MANUAL
DO
EXPOSITOR
EXPO TAPEJARA
MANUAL DO EXPOSITOR
1. EVENTO
Expo Tapejara 2016
2. PROMOÇÃO
ACISAT - Associação Comercial Industrial de Serviços e Agropecuária de Tapejara Prefeitura Municipal de Tapejara
3. LOCAL
Parque Municipal Ângelo Eugênio Dametto, Tapejara - RS
4. PERÍODO DE REALIZAÇÃO De 05 a 09 de agosto de 2016. 5. MONTAGEM E ORGANIZAÇÃO Montadora Oficial Cavalini Eventos Representante ACISAT
Endereço: Rua Cel. Lolico, 517 – Sala 220 – Centro – Tapejara-RS Telefones: (54) 3344-0020
E-mail: [email protected]
Organização
Comissão Executiva da ExpoTapejara
Endereço: Rua Cel. Lolico, 517, Sala 220 (Centro) Tapejara - RS Telefones: (54) 3344-0020
E-mail: [email protected] Home page:www.expotapejara.com.br
6. PÚBLICO PARTICIPANTE
Participarão empresas de diversos setores, como serviços, agroindústria, comércio, indústria, agropecuária, saúde, tecnologia, informática, comunicação visual, ensino, mobiliário e vestuário
7. MÍDIA OFICIAL DO EVENTO
A mídia oficial do evento está sob responsabilidade da Comissão Executiva da Expo Tapejara, localizada na rua Cel. Lolico, 517, Sala 220 (Centro), em Tapejara, Rio Grande do Sul. A divulgação será realizada através de material gráfico, ações de marketing direto na região de Tapejara e da atualização do site do evento (www.expotapejara.com.br), com as últimas notícias sobre os preparativos e atrações. Frequentemente serão disponibilizados releases à imprensa, os quais abordarão o evento, promovendo matérias que destaquem o interesse público para as diversas atividades, serviços e inovações da Expo Tapejara 2016.
Para entrar em contato com a responsável pela assessoria de imprensa, basta enviar um e-mail para
[email protected] ou [email protected], aos cuidados
deAdrieli Conte Zanivam
, ou ligar para (54) 3344-0020 ou(54) 9116-9529.
08. PROCEDIMENTOS GERAIS PARA MONTAGEM
8.1 Montadora oficial - A Montadora oficial contratada para a Expo Tapejara
2016 é a Cavalini Feiras e Eventos, situada em Passo Fundo, RS.
As empresas participantes poderão enviar solicitações de montagem de estandes internos, externos e construídos, cobertura de pirâmides e/ou complementos de estandes e mobiliários até o dia 20 de julho, às 18:00 horas. Após este período não serão mais aceitas solicitações.
Os projetos poderão ser solicitados através dos fones: (54) 9243-6831; (54) 3331-1014; (54) 9144-0811 ou do e-mail: [email protected].
8.2 Data do início da montagem – A montagem oficial do evento terá início
dia 18 de julho de 2016 (segunda- feira), às 08:00 horas, e término dia 03 de agosto de 2014, às 00:00 horas.
8.3 Data para entrada dos Expositores – Os expositores poderão montar
seus estandes entre os dias 01 e 04 de agosto, das 08:00 às 18:00 horas devendo manter seus espaços limpos e organizados. No dia 05 de agosto será permitida apenas reposição de mercadorias.
8.3.1 Excepcionalmente para expositores do setor moveleiro, a data de montagem poderá ser antecipada para o dia 25/06/2016 mediante autorização da comissão organizadora.
8.3.2 Limites de espaços – Os Expositores deverão respeitar os limites de
seus espaços estabelecidos nos mapas da Expo Tapejara. O desrespeito a esta regra poderá penalizar o expositor com a perda de seu stand. Nenhuma mercadoria poderá ser exposta nos corredores dos pavilhões e área de exposição externa.
8.4 Data do início da desmontagem – A desmontagem terá início no dia 10
de agosto de 2014, a partir das 08:00 horas. Todos os espaços deverão ter seus equipamentos retirados até às 18:00 horas do dia 12 de agosto de 2016.
8.5 Da montagem básica e do espaço externo
8.5.1 - A montagem básica está incluída na aquisição do espaço interno
(pavilhão coberto). Constituída por estruturas de TS branco sustentado em sistema de alumínio com altura de frente 2,70m e laterais e fundo 2,20m, com testeira reta completa com o nome do expositor em recorte eletrônico. Inclui também uma luminária, uma tomada universal com 500 watts de potência e forração direta no piso, carpete cor grafite.
Complementos da montagem básica tais como adesivos, impressões digitais, prateleiras entre outros itens deverão obrigatoriamente ser solicitados a montadora oficial, tendo custo adicional dependendo de cada projeto.
Não será permitido furar ou colar quaisquer materiais que possam danificar a estrutura da montagem.
8.5.2 - A locação do espaço externo constitui em espaço no terreno, não
contemplando iluminação ou ponto de energia e cobertura.
Solicitação de energia elétrica e/ou complementos para locação como pirâmides e mobiliário, assim como adesivos, impressões digitais entre outros itens
deverão obrigatoriamente ser solicitados a montadora oficial tendo custo adicional dependendo de cada projeto.
Neste Manual o expositor encontra a FICHA DE PREENCHIMENTO para
solicitação de energia elétrica no espaço EXTERNO, ou AUMENTO DE CAPACIDADE DE ENERGIA NO ESPAÇO INTERNO, a qual deve ser encaminhada a Organização até o prazo limite de 21/07/2016, às 12:00 horas,
sendo o expositor o responsável pela certificação de que esta solicitação foi de fato encaminhada. No caso do expositor ter solicitado projeto de estande ou complemento, fica a cargo da montadora oficial o preenchimento desta ficha.
8.6 Acesso de outras montadoras no evento ou expositores que farão sua própria montagem ou complementos que envolvam coberturas ou estruturas temporárias
As empresas participantes poderão contratar outras montadoras para fazer suas respectivas montagens desde que obedeçam ao seguinte padrão:
8.6.1 Credenciamento – as montadoras, somente poderão credenciar
para montagem, profissionais devidamente registrados. Para tanto deverão enviar listagem com nome completo, número do PIS, número da carteira de IDENTIDADE, CPF e CARGO/FUNÇÃO, juntamente com os dados da empresa. O mesmo vale para seus respectivos prestadores de serviços.
8.6.2 Uso de EPI’s – será obrigatório o uso de EPI’s de acordo com a
atividade exercida por cada funcionário durante a montagem. O não uso implicará em advertência e em último caso exclusão da montadora do evento.
8.6.3 ART – será exigido de cada estande a ART de Responsabilidade
Técnica que deverá estar de posse com o expositor.
9. PROCEDIMENTOS GERAIS PARA MONTAGEM
- Não será permitido o acesso de quaisquer montadoras ou prestadores de serviço no evento sem a devida quitação do contrato de participação de seu cliente com a organização do evento;
- As empresas montadoras deverão respeitar os horários estipulados pela organização do evento bem como todas as normas estabelecidas pela Comissão Organizadora referente ao acesso, conduta e trabalho no Parque de Rodeios de Tapejara;
- As empresas montadoras deverão manter os locais limpos, removendo lixos e entulhos até os locais especificados pela organização;
- Durante o período das montagens será permitido o acesso de veículos leves e de carga, para carga e descarga, entre às 08:00 e às 19:00 horas, sendo que o acesso ao Parque de Rodeios de Tapejara deverá ser feito através da entrada pela Rua Valeriano Ughini, ao lado do cemitério. As empresas deverão enviar juntamente com o formulário de autorização, data e horário para a chegada dos materiais. NÃO É PERMITIDA A ENTRADA DE VEÍCULOS NO PAVILHÃO.
Informações complementares:
a) Não será permitida a perfuração de quaisquer estruturas de paredes, pisos e outros nos locais de montagem interna. Nos locais de montagem externa, somente no terreno será permitida afixação de estacas com cabos ou cordas para fixação de coberturas piramidais e estandes;
b) Todos os elementos pertencentes ao projeto deverão ficar dentro da área estabelecida;
c) Quando forem montados estandes construídos próximo às divisas de terrenos vizinhos, deverão ser realizados todos os acabamentos, tais como: pintura, fechamentos e outros, de modo que não prejudique o visual do estande vizinho;
d) Todos os equipamentos e demais materiais devem ficar nos lotes próprios, não podendo ficar ruas ou lotes vizinhos;
e) A instalação de cabos aéreos somente será permitida se o projeto for aprovado pela Organização;
f) Os estandes estarão sujeitos a fiscalização do corpo de bombeiros e vistoria do CREA;
g) Acidente causado por montador será de responsabilidade solidária da montadora e de sua contratante (locatária do terreno);
10. FORMULÁRIO DE AUTORIZAÇÃO DE PRESTADORA DE SERVIÇOS
Se a sua montadora for a montadora oficial do evento, CAVAINI EVENTOS, não é necessário preencher este documento.
Autorizamos, através deste documento, a montadora abaixo como responsável pela execução e montagem do nosso estande na Expo Tapejara 2016.
1. Expositor Razão Social: Nome Fantasia: Lote/Estande/Espaço Externo: Nome do responsável: Telefone celular: E-mail: ... 2. Prestador de serviço Razão Social: Nome Fantasia: CNPJ: IE:
Endereço: Número: Bairro: Cidade: UF: Fone: Site: Responsável: Cargo: E-mail: Celular: _____________________________ Local e data Enviar para: _______________________ E-mail: _________@____________.com.br Fax: (54) ___-_____ www.__________.com.br
11. NOTIFICAÇÕES
Todos os trabalhos serão fiscalizados. As notificações serão realizadas de forma escrita e entregues diretamente ao responsável pela montadora/montagem. Na ausência do responsável pela montagem do estande, serão suspensos os serviços até que o responsável se apresente para assinar a advertência e regularizar os serviços.
12. INSTALAÇÕES ELÉTRICAS
Somente a empresa contratada pela Comissão Organizadora terá acesso à rede elétrica do evento e a mesma fará a ligação ao ponto de fornecimento mais próximo. O expositor terá direito a uma taxa de utilização de energia conforme se descreve o contrato de Participação na Expo Tapejara 2016, em caso de Expositor dos Pavilhões 1 e 2; ou através do Formulário na página seguinte, para expositores Externos.
Informações importantes
No caso de serem necessários excedentes de uso de energia elétrica disponíveis, serão calculadas as diferenças e cobradas da empresa expositora.
Caberá a montadora de cada expositor obedecer as normas da ABNT e da Mux Energia no que diz respeito às instalações elétricas.
Estandes externos e coberturas deverão ser aterrados.
Somente será feita a ligação da rede se o expositor atender aos seguintes requisitos: 1 – Ter recebido a autorização da Organização (quando for o caso);
2 – O estande deve estar aterrado.
Obs.: Em caso de excesso de energia utilizada, sem a devida informação, o expositor será penalizado com multa de acordo com a decisão da Comissão Organizadora, e poder ter sua energia cortada.
13. FORMULÁRIO DE UTILIZAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (EXTRA) EXTERNO e INTERNO
Este formulário deverá ser enviado até o dia 21 de julho de 2016, devidamente preenchido e junto com o projeto de montagem para a devida aprovação, para o e-mail [email protected]. 1. Expositor Razão Social: Nome Fantasia: Lote/Estande/Espaço Externo: Nome do responsável: Telefone celular: E-mail:
Equipamentos elétricos que serão utilizados conforme potência estabelecida no contrato firmado (PAVILHÕES I E II), ou solicitação de energia e equipamentos que serão utilizados para expositores Externos.
Equipamento Potência individual
________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ ________________________ _______________________ _____________________________ Assinatura - local e data
Enviar para:[email protected] E-mail:
Fax: (54) ______-_______ www.____________.com.br
14. INTERNET
Será fornecida Internet wirless gratuita para os expositores internos.
Expositores externos, dependendo da localização, podem não ter acesso a esse serviço, em função das questões técnicas que envolvem o procedimento.
15. DOS EXPOSITORES
15.1 Dos produtos e mercadorias. A Comissão Organizadora não se
responsabiliza pelo recebimento e acondicionamento de mercadorias de qualquer tipo. Para tanto, deverão ser observados os procedimentos na emissão das notas fiscais relativas à remessa de produtos e/ou máquinas e equipamentos para o evento, conforme a Legislação Fiscal vigente em cada Estado.
A nota fiscal para envio de mercadorias a serem expostas deverá ser emitida em nome do próprio expositor, com seu CNPJ e IE.
Dentro do Parque de Rodeios de Tapejara, o expositor deverá direcionar seus equipamentos e produtos para descarga através do portão exclusivo para expositores, com acesso pela Rua Valeriano Ughini.
15.2 Das marcas e produtos expostos. O expositor poderá expor somente
marcas cuja produção seja própria e/ou no caso de representantes, o representante poderá expor somente uma única marca. NÃO SERÁ PERMITADA A COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUTOS NÃO INFORMADOS NO CONTRATO DE LOCAÇÃO DE STAND.
15.3 Atendimento na área do expositor. Durante o horário do evento, deverá
haver no estande pelo menos um funcionário capacitado a prestar informações sobre os produtos e serviços ali expostos.
15.4 Divulgação de produtos e propaganda. Somente será permitida a
distribuição de folders, cartazes, produtos, propagandas, operações de venda, realizações de pesquisas e outras estratégias de marketing dentro da área contratada pelo expositor.
15.5 Jogos e sorteios. É vedado ao expositor quaisquer tipos de jogos ou
sorteios sem a expressa avaliação da Comissão Organizadora.
15.7 Limpeza. É de responsabilidade de cada expositor manter seu espaço
(estande) limpo durante o evento, sendo o próprio encarregado de levar os resíduos, no final do dia, até os locais indicados pela Comissão Organizadora.
15.8 Sonorização nos estandes. É proibido o uso de equipamento de som.
Os expositores que desejarem utilizar o recurso somente poderão fazê-lo em salas com isolamento acústico, que impeçam totalmente a propagação do som ou outros ruídos emitidos no ambiente. O não cumprimento implicará na proibição do funcionamento do estande.
15.9 Equipamentos e produtos proibidos. É proibido o funcionamento de
motores de combustão nas áreas internas e/ou cobertas, bem como a utilização de gases não inertes, tóxicos e combustíveis de quaisquer espécies.
15.10 Extintores de incêndio. Estandes externos deverão ter extintores de
incêndio conforme o Decreto Estadual número 38089/93, sendo no mínimo duas unidades extintoras, uma para materiais comuns e outra para equipamentos elétricos.
15.11 Bebidas alcoólicas. A comercialização ou fornecimento de bebidas
alcoólicas somente será permitida nos pontos de venda autorizados pela organização.
15.12 Outras bebidas. Águas e refrigerantes deverão ser comprados nas
empresas credenciadas.
15.13 Segurança. A empresa expositora poderá credenciar junto a Comissão
Organizadora agentes de segurança para os estandes externos e internos, durante o período do evento e/ou fora dele. A Comissão Organizadora não se responsabiliza pelos materiais expostos nos horários de funcionamento da Expo Tapejara.
15.14 Segurança. A segurança contra acidentes na utilização ou
demonstração de produtos nos stands será de inteira responsabilidade do expositor.
15.15 Fogueiras. É expressamente proibida a produção de fogo em qualquer
espaço sem autorização da organizadora.
Atenção: Os expositores somente poderão posicionar seus produtos, máquinas e
implementos impreterivelmente entre os dias 08 e 10 de agosto das 08:00 às 22:00 horas. A movimentação dos produtos, máquinas e implementos será permitida somente a partir do dia 10 de agosto e até o dia 03 de agosto.
16. O Horário de reposição de mercadorias pelos expositores nos dias do
evento será das 07:00 às 09:00 horas.
17. Horário de visitação do público será das 10:00 às 21:00 horas, salvo na
terça feira (dia 09) que será até 18:00 horas.
18. Horário de visitação do público na praça de alimentação será limitado até
às 00:30 de cada dia de evento salvo na terça (dia 09) que será até 22:00 horas.
19. INFORMAÇÕES E OU SUGESTÕES
