid a d e n a m a n u te n ç ã o d o s is te m a , m in im iz a ç ã o d e g a s to s c o m fo rm u lá rio s , in fo rm a ç õ e s b ib lio g rá fic a s m a is c o m p le · ta s , a lé m d e p e rm itir p ro d u to s c o le tiv o s d e b ib lio te c a s d a U F R J e d e in te rc â m b io c o m o u tra s e n tid a d e s o u s is te m a s q u e s e u tiliz a m d o fo rm a to C A L C O p a ra m o n o ·
g ra fia s .
srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
8.
e-«.
A b s tra c t
C h a n g e fo r a s ta n d a rd b ib lio g ra p h ic a l fo rm a t b y c o m p u te r (C A L C O fo rm a t}: a n e x p e rie n c e
D e s c rib e s th e e v o lu tio n o f th e a u to m a te d s y s te m d e v e lo p e d b y fo r th e lib ra rie s u n d e r th e
C o o rd in a tio n o f th e P o s t-q ra d u a te P ro g ra m m e s in E n g in e e rin g o f th e F e d e ra l U n iv e rs ity o f
R io d e J a n e iro . R e la te s th e a p p lie d m e th o d o lo g y in th e c o n v e rs io n fo r th e n e w fo rm a t,
d e s c rib in g th e d iffic u ltie s a n d s o lu tio n s fo u n d . T h e e x p e rie n c e h a d la s t tw o y e a rs w ith o u t th e
in te rru p tio n o f th e lib ra ry s e rv ic e s .
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R . B ib lio te c o n . B ra s ília , 1 3 (1 ), ja n ./ju n . 1 9 8 5~ ~
