Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ariane Mendonça Renata Santana Santos

Ariane Mendonça

Renata Santana Santos

ariane@ensicon.com.br renata@ensicon.com.br

e

Social

Sistema de Escrituração Fiscal Digital

das Obrigações Fiscais, Previdenciárias

e Trabalhistas

Finalidade

 A Escrituração Fiscal Digital Social tem por finalidade:

a) Prestar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vinculo empregatício;

b) Extinguir várias obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias; c) Maior controle da RFB na fiscalização das empresas – contribuições e

obrigações provenientes do trabalho (com e sem vinculo empregatício); d) Armazenamento de informações no Ambiente Nacional do eSocial,

possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais de apuração de tributos e do FGTS.

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Cenário Atual

 Falta padronização;

 Redundância no envio dos dados;

 GFIP/SEFIP com campos desatualizados (EX: RAT, empresas

optantes pelo Simples);

 Problemas para emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND)

previdenciários;

 Maior incidência de erros no Cadastro Nacional de Informações

Sociais (CNIS);

 GPS com valor diferente da GFIP/SEFIP;

 Menor agilidade para efetuar restituições e reembolsos

previdenciários;

 Maior numero de demandas na esfera administrativa;  Multas administrativas (Ex: SEFIP).

Obrigações acessórias Atuais

 GFIP/SEFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia

do tempo de Serviço e Informações a Previdência Social / Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social.

 CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados  RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

 MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

 Folha de Pagamentos – Remuneração dos Trabalhadores  Ficha de Registro – Registro dos Empregados

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Entes envolvidos

Novidades na EFD Social

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Novidades na EFD Social

Livro de Registro de Empregados Digital

Novidades na EFD Social

DCTF-Prev: Unificação dos procedimentos no âmbito da RFB de cobrança, parcelamento, compensação, restituição e certidão negativa

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Periodicidade

 Periodicidade de envio de arquivos xml:

A) tempestivo – eventos (ex: registro de empregados, acidente de trabalho, etc);

B) mensal – folha de pagamentos (dia 20 do mês subsequente ao fato gerador).

Acesso via Web

 Importação, validação e assinatura do arquivo digital;

 Apuração dos tributos incidentes;

 Folha de pagamento digital simplificada, escrituração

simplificada na Web para pequenos empregadores (MEI, Segurado Especial, Empregador doméstico, PF equiparada a empresa e Simples Nacional com até 9 empregados permanentes).

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Fluxo das Informações

Leiautes

O leiaute da versão 1.0 está disponibilizado no site:

http://www.esocial.gov.br/Leiautes.aspx

Os leiautes de arquivos estão sendo disponibilizados em versão inicial, ainda pendente de aprovação.

A versão final será disponibilizada em breve, por meio de portaria interministerial, editada pelo MF, MPS e MTE.

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Classificação e registro das informações

 As informações do eSocial são classificadas em três tipos:

a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo a admissão, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc.

b) Folha de Pagamento: detalhamento das informações constantes na folha de pagamento.

c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas em Lei e em Normas Regulamentadoras do MTE.

Classificação e registro das informações

 Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão

por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

 Deste modo, caso a empresa tenha um evento de desligamento

do empregado, este só será aceito se o mesmo enviou anteriormente um evento de admissão.

 O RET também será utilizado para a validação da folha de

pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes na folha constarem no RET.

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Empresas abrangidas



De acordo com o Ato Declaratório SUFIS nº 5/2013, as

empresas, empregadores ou equiparados, deverão

transmitir em meio eletrônico a Escrituração Digital

Social (eSocial).

Identificação e cadastro do empregador

 A partir da data de entrada em vigor do eSocial os

empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física.

 No lugar da matricula CEI para as pessoas físicas, foi criado o

Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF), que será um numero sequencial, acoplado ao numero do CPF.

 A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF,

obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.

 Fundamentação: item 2.5 do Manual de Orientação do eSocial,

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Identificação e cadastro de obra de

construção civil

 Para as obras de construção civil foi criado no lugar do

Cadastro Específico do INSS (CEI) o Cadastro Nacional de Obras (CNO), que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF.

 Desta forma, as empresas que possuírem obras de

construção civil, deverão providenciar o CNO no lugar do CEI, sendo que as matriculas existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.

 Fundamentação: item 2.5 do Manual de Orientação do

eSocial, versão 1.0

Identificação e cadastro dos trabalhadores

 As empresas deverão cadastrar e identificar seus trabalhadores através de

identificadores obrigatórios, tais como CPF e o NIS (NIT, PIS ou Pasep).

 Vale esclarecer que, o par “CPF x NIS” devera estar consistente com o

Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e será validado no ato da transmissão, sendo que, sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

 Os empregadores deverão dar atenção especial as informações cadastrais de

seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

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Transmissão do arquivo eSocial

 A transmissão do arquivo eSocial será feita através da geração

do arquivo eletrônico, contendo as informações previstas nos leiautes e a assinatura digital do empregador.

 Após a assinatura digital, o arquivo mencionado será

transformado em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

 O arquivo da Escrituração Fiscal Digital Social é transmitido pela

internet para o ambiente nacional do eSocial, que após a verificação da integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Para o envio do arquivo eSocial os empregadores deverão

obedecer a uma sequencia lógica de informações, pois as informações dos primeiros arquivos são necessárias para processamento dos posteriores.

 Sendo assim, para transmissão dos mencionados arquivos,

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Informação do Empregador: evento onde são fornecidas

pelo empregador as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento validação.

 Arquivos de Tabelas, tais como: tabela de cargos, tabela de

funções, horários, etc.

 Cadastramento inicial dos vínculos.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Esse cadastramento inicial dos vínculos, também chamado

de Carga Inicial deve ser realizado até 31/12/2013.

Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma

informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o válido e o enviado anteriormente será desprezado.

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

B) Eventos trabalhistas: geração dos arquivos na medida em que ocorrerem.

B.1) Cadastramento inicial:

 O evento que será enviado pela empresa no inicio da

implantação do eSocial, servindo de base para construção do Registro de Eventos Trabalhistas – RET, o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento dos demais eventos enviados posteriormente.

 Para cada vinculo trabalhista existente na empresa na data de

implantação do eSocial deverá ser gerado um registro correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizados até a data base.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Com base no art. 29 da CLT a CTPS deve ser registrada na

data de admissão.

 Desta forma, no dia em que o empregado assumir suas

atividade na empresa o registro deve estar efetivado e a CTPS deve ser devolvida ao trabalhador em até 48 horas.

 Todavia, no eSocial ao se admitir um funcionário, o arquivo

com a respectiva informação deverá ser transmitida antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

B.3) Alteração cadastral

 Entende-se como alteração cadastral, todas as modificações de

dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. o qual deve ser utilizado tanto para segurados “empregados” quanto para outros trabalhadores sem vinculo empregatício (avulsos, diretores não empregados, cooperados, etc).

 Cumpre esclarecer que, o evento não deve ser utilizado em caso

de alteração de informações relativas ao contrato de trabalho, tais como alteração de salários, jornada, funções, etc.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 De acordo com o art. 468 da CLT, qualquer alteração no

contrato de trabalho só é válida, desde que, seja por mutuo consentimento e ainda assim que não cause prejuízo direito ou indireto ao empregado.

 Desta forma, desde que respeitada as regras expostas

acima, poderão ser feitas alterações no contrato de trabalho, tais como: remuneração, duração do contrato de trabalho, local de trabalho, função, jornada de trabalho, etc.

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Seguirá os mesmos prazos e normas constantes nos arts.

355 e 359 da Instrução Normativa do INSS nº 45/2010;

 Até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência;

 De imediato em caso de morte.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Também deverão ser apresentados seguindo a Norma

Regulamentadora nº 7.

 Vale lembrar que o ASO admissional deve ser informado

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

 De acordo com o art. 135 da CLT, a concessão das férias ao

empregado, será feita por escrito com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

O validador do eSocial não aceitará o evento de férias se o aviso estiver sido enviado há menos de 30 dias.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

 A alteração de afastamento temporário deverá ser

utilizada em situações especificas, nos casos em que ocorre, de fato, modificação do motivo do afastamento.

 Neste evento deverá ser comunicado a alteração do

motivo de afastamento.

B.10) Retorno de Afastamento Temporário

 No eSocial será considerada a data do dia de retorno do

afastamento.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

B.11) Estabilidade Inicio

 Deverão ser informados todos os fatos geradores de

estabilidade, tais como: - Membros da CIPA; - Gestantes;

- Dirigentes Sindicais; - Acidentes de trabalho;

- Diretores de Cooperativas, etc.

B.12) Estabilidade Término

 Informar a data final das estabilidade acima citadas de acordo

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

B.13) Condição Diferenciada de Trabalho – Inicio

 Para fins de informação ao eSocial será considerado como

condições diferenciadas de trabalho, quando trabalhador estiver exposto a agentes insalubres ou perigosos.

 Vale esclarecer que será considerado como trabalho insalubre,

aquelas atividades ou operações que por sua natureza, condições ou métodos de trabalho exponham os empregados a agentes nocivos a saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente ou do tempo de exposição aos seus efeitos.

 Também serão consideradas as atividades perigosas.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

B.14) Condição Diferenciada de Trabalho – Término

 A eliminação ou a neutralização da insalubridade ocorrerá:

a) Com a adoção de medidas que conservem o ambiente de trabalho dentro dos limites de tolerância;

b) Com a utilização de equipamentos de proteção individual, que diminuam a intensidade do agente agressivo a limites de tolerância.

 Caberá as Delegacias Regionais do Trabalho, comprovada a

insalubridade, notificar as empresas, estipulando prazos para sua eliminação ou neutralização.

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

 Deverá ser comunicado nos prazos previstos pela

legislação.

 A principio, o evento deverá ser informado no período a

partir da data da efetiva comunicação, até 10 dias após esta data.

Transmissão dos arquivos - Sequencia

 De acordo com o art. 489 da CLT, dado o aviso prévio, a

rescisão torna-se efetiva depois de expirado o respectivo prazo, mas se a parte notificante reconsiderar o ato antes de seu término, à outra parte é facultado aceitar ou não a reconsideração.

 Caso seja aceita a reconsideração ou continuando a

prestação depois de expirado o prazo, o contrato continuará a vigorar, como se o aviso não tivesse sido dado.

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Transmissão dos arquivos - Sequencia

B.17) Atividade Desempenhadas

 Todo empregado exerce uma atividade dentro da empresa,

sendo que essa atividade a partir da implantação do eSocial deverá ser indicada pela empresa, servindo assim de subsidio para compor o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

 Assim, sempre que ocorrerem modificações nas atividades

desempenhadas, ainda que seja pelo acréscimo de nova atividade não relacionada anteriormente, ou pelo encerramento da execução de determinada atividade, deverá ocorrer o envio de novo evento, com a relação completa das atividades executadas pelo trabalhador.

Outras Informações

 Comunicação de Fato Relevante

Este evento se destina a registrar a comunicação de fatos relevantes ocorridos no decorrer da vida laboral do trabalhador, durante o vinculo trabalhista, que não foram registrados em Evento específico.

Podemos citar como exemplo de um fato relevante os seguintes eventos:

a) Advertência ou suspensão disciplinar;

b) Aposentadoria por tempo de serviço sem extinção do contrato de trabalho,

etc.

Funciona como uma anotação de um determinado fato nos registros funcionais do trabalhador.

A principio, o evento deverá ser informado no periodo do dia da ocorrência do fato, até 10 dias após essa data.

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Outras Informações

 Desligamento

Este evento se destina a registrar o desligamento do trabalhador do quadro da empresa.

A principio, este deve ser o ultimo evento relativo a um determinado vinculo trabalhista.

 Reintegração

Evento enviado em caso de reintegração de trabalhador previamente desligado da empresa.

E o único evento que pode ser enviado com data posterior a data do evento de desligamento. A partir do envio do evento, fica restabelecido o vinculo de trabalho.

Evento – Folha de Pagamento

 Abertura da Folha de Pagamento

Arquivo de envio mensal A empresa e o equiparado estão obrigados a elaborar a folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

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Evento – Folha de Pagamento

a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo,

função ou serviço prestado;

b) Agrupados, por categoria, os segurados empregado,

trabalhador avulso e contribuinte individual;

c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário

maternidade;

d) Destacadas, as parcelas integrantes e não integrantes da

remuneração e dos descontos legais;

e) Indicado, o numero de cotas de salário família atribuídas a

cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Fundamentação: Art. 47 da Instrução Normativa nº 971/2009.

Evento – Folha de Pagamento

 Remuneração dos trabalhadores

Um arquivo para cada trabalhador Arquivo contendo todas as parcelas que integram a

remuneração do trabalhador.

Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações, abonos, etc.

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Evento – Folha de Pagamento

 Serviços Tomados

A empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada deverá reter 11% (onze por cento) do valor bruto da NF, fatura ou recibo de prestação de serviços ou 3,5% se estiver desonerado.

Vale esclarecer que no SEFIP a obrigação de informar a retenção previdenciária é da empresa prestadora do serviço, ficando o tomador obrigado apenas a recolher à previdência social a importância retida.

Com a implantação do eSocial o evento S-1310 deve ser informado pelas empresas tomadoras dos serviços.

Evento – Folha de Pagamento

 Serviços Prestados

Preenchimento exclusivo de pessoa jurídica prestadora de serviço.

 Serviços tomados de cooperativa

Este evento deve necessariamente ser preenchido pela empresa contratante de serviços por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho

As cooperativas de trabalho deverão informar no evento S-1340, identificando as empresas tomadoras de serviços de cooperativa e detalhando as notas fiscais de serviços prestados pela cooperativa.

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Evento – Folha de Pagamento

 Encerramento

Finalização da transmissão da folha de pagamento e outras informações.

Informações Permanentes no eSocial

 As informações de natureza permanente serão

armazenadas em tabelas no ambiente nacional do eSocial, buscando assim melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas.

 Esclarecemos que serão consideradas informações de

natureza permanente, aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo eSocial, ou em mais de uma competência, tais como:

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Informações Permanentes no eSocial

a) Rubricas da folha de pagamento; b) Lotações e Departamentos; c) Cargos;

d) Funções;

e) Horários de trabalhadores;

f) Estabelecimentos e obras de Construção Civil; g) Processos administrativos e judiciais;

h) Operadores portuários, cadastrados pelo OGMO;

Fundamentação: item 2.7 do Manual de Orientação do eSocial, versão 1.0

Penalidades

 O sujeito passivo que deixar de apresentar nos prazos

fixados declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões será intimado para apresenta-los ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela Secretaria da RFB e sujeitar-se às seguintes multas:

I – por apresentação fora do prazo:

a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas, que na ultima declaração apresentada, tenha apurado lucro presumido.

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Penalidades

b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas, que na ultima declaração apresentada, tenham apurado lucro real ou tenham optado pelo autoarbitramento.

II – por não atendimento à intimação da RFB, para apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal, que nunca serão inferiores as 45 dias: R$ 1.000,00 (mil reais) por mês-calendário.

Penalidades

III – por apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital com informações inexatas, incompletas ou omitidas: 0,2% (dois décimos por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da declaração, demonstrativo ou escrituração equivocada, assim entendido como a receita decorrente das vendas de mercadorias e serviços.

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Penalidades

 Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional,

os valores e o percentual referidos nos incisos II e III deste artigo serão reduzidos em 70% (setenta por cento)

 Para fins do disposto no inciso I, em relação às pessoas

jurídicas que, na ultima declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a alínea b do inciso I do caput.

 A multa prevista no inciso I será reduzida a metade, quando a

declaração, demonstrativo ou escrituração digital for apresentado após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.

Vigência

 O leiaute que compõe o Sistema de Escrituração Fiscal

Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência janeiro de 2014.

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Arquivos que serão enviados - Mensal

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Folha de Pagamento

Tabelas Auxiliares

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Blocos de Registro

Bloco de Registro

 Bloco 0 – Identificação: identificação do tipo de arquivo

(original, retificador, exclusão) do contribuinte, das rubricas (tabelas);

 Bloco F – Folha de Pagamento da competência: detalhamento

das remunerações pagas aos trabalhadores na competência a que se refere o arquivo;

 Bloco G – Resumo da Folha: totalização das remunerações dos

empregados, autônomos, dentre outros;

 Bloco L – Dissídio/convenção/acordo coletivo: prestação das

informações relativas a dissídios, convenções ou acordos coletivos que tenham ocorrido no período (mês/ano) ao qual se refere o arquivo da folha de pagamento;

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Bloco de Registro

 Bloco N – outras informações: informações relevantes para o

calculo das contribuições previdenciárias, como por exemplo serviços contratados e prestados;

 Bloco P – Contribuições previdenciárias e destinadas a outras

entidades e fundos: contribuições devidas pelas empresas, destinadas à Previdência Social e a outras entidades, tais como SEST, SENAT, SEBRAE, INCRA;

 Bloco S – Contribuição sindical: Informações relativas a

contribuição sindical patronal e de empregados;

 Bloco U – Processos administrativos/judiciais: dados das ações

judiciais que afetam o calculo dos tributos e das contribuições;

 Bloco 9 – Encerramento do arquivo digital: conferência das

informações inseridas no arquivo

O CRC-ES e a Ensicon

agradecem sua participação.