Gestão de documentos: análise sobre a utilização dos instrumentos de gestão arquivísticas na empresa BG Brasil

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

BRUNA DE JESUS DOS SANTOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS: ANÁLISE SOBRE A

UTILIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE

GESTÃO ARQUIVÍSTICA NA EMPRESA BG BRASIL.

NITERÓI 2014

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BRUNA DE JESUS DOS SANTOS

GESTÃO ARQUIVÍSTICA NA EMPRESA BG BRASIL.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

ORIENTADORA:Professora Lindalva Rosinete Silva Neves

Niterói 2014

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Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá

S237 Santos, Bruna de Jesus dos.

Gestão de documentos: análise sobre a utilização dos instrumentos de gestão arquivísticas na empresa BG Brasil / Bruna de Jesus dos Santos. – 2014.

44 f.

Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em

Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2014. Bibliografia: f. 42-44.

1. Gestão de documento. 2. Administração de arquivo. 3. Arquivo. I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.

CDD 651.5

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BRUNA DE JESUS DOS SANTOS

GESTÃO ARQUIVÍSTICAS NA EMPRESA BG BRASIL.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

APROVADO EM: / /

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________________________________

Professora Lindalva Rosinete Silva Neves - Orientadora

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________________________________

Professora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza

______________________________________________________________________

Professora Clarissa Schmidt

Niterói 2014

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Dedico este trabalho aos meus queridos pais José e Maria por todo o apoio emocional e financeiro que me deram nos momentos mais difíceis. E ao meu namorado Joni pela paciência e amor incondicional. Muito obrigada, sem vocês eu não teria conseguido.

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AGRADECIMENTOS

.

Agradeço a minha família por todo o apoio que me deram. Agradeço ao meu namorado por me proporcionar momentos maravilhosos, por me ouvir e me dar bons conselhos, e fazer os meus dias mais felizes. Agradeço a minha amiga Edwiges por sua lealdade e companheirismo de sempre.

Agradeço a minha ex chefe Liana Lopes pela compreensão quando não pude cumprir o horário no trabalho para estudar. Também agradeço a minha atual chefe Viviane Alves pela paciência e pelas palavras de conforto. Agradeço as minhas irmãs Barbara e Damiana por me proporcionarem momentos tão descontraídos e felizes.

Agradeço a minha orientadora pela paciência e dedicação. Enfim, agradeço a Deus por ter me dado forças, e ter colocado pessoas tão especiais ao meu lado no momento em que mais precisei.

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“A fé é uma conquista difícil, que exige combates diários para ser mantida.”

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RESUMO

A partir do levantamento realizado na literatura da área de Gestão de Documentos, procura-se evidenciar neste trabalho de que forma os Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, estão sendo utilizados na empresa a ser estudada BG Brasil. São apresentadas as definições de alguns autores acerca dos conceitos básicos da Arquivologia e da Gestão de Documentos. Procura-se mostrar a importância de se praticar a gestão de documentos seja em empresas públicas ou privadas. Além da exploração da literatura das áreas, para exemplificar tal relação foi feita uma análise nos arquivos da BG Brasil. Trata-se de uma investigação sobre a utilização de instrumentos de gestão arquivística. E, além disso, há uma verificação do uso de normas, instrumentos ou manuais de serviço que regulamentam as atividades desenvolvidas no arquivo da BG Brasil.

Palavras Chave: Gestão de Documentos. Instrumentos de Gestão Arquivística.

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ABSTRACT

From the survey conducted in the literature Document Management, we seek to demonstrate in this paper how the instruments Archival Management, Classification Plan and Table of temporality, are being used in the company being studied BG Brazil. The definitions of some authors about the basics of Archival and Document Management are presented. Attempts to show the importance of practice document management in either the public or private companies. Besides the exploration of the areas of literature, to illustrate such an analysis was made regarding the archives of BG Brazil. This is an investigation into the use of instruments of archival management. And besides, there is a check on the use of standards, tools and service manuals that govern activities in Brazil BG file.

Keywords: Records Management. Instruments of Archival Management.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO... 11

2 ARQUIVÍSTICA: CONCEITOS PRINCIPAIS...14

2.1 ARQUIVO...14

2.1.1 ARQUIVO CORRENTE...16

2.1.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO...16

2.1.3 ARQUIVO PERMANENTE...17

2.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO...17

2.3 INFORMAÇÃO...19

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O CONCEITO...21

3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL...25

3.2 INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE...26

4 EMPRESA BG BRASIL: HISTÓRIA, VISÃO E MISSÃO...31

4.1 SETORES DE GESTÃO: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS...33

4.2 ANÁLISE SOBRE A UTILIZAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE NA EMPRESA BG BRASIL: APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO E DA ENTREVISTA...35

4.2.1 RESULTADO DA PESQUISA...39

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS...41

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INTRODUÇÃO

Este trabalho tem como tema a Gestão de Documentos, e como objeto uma análise sobre a utilização dos instrumentos de Gestão arquivística na empresa privada BG Brasil. Para a elaboração deste trabalho é fundamental o entendimento de alguns conceitos arquivísticos, tais como: documento, documento arquivístico, arquivo (corrente, intermediário e permanente), e informação. Além disso, é essencial compreender, ainda que basicamente, o surgimento do conceito de Gestão de Documentos e as diferenças do conceito de GD em diferentes países. Apesar das diferenças, alguns pontos comuns permitem estabelecer um modelo norte-americano e um modelo europeu. A visão norte-americana está voltada para economia e eficácia na administração, com foco nos documentos correntes. E o modelo europeu focaliza mais nos fundos de valor histórico, os arquivos permanentes.

A Gestão de Documentos arquivísticos tem por objetivo controlar a massa documental garantindo a produção, a manutenção, o acesso, e a Preservação de documentos arquivísticos confiáveis, auténticos e compreensíveis. Os documentos arquivísticos serão preservados mediante a utilização dos instrumentos de Gestão arquivística, é imprescindível a Gestão de documentos para garantir que todos os documentos estarão organizados para serem avaliados e selecionados. Nesse contexto, pode-se dizer que a Gestão de Documentos é o meio para se preservar os documentos arquivísticos, seja o destino destes a eliminação ou a guarda permanente.

Esta pesquisa vai tratar, fundamentalmente, dos instrumentos de gestão arquivística, plano de classificação e tabela de temporalidade, que permitem a produção, a manutenção, o acesso e a preservação de documentos arquivísticos. Dentre os referenciais arquivísticos que serão abordados, destacam-se os conceitos de documento, documento arquivístico, arquivo e informação. Além disso, será abordado, basicamente, o conceito de tabela de temporalidade e plano de classificação.

Plano de classificação e tabela de temporalidade são instrumentos de gestão arquivística. Um instrumento pode ser entendido como qualquer ferramenta ou recurso utilizado de forma a regular a execução das atividades de um órgão. A utilização de um instrumento no curso de

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uma atividade faz com que os resultados obtidos tenham um padrão reconhecido, aumentando o grau de precisão. A preparação de instrumentos de gestão arquivísticas é uma das atribuições dos arquivistas, e é imprescindível o seu uso na organização dos arquivos. Porém ainda é possível encontrar arquivistas que trabalham sem o auxílio desses instrumentos, baseando-se apenas em suas experiências.

O objetivo geral deste trabalho é investigar a utilização de instrumentos de gestão arquivística nas empresas privadas por meio de uma análise nos arquivos da empresa BG Brasil. Os objetivos específicos deste trabalho é verificar se há normas, instruções ou manuais de serviço que regulamentam as atividades desenvolvidas no arquivo da BG Brasil. Além disso, saber se há algum projeto de gestão de documentos em andamento, ou seja, se há o interesse do gestor da empresa em fazê-lo.

O universo da pesquisa definido para esse estudo foram os arquivos dos sete departamentos da empresa BG Brasil, admin, HR, finance, legal, Project, TI e commercial. Os procedimentos metodológicos adotados foram os seguintes: abordagem básica sobre os conceitos e características relativos ao tema; elaboração e aplicação de um questionário nos arquivos da empresa BG Brasil; realização de entrevistas com os responsáveis do arquivo de cada departamento, e também com o gestor da empresa BG Brasil.

Para explicar a estrutura organizacional da empresa BG Brasil e suas funções, serão utilizadas as informações contidas no site da empresa. O levantamento de dados ocorrerá em duas fases distintas, a primeira por meio da aplicação do questionário, cujo o objetivo é identificar a instituição, o departamento, o responsável pelo arquivo e as atividades de gestão arquivística, e a segunda através da realização de entrevista para saber quais departamentos utilizam tabela de temporalidade e plano de classificação. Além disso, será feita entrevista com o gestor da empresa, para saber se há interesse e condições em aprovar um projeto de gestão de documentos.

No capítulo 2 será abordado os conceitos básicos da Arquivologia tais como: Arquivo (corrente, intermediário e permanente), documento e documento arquivístico, e informação. Para o entendimento desses conceitos será apresentado a definição de vários autores e dicionários reconhecidos pela área, para cada um dos conceitos.

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O capítulo 3 apresenta o conceito de Gestão de Documentos, mostrando não só a questão histórica, mas também a definição de alguns autores sobre o termo. Além disso, o terceiro capítulo abordará o conceito de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.

O capítulo 4 trata da apresentação da empresa a ser estudada, BG Brasil. Será explicado funcionamento da empresa e sua história, visão e missão. Além disso, será abordado a divisão organizacional dentro da empresa, as divisões de departamento, e a organização do arquivo de cada departamento que será estudado: Finance, Legal, IT, Admim, Project, commercial e HR. Será apresentado também o questionário e a entrevista, bem como o seu resultado.

O capítulo 5 aponta as considerações finais onde serão apresentadas as melhorias que a pesquisa pode trazer para a empresa a ser estudada, e também para outras empresas privadas que queiram ter a mesma iniciativa de praticar a gestão de documentos em seus arquivos.

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2 ARQUIVÍSTICA: CONCEITOS PRINCIPAIS

Este capítulo abordará alguns conceitos básicos da Arquivística, tais como: arquivo

(corrente, intermediário e permanente), documento, documento arquivístico e informação. Com base nas fontes: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE; Glossário da Câmara Técnica; Manual de Arranjo e Descrição – conhecido como Manual dos Holandeses; Dicionário Multilinguístico de Terminologia Arquivística. E também com base em alguns autores, tais como: Schellenberg, Duranti, Thomassem, Jenkinson, Casanova, Brenneke, Bellotto, Paes e Sousa.

2.1 ARQUIVO

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE (2005, p. 27), Arquivo pode ser entendido de quatro formas:

1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte;

2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos;

3 Instalações onde funcionam arquivos; 4 Móvel destinado à guarda de documentos.

De acordo com o Manual dos Holandeses (1973, p. 11), Arquivo é:

O conjunto de documentos escritos, desenhos com material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário.

O manual também diz que o arquivo não é criado arbitrariamente como as coleções, mas ao contrário é um todo orgânico, um organismo vivo, que sofre alterações segundo regras fixas.

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Jenkinson (1937, apud SCHELLENBERG, 2006, p. 36), define arquivos como: “documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado).”

Eugenio Casanova (1928, apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37), define arquivos como: “a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa”.

Adolfo Brenneke (1953, apud SCHELLENBERG,2006, p. 37), diz que arquivo é: “o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado”.

Schellenberg (2006, p. 41), define Arquivos como:

Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.

Thomassen (2006, p. 6-7), traz a seguinte definição de arquivo:

Arquivos são compostos por informação vinculada a processos, isto é: “informação gerada e estruturada por processos de trabalho. Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho inter-relacionados. [...] Arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade de forma geral. Tanto os produtores de documentos públicos quanto privados mantem registros para lembrar e para serem lembrados. [...] Os arquivos servem [...], para apoiar o gerenciamento operacional. [...]. Sem arquivos, nem as ações e transações que formam os processos e nem os processos de trabalho, poderiam ser vinculados uns aos outros. [...] Arquivos também servem para garantir responsabilidade e evidência. Arquivos confiáveis contem evidência confiável a respeito de tomadas de decisão [...].

O Glossário da Camara técnica (2009, p. 4) traz quase a mesma definição de arquivo do

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(2005, p. 27), também define arquivo como: “Instalações onde funcionam arquivos e móvel destinado à guarda de documentos”. O Dicionário Multilinguístico de Terminologia Arquivística também trás a mesma definição para o termo arquivo.

Schellenberg (2006, p. 40), faz uma colocação muito interessante a respeito da definição de arquivos modernos:

[...] não há uma definição do termo “arquivos” que possa ser considerada final. [...]. A definição pode ser modificada em cada país de acordo com suas necessidades peculiares. [...]. Não deve ser aceita uma definição que não corresponda à realidade. Uma definição que tenha surgido da observação de material da Idade Média não poderá atender às necessidades dos arquivistas que trabalham principalmente com documentos modernos.

2.1.1 ARQUIVO CORRENTE

De acordo com o DIBRATE (2005, p. 29), arquivo corrente é o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. É também o arquivo responsável pelo arquivo corrente. Bellotto (2006, p. 23-24), diz que é nos arquivos correntes que se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados.

Paes (1997, p. 54), define arquivos correntes como os que são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente para fins de controle e tomada de decisão das administrações:

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, frequentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.

2.1.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

De acordo com o DIBRATE (2005, p. 32), arquivo intermediário pode ser entendido de três formas: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação; Arquivo responsável pelo arquivo intermediário, também chamado pré-arquivo; Depósito de arquivos intermediários. Bellotto (2006, p. 24), diz que arquivo

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intermediário é aquele cujos papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor.

Segundo Paes (1997, p. 117), a função principal dos arquivos intermediários consiste em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise que decidirão pela eliminação ou guarda definitiva para fins de pesquisa ou de prova.

2.1.3 ARQUIVO PERMANENTE

De acordo com o DIBRATE (2005, p. 34), arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. É também o Arquivo responsável pelo arquivo permanente, também chamado arquivo histórico. Segundo Paes (1997, p. 121), a função de um arquivo permanente é:

[...] reunir, conservar, arranjar, descrever, e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.

Bellotto (2006, p. 27), faz uma colocação muito interessante acerca da construção de um arquivo permanente, dando mais ênfase no valor histórico dos documentos:

Um arquivo permanente não se constrói por acaso. Não cabe esperar que lhe sejam enviadas amostras aleatórias. A história não se faz com documentos que nasceram para serem históricos, com documentos que só informem sobre o ponto inicial ou o ponto final de algum ato administrativo decisivo. A história se faz com uma infinidade de papéis cotidianos, inclusive com os do dia-a-dia administrativo, além de fontes não governamentais. As informações rastreadas viabilizarão aos historiadores visões gerais ou parciais da sociedade.

2.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Segundo o DIBRATE (2005, p, 73), documento é uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

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Luciana Duranti em seu projeto InterPARES 2 – Diretrizes do Produtor (2007, p. 3), define documento como informação afixada em um meio sob uma forma fixa. E define documento arquivístico como:

[...] qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade.

Segundo Duranti (2007, p. 7), forma fixa significa a qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.

A autora também fala sobre as características essenciais da forma documental, ou seja, os elementos extrínsecos e intrínsecos. Elementos extrínsecosde um documento arquivístico são os que constituem sua aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens, sons, layouts, hyperlinks, resoluções de imagens etc., assim como selos, assinaturas digitais, carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d’água digitais, logotipos, timbres etc.). E os elementos intrínsecos são os que expressam a ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a(s) data(s) de produção e transmissão etc.

Sobre as propriedades do documento arquivístico, Duranti (1994 apud Gonçalves, 2002, p. 80), diz que são cinco: Imparcialidade, Naturalidade, Autenticidade, Inter – Relacionamento e Unicidade.

Imparcialidade: Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribui”.

Naturalidade: Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”.

Autenticidade: “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”.

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Inter – Relacionamento: Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade”.

Unicidade: Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.

Duranti também fala sobre os elementos característicos dos documentos de arquivo, que são os seguintes:

SUPORTE

Material sobre o qual as informações são registradas

papel, disco magnético, fita magnética, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila FORMA

Estágio de preparação e

transmissão dos documentos original, cópia, minuta, rascunho FORMATO

Configuração física que assume um documento, de acordo com a natureza do suporte e o modo como foi confeccionado

livro, caderno, caderneta, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, microfilme, gravura

GÊNERO Configuração que assume um

documento de acordo com o sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicação de seu conteúdo

Textuais: a linguagem básica é a palavra escrita – textos manuscritos, impressos, digitados, em disquete

Audiovisuais: a linguagem básica é a associação do som e da imagem - filmes, vídeos, DVDs

Fonográficos: a linguagem básica é o som - discos, fitas magnéticas, CDs

Iconográficos: a linguagem básica é a imagem – cartões postais, mapas, fotografias, gravuras, desenhos, cartões postais ESPÉCIE

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas

Relatório, ata, boletim, certidão, declaração, atestado

TIPO

Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou

Relatório de atividades, relatório de fiscalização, ata de reunião de diretoria, ata de licitação, boletim de ocorrência, certidão de nascimento, certidão de tempo de serviço, declaração de imposto de renda, atestado de freqüência

DOCUMENTO SIMPLES

Os documentos são simples quando formados por um único

item Carta, recibo, nota fiscal

DOCUMENTO COMPOSTO

Os documentos são compostos quando, ao longo de sua trajetória, acumulam vários documentos simples

Prontuário médico, dossiê de evento, processo judicial, processo de adiantamento

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Heloísa Bellotto (2006, p. 35), partindo de uma conceituação clássica e genérica, define documento como:

[...] qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.

Essa definição é abrangente e compreende não só os documentos de arquivo, mas também os de biblioteca e museu. Segundo Bellotto (2006, p. 37) documentos de arquivos são:

[...] os produzidos por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

A autora diz ainda que a razão da origem do documento é a função pela qual foi criado e não a função, e é isso que determina sua condição de documento arquivístico, e que o distingue de documento de biblioteca e de documento de museu.

Sobre a diferença entre documento e documento arquivístico, Thomassem (2006, p. 6), diz que:

Um documento é a menor unidade de informação registrada com significado próprio. Nem toda informação que pode ser recuperada sob forma documental é um documento de arquivo. Documentos arquivísticos são diferenciados de outros documentos pelos motivos de sua criação. Diferentemente de livros em uma biblioteca, que são produtos de uma atividade de coleção consciente, documentos arquivísticos tem em comum o fato de que eles estão vinculados ao processo pelos quais foram gerados. Documentos arquivísticos estão inseridos num processo, isto quer dizer que são gerados e estruturados por processos de trabalho.

O glossário da Câmara Técnica (2009, p. 12), define Documento como uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte. E diz que Documentos Arquivísticos são aqueles produzidos (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou atividade de tal atividade, e retido pára ação ou referência.

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2.3 INFORMAÇÃO

De acordo com o DIBRATE (2005, p. 107), informação é o elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento. Segundo LE COADIC (1996, p. 5), informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual:

A informação comporta um elemento de sentido. É um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem inscrita em um suporte espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc. Essa inscrição é feita graças a um sistema de signos (a linguagem), signo este que é um elemento da linguagem que associa um significante a um significado: signo alfabético, palavra, sinal de pontuação.

A informação, num ambiente administrativo e organizacional, deve ser tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. A informação é um recurso vital, uma organização não pode funcionar eficazmente sem ela. O processo do planejamento, controle e utilização da informação é uma atividade importante, decisiva para o sucesso ou fracasso do organismo. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998 apud SOUSA, 2009, p. 1).

Sousa (2009, p. 2), faz uma colocação muito interessante a respeito da informação orgânica arquivística:

“A informação orgânica arquivística é utilizada pelos setores de trabalho da organização com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decisões e as ações empreendidas e, ainda, a fim de efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em evidência decisões ou ações passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a tomada de decisões mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da cultura institucional e do processo decisório. Não basta segundo Maria de Fátima Tálamo (1997), que a informação esteja organizada, ou até mesmo disponível. É necessário que sejam estabelecidos canais efetivos que não só a transmitam mas efetivamente a transfiram, isto é, uma organização que comunique. Isto implica que, os meios de comunicação organizacionais devem ser eficientes e confiáveis, permitindo a todos que dela necessitem, um acesso rápido e tempestivo das informações orgânicas produzidas e ou recebidas pela organização.”

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As principais características da informação, é que ela deve ser registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações. A organicidade dessa informação revela o inter-relacionamento e o contexto de existência e de criação. Entretanto, nem todas as informações orgânicas são de caráter arquivístico, pois essa qualificação é limitada em termos de suportes (convencionais ou eletrônicos). Por exemplo, é comum encontrar principalmente nas indústrias, informações orgânicas tridimensionais que não são arquivísticas. O suporte, nesse caso, não permite o reconhecimento dessa informação como de caráter arquivístico, apesar de se entender que as características físicas não sejam os atributos mais seguros para a definição do caráter arquivístico de uma informação orgânica. (LOPES, 1996 apud Sousa, 2009, p. 1-2).

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3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O CONCEITO E A PRÁTICA

A partir da segunda Guerra Mundial na metade do século XX, nos Estados Unidos, houve um aumento significativo da massa documental, e isso impulsionou a organização dos arquivos. Segundo Jardim, a gestão de documentos já havia iniciado no final do século XIX, em função dos problemas nas administrações públicas dos E.U.A e Canadá, em relação ao uso e guarda. Na primeira metade deste século, foram criadas comissões governamentais visando a melhoria dos padrões de eficiência no uso dos documentos, por parte da administração pública. De acordo com Jardim (1987, p. 35) conceito de gestão de documentos ou Records Management – nome dado pelos arquivistas norte-americanos surgiu com a finalidade de controlar a massa de documentos, que na época crescia muito.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional – DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.90) define a gestão de documentos como “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Segundo Pearce Moses, 2005 (apud INDOLFO, Ana Celeste, 2007), gestão de documentos significa:

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

Segundo Lawrence Burnet, ano, (apud JARDIM, José Maria, ano) a gestão de documentos é uma operação arquivística "o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa". Segundo Jardim, por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros

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subprodutos. Situando-se entre esses dois extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição:

O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediários ou outras instalações para armazenagem.

Pearce-Moses, ano (apud INDOLFO, Ana Celeste, ano), diz que gestão de documentos é o controle sistemático e administrativo dos documentos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficiência e economia na sua criação, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação.

A Gestão de Documentos arquivísticos tem por objetivo controlar a massa documental garantindo a produção, a manutenção, o acesso, e a Preservação de documentos arquivísticos confiáveis, autênticos e compreensíveis. Para RHOADS, ano, (apud INDOLFO, Ana Celeste, ano) a gestão de documentos possui três fases básicas: produção, utilização e destinação:

· 1ª Fase – Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles nãoessenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação;

· 2ª Fase – Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite;

· 3ª Fase – Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. (INDOLFO ET AL., 1995, p. 15).

Em relação aos modelos de gestão de documentos, segundo Llansó (1993), apesar das diferenças, alguns pontos comuns permitem estabelecer um modelo norte-americano e um modelo europeu. A visão norte-americana está voltada para economia e eficácia na administração, com foco nos documentos correntes. E o modelo europeu focaliza mais nos fundos de valor histórico, os arquivos permanentes.

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No modelo norte-americano se insere uma administração jovem e dinâmica, preocupada com a economia e eficácia, e isso resulta em uma gestão de documentos com ênfase na economia e eficacia. Llansó (1993) destaca alguns pontos importantes a respeito da gestão de documentos nos Estados Unidos: A gestão de documentos surgiu para controlar a crescente massa documental nas administrações públicas, especialmente, nas agências federais; Fora do sector público, e apesar de ambos os gerentes de registros e arquivistas aceitarem as fases de divisão do ciclo de vida de criação, manutenção e utilização, eliminação e gestão de documentos de arquivos, torna-se evidente uma grande rivalidade para ver quem assume controle do ciclo de vida completo de documentos; Estados Unidos está na vanguarda do desenvolvimento desta disciplina, constituindo o ponto de referência essencial para os outros países, incluindo aqueles que desenvolveram o seu próprio modelo de gestão de documentos. O modelo dos Estados Unidos, se expressa em suas publicações, especialmente em estudos do RAMP.

RAMP significa records and archives management programme, programa de gestão de arquivos, e PGI general information program. Os estudos RAMP são estudos de especialistas da UNESCO que desenvolvem diretrizes na área de registros e gerenciamento que abrangem questões básicas de registros e gestão de arquivos. Jardim, 1987, (apud, RHOADS, James, 1983), diz que: A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:

• produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

• utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de

equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

• destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,

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Segundo Llansó (1993), o modelo europeu focaliza mais nos fundos de valor histórico, os arquivos permanentes, embora nos últimos anos redefinições óbvias e reestruturação administrativa, generalizada em toda a Europa, são feitas. Com a chegada da nova doutrina de arquivo das evoluções dos Estados Unidos, houve um impacto positivo na melhoria dos documentos contemporâneos, e de arquivistas do espaço de trabalho até então excessivamente concentrada, com raras exceções, em fundos com valor histórico. No entanto, não existe um padrão único ou a repetição da mesma estrutura dos Estados Unidos, da mesma forma que nem todos os países sem registro têm a mesma estrutura que os modelos de administração francesas. Mas cada país pode constituir, por tradição administrativa, um modelo único de gestão de documentos. O autor diz ainda que, o conceito é enriquecido pelas especificidades. Cada singularidade, longe de limitar o conceito de gestão de documentos, poder e enriquece-lo com novos tons. Para que isso seja assim, o termo "gestão de documentos" deve abster-se do conceito de gerenciamento de registro, para incorporar a riqueza que pode trazer-lhe as peculiaridades de outros modelos.

Llansó (1993, p. 169), mostra um quadro comparativo dos termos utilizados nos vários modelos estudados. Dificilmente se pode falar de identidade ou correlação direta entre eles. segue abaixo a comparação entre França e Estados Unidos apenas:

TERMO FRANÇA

ESTADOS UNIDOS

Expediente dossier file

Documentos com valor primário(administrativo)

archives courantes; archives

intermediaires records

Documentos com valor secundário documents d'archives archives

Gestão de documentos préarchivage (gestion des documents)

records management

Oficina de arquivo corrente bureau d'ordre records office

Depósito intermediário dépôt de préarchivage records centre

Tabela de Classificação cadre de classement

classification scheme

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3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL

A partir da segunda metade do século XX, o uso da teoria das três idades trouxe muitas mudanças às práticas arquivísticas, aumentando sua eficiência e eficácia. No Brasil, em 1988, na Constituição Federal, foi estabelecida a obrigação da administração pública em tratar e gerir a documentação do governo. Um ano após o Arquivo Nacional implantou o Cadastro Nacional de Arquivos Federais, que atentou à normalização dos instrumentos de gestão arquivística, e à práticas mais eficientes no tratamento de acervos de documentos. E em 1991 surgiu a lei federal 8.159 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, essa lei define conceitos e obrigações relacionados às práticas de gestão de documentos: produção, tramitação, uso classificação, avaliação e destinação final dos documentos.

Para promover as atividades citadas acima, a lei 8.159/91 no artigo 26, cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, um órgão vinculado ao arquivo nacional. O CONARQ é o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e tem a função de definir a política nacional de arquivos. Inteiram o SINAR: o Arquivo Nacional; os arquivos do poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.

Pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, também podem integrar o SINAR por meio de acordo ou ajuste com o órgão central. Cabe aos integrantes do SINAR: fomentar a gestão, o acesso e a preservação aos documentos; respeitar e cumprir as normas estabelecidas pelo órgão central; racionalizar as atividades arquivísticas para garantir a integridade do ciclo de vida dos documentos; assegurar a guarda e o acesso aos documentos de valor permanentes; informar sobre suas atividades ao CONARQ; sugerir melhorias para o SINAR ao CONARQ.

O SINAR e o CONARQ, são bons exemplos de órgãos e sistemas que se comprometem com a política de gestão de documentos dos arquivos brasileiros. No Brasil, apesar de ainda serem poucas as práticas de gestão, existe uma legislação que orienta e normaliza o uso de instrumentos de gestão arquivística. O uso desses instrumentos, principalmente o plano de classificação e a tabela de temporalidade, é fundamental para controlar a massa documental e

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garantir que todos os documentos serão avaliados da forma correta. As práticas dos arquivistas não devem, portanto, ser feitas pautadas em empirismo, mas em normas, diretrizes e políticas que regularizam as práticas de gestão de documentos.

3.2 INSTRUMENTOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

Os instrumentos de gestão arquivística são elaborados por arquivistas, e são essenciais na organização dos arquivos. Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 143):

Os instrumentos de gestão confeccionados pelo arquivista permitem-lhe administrar os arquivos [...]. Os principais instrumentos de gestão são o guia de gestão do arquivo [...] a tabela de selecção [tabela de temporalidade documental], o inventário dos documentos. [...] o quadro geral de classificação [plano de classificação documental].

O uso desses instrumentos de gestão permite uma organização mais eficaz, e uma racionalização dos procedimentos de gestão. Além disso, permite a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 10-11)

Segundo Bernardes; Delatorre (2008, p. 14-15), o Plano de Classificação de Documentos apresenta os documentos em uma estrutura hierárquica de acordo com a função ou atividade visando à recuperação dos documentos. Os objetivos e benefícios da classificação são: organização lógica e correto arquivamento de documentos, recuperação da informação ou do documento, recuperação do contexto original de produção dos documentos, visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor, padronização da denominação das

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funções, atividades e tipos/séries documentais, controle do trâmite, atribuição de códigos numéricos, subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade.

Sobre o contexto de produção e organicidade, Bernardes; Delatorre (2008, p. 15), dizem que:

No decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada, os documentos são acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informação. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o funcionamento do organismo produtor. Assim, o documento em seu contexto original de produção é pleno de significado, pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funções e atividades executadas pelo órgão produtor. Os documentos de arquivo não têm importância em si mesma, isolada, ainda que contenham informações aparentemente valiosas.

Para a produção de um bom plano de classificação é preciso conhecer muito bem a instituição, suas atividades, e sua organização hierárquica. Além disso, entender o que é atividade-meio e atividade-fim, e identificá-las na organização. A atividade-meio é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos comuns nos vários órgãos e entidades, documentos estes de caráter instrumental e acessório. A atividade-fim é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos típicos, de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 17).

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua

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recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. (BRASIL RESOLUÇÃO Nº 14/2001, p. 9)

Couture et al (1999, p. 18), define classificação como:

[...] um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos. [tradução nossa]

Para uma gestão de documentos eficiente é indispensável o uso dos instrumentos de gestão. Lopes (2000, p. 250), entende que classificação é “[...] ordenação intelectual e física de acervos, baseada em uma proposta de hierarquização das informações referentes aos mesmos. [sic] [...] Portanto a classificação consiste em uma tentativa de representação ideológica das informações contidas nos documentos”.

A tabela de temporalidade de documentos é o instrumento de gestão que determina os prazos de guarda dos documentos, e também estabelece os critérios para a guarda ou eliminação permanente. A tabela de temporalidade resulta da avaliação e seleção dos documentos. A avaliação deve considerar a função pelo qual o documento foi criado. A tabela de temporalidade permite a melhor organização e recuperação dos arquivos. (BRASIL RESOLUÇÃO Nº 14/2001, P. 43-45).

Dado as definições acima se conclui que, plano de classificação é o instrumento que organiza os documentos para uma futura recuperação e para a guarda ordenada. A tabela de temporalidade ajuda na organização do acervo, pois através dela só é guardado o que realmente é importante pelo tempo estritamente necessário, possibilitando o melhor aproveitamento dos espaços destinados à guarda dos documentos, seja esse espaço físico ou eletrônico.

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4 EMPRESA BG BRASIL: HISTÓRIA, VISÃO E MISSÃO

A empresa BG Brasil é parte da empresa britânica BG Group. Desde o início da década até hoje a britânica BG Group, empresa integrada de gás natural, em 2000 a empresa investiu no país cerca de US$ 5 bilhões. E prevê aplicar mais US$ 25 bilhões até 2020. A maior parte dos recursos será aplicada em atividades de exploração e produção em cinco blocos do pré-sal na Bacia de Santos nos quais a empresa é sócia da Petrobras e de outros parceiros privados. A BG atua em mais de 20 países nos cinco continentes.

A experiência global de gás remonta à década de 1950. Um precursor do BG Group, Conselho de gás do Reino Unido começou a olhar para GNL como um potencial substituto para o gás manufaturado. Em 1959, uma viagem pioneira ocorreu, transporte de GNL a partir de Lake Charles em os EUA para Canvey Island por um navio naval convertido, o metano Pioneer. Entre as pessoas a bordo foi Sir Denis Rooke, que passou a se tornar presidente da British Gas. Essa experiência abriu caminho para o primeiro esquema de exportação de GNL do mundo: um contrato de 15 anos com a Argélia para fornecer um pouco menos de 1 milhão de toneladas por ano para o Reino Unido. Esta visão e inovação demonstrada ao longo de meio século atrás pelo Conselho de gás ainda é parte do DNA da empresa e fundamental para o sucesso em curso e futuro do BG Group. O Conselho de gás tornou-se a British Gas, que foi privatizada em 1986, antes de ser dividido de uma década mais tarde em empresas separadas e distintas, incluindo BG Group.

Em 1997, a British Gas cindiu-se em duas empresas: BG plc, que assumiu o comando da exploração e produção, e as operações a jusante internacionais de British Gas, bem como a transmissão e distribuição de empresas britânicas (Transco) e Centrica plc, que assumiu o negócio de varejo britânica da antiga British Gas. Em 2000, houve outra cisão, em que foram formadas duas novas empresas: BG Group plc e Lattice Group plc, com o último herdar o negócio Transco.

Após a segunda cisão, BG Group cresceu fortemente e desenvolveu um portfólio de ativos de alta qualidade em toda a cadeia de gás, incluindo o Egito, Trinidad e Tobago, e Cazaquistão, bem como Mar do Norte do Reino Unido. Cada vez mais, porém, tem focado no desenvolvimento de duas capacidades altamente distintos: um negócio de exploração de classe mundial e nosso modelo único de GNL. Estes pontos fortes, facilitada pela agilidade comercial da empresa, continuam a ser fundamental para a sua estratégia.

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Entre 2006 e 2009, a equipe de exploração participou de grandes descobertas e emocionantes em um novo jogo fronteira: Bacia de Santos, na costa do Brasil. Estes campos - que foram descobertos nas profundezas do leito oceânico sob dois quilômetros de sal - estão entre os maiores feitos nas últimas décadas. Isso foi feito num momento em que algumas empresas estavam dispostas a arriscar exploração caro em águas ultra-profundas em território virgem. Bacia de Santos encontra reservas líquidas e recursos de seis bilhões, com um potencial de crescimento de oito bilhões de boe net. (Esta é a visão do Grupo BG, não o operador ou o consórcio em causa). Em 2012, a BG Group recebeu a certificação independente de Miller e Lents das reservas e recursos dentro das nossas 'big-cinco "descobertas da Bacia de Santos. BG Group é parceiro Petrobras, e juntas estão fazendo um bom progresso com o plano de implantar 15 flutuante de produção, armazenamento e descarregamento embarcações até 2018.

Conscientes do impacto sobre o meio ambiente, a BG Brasil anda de mãos dadas com a criação de valor para o negócio e sustentabilidade a longo prazo. Isso é feito de várias maneiras, usando a energia da forma mais eficiente possível, e minimizando o impacto sobre a biodiversidade. O grupo desenvolve uma posição pública que estabelece os princípios fundamentais que são seguidos na abordagem à mudança climática. Também desenvolve cinco passos fundamentais para melhorar o desempenho e gerenciar os riscos que enfrentamos desde a mudança climática. Uma dessas etapas é um compromisso para reduzir a intensidade de emissões de gases de efeito estufa em 10% por barril de óleo equivalente nos próximos cinco anos (2013-2017).

Há uma crescente demanda global por talentos nas áreas de ciência, tecnologia, engenharia e matemática (STEM). Estes temas são fundamentais para as empresas de petróleo e gás, bem como uma série de outras indústrias. Eles também são uma prioridade para muitos governos, como parte dos esforços mais amplos para incentivar o desenvolvimento econômico e mobilidade social. BG Group apoia a educação STEM através de uma ampla gama de programas.

Nós vamos entregar valor através da gestão de carteira ativa, melhorar o nosso desenvolvimento de projetos e capacidade de operações e simplificar a nossa organização.

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4.1 SETORES DE GESTÃO: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos da são descentralizados, visto a diferença das ações de cada departamento, e a falta de relação entre eles. A BG possui sete departamentos: administrativo, financeiro, legal, tecnologia da informação, comercial, projetos e RH. Onde o comercial corresponde à atividade-fim da organização, e os demais departamentos estão relacionados à atividade-meio. Para cada departamento existe um arquivo físico e eletrônico. E uma pessoa responsável para cada arquivo. Cada departamento determina qual a melhor forma de manter os documentos arquivados, de forma a atender às solicitações internas de documentos. Os arquivos em geral são organizados, porém a dúvida é saber se estão sendo utilizados instrumentos de gestão para o aprimoramento da gestão de documentos. Para isso se fez necessário a aplicação de um questionário e de uma entrevista com os responsáveis de cada arquivo.

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4.2 ANÁLISE SOBRE A UTILIZAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E

TABELA DE TEMPORALIDADE NA EMPRESA BG BRASIL: APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO E DA ENTREVISTA

As questões abaixo foram formuladas a partir da Dissertação de mestrado de Wadson Silva Faria (2006, p. 140-146):

1ª etapa: questionário (para os responsáveis de cada arquivo)

1. Existem normas, instruções ou manuais que regulamentam as atividades no arquivo?

DEPARTAMENTOS SIM NÃO

EM FASE DE APROVAÇÃO Administrativo Financeiro Legal Tecnologia- informação Comercial Projetos RH

2. Existe algum plano de classificação aprovado pelo CONARQ?

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3. Existe no arquivo alguma tabela de temporalidade aprovada por instrumento?

4. Já houve eliminação de documentos?

Administrativo Financeiro Legal Tecnologia- informação Comercial Projetos RH

5. Se você respondeu sim na questão anterior, houve algum critério normativo para a eliminação?

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6. Existe alguma comissão de avaliação na organização?

7. Existe alguma norma que regulamenta o acesso aos documentos?

8. Existem atividades com o auxílio de recursos informatizados (softwares)?

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9. Os responsáveis pelos arquivos são favoráveis ao uso de instrumentos de gestão arquivística?

10. Algum comentário ou sugestão?

DEPARTAMENTOS Administrativo Financeiro Legal Tecnologia- informação Comercial Projetos RH

2ª etapa entrevista (com o gestor da organização)

1) Há algum interesse em promover a gestão de documentos?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

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2) Gostaria que nos arquivos trabalhassem apenas pessoas realmente capacitadas, ou seja arquivista? Por que?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

3) Se responder sim na questão anterior, a questão financeira é um impedimento para a promoção da gestão de documentos?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

4) Conhece a legislação arquivística a respeito da gestão de documentos? Gostaria de conhecer? Por que?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________. 5) Quem decidiu pela descentralização dos arquivos? Houve alguma análise por parte dos profissionais da área arquivística?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

6) Gostaria que houvesse uma padronização dos instrumentos de gestão arquivística? Por que?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

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7) É permitida a eliminação de documentos nos departamentos que não praticam o mínimo de gestão?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

8) Gostaria de dar alguma sugestão?

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________.

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4.2.1 RESULTADO DA PESQUISA

A pesquisa mostrou que apenas os departamentos, financeiro e administrativo, utilizam plano de classificação e tabela de temporalidade. O departamento Legal gostaria de ter, porém o gestor da área não aprova. Os departamentos de Projetos, Tecnologia da informação e Comercial, não demonstraram muito interesse, por não precisarem muito de documentos para as tomadas de decisão do dia-a-dia.

Quanto à entrevista com o gestor, ele demonstrou interesse em promover a gestão, porém alegou falta de tempo e recursos financeiros para isso. Sobre a contratação de arquivistas para trabalhar nos arquivos, ele diz ser necessário, porém por motivos também financeiros ainda não pode tomar a decisão correta.

A BG consegue manter seus arquivos organizados, mas sem dúvida se houvesse práticas de gestão de documentos o desempenho seria muito melhor. O departamento financeiro é o melhor exemplo no que tange à organização do arquivo. E já tem um projeto para a digitalização do acervo, para agilizar a consulta e disponibilização de documentos.

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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Essa pesquisa teve como objetivo fazer uma investigação sobre a utilização dos instrumentos

de gestão arquivística numa empresa privada, a BG Brasil. Para isso mostrou os conceitos pertinentes a gestão de documentos, e a definição de alguns autores sobre o tema. Além disso, para melhor compreensão do tema se fez necessário entender alguns conceitos básicos da arquivologia.

Essa pesquisa me ajudou desmistificar a idéia de que só é possível praticar a gestão de documentos em arquivos públicos. Ao longo da faculdade, vários autores da área dão muita ênfase nos arquivos públicos. Porém, a maioria das oportunidades de trabalho que me foram oferecidas era em arquivos privados, e muitas vezes não sabia qual era a melhor forma para organizar o acervo, visto que não há obrigatoriedade de praticar a gestão no Brasil.

Com o resultado dessa pesquisa será possível a implementação de vários projetos que auxiliarão na promoção da gestão de documentos na empresa BG Brasil. Essa pesquisa vai ajudar nas iniciativas de futuros projetos, visando a racionalização de processo, ajudando assim no crescimento da empresa.

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6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro, 2005.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2007.

BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 16 de junho de 2008. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 9 jan. 1991. Seção I, p. 454-456. Disponível em: <

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 18 jan. 2013

________. Resolução CONARQ nº 27, de 16 de junho de 2008. Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas. Disponível em:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=245&sid=46

_______. Resolução CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos