AVALIAÇÃO: MARÇO/2008 DADOS DOS RISCOS. Funcionário em desacordo com a função, gerando problemas de ordem técnica.

(1)

No. ATIVIDADE AGENTE DO PROCESSO CATEGORIA RISCO DESCRIÇÃO DO RISCO IMP FREQ 1 Solicitação de aprovação informal da

contratação. Requisitante 2 Aprovação informal da contratação Gestor do requisitante

Risco Operacional Risco Operacional

Funcionário em desacordo com a função, gerando problemas de ordem técnica.

1 1 NORMATIVO INTERNO

Definição de política e processo formal de seleção e recrutamento de novos colaboradores.

Risco Financeiro Risco de Orçamento Despesas com rescisão de pessoal

selecionado indevidamente. 1 1 MONITORAMENTO

Obediência à política e processo formal de seleção e recrutamento de novos colaboradores.

Risco Legal/Fiscal Risco de Penalidades Pecuniárias

Não atendimento da cota estabelecida pela legislação / escassez de mão-de-obra para contratação

2 2 MONITORAMENTO Monitoramento do prazo e das cotas _{demandadas pela legislação}

Risco Operacional Risco Operacional

Análise incorreta ou incompleta da ficha cadastral pode implicar na admissão de funcionários que venham a comprometer a imagem e/ou as operações da Companhia.

1 1 MONITORAMENTO

MONITORAMENTO

CONCILIAÇÃO - Validação da documentação admissional.

Verificação da relação dos documentos pertinentes a contratação do candidato.

Risco de Fraude Risco de Fraude

Candidato frauda documentos e/ou informações induzindo a Companhia a admití-lo.

1 1 NORMATIVO INTERNO

Definição de política e processo formal de seleção e recrutamento de novos colaboradores, inclusive solicitação de carta de referência

5 Reprovação de candidato Superintendência Adm. e _{de RH}

Risco Operacional Erro Humano

Erro no preenchimento de informações, principalmente no que tange a salário.

1 1 CONCILIAÇÃO - Cargo e salário.

Checar da relação dos documentos com o Movimento de Pessoal (Verificação tabela cargos e salários).

Risco Operacional

Risco de demora na tomada de providências.

Atraso da inclusão do novo funcionário na folha e nos fornecedores de benefícios. 1 1 FOLLOW UP Acompanhamento do prazo de execução da atividade - (Cumprimento do cronograma) Preenchimento e envio da movimentação de pessoal. INTERNO Superintendência Adm. e de RH Análise do prestador de informações incompletas e/ou incorreta. Risco Operacional 1 Risco de Documentação incompleta e/ou incorreta. 1 Superintendência Adm. e de RH 4 Análise cadastral 6 Requisitante Seleção do novo funcionário.

(2)

7 Autorização da contratação Gestor do Requisitante 8 Solicitação da documentação do

colaborador Requisitante

9 Recebimento da documentação e _{envio para RH} Requisitante Risco Operacional Erro Humano Falha de Conferência da _{documentação gerando retralho.} 1 1 CONCILIAÇÃO

Checar a relação dos documentos do candidato com Movimento de Pessoal.

10 Recebimento da documentação e análise.

Superintendência Adm. e de RH

11 Solicitação da documentação faltanteSuperintendência Adm. e _{de RH} 12 Envio da documentação faltante Requisitante

SEGREGAÇÃO DE FUNÇÃO: Colaborador que lança as operações no sistema não é o mesmo que faz a conferência dos "Imput's" manuais.

Checagem dos lançamentos efetuados nos sistemas.

RELATÓRIO GERENCIAL

Relatório Gerencial aponta eventuais "imput's' lançados indevidamente no sistema da Folha de Pagamento.

CONCILIAÇÃO

Checagem entre os dados lançados no sistema (documentos ref. descontos / rendimentos etc.).

Risco Legal / Fiscal Risco de Penalidades Pecuniárias

Não atendimento do percentual estabelecido pela SUSEP para Certificação Técnica

1 2 MONITORAMENTO Acompanhamento do prazo de execução da atividade

14 Input do colaborador nos fornecedores de benefícios

15 Arquivo do protuário Superintendência Adm. e de RH Risco de Guardas de documentos Arquivamento inadequado Arquivamento de documentos em

pastas erradas. 1 1 NORMATIVO INTERNO

Descrição dos procedimentos de arquivo. Conferência Interna 16 Comunicação informal da demissão _{ao RH} Requisitante

13

1 Superintendência Adm. e

de RH

Input incorreto de informações cadastrais gerando descontos e/ou acréscimo no Demonstrativo de Pagamento ou nas Guias de Recolhimento.

1 Risco Operacional

Input do colaborador no sistema da ADP

(3)

No. ATIVIDADE AGENTE DO PROCESSO CATEGORIA RISCO DESCRIÇÃO DO RISCO IMP FREQ INTERNO

17 Análise informal Superintendência Adm. e

de RH Risco Operacional Risco Operacional

Falha na análise preliminar (estabelecimento, férias, etc.). Gerando demissão indevida.

2 1 CONCILIAÇÃO

Checagem entre os dados do Relatório Gerencia (Matrícula Sequencial) com os dados lançados na Folha de Pagamento.

18 Solicitação informação de aprovação _{ao gestor} Requisitante 19 Aprovação informal Gestor do Requisitante 20 Preenchimento da movimentação de _pessoal Requisitante 21 Aprovação da demissão Gestor do Requisitante 22 Envio da movimentação de pessoal

ao RH Requisitante

Risco de Tecnologia e Sistemas

Risco de Links entre

softwares 2 2

DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS - Todas as interfaces entre os sistemas desenvolvidos são cuidadosamente implementadas, processadas e

monitoradas. Quaisquer modificações têm acesso restrito e são comunicadas e discutidas com todos os envolvidos nos processos.

Detalhes dos procedimentos e de documentação das rotinas utilizadas pelos sistemas de Pagamento e de Contabilização.

Risco de

indisponibilidade 1 1 PLANO DE CONTINGÊNCIA

Plano de Contigência é colocado em prática para atender necessidades consideradas importantes e de extrema urgência, autorizado por pessoa competente.

Risco Operacional

2 1 FOLLOW UP Monitoramento do prazo de

execução da atividade

24 Análise e input das informações no sistemas da ADP

Risco Operacional Risco Operacional Input incorreto gerando benefício

indevido ao funcionário. 1 1 DUPLA CHECAGEM

Funcionário diferente do que fez o input valida o input no sistema e fecha a operação

Solicitação dos benefícios mensais aos fornecedores

23 Verificação das movimentações e demais informações referente á folha

(4)

Risco Operacional

1 1 FOLLOW UP Monitoramento do prazo de

execução da atividade

26 Emissão preliminar da folha Superintendência Adm. e _{de RH}

27 Análise da versão preliminar da folha_{(por amostragem)} Superintendência Adm. e _{de RH} Risco Operacional Risco Operacional Falha na análise da folha gerando_{pagamentos indevidos} 2 1 CONCILIAÇÃO

Checagem entre os documentos lançados com os dados da Folha de Pagamento.

28 Correções (quando aplicável) Superintendência Adm. e de RH

29 Emissão da versão definitiva da folha Superintendência Adm. e

de RH Risco Operacional

Risco de mal funcionamento de máquinas e / ou equipamentos

1 2 MANUTENÇÃO PREVENTIVA Manutenção da rede de telecomunicações da Cia.

30 Envio da prévia do valor da folha ao _financeiro. Superintendência Adm. e _{de RH} Risco Operacional

1 2 FOLLOW UP Monitoramento do prazo de _{execução da atividade}

31 Geração do arquivo CNAB para o Banco e sua aprovação.

Risco de Links entre softwares

Arquivo gerado deve ser no padrão

do Banco 1 1

Desenvolvimento contínuo dos nossos sistemas na medida da necessidade

32 Envio eletrônico dos Demonstrativos _{de Pagamentos.} Superintendência Adm. e _{de RH}

33 Geração das Guias (encargos sociais, sindicais, etc.).

Superintendência Adm. e

de RH Risco Operacional Risco Operacional

Falha na conferência do arquivo

gerado pelo sistemas ADP. 2 1 CONCILIAÇÃO

Checagem entre os documentos lançados com os dados da Folha de Pagamento.

de RH aos fornecedores

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No. ATIVIDADE AGENTE DO PROCESSO CATEGORIA RISCO DESCRIÇÃO DO RISCO IMP FREQ INTERNO

Risco de Links entre softwares

Possibilidade de arquivo se

corromper durante o envio 2 1

Desenvolvimento contínuo dos nossos sistemas na medida da necessidade

Risco Operacional Risco Operacional 2 1 AGENDA - Agenda das obrigações legais.

Sistema utilizado via Intranet que aponta todas as obrigações legais a serem informadas aos órgãos reguladores e/ou Fisco.

35 Retorno das guias pagas Ger. Tesouraria

Risco Operacional Risco Operacional Deixar de enviar as Guias para_{autenticação do Sindicato} 1 1 AGENDA - Agenda das obrigações legais.

Sistema utilizado via Intranet que aponta todas as obrigações legais a serem informadas aos órgãos reguladores e/ou Fisco.

Risco Operacional

Risco de demora na

tomada de

providências.

1 1 FOLLOW-UP

Área RH - Folha de Pagamento. verifica se as Guias foram recebidas pelas filiais dentro do prazo estabelecido.

37 Arquivo das alterações no protuário Superintendência Adm. e _{de RH} Risco de Guardas de _documentos Arquivamento _inadequado Arquivamento de documentos em _{pastas erradas} 1 1 NORMATIVO INTERNO Procedimentos de arquivo

38 Arquivo morto Superintendência Adm. e _{de RH} Superintendência Adm. e de RH

36

34 Envio das guias para Tesouraria via _sistema

Envio das cópias das guias para as filiais.