Nº Versão/Data: Validade: /10/2014 OUTUBRO/2015 JUR FILIAÇÃO MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO FILIAÇÃO

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 1 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 1 JUR.02-FILIAÇÃO 1. OBJETIVO ... 2 2. ABRANGÊNCIA ... 2 3. DOCUMENTOSRELACIONADOS ... 2 4. PROCEDIMENTOS ... 2

4.1. DEFINIÇÃO DO SERVIÇOS E SUA ABRANGÊNCIA ... 2

4.2 SOLICITAÇÃO DE FILIAÇÃO ... 3

4.3 DOCUMENTOS NECESÁRIOS ... 3

4.4. ANÁLISE PRELIMINAR DAS INFORMAÇÕES ... 5

4.5 APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO –CONSELHO ARBITRAL –1ª FASE ... 5

4.6. APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO –CONSELHO ARBITRAL –2ª FASE ... 6

4.7 INCLUSÃO DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA ... 8

5. REGISTROS ... 9

6. HISTÓRICODODOCUMENTO ... 10

7. ANEXOS ... 12

7.1 CHECK LIST ... 12

7.2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 13

Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição

REINALDO

MENDES

PAULA

MOURA

A

SSESSORIA

J

URÍDICA

A

SSESSORIA DE

P

ROCESSOS

ANTONIO

CARLOS

BORGES

D

IRETORIA

E

XECUTIVA

BIBLIOTECA

LINK

INTRANET

JUR. 02 – FILIAÇÃO

MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO FILIAÇÃO

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 2 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 2

1. OBJETIVO

Estabelecer procedimentos para filiação dos sindicatos na FECOMERCIOSP

2. ABRANGÊNCIA

Toda a estrutura da Fecomercio SP

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Não aplicável

4. PROCEDIMENTOS

4.1. DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA

Filiação é a admissão de novas entidades sindicais à entidade de grau superior (representante de sua categoria) prevista na Constituição e nas portarias do Ministério do Trabalho. Trata-se de ato volitivo que reflete a intenção do interessado em ser inserido em uma Federação que o represente e proporcione participação em questão macro. Fundamenta-se no fortalecimento da entidade sindical para que possam representar de maneira mais efetiva as empresas de suas bases territoriais. Para ser aceito como filiado é preciso ser uma entidade sindical que represente categoria econômica inserida no plano do comércio de bens, serviços e turismo no estado de São Paulo, que é coordenado pela Fecomercio SP.

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 3 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 3 A filiação dá ao sindicato o direito de participar de Conselhos Institucionais, Temáticos ou Tradicionais da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo.

Os sindicatos que tiverem interesse em se filiar à Fecomercio SP, podem ter ciência dos benefícios de tal filiação através do site www.fecomercio.com.br ou através de contato telefônico com a Secretaria.

Vale destacar que o pedido de filiação somente poderá ser feito decorridos 6 (seis) meses do registro no órgão competente.

4.2 SOLICITAÇÃO DE FILIAÇÃO

Deve ser enviada à Secretaria uma solicitação de filiação, que pode ser feita por e-mail (secretaria@fecomercio.com.br) ou através de ofício à FecomercioSP. Vale destacar que caso a solicitação seja enviada diretamente à Assessoria Jurídica, a mesma deve encaminhar o documento para a Secretaria para que a mesma possa gerar os devidos registros.

Ao receber a solicitação, a Secretaria deve respeitar o processo SA. 01 – Protocolo Único. Feito isso deve encaminha-la para a Assessoria Jurídica, responsável pelo processo de filiação.

4.3 DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

A Assessoria Jurídica, ao receber as informações, deverá analisá-las a fim de verificar sua pertinência. Caso a solicitação do sindicato não seja pertinente cabe a Assessoria Jurídica enviar um ofício ao sindicato justificando o não atendimento da demanda. Já em casos de solicitações pertinente cabe a Assessoria realizar a autuação do nº do processo (criação da pasta do processo) e em seguida, caso o sindicato já não tenha providenciado todos os documentos, encaminhar a minuta do requerimento de filiação ao sindicato solicitante na qual são informandos os documentos necessários para instruir o processo de filiação, os quais são:

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 4 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 4 1) Cópia autêntica da ata da Assembleia que autorizou o pedido de filiação com a respectiva lista de presença, contendo a indicação de seus representantes e dos respectivos dados pessoais, constantes do livro de registro de sócios do Sindicato;

2) Cópia da ata de criação do sindicato e respectiva lista de presença;

3) Prova de registro no órgão competente previsto no art. 8º da Constituição Federal;

4) Declaração do órgão competente de que o pedido de registro não foi impugnado; e do juízo competente do Poder Judiciário declarando não existir ação impugnando a criação do Sindicato (Estes documentos só são necessários caso o sindicato não tenha apresentado o documento citado anteriormente no item 2). 5) Cópia autêntica do Estatuto;

6) Cópia autêntica da ata de eleição da última Diretoria; 7) Dados pessoais da Diretoria.

Junto a este oficio a Assessoria deverá encaminhar ao sindicato a minuta de declaração de adesão ás normas do SICOMERCIO (para tanto cabe ao sindicato analisar as normas do Sicomercio disponível no site da CNC) e ao Estatuto Social da FecomercioSP para que este analise e sinalize se está de acordo ou não.

Vale destacar que a adesão às normas do SICOMERCIO bem como ao Estatuo da Fecomercio SP não é opcional. Caso o sindicato não concorde com os termos, o mesmo poderá desistir do pedido de filiação. Eventuais ajustes no estatuto do sindicato são informados via Secretaria através de ofício.

Estando de acordo, cabe ao sindicato enviar os documentos à Fecomercio SP e a declaração de adesão, pelo menos, ao Estatuto da Fecomercio SP, para que seja dado início ao processo de filiação.

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 5 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 5 Em todas as etapas do processo que envolve a elaboração e envio de ofícios deve ser respeitado o procedimento SEC.02 - Ofícios e Textos. Já nos casos de recebimento de documentação deve ser seguido o procedimento de SA. 01 – Protocolo Único.

4.4. ANÁLISE PRELIMINAR DAS INFORMAÇÕES

Uma vez recebido os documentos, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um resumo do processo e submetê-lo para análise o Conselho Arbitral. Cabe a este último analisar as informações para verificar se os documentos estão corretos e se há informações ou documentos faltantes. Em caso afirmativo, cabe ao Conselho delegar à Assessoria Jurídica a tarefa de entrar em contato com o solicitante informando as irregularidades para que possa ser dado andamento ao processo. Os documentos irregulares são armazenados na pasta do sindicato com a sinalização de documento “não conforme”.

Somente após o atendimento desta etapa é que será dado prosseguimento a solicitação. Neste momento é finalizado o preenchimento do Check List (anexo 7.1) que evidencia a adequação da documentação.

Cabe à secretária do Conselho Arbitral, inserir o assunto na pauta da reunião.

4.5 APROVAÇAÕ DA SOLICITAÇÃO – CONSELHO ARBITRAL – 1ª FASE

De acordo com o Art. 50 do Estatuto Social da FecomercioSP é de responsabilidade do Conselho Arbitral analisar e deliberar sobre os processos de filiação de novas entidades. Desta forma, com base nos documentos, e no parecer da Assessoria Jurídica, os membros do Conselho, em reunião, analisam o pedido tendo como base para análise a abrangência do Plano do Comércio (1º, 2º, 3º, 4º e 5º Grupo – conforme CLT) e o alinhamento com os interesses da Fecomercio SP. Toda decisão tomada relativa ao processo é registrada na Ata da reunião.

Convém destacar que a aprovação da filiação do sindicato é feita em duas fases: A primeira é feita através da análise da documentação; A segunda, por sua vez, mediante visita técnica na sede do sindicato solicitante.

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 6 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 6 Não atendendo aos quesitos, e em caso de recusa do pedido, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um ofício comunicando a entidade solicitante a negativa do pedido e em seguida arquivar a pasta do processo.

Já nos casos de aprovação inicial do pedido, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um oficio informando a todos os sindicatos da FecomercioSP a possível filiação de um novo sindicato. Este documento é revisado e enviado pela secretaria em formato eletrônico e físico (comprovante de envio de e-mail e envio pelo correio com comprovação de AR). As informações relativas aos dados cadastrais do sindicato são inseridas do sistema SINDICAD pela Secretaria Geral.

Os sindicatos filiados à Fecomercio SP terão o prazo máximo de 15 dias, a contar da data do recebimento do ofício, para manifestar sua posição contrária. Qualquer manifestação feita fora deste prazo não será considerada, salvo diante da comprovação do não recebimento.

Passado este prazo, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um resumo do processo para servir como base na discussão. Cabe a assessoria do Conselho inserir o assunto na pauta da próxima reunião.

4.6. APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO – CONSELHO ARBITRAL – 2ª FASE

Compete ao Conselho Arbitral em sua reunião abordar o tema (requerimento contrário etc.). Em caso de manifestações, cabe ao Conselho verificar suas fundamentações, sendo elas pertinentes cabe ao Conselho designar um membro para entrar em contato com o sindicato solicitante para que o mesmo realize adequações. Caso contrário, cabe ao Conselho decidir pela não filiação do sindicato em questão. Neste caso cabe a Assessoria Jurídica proceder conforme item 4.5.

Já em caso que não atestarem impugnações, cabe ao conselho dar andamento ao processo através da designação de um relator para visitar o sindicato a fim de verificar os seguintes itens:

 Sede (se a entidade possui sede e como estão suas instalações para atendimento da categoria);  Funcionários (como está o quadro funcional);

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 7 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 7  Quadro de Diretoria;

 Convênios (parcerias, produtos e serviços, etc.);  Associados e Filiados (quantidade);

 Negociação Coletiva.

Para tanto, uma vez designado o relator (membro do Conselho Arbitral), cabe a Assessoria Jurídica agendar, com o Presidente do Sindicato solicitante, uma vista e comunicar a data ao relator. É recomendado o prazo máximo de 30 dias a contar da data da reunião para o agendamento da visita.

Este, por sua vez, em conjunto com o Assessor Jurídico designado, deverá visitar a entidade, analisar todos os pontos, coletar evidências (fotos) para que sirvam de base para a aceitação ou não do pedido de filiação.

Realizada a visita, cabe ao Assessor Jurídico elaborar um relatório de diligência (observações coletadas), encaminhar para o relator para que este elabore a conclusão final do documento. Cabe à secretária incluir o assunto para a próxima reunião do Conselho.

Nesta reunião, cabe ao Conselho analisar o relatório, verificar as observações do relator e realizarem votação para decidir pela filiação ou não da entidade. Em casos de recusa, cabe a Assessoria Jurídica elaborar o oficio com a decisão final do Conselho Arbitral, cientificar o sindicato e arquivar o expediente na pasta do processo, conforme item 4.5.

Já nos casos onde a filiação é aprovada, cabe ao Conselho encaminhar o processo para

homologação da Diretoria Plena (reunião Plenária). Para tanto, a secretária insere o assunto na

pauta da próxima reunião plenária. A validação do processo durante a Plenária é registrada através

da transcrição da reunião.

Feita a homologação do processo, é elaborado oficio cientificando o interessado sobre a

aprovação da filiação do sindicato. Em seguida deve desmembrar a pasta do processo (organizar os

documentos por categorias).

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4.7 INCLUSÃO

Feito o desmembramento cabe a Assessoria Jurídica inserir as informações relativas as abas

“Categoria/Base” e “Reconhecimento” no sistema Sindicad (sistema de cadastro de informações de

entidades sindicais localizado na intranet) e encaminhar a pasta de documentos para o núcleo de

Gerenciamento de Cadastro.

Este, por sua vez, deve incluir os demais dados das entidades filiadas no sistema e comunicar as

áreas internas da Fecomercio SP.

Cabe a Assessoria Administrativa comunicar ao SESC e SENAC (através de envio de ofício) a

filiação do sindicato, para que estas entidades realizem o cadastro do mesmo. Além disto, cabe à

Assessoria Administrativa incluir o sindicato nos Conselhos (Fecomercio SP) pertinentes e agendar

com o mesmo uma visita à Fecomercio SP para que seja apresentada ao Sindicato, de forma

institucional, a Federação ao qual se filiou. Neste momento deve ser respeitado a etapa 4.11 “Novo

Membro da Diretoria” prevista no procedimento SEC. 04 – Eleição.

Em caso de dúvidas específicas ou outros esclarecimentos, cabe à Assessoria Administrativa

agendar com as interfaces uma reunião de esclarecimento para o sindicato.

4.8 DESFILIAÇÃO

Os sindicatos podem a qualquer momento requerer sua desfiliação, quando julgar

necessário, mediante requerimento protocolado na Secretaria, desde que esteja quite com suas

obrigações.

Da mesma forma é de direito da Fecomercio desfiliar o sindicato em razão de:

1) Cancelamento da carta de reconhecimento ou do respectivo registro sindical;

2) Por reincidência nas penalidades definidas no Estatuto Social da FecomercioSP; e

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3) Por descumprimento das disposições estatutárias da FecomercioSP.

Tanto em um caso quanto em outro, o requerimento é encaminhado ao Conselho Arbitral que

em reunião deve decidir sobre a filiação ou desfiliação da entidade. Feito isto a decisão é

encaminhada para homologação em reunião plenária.

Após a homologação, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um ofício informando ao sindicato e a

CNC (Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo) sobre a desfiliação.

5. REGISTRO

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de

Retenção

Cópia de

Segurança Descarte

Pasta do Processo (em

andamento) Pasta Física Acesso livre

Nome da Entidade/ Nº

Processo

Permanente Não Não Aplicável

Sistema Sindicad Banco de Dados (\\SRV-09.fecomercio.inet) Aplicação(\\Jupiter.fec omercio.inet) Acesso restrito através de permissãode acesso na rede Nome do Sindicato/ Nome fantasia/ Cidade/ Gênero/ Localização/ Status/ Filiado/ Categoria

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 10 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 10 Ata Conselho Arbitral \\SRV-01\Sec$\Gestao2013\s ecretárias\conselhos\c onselhostradicionais\c. arbitral Acesso restrito através de permissãode acesso na rede

Data / Assunto Permanente Sim Não Aplicável

Transcrição Plenária \\SRV-01\Sec$\ Gestao2013\secretárias \plenaria Acesso restrito através de permissãode acesso na rede

Data Permanente Sim Não Aplicável

Pasta do Processo

(FINALIZADO) Pasta A-Z Acesso livre

Nome da Entidade / Nº Processo / Nº

Pasta

Permanente Não Não Aplicável

6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO

Versão Data Comentários

1.0 16/09/2013 Edição Inicial

2.0 01/11/2013 Atualização do fluxograma do processo – anexo 7.2

3.0 01/10/2014

No item 4.3 inserção do envio da minuta do requerimento de filiação ao sindicato solicitante.

No item 4.3 inserção da Cópia da ata de criação do sindicato e respectiva lista de presença na listagem de documentos necessários.

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7. ANEXOS

7.1 Check List

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7.2 Fluxograma do Processo

SP1 - Filiação SO L IC IT AN T E Início P1

 Enviar solicitação de filiação à Fecomercio através de email ou Ofício T1 P1 – Filiação – FECOMERCIO SP Oficio FIM S E C R E T A R IA A S S E S S O R IA J U R ÍD IC A  Receber a solicitação  Realizar a autuação/nº do processo  Analisar T3 Solicitação pertinente? + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato T6  Receber ofício  Analisar as informações/ documentos T7 Continuar com o pedido de filiação?

 Enviar documentação para a Fecomercio SP

T8

Protocolo:

 Receber documentos

 Registrar no livro de protocolo

 Encaminhar para Assessoria Jurídica

T9

 Receber a documentação

 Realizar o preenchimento do check list

 Elaborar resumo do processo

 Encaminhar para o Conselho Arbitral

T10

Documentação exigida está ok?

 Solicitar à secretária do Conselho arbitral a inserção do assunto na pauta

 Elaborar parecer

T13

 Solicitar ajustes ao sindicato através da Assessoria Jurídica T12  Elaborar Ofício/resposta  Elaborar relatório  Arquivar T4 C O N S E L H O A R B IT R A L S N S N + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato T5 S N T14 S IN D IC A T O S D IR E T O R IA  Solicitar à secretária do Conselho arbitral a inserção do assunto na pauta  Elaborar parecer T11 + Protocolo:  Receber a solicitação  Realizar o processo de protocolo único T2 A D M IN IS T R A Ç Ã O A S S E S S O R IA T É C N IC A

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 14 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 14 SP1 - Filiação SO L IC IT AN T E P1 – Filiação – FECOMERCIO SP A D M IN IS T R A Ç Ã O A S S E S S O R IA T É C N IC A Na reunião Secretária:

 Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho T14  Analisar documentos e parecer T15 Requisitos para filiação (documentação e plano da CNC) e estão ok?  Elaborar Ofício/resposta

 Arquivar na pasta do sindicato

T17  Elaborar ata da reunião

 Arquivar T16 + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato T18  Receber ofício  Analisar as informações

 Entrar em contato com a Ass. Jurídica para esclarecer dúvidas

T19

 Elaborar Ofício informando sobre o pedido de filiação a todos os sindicatos da base

T20 + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato  Encaminhar comprovantes de envio para Ass. Jurídica

15 dias para impugnação

 Elaborar resumo do processo

T23  Receber as informações  Analisar  Manifestar ou não impugnações T22 Secretária:

 Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho T24  Analisar as informações do processo T25 Foram apresentadas impugnações?

 Designar relator para realizar a visita T29  Verificar a fundamentação das impugnações T26 São pertinentes?

 Designar um membro para entrar em contato com o sindicato orientando sobre as adequações necessárias T27 Continuar com o pedido de filiação?  Realizar adequações T28 S N S N S N Na reunião FIM T14 C O N S E L H O A R B IT R A L T30 S IN D IC A T O S D IR E T O R IA S N T21 S E C R E T A R IA A S S E S S O R IA J U R ÍD IC A

(15)

Gestor: Código: JUR. 02 Página: 15 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 15 SP1 - Filiação SO L IC IT AN T E P1 – Filiação – FECOMERCIO SP A D M IN IS T R A Ç Ã O A S S E S S O R IA T É C N IC A C O N S E L H O A R B IT R A L  Agendar visita T31 Relator:

 Realizar visita em conjunto com assessor jurídico

 Verificar todos os pontos exigidos (sede, diretoria, convênios, etc)

 Coletar evidências (fotos)

T32

 Elaborar relatório de diligência

 Encaminhar para o relator

T33

 Elaborar a conclusão final

T34

Secretária:

 Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho

T36

 Analisar o relatório

 Realizar votação para decisão final de aprovação de filiação

T37

Aprovada a filiação?

 Elaborar Ofício

 Arquivar expediente na pasta do processo T38 + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato

 Encaminhar o processo para homologação da Diretoria Plena Secretária:

 Inserir assunto na pauta da reunião plenária T41  Realizar a validação do processo T42 Secretária:  Registrar a homologação na ATA T43

 Elaborar Ofício informando a aprovação ao sindicato T44 + Revisão:  Realizar o processo de Ofícios e Textos  Enviar ao sindicato  Desmembrar a pasta do processo

 Encaminhar pasta para a Secretaria

T46

 Informar a secretária para inserir o assunto na pauta

T35 Na reunião Na reunião Plenária FIM S IN D IC A T O S D IR E T O R IA T47 S N T30 T39 T40 T45 S E C R E T A R IA A S S E S S O R IA J U R ÍD IC A

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Gestor: Código: JUR. 02 Página: 16 de 16 Nº Versão/Data: Validade: 3.0 – 01/10/2014 OUTUBRO/2015 16 SP1 - Filiação SO L IC IT AN T E P1 – Filiação – FECOMERCIO SP A D M IN IS T R A Ç Ã O A S S E S S O R IA T É C N IC A Na reunião

 Receber a pasta do sindicato

 Incluir as informações no sistema

 Comunicar as área sobre a filiação

T47

+

 Recepcionar

 Realizar apresentação para o sindicato (institucional) conforme porcesso de Novo Membro da Diretoria T51 Tem interesse em aprofundar determinado assunto? T47 C O N S E L H O A R B IT R A L S IN D IC A T O S D IR E T O R IA +

 Comunicar o SESC e SENAC para que estes providenciam o cadastro do sindicato nestas entidades (processo Ofícios e textos)

T48

 Realizar a inclusão do sindicato nos Conselhos pertinentes

T49

 Agendar visita com o sindicato para integração do mesmo

T50

 Agendar reunião com a respectiva interface

T52

 Agendar reunião com a respectiva interface

T53

 Incluir na pauta da Plenária a apresentação do sindicato T54  Disponibilizar o template padrão T55  Elaborar apresentação T56  Realizar apresentação T57 Na reunião Plenária FIM S N S E C R E TA R IA A S S E S S O R IA J U R ÍD IC A