REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE. (Unidade-Disciplina-Trabalho) MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS

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REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE (Unidade-Disciplina-Trabalho)

MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS

PROJECTO DE APOIO À GESTÃO ECONÓMICA E FINANCEIRA (PAGEF)

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ERMOS DE

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EFERÊNCIA

RESPONSÁVEL ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DO PROJECTO

I. Contexto e Justificação

O Governo da República Democrática de São Tomé e príncipe beneficiou de um donativo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD), através do FAD (Fundo Africano de Desenvolvimento) e da FEF (Facilidade a favor de Estados Frágeis), para o financiamento do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira – PAGEF, sob a tutela do Ministério do Plano e Finanças.

O PAGEF visa coadjuvar o país no reforço de capacidades institucional e técnica, em matéria de gestão económica e financeira e na diversificação da economia. Sob esse desígnio, os domínios de intervenção do projecto serão estruturados no âmbito da gestão das finanças públicas e planificação estratégica; da responsabilização pública e transparência na gestão dos recursos petrolíferos; e da promoção do turismo e a melhoria do ambiente de negócios propícios à diversificação da economia.

Os principais resultados esperados com a implementação deste projecto consistem em: melhoria da planificação e da gestão das finanças públicas; melhoria da mobilização dos recursos internos; reforço da responsabilização pública; conquista do estatuto de “país conforme” no âmbito da Iniciativa de Transparência das Indústrias Extractivas (ITIE); melhoria do ambiente de negócios, com ênfase na redução dos custos de insularidade; e promoção do pequeno e médio empresariado a operar no sector do turismo, com destaque para as empresas de iniciativa feminina e juvenil.

O projecto articula-se em três componentes: i) apoio à planificação, gestão das finanças públicas e transparência no sector petrolífero, ii) apoio à melhoria do ambiente do sector privado e à promoção do sector do turismo, e iii) gestão do projecto.

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II. Identificação do Posto

Responsável Administrativo e Financeiro do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF).

III. Função

Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o responsável administrativo e financeiro do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo.

O responsável administrativo e financeiro é responsável por todas as questões relacionadas com a administração e finanças no âmbito da execução do projecto.

IV. Descrição das Tarefas

O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes:

 Aplicação dos procedimentos financeiros previstos no Manual de execução e de procedimentos administrativos, financeiros e contabilísticos;

 Participação, em colaboração com outros elementos da CEP, na elaboração final do orçamento anual a ser submetido ao BAD antes de 31 de Dezembro de cada ano;

 Monitorização regular do orçamento do projecto, visando uma gestão eficaz e um controlo eficiente da utilização de fundos postos à disposição do projecto;  Monitorização regular do aprovisionamento da conta especial do projecto,

com vista a rápida liquidação das despesas contratadas no âmbito da execução do projecto;

 Elaboração de planos de tesouraria do projecto: centralização de todas as necessidades financeiras de cada componente e assegurar a disposição dos fundos, de acordo com o cronograma aprovado;

 Análise e produção de relatórios sobre o estado de progresso do projecto e os relatórios de gestão, de acordo com as demonstrações financeiras e contabilísticas, e conforme os níveis de avanço dos trabalhos (produzidos pelo sistema informático instalado e fornecendo detalhes para cada categoria de despesa, componentes, subcomponentes e actividades);

 Controlo da elegibilidade das despesas a serem realizadas através da ordem ou comprovativo de encomenda, e ordem de compra através da caixa (tesouraria), antes da aprovação e assinatura do Coordenador do Projecto;  Gestão dos imobilizados e dos serviços do projecto;

 Elaboração, manutenção e actualização dos arquivos do pessoal da CEP, elaboração das folhas de salário e das declarações fiscais e de segurança social a elas relacionadas.

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V. Qualificação exigida

O(A) candidato(a) deverá ser titular de um mestrado ou diploma equivalente (pós-graduação), numa das seguintes especialidades: Gestão, Finanças ou áreas afins.

VI. Requisitos necessários

O(A) candidato(a) deverá possuir:

 Experiência profissional mínima de 5 anos na gestão administrativa e financeira de projectos de desenvolvimento, em particular num país em vias de desenvolvimento;

 Conhecimento dos circuitos administrativos e financeiros em vigor em São Tomé e Príncipe;

 Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos (contabilidade, orçamento, aquisições, finanças) de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores;

 Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas bem como de softwares especializados (contabilidade e gestão financeira, em particular);  Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua

portuguesa será uma mais-valia.

VII. Qualidades pretendidas

O(A) candidato(a) deverá ter:

 Sentido de organização, de responsabilidade, de análise e de observação;  Dinamismo, proactividade, comunicatividade;

 Capacidade de trabalhar em ambientes adversos e exigentes;  Capacidade de trabalhar em equipa;

 Honestidade, integridade e discrição.

VIII. Indicadores para avaliar o trabalho do responsável administrativo, financeiro e contabilista

 Qualidade de relatórios produzidos;  Competência técnica;

 Prazo de execução.

IX. Duração do Contrato

O(A) responsável administrativo e financeiro do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.

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ERMOS DE

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EFERÊNCIA

CONTABILISTA DO PROJECTO

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Contabilista do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF).

Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o contabilista do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo.

O contabilista é encarregue de todas as questões relacionadas com a contabilidade no âmbito da execução do projecto.

O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes:

 Aplicação dos procedimentos contabilísticos e financeiros previstos no Manual de execução e de procedimentos administrativos, financeiros e contabilísticos;

 Participação, em colaboração com outros elementos da CEP, na elaboração final do orçamento anual a ser submetido ao BAD antes de 31 de Dezembro de cada ano;

 Manutenção da contabilidade de acordo os princípios contabilísticos globalmente aceites, redigir as declarações e os relatórios solicitados pela administração tributária e outros serviços do Estado;

 Elaboração e manutenção de demonstrações financeiras e contabilísticas do projecto (balancete, balanço, tabela de indicadores, estados dos imobilizados, compromissos, atrasados, …), em conformidade com o sistema informático estabelecido e fornecer simultaneamente detalhes para cada categoria de despesa, componentes, subcomponentes e actividades;

 Acompanhamento da gestão de tesouraria e previsão dos fluxos de caixa; de realçar que o titular deste posto co-assina todas as autorizações de despesa assumidas pela CEP e os meios de pagamento dessas despesas;

 Monitorizar a implementação do sistema de contabilidade (orçamento, contabilidade geral, contabilidade analítica), em tempo real, para todas as componentes, bem como de um sistema de controlo interno, apropriado e fiável;

 Consolidação das contas do projecto, nomeadamente a reconciliação bancária da conta especial do projecto e a situação financeira de cada componente do projecto;

 Elaboração de planos de tesouraria do projecto: centralização de todas as necessidades financeiras de cada componente e assegurar a disposição dos fundos, de acordo com o cronograma aprovado;

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 Elaborar o inventário de bens adquiridos no âmbito da execução do projecto;  Preparar a chegada dos auditores, garantir a execução dos trabalhos de

auditoria periódica sobre a situação financeira do projecto – em conformidade com os Acordos dos Donativos, colaborar com o gabinete seleccionado na realização da auditoria independente, e relatar ao Coordenador os resultados da referida auditoria apresentando-lhe em seguida os comentários consequentes.

O(A) candidato(a) deverá ser titular de um mestrado ou diploma equivalente (pós-graduação), numa das seguintes especialidades: Finanças, Contabilidade ou áreas afins.

 Experiência profissional mínima de 3 anos no exercício da contabilidade em projectos de desenvolvimento, em particular num país em vias de desenvolvimento. Experiência num gabinete de revisores de conta / auditoria é desejável mas não obrigatória;

 Conhecimento do Plano Contabilístico em vigor em São Tomé e Príncipe;  Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos

(contabilidade, orçamento, aquisições, finanças) de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores;

 Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas bem como de softwares especializados (contabilidade e gestão financeira, em particular);  Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua

portuguesa será uma mais-valia.

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O(A) contabilista do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.

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ERMOS DE

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EFERÊNCIA

ESPECIALISTA EM AQUISIÇÕES E LICITAÇÕES DO PROJECTO

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Especialista em Aquisições e Licitações do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF).

Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o especialista em aquisições do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo.

O especialista em aquisições é responsável pela programação e administração de todas as actividades relacionadas com os processos de aquisições e contratos, assim com do plano de implementação de um sistema estruturado, eficiente e eficaz de aquisições e do respectivo relatório de actividades, no âmbito da execução do projecto.

O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes: a) Programação

 Preparar e implementar o plano de aquisições e assegurar a sua coerência com o programa de desembolsos, no estrito cumprimento do plano previsional de realização dos objectivos do projecto;

 Assegurar o seguimento regular e a actualização periódica do plano de aquisições;

 Assegurar a publicação de avisos gerais de aquisições, avisos específicos de termos de referência, de pré-selecção e de manifestação de interesse;

 Garantir a manutenção de uma ficha de seguimento de cada contrato, de acordo com um modelo aceitável pelo BAD, que inclua a modalidade de aquisição, o valor do contrato, o prazo de execução, o prazo de cada etapa incluída no contrato, bem como os constrangimentos e as soluções;

 Manter e actualizar uma base de dados sobre as empresas, fornecedores e consultores.

b) Preparação dos dossiers de caderno de encargos

 Constituir dossiers relacionados com as diferentes actividades de adjudicação de contratos: manifestações de interesse, solicitação de propostas, elaboração dos dossiers de concurso, citações de solicitação, constituição de listas restritas, elaboração de drafts de contratos, etc, em função da modalidade de aquisição e da dimensão do contrato previsto no documento do projecto;

 Garantir a qualidade dos cadernos de encargos e das solicitações de propostas, de acordo com as regras e procedimentos do BAD em matéria de aquisições de bens, obras e serviços de consultoria.

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c) Aquisições/Adjudicação de contratos

 Preparar e acompanhar o lançamento e a observância dos cadernos de encargos;

 Organizar e liderar as sessões de aberturas públicas dos envelopes, de avaliação das propostas, bem como das sessões de adjudicação de contratos;  Redigir os relatórios de avaliação das propostas, em conformidade com o

dossier-padrão do BAD, e garantir que estes relatórios recebam a necessária aprovação dos membros competentes da Administração do BAD;

 Delinear o draft dos contratos e garantir que os mesmos sejam aprovados e assinados em tempo útil;

 Preparar os dossiers e correspondências a serem submetidos ao BAD para solicitar a não-objecção necessária.

d) Gestão e execução de contratos

 Garantir o seguimento e execução do contrato no cumprimento das disposições contratuais, em estreita colaboração com o perito técnico;

 Garantir a manutenção de uma ficha de seguimento dos contratos, de acordo com um modelo aceitável pelo BAD;

 Participar, em conjunto com as diferentes estruturas implicadas na execução do projecto, na recepção dos bens, serviços e equipamentos adquiridos, visando a verificação da conformidade da entrega;

 Elaborar os relatórios trimestrais sobre a situação dos contratos de obras, bens e serviços de consultoria (evolução, seguimento e avaliação, situação financeira).

e) Arquivo dos documentos de aquisição

 Classificar e arquivar todos os dossiers de caderno de encargos, de solicitação de propostas, de relatórios de abertura, de processos verbais de negociação, de contratos e de ordens de serviço;

 Pôr em prática igualmente um sistema de arquivo electrónico e a respectiva recuperação de documentos.

f) Respeito pelas disposições do donativo

 Garantir o estrito respeito dos procedimentos descritos nos Acordos de Donativos, em todas as fases de aquisições de bens, obras e serviços de consultorias;

 Assegurar que os montantes adstritos aos diferentes contratos não ultrapassem o valor previsto nos Acordos de Donativos;

 Garantir o seguimento das recomendações dos auditores externos e do BAD, em matéria de aquisições;

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O(A) candidato(a) deverá ser titular de uma licenciatura em Engenharia Civil ou Arquitectura ou de um mestrado ou diploma equivalente (pós-graduação), numa das seguintes especialidades: Economia, Gestão, Administração ou Direito.

 Sólida experiência em Gestão de Programas ou Projectos;

 Experiência profissional mínima de 3 anos no exercício de um posto similar, e em particular na gestão administrativa de licitações em projectos de desenvolvimento;

 Conhecimento dos circuitos administrativos e jurídicos em vigor em São Tomé e Príncipe;

 Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos de licitações públicas em São Tomé e Príncipe e de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores;

 Ter conhecimentos dos procedimentos internacionais de licitações. Uma formação específica em matéria de licitações será uma vantagem;

 Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas e seus aplicativos;

 Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua portuguesa será uma mais-valia.

 Honestidade, integridade e discrição.

O(A) especialista em aquisições do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.