Desenvolvimento e incorporação do processo de institucionalização de hábitos e
rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural
Development and incorporation of the process of institutionalization of habits and
routines in the management environment of controllership of a rural company
DOI:10.34117/bjdv6n5-500
Recebimento dos originais: 13/04/2020 Aceitação para publicação: 25/05/2020
Jhemerson Ribeiro Dos Santos
Formação acadêmica: Graduando em Ciências Contábeis Istituição: Universidade Federal de Rondônia.
Endereço: Av. 02 - Rotary Clube, Setor 10, Quadra 01, Lote único 3756 - Jardim Social, Vilhena - RO E-mail: jhemersonrib12@gmail.com
José Arilson De Souza
Formação acadêmica: Doutor em Desenvolvimento Regional e Meio Ambiente Istituição: Universidade Federal de Rondônia
Endereço: Av. 02 - Rotary Clube, Setor 10, Quadra 01, Lote único 3756 - Jardim Social, Vilhena - RO E-mail: jose.arilson@unir.br
Sergio Cândido De Gouveia Neto
Formação acadêmica: Doutor em Educação Matemática pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho
Istituição: Universidade Federal de Rondônia.
Endereço: Av. 02 - Rotary Clube, Setor 10, Quadra 01, Lote único 3756 - Jardim Social, Vilhena - RO E-mail: sergio.gouveia@unir.br
Deyvison De Lima Oliveira
Formação acadêmica: Doutor em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul Istituição: Universidade Federal de Rondônia.
Endereço: Av. 02 - Rotary Clube, Setor 10, Quadra 01, Lote único 3756 - Jardim Social, Vilhena - RO E-mail: deyvilima@gmail.com
Elder Gomes Ramos
Formação acadêmica: Mestrado Profissional em Administração pela Fundação Fead Minas Gerais Istituição: Universidade Federal de Rondônia.
Endereço: Av. 02 - Rotary Clube, Setor 10, Quadra 01, Lote único 3756 - Jardim Social, Vilhena - RO E-mail: elder.gomes@unir.br
RESUMO
A Teoria Institucional que tem como objeto de conhecimento, os processos técnicos, variáveis de produção e a gerência, visa abordar aspectos culturais, relações humanas, estruturas e ações das organizações. Dos resultados dessa teoria, podemos identificar que os hábitos e rotinas, podem ser criados, aperfeiçoados, alterados e replicados, como o fator determinante na integração das culturas. O estudo realizado demonstra que os hábitos e rotinas como enfoque no processo de institucionalização das estratégias empresariais resulta na expansão do conhecimento a ser integrado no ambiente interno da organização. a presente pesquisa trouxe dados e informações quanto a estrutura do ambiente gerencial de controladoria, como também o desenvolvimento dos hábitos e rotinas, obtendo como resultado, que os principais fatores para a integração dos hábitos e rotinas no ambiente gerencial estudado é realizado pelo departamento de escritório de processos, e sua integração efetiva e eficiente é realizada pelos próprios colaboradores. Foi dado razoável atenção as qualidades e atributos desenvolvidos pelo escritório de processos, pois esse é o responsável pelo planejamento, elaboração, implantação e melhoria dos padrões comportamentais, através de atualização constantes dos processos desenvolvidos nas várias atividades da sociedade.
Palavra Chaves: Teoria Institucional, Organizações, Ambiente Gerencial. ABSTRACT
Institutional Theory, which has as its object of knowledge, technical processes, production variables and management, aims to address cultural aspects, human relations, structures and actions of organizations. From the results of this theory, we can identify that habits and routines can be created, improved, altered and replicated, as the determining factor in the integration of cultures. The study carried out shows that habits and routines as a focus on the institutionalization process of business strategies result in the expansion of knowledge to be integrated into the internal environment of the organization. this research brought data and information regarding the structure of the management environment of controllership, as well as the development of habits and routines, obtaining as a result, that the main factors for the integration of habits and routines in the studied management environment is carried out by the office department processes, and their effective and efficient integration is carried out by the employees themselves. Reasonable attention was paid to the qualities and attributes developed by the process office, as it is responsible for planning, elaborating, implementing and improving behavioral standards, through constant updating of the processes developed in the various activities of society.
Keywords: Institutional Theory, Organizations, Managerial Environment.
1 INTRODUÇÃO
O comportamento humano e seu processo de desenvolvimento ou institucionalização, é um de vários fatores a serem considerados para obtenção de resultados específicos ou amplos nas mais diversas áreas sociais. Esse fator é primordial para as relações entre os indivíduos e os sistemas que estão conexas as estratégias empresariais nas mais diversas organizações, mesmo que imperceptíveis. Reis (2008, p. 75) afirma em seus estudos que o estudo das relações entre o comportamento individual, o comportamento coletivo e as suas conexões com o meio ambiente organizacional fornecem subsídios
para o entendimento de como as organizações se comportam, quando da existência de situações que provoquem mudanças no ambiente. O estudo realizado demonstra que os hábitos e rotinas como enfoque no processo de institucionalização das estratégias empresariais resulta na expansão do conhecimento a ser integrado no ambiente interno da organização
Os aspectos para entendimento do comportamento humano, sendo ele formado por padrões comportamentais realçados como hábitos e rotinas, são descritos como sequências inconscientes, passíveis de mudança, isto é, que os padrões podem ser desenvolvidos de forma estruturada ou de forma natural, para automatização de processos humanos corriqueiros. A psicologia humana expõe que os padrões comportamentais podem ser influenciados, alterados, estudados, e todos com vistas a maximização dos resultados. Esses são formados e influenciados pelas as crenças, culturas, convicções, e outros, acerca dos mais diversos assuntos e conhecimentos dispostos e agregados no processo de desenvolvimento da pessoa humana. Há diversas formas de identificação e aplicação dos métodos de alteração destes, porém, sua complexidade é relevante. “A sua mente objetiva aprende através da observação, da experiência e da educação.” (MURPHY, 1963, p. 19)
Os benefícios dos aperfeiçoamentos dos padrões comportamentais são de natureza profissional e/ou pessoal, sendo que as duas são convergentes. Essa matéria é estudada pelas mais diversas organizações, pois percebem a importância da influência que hábitos e rotinas expressam em resultados gerenciais. Os padrões comportamentais estão em constante interação gerando a cultura organizacional, resultado dos agrupamentos desses com indivíduos desorganizados ou organizados em um meio social. As organizações, com suas estratégias de negócios, devem estar preparadas às oscilações constantes do mercado externo para se expandir quanto sua participação na economia global. E com bases nisso, percebe-se que o processo interno de cultura organizacional é fator importante e considerável para continuidade da participação eficaz das entidades nos mercados que estão inseridos.
A Teoria Institucional que tem como objeto de conhecimento, os processos técnicos, variáveis de produção e a gerência, visa abordar aspectos culturais, relações humanas, estruturas e ações das organizações. Dos resultados dessa teoria, podemos identificar que os hábitos e rotinas, podem ser criados, aperfeiçoados, alterados e replicados, como o fator determinante na integração das culturas. A teoria institucional visa o aprimoramento das organizações em todos os seus aspectos, tendo como abordagens teóricas a Nova Economia Institucional – NIE, Velha Economia Institucional – OIE e Nova Sociologia Institucional – NIS. Essas abordagens trazem e elucidam importantes e inovadoras ferramentas para geração de resultados na entidade, pois deixam de lado apenas aspectos técnicos, mas
integrações constantes dos diversos fatores dos ambientes, como externos e internos, para geração de efetividade organizacional.
O estudo realizado demonstra que os hábitos e rotinas como enfoque no processo de institucionalização das estratégias empresariais resulta na expansão do conhecimento a ser integrado no ambiente interno da organização. Com isso, há melhor adaptabilidade às modificações, e maior rapidez daquela, vista as mudanças constantes que o ambiente externo exige a todos os tipos de organizações possíveis. Drucker (1999, p. 42) esclarece que toda organização opera sobre uma teoria do negócio, isto é, um conjunto de hipóteses a respeito de qual é seu negócio, quais os seus objetivos, como ela define resultados, quem são seus clientes e a que eles dão valor e pelo que pagam. A estratégia converte essa teoria em desempenho. Sua finalidade é capacitar a organização a atingir os resultados desejados em um ambiente imprevisível, pois, a estratégia lhe permite ser intencionalmente oportunista.
Com base nisso, entende-se a importância significativa dos hábitos e rotinas como fator impulsionador de alavancagem dos resultados que as estratégias empresariais se dedicam. E, adequando-os com adequando-os processadequando-os dispadequando-ostadequando-os pela teoria institucional, o presente estudo objetiva solucionar a seguinte problemática: Como ocorre o desenvolvimento e incorporação do processo de institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural?
O objetivo geral desse estudo é descrever o desenvolvimento e incorporação do processo de institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural, tendo como objetivos específicos: Expor o planejamento da institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria; Detalhar a incorporação dos mecanismos adotados perante o planejamento da institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria; Relatar a efetividade das mudanças geradas pela incorporação do processo de institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural.
A justificativa para estudo da temática é que os hábitos, atributos da psicologia humana, são formas automáticas de realização de atividades humanas e podem ser modificados conforme a estratégica empresarial das entidades. A teoria institucional, com abordagens que visam o entendimento das organizações com modificações eficazes nos processos, para adequabilidade gerencial e operacional, visando a realização das estratégias empresariais e geração de resultados positivos, traz consigo conceitos com aplicabilidade constantes em ambientes de negócios, e a identificação, estudo e a modificação dos padrões comportamentais, são essenciais perante ao processo de desenvolvimento das organizações, para alavancagens dos resultados.
O presente estudo é organizado e estruturado em seis partes, sendo esse primeiro a introdução demonstrando em forma sintética os assuntos abordados nessa pesquisa, a segunda parte o referencial teórico de forma analítica com base nos conceitos sólidos de autores, o terceiro demonstrará a metodologia utilizada para realização do estudo, na quarta análise e discussão dos dados, com base nas informações obtidas com emprego da metodologia, na quinta a conclusão do estudo e a sexta parte será apresentado o referencial bibliográfico.
2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 HÁBITOS E ROTINAS
Os hábitos são formas automáticas de realização de atividades sem consumo de energia do corpo humano de forma intensiva. É um processo composto de três variáveis que conduzem ao hábito em si. A deixa, a rotina e a recompensa, conforme explica Charles Duhigg (2012, p. 45). “A caracterização de hábitos envolve uma predisposição ou tendência para se engajar em formas de ação anteriormente adotadas ou adquiridas.” (REINALDO; PEREIRA; REZENDE, 2006, p. 6)
Guerreiro, Pereira e Rezende (2006, p. 6), definem três perspectivas quantos aos padrões comportamentais, sendo o hábito a predisposição inconsciente de natureza individual de difícil mudança; Rotinas são hábitos formalizados, em conjunto de pessoas são padrões comportamentais dispostos por regras organizacionais e; Instituições, que são formas de pensar e agir que dão sentido a integração do grupo no ambiente empresarial e são caracterizadas por prevalecimento e permanência. “Se, com o tempo, as rotinas emergentes se tornarem amplamente aceitas na organização de forma que se tornem a forma inquestionável de controle gerencial, pode-se dizer que é institucionalizado.” (SCAPENS; BURNS, 2000, p. 12)
O comportamento é formado a partir da interação social, adequação às culturas, crenças, princípios que a desenvolve para formação do caráter pessoal e individual dos indivíduos. “As rotinas representam os padrões de pensamento e ação que são habitualmente adotados por grupos de indivíduos” (SCAPENS; BURNS, 2000, p. 6). Há de notar que comportamentos podem ser associados como similares, mas nunca iguais. “O comportamento do indivíduo é modelado por padrões criados e compartilhados entre os demais indivíduos, por meio da interação do indivíduo-grupo e do grupo-indivíduo.” (BOFF; BEUREN; GUERREIRO, 2008, p. 2). Valéria S. da Fonseca e Clóvis L. Machado da Silva (2010, p. 9), apontam que padrões criados e compartilhados na interação são formadores do comportamento individual em sua modelação, mas incorporados na forma de normas e regras objetivas,
cristalizadas na sociedade como concepções legitimadas sobre a maneira mais eficaz de funcionamento das organizações.
Os hábitos, com essas três fases, consistem em processo de padrões que podem ser alterados para atingir um fim determinado, por isso a necessidade de formulação e adequação as estratégicas das empresas. Valéria S. da Fonseca e Clóvis L. Machado da Silva (2010, p. 9) expõe que a abordagem institucional identifica que os mecanismos utilizados, resultam em desenvolvimento mental com padrões de significados e interpretação para integração com a estratégica organizacional.
Fruto da sociedade, e com características diversas, pode se perceber o campo econômico que os hábitos estão inseridos e com isso alterar processos rotineiros para maximização dos resultados. “O indivíduo é visualizado como agente econômico: um ser racional, autônomo, integrante de uma coalizão dominante, que formula estratégias organizacionais a partir da avaliação das circunstâncias ambientais, visando à maximização dos resultados.” (FONSECA; SILVA, 2010, p. 60)
Porém, apesar da individualidade e individualismo dos seres humanos, a necessidade do ambiente social é relevante fator para o aperfeiçoamento e dissipação de padrões comportamentais como hábitos e rotinas. “As organizações são compostas por pessoas e seus inter-relacionamentos. Uma organização existe quando as pessoas interagem entre si para realizar funções essenciais que auxiliem a alcançar as metas.” (DAFT, 1999, p. 7). “Os indivíduos são influenciados pelo grupo social no qual estão inseridos, e este, por sua vez, também sofre influência dos indivíduos de seu meio.” (BOFF; BEUREN; GUERREIRO, 2008, p. 160). Com base nisso entendemos que há um ciclo no processo de desenvolvimento de hábitos e rotinas, sendo que todos em um ambiente são formadores e integradores do desenvolvimento deles, sendo consequência da própria interação dos participantes do ambiente, como também formação individual com vários ambientes conexos.
Por ser considerados padrões comportamentais, essa característica não retira do indivíduo a intenção quanto ao resultado da ação humana. “É importante observar que a existência de hábitos não exclui a ideia da intencionalidade do comportamento individual e não significa que hábitos não possam ser modificados.” (REINALDO; PEREIRA; REZENDE, 2006, p. 6) Isso quer dizer que, apesar de sermos consequência de padrões comportamentais, todas as ações praticadas por indivíduos não é conferida o seu resultado ao hábito em si, por responsabilização, mas sim a do próprio indivíduo, pois esse tem o poder e a condição mental de controle dos seus padrões comportamentais.
O processo de institucionalização de rotinas para maximização dos resultados empresariais pode ser antecipado quando se conhece os mecanismos de mudança dos hábitos. “A compreensão do processo
de institucionalização de práticas contábeis e mudança de comportamento pode ser desenvolvida com maior eficiência quando a análise contempla também os fatores contingentes do ambiente no qual as organizações estão inseridas.” (REINALDO; PEREIRA; REZENDE, 2006, p. 7) Como disposto por esses autores, o conhecimento das variáveis pela formação e desenvolvimento dos hábitos e rotinas é essencial para sua adaptabilidade e desenvolvimento, tendo como resultados os mais diversos, conforme sua modelação.
Com base nos predispostos, o ambiente interno de uma organização é composto de padrões comportamentais que são hábitos individuais e/ou rotinas institucionalizadas, das quais a interação e integração entre os envolvidos corroboram para um padrão único para realização dos resultados pretendidos pela entidade. “As instituições desenvolvem-se pelo processo de rotinização da atividade humana. Dessa forma, as ideias de hábitos e instituições estão conectadas com o conceito de rotinas”. (GUERREIRO et al., 2005, p. 99)
As formas como podem ser implantadas as rotinas como formas de regras organizacional são diversas, tendo particularidades com o ambiente interno e externo correlacionado com a atividade que se atua, porém essas podem ser de formas impostas ou imperceptíveis. “Tais hábitos e rotinas tanto podem ser institucionalizados de forma normativa, imposta por aqueles que detêm o poder na organização, como podem ser institucionalizados de forma imperceptível entre os indivíduos que dela fazem parte.” (BOFF; BEUREN; GUERREIRO, 2008, p. 2)
Com base na intensidade e automatização que os padrões comportamentais definem o hábito, o processo com o tempo começa a formar a especialização nas pessoas, consequentemente se adotado como rotina, elaborados sobre regras institucionais/procedimentos operacionais padrões, o ambiente empresarial terá colaboradores capacitados e especializados, resultando em ganhos tanto do colaborador como da empresa em si. “Existem maneiras diferentes de executar uma tarefa; o hábito de fazê-la reduz as maneiras diferentes a uma única, tornando desnecessário que cada tarefa seja novamente definida, etapa por etapa, proporcionando certa especialização ao indivíduo.” (BOFF; BEUREN; GUERREIRO, 2008, p. 161)
Os comportamentos e hábitos foram desenvolvidos por meio de interação inconscientes e conscientes, porém sua formação e seleção para impetração no indivíduo como consequência de seleção é feito com base racional e consciente. André Vasconcelos da Silva, Mariana Pirkel Tsukahara e Neubher Fernandes Nunes (2017, p. 44) afirmam que variações ambientais, que são expostas perante indivíduos, sendo resultante de efeitos de interações em um processo, traz como consequência a evolução do
pensamento humano. Com base na consequência dessas interações, observa-se então as características que foram desenvolvendo nos indivíduos, sejam favoráveis ou não.
Com base na posição que os hábitos e rotinas estão perante as escolas científicas, podemos destacar três para descrever o processo de evolução do pensamento humano, sendo na psicologia, ramo de investigação de comportamentos, funções e processos mentais do indivíduo humano, os conceitos existentes para definição dos hábitos e rotinas. Destacaremos o behaviorismo, com abordagem de que o ambiente externo é qualidade para os comportamentos dos indivíduos; psicanálise, que volta ao interno individual, da qual destina para o inconsciente humano; e a psicologia humanista, que visa a integração desses dois pensamentos.
O behaviorismo é a corrente de estudo de psicologia que definem que os comportamentos dos indivíduos são consequência de variáveis ativas externas, em vez de dar atenção ao comportamento humano interno não observável. Segundo essa corrente, os comportamentos são respostas aos estímulos externos, e que empirismo é relação de entender os comportamentos dos indivíduos. As características principais do behaviorismo se relacionam com o ambiente, sendo uma filosofia otimista em relação com o comportamento humano e a sociedade. A conduta pode ser modificada para a adequação dos indivíduos, sendo levados a uma evolução constantes em integração social, conforme John B. Watson (1913, p. 158) explica.
A psicanálise, com base em fundamentos estabelecidos e estudados pelo Sigmund Freud, da qual é fundador, é outra abordagem da psicologia humana, que estuda o inconsciente, tendo essa como base para o entendimento do comportamento humano. “Na psicanálise, não temos outra opção senão afirmar que os processos mentais são inconscientes em si mesmos, e assemelhar a percepção deles por meio da consciência à percepção do mundo externo por meio dos órgãos sensoriais.” (DO et al., 1946, p. 7). Freud demonstra em seus estudos que a vida psíquica se desenrola, na maior parte das vezes sem que tenhamos controle sobre as ações, daí se resulta em atividades que foram gerados com o passar do tempo de construção mental, resultando em hábitos e rotinas.
A psicologia humanista tem sob ótica a visão holística, isto é, entendimento integral dos fenômenos, o qual considera as pessoas como um todo, como um ser único e não uma máquina programada. Visa a mudança social para uma sociedade com valores humanos e não controladores. Seus pontos fortes enfatiza o papel do indivíduo, considerando o ambiente onde os processos acontecem, e a efetividade que pessoas normais podem potencializar suas habilidades. Maslow, considerado pai do movimento humanista e um de seus principais percussores enfatiza a necessidade de autoanalise, para
que possamos compreender os processos que exteriorizam nossos comportamentos. “Cada um de nós tem uma natureza interna essencial, biologicamente alicerçada, a qual é, em certa medida, ‘natural’, intrínseca, dada e, num certo sentido limitado, invariável ou, pelo menos, invariante.” (MASLOW, 1962, p. 24). “O estudo de tais pessoas, em sua plena individuação, poderá nos ensinar muito sobre os nossos próprios erros, as nossas deficiências, as direções adequadas em que devemos crescer.” (MASLOW, 1962, p. 26) Nesse ponto entendemos que as nossas bases internas, com processos externos cotidianos são base para entendimento dos nossos comportamentos, isto é, a correlação entre o behaviorismo e a psicanálise.
2.2 TEORIA INSTITUCIONAL
A teoria institucional, nasce no meio da guerra fria, como um confronto entre instituições para a percepção de melhores modelos a serem seguidos para a estratégia de organização. Tendo como fruto de necessidades para eficiência, eficácia e efetividade, a teoria busca alternativas para obtenção de resultados e desempenho gerencial. “[...] a rigor, as empresas, invariavelmente, carecem de uma gestão de desempenho cada vez mais discutida e compreendida por todos os sujeitos da organização. Dessa maneira, essas precisam contemplar todos os fatores internos e externos que afetam a performance dos sujeitos.” (CAMPOS et al., 2010, p. 3)
As instituições são os conjuntos de intuições, vontades e práticas sistematizadas em torno de um ou mais objetivos, das quais muitas se destinam a cumprimento de pressões externas, principalmente do Estado, como obediência a padrões comportamentais. Lynne G. Zucker (1987, p 443-464) contribui da seguinte forma:
A teoria institucional organizacional fornece uma visão rica e complexa das organizações. Nessa teoria, as organizações são influenciadas por pressões normativas, às vezes provenientes de fontes externas, tais como o Estado, outras vezes decorrentes de dentro da própria organização. Sob certas condições, essas pressões levam a organização a ser orientada por elementos legitimados por procedimentos operacionais padrão, para a certificação profissional e a exigência, que muitas vezes têm o efeito de direcionar a atenção de desempenho da tarefa.
Caldas, Fachin e Fischer (2007, p. 218) acrescentam que o foco da teoria institucional é a empresa, porém nela estão contidos elementos que fazem e a integram entre entidade e pessoalidade dos indivíduos. Sendo o resultado da integração de influências da ciência política, da sociologia, da economia
que visam a incorporação da ideia de instituições e de padrões de comportamento, de normas e de valores, de crenças e de pressupostos, nos quais encontram-se imersos indivíduos, grupos e organizações.
O processo de aprendizagem e incorporação da teoria institucional é estudado pelas mais diversas áreas, tendo em vista as mudanças exigidas, principalmente do ambiente externo, e por isso a necessidade de prática das abordagens que a teoria institucional elucida, conforme explica John W. Meyer e Brian Rowan (2011, p. 340), que as organizações bem sucedidas, com legitimidade e perspectiva de continuidade, nos mais diversos ambientes, independente de práticas e procedimento adquiridos com eficácia imediata, resultam de incorporação de procedimentos e práticas com conceitos racionalizados de trabalho organizacional prevalecentes e institucionalizados na sociedade..
A teoria institucional aborda tanto o lado externo, tanto o interno, visto a integração mútua dos dois fatores. Os processos, desenvolvidos com base em estratégias empresariais, que visam um resultado para a entidade, seja qual a sua finalidade, tem abordagens externas, como governo, acionistas, fornecedores, instituições financeiras, etc. como interna, exemplo de colaboradores, administradores e conselheiros, porém suas interligações serão constantes, mesmos que imperceptíveis. “A teoria institucional procura explicar a estrutura e o funcionamento das organizações como uma realidade socialmente construída. Sob esse prisma, elas são vistas como um ente que atua em função de regras, procedimentos, crenças e valores predominantes em determinado contexto.” DIAS (2003, p. 95)
A teoria institucional implica em mudanças de comportamentos, que devem ser seguidos com constância para objetivação dos acontecimentos pretendidos pela estratégia adotada. Os hábitos bem desenvolvidos, adotados pela teoria institucional, agregam resultados na cultura organizacional com efetividade em todos os processos desenvolvidos, nos vários aspectos ambientais. O processo de institucionalização consiste em se adequar às melhores estratégicas, nos diversos cenários empresariais possíveis, que contemplem a efetivação de realização das metas e objetivos que a contabilidade necessita. “Nem sempre as organizações adotam este ou aquele procedimento por considerá-lo o mais racional em dada circunstância. Ao contrário, suas escolhas podem ser guiadas por uma concepção institucionalizada do que é visto como o melhor, o mais adequado, o racional, o justo, etc”. (DIAS FILHO; MACHADO 2004, p. 33)
O processo de implantação e efetivação da teoria da institucionalização corresponde um processo lento, plausível de não se tornar por completo, mas ações planejadas são capazes de se implantar com êxito. “Para a total institucionalização, são necessários os seguintes efeitos conjuntos: a) baixa resistência da oposição; b) efetiva promoção e apoio cultural dos defensores; e c) correlação positiva
devidamente comprovada entre estrutura modificada pelo processo institucional e resultados obtidos.” (PASSOLONGO; ICHIKAWA, 2004, p. 23) Acrescentando o estudo dos autores acima, todos na organização devem estar motivados para os mesmos fins, com uma cultura voltada para atingir os objetivos das estratégias empresariais e que a estrutura organizacional seja desenvolvida para adequabilidade que resulte em atingir os objetivos de forma eficaz, eficiente e efetivo.
A teoria institucional contém três abordagens, conforme estudo de Burns e Scapens (2000), sendo a Nova Economia Institucional – NIE, Velha Economia Institucional – OIE e Nova Sociologia Institucional – NIS. A nova Economia Institucional (New Institutional Economics - NIE), entra no ambiente de custos de transações e suas adequabilidades aos processos contábeis perante instituições macros, visando as coordenações para maximização de lucros com efetividade na aplicação de custos. A Nova Sociologia Institucional (New Institutional Sociology – NIS), entra no campo de análise da organização e sua legitimação perante ambientes e agentes externos, deixando de lado os aspectos de transações. Os fatores de legitimação das operações, principalmente legais, com componente governamental é variável dessa abordagem. A Velha Economia Institucional (Old Institutional Economics), atua no campo das micro instituições, sendo a parte interna organizacional, tendo como participantes, os membros internos da organização e seus comportamentos, sendo esses modeladores da direção em que a organização caminha, e é nessa abordagem que a presente pesquisa se adequa, tendo como agente os hábitos e rotinas formuladores dos comportamentos internos dentro de uma organização. Dentro da Velha Economia Institucional, e integrando com os aspectos dos hábitos e rotinas, a cultura organizacional é resultado dessa interação. A geração de uma cultura é a interligação entre diversas formas individualizadas de pensamentos definidos pela psicologia humana, que desta vez são formadas através da interação entre diversas culturas, tornando um loop constante, conforme explica Marines Lucia Boff, Ilse Maria Beuren e Reinaldo Guerreiro (2008, p. 160). A integração dos sistemas de relações internas associadas a hábitos e rotinas traz a cultura organizacional como a exposição individual de ideias, pensamentos, modos de agir com semelhanças entre os indivíduos participantes de um campo social, na qual as ações são condizentes uns com os outros. “Conhecemos uma cultura através de suas manifestações concretas, examinando os elementos culturais existentes dentro de um território ocupado por determinada comunidade cultural – uma localidade, região ou país, por exemplo”.” (DIAS, 2003, p. 18). A interação entre as definições expostas de hábitos e a cultura organizacional, fatores da teoria institucional são desenvolvidas juntas, da qual cada participante tem sua relação com as formas em que o grupo social se caracteriza. “Em vista disso, pode-se considerar que o ajuste necessário entre a
formação de hábitos e a adoção de tais hábitos se caracteriza pela interação indivíduo-grupo social, assim como, grupo social-indivíduo.” (BOFF; BEUREN; GUERREIRO, 2008, p. 8)
O executivo, em seu processo de elaboração e desenvolvimento da institucionalização dos conceitos apresentados dos cenários envolvidos no ambiente organizacional, tanto interno como externo, deve conhecer a cultura organizacional, cenários internos, sendo essa o meio que ele dispõe para realização dos seus planos estrategistas, e com isso poder potencializar suas táticas. “O entendimento de cultura e clima é de fundamental importância para o desenvolvimento das organizações por efeito de moldar o comportamento dos indivíduos e dos grupos dentro da empresa.” (NUNES, 2017, p. 2). Mesmo que com vínculos ligados as estratégias empresariais dispostas pelos executivos para cumprimento de seus objetivos, a cultura organizacional traz consigo o benefício direto dessa integração, pois é do meio da cultura organizacional que os malefícios e benefícios afetantes da psicologia humana são desenvolvidas. “A cultura volta sua importância para o desenvolvimento do homem, visando sempre a transmissão de costumes e valores de um para o outro dentro da sociedade.” (NUNES, 2017, p. 3). Há de se observar a adequação as diversas culturas organizacionais, pois não são únicas dentro do ambiente empresarial, pelo contrário, há diversas, então deve ser modelado uma forma de integração entre elas de forma passiva e colaborativa. “As organizações, como fenômeno de investigação, são extremamente amplas e diversificadas. O campo de estudo do comportamento organizacional também reflete a diversidade do fenômeno organização.” (SILVA; TSUKAHARA; NUNES, 2017, p. 13)
3 METODOLOGIA
O presente estudo foi iniciado com questões relativas ao comportamento humano, sendo temas as palavras-chaves de hábitos e rotinas, devido a afeição da matéria, e sua abordagem atual nos diversos campos de conhecimento. A partir desse ponto, buscou-se a interação com as organizações, visto sua aplicabilidade e interligação com as estratégias empresariais. Agregando esses dois campos disposto acima, observa-se a Teoria Institucional, como mecanismo de estudo e aplicação dos padrões comportamentais às estruturas organizacionais. Com base nisso, a introdução demonstra a interligação desses assuntos, sendo as referências empregadas em campo próprio posterior a ela. Com o desenvolvimento da introdução e referências bibliográficas, buscou-se a metodologia e campo de atuação dessa pesquisa social, da qual fora combinado com o estudo de caso no âmbito da controladoria em uma empresa rural do Sul de Rondônia, que contêm, em suas operações, atividades desenvolvidas no próprio
Estado e outros dois limítrofes. Através do input das informações relacionadas, e organização dessas, fora desenvolvido os passos posteriores da metodologia.
Esse estudo é caracterizado como pesquisa descritiva. “As pesquisas deste tipo têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis.” (GIL, 2011, p. 28) Sendo assim, serão descritos o desenvolvimento e incorporação do processo de institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural, sendo fiel aos mecanismos, ferramentas utilizadas durante o processo descrito.
A pesquisa descritiva foi desenvolvida com estudo de caso, identificado por (MARCONI; LAKATOS, 2006, p. 273-274) como uma pesquisa especial, na qual é intrínseca por representar traços particulares, de forma instrumental, com esclarecimentos sobre algumas questões, e coletivo com abordagem de vários fenômenos conjuntamente. Acrescenta ainda dois pontos dessa metodologia, sendo a positiva, o estudo aprofundado da variável e ambiente estudado, com vinculação total e individual ao estudo apresentado, porém como ponto negativo, está essa análise profunda e individual, sendo que não são considerados fatores globais a serem aplicados de forma genérica em diversas organizações. Também será considerado a metodologia de observação participante natural, sendo a observação o método de “identificação e obtenção de provas a respeito de objetivos sobre os quais os indivíduos não tem consciência, mas que orientam seu comportamento”. (MARCONI; LAKATOS, 2006, p. 275-277). Também acrescenta que a participação natural é descrita como aquela em que o investigador pertence à mesma comunidade ou grupo investigado.
Os dados foram obtidos via documentos disponibilizados pela empresa rural estudada, como também com dados e informações obtidos via observação empregada como metodologia. As informações foram analisadas pela abordagem qualitativa. “A metodologia qualitativa preocupa-se em analisar e interpretar aspectos mais profundos, descrevendo a complexidade do comportamento humano. Fornece análise mais detalhada sobre investigações, hábitos, atitudes, tendências de comportamento etc.” (MARCONI; LAKATOS, 2006, p. 269).
A figura 1 abaixo apresenta o desenvolvimento e incorporação do processo da pesquisa em uma empresa rural.
Figura 1: Desenvolvimento e Incorporação do Processo de Institucionalização do processo de hábitos e rotinas no ambiente gerencial de controladoria de uma empresa rural.
Fonte: Os autores
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS
O ramo de atividade, da organização estudada, está em plena expansão, pois atuam desde a semente até a exportação, tendo como principal atividade a agricultura, porém com relevantes resultados a respeito de beneficiamento de grãos, armazenagem de produtos agrícolas, transporte rodoviário, transporte fluvial e pecuária. As operações e o patrimônio da sociedade estão e são desenvolvidos em três Estados, sendo eles Mato Grosso, Rondônia e Amazonas. A sociedade atua com os regimes tributários de lucro real e lucro presumido, com atividades desenvolvidas tanto por pessoa jurídica como pessoa física, tendo um planejamento tributário para cada opção realizada perante a autoridade tributária governamental, sendo a sociedade enquadrada como Sociedade de Grande Porte. Sua atividade é desenvolvida por cerca de mil e duzentos colaboradores fixos, e outros recrutados para atividades perante colheitas e plantações, isso é, de forma sazonal, desempenhando diversas atividades, dentre as que foram destacadas acima. O ambiente gerencial da sociedade é representado por diversos blocos estratégicos e com diversos subgrupos gerenciais, denominados departamentos com especialidades de áreas gerenciais específicos.
A controladoria dessa sociedade se desenvolve como ferramenta de interligação entre os níveis hierárquicos da entidade, seja, estratégico, tático e operacional, visando, dentre outros, a padronização comportamental para otimização dos processos e maximização dos resultados da empresa. Ela foi instituída com base em desenvolvimento constante, pela exigibilidade e adaptação dos cenários empresariais, buscando por informações confiáveis e geradores de conhecimento, controle gerencial e operacional das integrações entre as camadas hierárquicas e seus participantes nos seus aspectos comportamentais. A teoria institucional é por ela empregada, com base formal em todos os grupos hierárquicos, com seus respectivos estudos, aprovação e acompanhamento, para que os hábitos e rotinas
sejam padronizados, para melhor análise de fatores influenciadores para aperfeiçoamento de todos na organização.
A estrutura hierárquica da controladoria nessa empresa é determinante e bem estruturada formalmente e empiricamente. A estrutura é disposta no grupo de direção administrativo, seguido da gerência de controladoria, tendo como subgrupos a coordenação tributária, custos, escritório de processos, auditoria interna e contabilidade. Dentro desses subgrupos, cada qual com um coordenador, todos com especialização para desenvolvimento de suas atividades, as desenvolvem com vários outros colaboradores em classificação de assistentes, e analistas, de nível júnior, pleno e sênior nas duas categorias.
Os hábitos e rotinas tributários são dispostos no planejamento e desenvolvimentos da área fiscal para atendimentos aos artigos, regulamentos e leis, pertencentes aos três Estados de atuação, como também à legislação federal, em atendimento interno de produtos como externos. Por se tratar de empresa com movimentação grande quantitativamente de documentos na parte de entradas, as especialidades quanto a retenções são maiores para cumprimento das diversas obrigações tributárias. Com base no desenvolvimento operacional desenvolvido por esse setor tributário, pode ser obtido várias informações que são utilizados para projeção de lucro e análise de indicadores, determinação de custos e preço de venda, planejamento tributário, elaboração e viabilidade de projetos de novos negócios, instrumento para gestão estratégica visando economia Tributária. Os principais objetivos do setor fiscal é a recuperação de créditos fiscais, atender a legislação vigente, planejamento fiscal para melhor escoamento de produção de unidades, análise da viabilidade fiscal das operações, e mudanças de operações para aproveitamento dos benefícios fiscais.
No departamento de custos, os padrões comportamentais estão alinhados com vários processos sendo eles, o orçamentário, produtivo e BackOffice (Departamentos Indiretos). As tarefas relacionadas ao setor está a captação, conciliação, processamento, validação e divulgação de dados. Os objetivos se integram em gestão de custos operacionais de operação agrícola, recursos consumidos, produção e beneficiamento, e produto final. Também objetiva a identificação de indicadores para acompanhamento do orçamento previsto e realizado, Forecast (Previsão), Break Even (Ponto de Equilíbrio), margem de contribuição, comparativo de custos entre as unidades, planejamento do orçamento organizacional, projetos e análise de viabilidade. Os resultados advindos da coordenação de custos, seguem para tomada de decisões quanto ao planejamento estratégico, organizacional, investimentos e custeios.
Ne departamento contábil, os hábitos e rotinas visam a mensuração de dados contábeis para a formação de relatórios contábeis para atendimento da legislação externa, e geração de informações gerenciais para a tomada de decisões por parte dos administradores para execução das estratégias empresariais. As atividades são de integração, conciliação, elaboração de relatórios obrigatórios, projeções contábeis gerenciais. Também visa a análise de indicadores financeiros, determinações benchmarking interno, informações suporte para o planejamento tributário, atendimento a auditoria interna, e informações para arrecadação de recursos no mercado. Na sociedade, os principais utilizadores das informações contábeis estão a diretoria, colaboradores, fornecedores, governo e instituições financeiras.
Na auditoria interna, os hábitos e rotinas visam o mapeamento dos processos, identificação dos riscos, identificação dos controles, elaboração de check list, evidenciar processos, relatar não conformidade, executar planos de ações para correção de desvios operacionais, fllow-up por planos de ações. Esses fatores, são desenvolvidos em ciclo, na qual há continuidade para atendimento e melhoramentos dos processos de hábitos e rotinas dos colaboradores da sociedade rural.
Os hábitos e rotinas de escritório de processos é o ponto chave para o presente estudo, visto que eles são responsáveis para padronização dos comportamentos humanos dos colaboradores para desenvolvimento das atividades da empresa, como também no campo dessa pesquisa que é a controladoria. Dentro da estrutura desse setor, estão os controles internos, projetos de melhoria e treinamentos. O desenvolvimento e incorporação de padrões comportamentais, ou seja, hábitos e rotinas, são feitos principalmente de forma formalizada, sendo eles por Política (POL), Procedimento Operacional Padrão (POP), Formulário Auxiliar Prático (FAP), Guia de Procedimentos Práticos (GPP) e Manual de Procedimentos Práticos (MPP). O escritório de processos visa o apoio diariamente das mudanças dos processos, realizar projetos de melhorias, modernização da gestão e automatização dos processos e controles internos para adequação da realidade aos objetivos gerais da sociedade, fornecimento de treinamentos quanto as Políticas e Procedimentos e gestão da plataforma digital empresarial utilizada na sociedade.
O fluxo de desenvolvimento e incorporação dos hábitos e rotinas seguem os passos seguintes. O primeiro se refere ao projeto, onde se definirá o processo que será analisado, definição dos objetivos e metas do processo, das pessoas envolvidas, das ferramentas a serem analisadas. A segunda etapa se refere a modelagem, onde serão feitos os entendimentos quanto a documentação e processo atual, identificação das atividades candidatas a automação e principais problemas, e definição de sistemas de apoio e plano
de ação para melhoria. A terceira etapa é a simulação de alternativas para o comportamento do processo, teste de regras pré-estabelecidas na modelagem para verificar se estão de acordo com o objetivo da empresa e se as tarefas estão sendo executadas da maneira correta e, se necessário, desenvolve-se novo plano de ação para correção. A quarta etapa é a execução, com entrega da documentação do novo processo estabelecido, feito através de plataforma online empresarial, na qual todos os colaboradores da empresa, em especial aos participantes da controladoria podem acessar a qualquer momento para aprendizado contínuo e tempestivo, após aprovação pelo comitê da empresa, homologação do novo processo e execução dos processos pelos usuários. A quinta etapa é o monitoramento, com acompanhamento do processo implantado e controle da execução das instâncias dos processos. E por último a sexta etapa, que é denominada melhoria, com ideias, mudanças, inovação, auditoria interna, melhoria dos controles internos, melhoria contínua (Kaizen) e gestão de riscos.
Pela metodologia de observação direta, obteve os dados a seguir. O planejamento é elaborado fazendo uma correlação das exigências do ambiente externo, atrelado a política da empresa incorporado ao ambiente interno, essa pertencente a estratégia empresarial que se desenvolve durante os anos, e com as integrações constantes para adequação às exigências dessas variáveis. É nessa etapa também que é avaliado o atual desenvolvimento dos hábitos e rotinas dos colaboradores, e visualizado situações de mudanças e adequações. Após a identificação, elaboração e aprovação, os novos modelos e padrões a serem seguidos são disponibilizados na plataforma digital disponível a todos os interessados, sendo publicado via meio de informação direta. O principal responsável pela implantação fica aos atributos dos coordenadores, pois são estes os interessados nas mudanças, como também avaliados pela implantação correta e tempestiva da aplicação. A propagação e continuidade dos hábitos e rotinas nesse ambiente de controladoria é realizado pelos próprios colaboradores operacionais desses setores, visto que são seguidos e requeridos os padrões cotidianamente nos trabalhos diários realizados. Após esse passo, fica a responsabilidade do setor de escritório de processos em conjunto com a auditoria interna, a avaliação, controle e melhoria dos processos, continuamente nesse ciclo.
5 CONCLUSÃO DO ESTUDO
A presente pesquisa de estudo de caso em uma empresa rural, apresentou o planejamento e incorporação do processo de institucionalização de hábitos e rotinas no ambiente de controladoria. Foram expostas as características dos hábitos e rotinas, com as variáveis para adaptações às estratégias empresariais da organização, com sua importância para a continuidade dela. Isso é observado pelos
resultados advindos dos mecanismos de desenvolvimento das atividades, e a participação dos colaboradores ao ambiente em que os hábitos e rotinas estão presentes.
O setor de processo é o responsável pelo desenvolvimento e implantação, tendo como principal função, a identificação dos pontos de qualidade da sociedade para adaptabilidade as estratégias empresariais para maximização de resultados. É, por esse setor, dado ênfase a abordagem de Velha Economia Institucional, pois é nessa que são estudados os aspectos do ambiente interno das relações humanas envolvidas nos processos organizacional. O desenvolvimento e incorporação é efetivado por formalidade nas estâncias superiores de hierarquia, com várias ferramentas para concretização, publicidade, decisão, acompanhamento, e que nas camadas inferiores, observa-se a incorporação dos hábitos e rotinas por meio dos padrões interligados com as tarefas de cada setor, tanto no âmbito de mudança inconsciente, como também, adaptabilidade as regras de hábitos e rotinas acrescentados, com a continuidade e mudanças contínuas das atividade da organização.
A estrutura utilizada para o planejamento e incorporação dos hábitos e rotinas no ambiente de controladoria dessa empresa rural é eficaz e viável a várias empresas do ramo rural, visto que nesse ambiente são desenvolvidas várias atividades correlacionadas, sendo elas, da semente à exportação. Para essas atividades, que são complexas e interligadas, os hábitos e rotinas devem estar alinhados e avaliados a todos os instantes para adaptação as estratégias da empresa para consolidação no mercado. O escritório de processos realiza toda a parte de planejamento, elaboração, aprovação, divulgação, implantação, mas a responsabilidade da implantação eficaz é de todos os participantes, praticando-as de forma eficiente para a produção de melhoria contínua.
É demonstrado que os departamentos que integram aos objetivos da sociedade como também a organização que integram aos objetivos dos colaboradores, estendem a mera disposição de resultado empresarial, para uma correlação de resultados mútuos, que são espelhados como padrões comportamentais em pleno desenvolvimento com retroalimentação de hábitos e rotinas constantes.
Enfim, a presente pesquisa trouxe dados e informações quanto a estrutura do ambiente gerencial de controladoria, como também o desenvolvimento dos hábitos e rotinas, obtendo como resultado, que os principais fatores para a integração dos hábitos e rotinas no ambiente gerencial estudado é realizado pelo departamento de escritório de processos, e sua integração efetiva e eficiente é realizada pelos próprios colaboradores. Foi dado razoável atenção as qualidades e atributos desenvolvidos pelo escritório de processos, pois esse é o responsável pelo planejamento, elaboração, implantação e melhoria dos padrões comportamentais, através de atualização constantes dos processos desenvolvidos nas várias
atividades da sociedade. Decorridos os limites do presente estudo, entendidos como oportunidades a serem exploradas no campo das pesquisas sociais, sugere-se para outros estudos a relação de hábitos e rotinas em outros ramos de atividades empresariais, como também comparativos entre outras sociedades de mesmo ramo, tanto nos ambientes gerenciais, como em outros ambientes da organização, e outros afins.
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