Pilares Fundamentais de uma Auditoria Interna em Ambiente de Grande Incerteza

Pilares Fundamentais de

uma Auditoria Interna em

Ambiente de Grande

Incerteza

XVIII Conferência Anual do IPAI

Disclaimer

A informação contida neste documento é de natureza geral e não se aplica a nenhuma entidade ou

situação particular. Apesar de fazermos todos os possíveis para fornecer informação precisa e

actual,

não

podemos

garantir

que

tal

informação

seja

precisa

na

data

em

que

for

recebida/conhecida ou que continuará a ser precisa no futuro. Ninguém deve actuar de acordo com

essa informação sem aconselhamento profissional apropriado para cada situação específica.

Enquadramento

1

Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

2

AGENDA

Pilar I - Posicionamento

3

Pilar II - Pessoas

4

Pilar III - Processos

5

1.

Enquadramento

Ambiente de Grande Incerteza

Face ao ambiente de grande incerteza em que hoje vivemos, considerando …

O desafio que se nos coloca

enquanto Auditores Internos

é “colossal”

“A complexidade crescente e a forte instabilidade

económica e social …”

“ … os receios das consequências financeiras e

económicas das crises de dívida pública …”

e a consequente “…revisão em baixa das

perspectivas para o crescimento … ”

… sendo o desafio “colossal”, é natural que nos questionemos:

Se a nossa função de Auditoria Interna (AI) estará capacitada para apoiar a Organização a

enfrentar este desafio?

… mas quais os Pilares Fundamentais que devem suportar a actividade de AI?

… e quais as questões que nós Auditores Internos temos de colocar para avaliar dessa maior

ou menor capacitação da função de AI ao nível desses Pilares?

1.

Enquadramento

Objectivos da Sessão

Os objectivos que estabelecemos para esta Sessão são os de sensibilização e partilha de

conhecimento com a família de Auditores Internos no âmbito:

Apresentação geral dos Pilares Fundamentais de uma função de AI para que cada um de nós tenha uma noção mais aproximada do que deverá ser uma AI robusta neste clima de maior incerteza.

Pilares Fundamentais

de uma função de Auditoria

Interna robusta

Experiências sobre debilidades

identificadas, ao nível dos Pilares,

com impacto relevante na

actividade de Auditoria Interna

Partilha de experiências e das questões que

deveremos colocar, no sentido de reforçarmos a nossa sensibilidade e competência para aferir do grau de capacitação actual da nossa função AI.

Enquadramento

1

Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

2

AGENDA

Pilar I - Posicionamento

3

Pilar II - Pessoas

4

Pilar III - Processos

5

2. Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

Uma função de Auditoria Interna robusta é aquela que apresenta um optimum balance entre os

seus Pilares Fundamentais que são o Posicionamento, as Pessoas e os Processos.

Pessoas

Para aferirmos a capacitação da nossa função de Auditoria Interna deveremos analisar em

detalhe, para cada Pilar Fundamental,5 aspectos principais que abaixo descrevemos.

1) Planeamento e Entrega 2) Tecnologia 3) Gestão Administrativa 4) Avaliação da Performance 5) Gestão da Relação 1) Competências 2) Estratégia de RH 3) Desenvolvimento de Carreira 4) Cultura 5) Retribuição

Posicionamento

Processos

Enquadramento

1

Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

2

AGENDA

Pilar I - Posicionamento

3

Pilar II - Pessoas

4

Pilar III - Processos

5

3. Pilar I – Posicionamento

#

Posicionamento

A função de Auditoria Interna encontra-se posicionada na organização de forma a poder contribuir para a boa performance do negócio?

1 Missão e Drivers Os drivers da função de Auditoria Interna encontram-se alinhados com os objectivos da organização e com as necessidades dos seus principais stakeholders.

A missão e o papel da função de Auditoria Interna encontram-se formalmente definidos integrados numa framework de Corporate Governance mais vasta e têm sido comunicadas de forma eficaz.

2 Clientes e Serviços

Os Stakeholders e serviços da função de Auditoria Interna foram formalmente identificados e definidos para endereçar as necessidades do negócio/ organização. 3 Organização e

Estrutura

A estrutura da função de Auditoria Interna promove a objectividade, consistência e conhecimento do negócio.

4 Funding A função de Auditoria Interna é financiada de forma a promover a objectividade e consistência na qualidade dos serviços que presta a toda a Organização.

5 Critérios de Sucesso

Encontram-se definidos critérios de sucesso para a função de AI e é avaliada de acordo com os mesmos.

Issue #1

Principais Questões

Existe uma reduzida articulação e comunicação da AI com o Senior Management (Comissão Executiva e Direcção) e com a área de planeamento, limitando o conhecimento sobre a estratégia, objectivos e riscos da organização e, consequentemente, a sua eficácia e eficiência.

1) A AI tem uma visão holística da organização, da sua estratégia e dos riscos?

2) Existe uma participação ou consulta dos Stakeholders (e.g. Comité de Auditoria, CA, Direcções) na definição e revisão do papel da função de AI?

3) A AI possui o devido empowerment na organização para cumprir

adequadamente o seu papel?

Não existe um processo estruturado de envolvimento dos Stakeholders na definição do papel da função de AI com base nas necessidades dos mesmos.

Embora a AI reporte hierarquicamente a um elemento da CE, aquela não tem o empowerment necessário para que as recomendações mais críticas que emana, sejam

implementadas na organização em tempo útil.

Posicionamento

1) Missão e Drivers

Issue #2

Issue #3

Issue #1

Principais Questões

O universo auditável não se encontra formalizado e existe um conjunto de áreas, entidades e processos críticos da organização que nunca foram auditados ou foram

auditados há mais de 3 anos. 1) A AI serve uma base de clientes

apropriada? Encontra-se formalizado o universo auditável? Não ficam de fora desse universo determinadas áreas ou processos relevantes? 2) A AI disponibiliza um conjunto de

serviços apropriado?

3) Existe uma valorização por parte dos Stakeholders relativamente aos serviços prestados? Os

Stakeholders solicitam trabalhos

adicionais, para além daqueles que estão definidos no Plano de

Auditoria?

Sendo as principais actividades dos processos de negócio da organização suportados em diversas aplicações

informáticas, não são realizadas quaisquer auditorias de sistemas.

Para além do feedback informal, não existem canais de comunicação instituídos que permitam obter feedback sobre o add value dos serviços prestados pela AI, dificultando o próprio processo de melhoria contínua.

Posicionamento

2) Clientes e Serviços

Issue #2

Issue #3

Issue #1

Principais Questões

A AI não é gerida de forma totalmente independente considerando que embora reporte a um elemento da CE (hierarquica e funcionalmente) que não o Presidente, esse elemento possui, ao mesmo tempo, um conjunto de

pelouros como a área financeira e comercial. 1) Até que ponto a AI é gerida

independentemente das outras áreas?

2) Existe uma comunicação formal instituída entre a AI e o Comité de Auditoria / Comissão Executiva ? Os Planos de Auditoria são aprovados por aqueles órgãos? Existem

reportes regulares àqueles órgãos? 3) O modelo organizativo do

Departamento encoraja a

consistência e a qualidade dos serviços prestados?

Embora os planos de auditoria sejam aprovados pela CE, não se encontram formalizadas a forma e a frequência das comunicações com o Administrador do Pelouro e com a própria CE.

Existe um conjunto de funções que não se encontra internamente definido (auditoria de sistemas, serviços de consultoria, avaliação da performance, auditoria a áreas de negócio e de suporte, auditoria contínua), dificultando o foco e a responsabilização das equipas.

Posicionamento

3) Organização e Estrutura

Issue #2

Issue #3

Issue #1

Principais Questões

Existe um conjunto de entidades, áreas critícas e

processos que não são auditados por falta de recursos e por inexistência “in house” de competências específicas e da sua não sub-contratação.

Adicionalmente, o investimento em formação específica por auditor interno é residual.

1) Em que medida o orçamento da função de AI permite uma adequada alocação de recursos e

competências, face aos trabalhos de auditoria identificados como

necessários decorrente de um risk

assessment previamente realizado?

2) Em que medida é que o

financiamento da função de AI promove que os principais issues identificados são levados ao mais alto nível da organização?

Posicionamento

4) Funding

Issue #2

3. Pilar I – Posicionamento

O orçamento da AI é aprovado pela Direcção Financeira sendo o reporte da AI também efectuado àquela Direcção, limitando a capacidade da função de AI de colocar os issues identificados ao mais alto nível da organização.

Issue #1

Principais Questões

Não existem quaisquer critérios de performance definidos para a AI, para além do grau de cumprimento das

auditorias executadas vs planeadas e o grau de cumprimento do orçamento aprovado.

1) Como é que os Critérios de

Sucesso da Auditoria Interna foram

definidos? Estão formalizados e foram aprovados superiormente?

2) Como é que a performance da Auditoria Interna é avaliada

considerando os critérios de sucesso definidos? Como é que o processo de monitorização é evidenciado? Qual a frequência das avaliações realizadas?

A avaliação é apenas informal e é relizada ad-hoc, ou seja, aquando da realização dos inquéritos de satisfação sobre as diversas áreas da organização.

Posicionamento

5) Critérios de Sucesso

Issue #2

Enquadramento

1

Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

2

AGENDA

Pilar I - Posicionamento

3

Pilar II - Pessoas

4

Pilar III - Processos

5

#

Pessoas

A função de Auditoria Interna tem uma estratégia de recursos humanos que permita responder de forma adequada aos objectivos que se encontram definidos?

1 Competências As competências core da função de Auditoria Interna são adequadas à sua missão, função e âmbito de trabalho.

2 Estratégia de Recursos Humanos

A estratégia de recrutamento da função de Auditoria Interna reflecte a sua missão, papel e competências core necessárias, sendo suficientemente flexível para fazer face a mudanças na Organização.

3 Desenvolvimento Carreira

A função de Auditoria Interna tem um programa de desenvolvimento de carreiras definido, o qual incorpora formação e desenvolvimento de competências.

4 Cultura A cultura em que opera a função de Auditoria Interna promove e protege o bem-estar dos colaboradores, assim como a consecução dos seus objectivos.

5 Retribuição Os colaboradores da função de Auditoria Interna são recompensados de forma adequada e com base na sua performance.

Issue #1

Principais Questões

As principais competências que estão definidas para a AI não são regularmente revistas, de acordo com as

exigências do plano de auditoria. 1) De que forma as principais

competências são determinadas?

2) Encontram-se definidas as competências necessárias para desenvolver os trabalhos de

auditoria integrados num plano de auditoria orientado ao risco?

3) Em caso de necessidade de competências adicionais, de que forma as mesmas são supridas?

Necessidade de maior desenvolvimento de competências na função de AI ao nível de produtos e serviços, sistemas de informação, qualidade e segurança.

Por falta de competências adequadas, determinados processos, áreas ou entidades não são auditados na sua plenitude, aumentando os factores de risco na organização em várias dimensões.

Pessoas

1) Competências

4. Pilar II – Pessoas

Principais Questões

1) A estratégia de recrutamento para a função de AI baseia-se nos perfis e competências definidos?

2) A AI é considerada uma área de formação para futuros cargos

directivos? Existe um mix óptimo de auditores de carreira versus

auditores com origem no negócio? 3) De que forma as actividades-chave

são cobertas, em caso de ausência ou perda de colaboradores-chave?

Pessoas

2) Estratégia de Recursos Humanos

4. Pilar II – Pessoas

Issue #1

A estratégia de recrutamento para a função de Auditoria Interna não se baseia em perfis/competências definidos para o desenvolvimento correcto da actividade.

As equipas de AI não se encontram complementadas com colaboradores provenientes das áreas de negócio ou em regime de co-sourcing, não dispondo de um mix

equilibrado entre auditores de carreira e auditores oriundos do negócio.

Não se encontra definido um plano de colaboradores que funcionem como backup para as funções –chave da AI.

Issue #2

Principais Questões

1) Existe um plano de formação e desenvolvimento profissional aprovado e alinhado com as competências exigidas para cada perfil?

2) A tipologia e abrangência da formação disponível são adequadas ao correcto

desenvolvimento da actividade? 3) Existe um plano de progressão e

desenvolvimento de carreiras definido e formalizado para os colaboradores da função de Auditoria Interna?

Pessoas

3) Desenvolvimento de Carreira

4. Pilar II – Pessoas

Embora os colaboradores frequentem cursos de formação, não se encontra estabelecido um plano de formação base, global ou individualizado, orientado aos perfis e competências necessárias.

A participação em cursos de formação tem, por vezes, um carácter ad hoc e limitado aos recursos disponíveis,

inviabilizando o desenvolvimento correcto e contínuo de competências. Em paralelo, a partilha de conhecimento interna não é efectiva nem potenciada.

Não existe um plano de progressão e desenvolvimento de carreiras onde seja dada uma perspectiva de evolução sustentada e contínua, respeitando os níveis de

desempenho alcançados face aos objectivos definidos.

Issue #2

Principais Questões

1) Qual o impacto que a cultura de AI tem sobre a motivação dos seus colaboradores?

2) A cultura implementada fomenta o trabalho de equipa?

Pessoas

4) Cultura

4. Pilar II – Pessoas

Issue #1

Foi identificado um elevado turnover e absentismo que poderá indiciar uma fraca identificação dos colaboradores com a cultura existente na função de AI, contrastando com o resto da organização.

O reduzido número de iniciativas de partilha de conhecimentos e experiências por parte dos

colaboradores, não fomenta uma cultura de pertença e de entreajuda entre os Auditores Internos.

Principais Questões

1) A política de remuneração dos colaboradores de Auditoria Interna está correlacionada com o seu desempenho individual?

2) A política de remuneração estabelecida permite reter os profissionais de Auditoria Interna? 3) Os critérios de base à avaliação do

desempenho individual encontram-se definidos e formalizados?

Pessoas

5) Retribuição

4. Pilar II – Pessoas

Issue #1

A política de remuneração não reflecte adequadamente o diferencial de performance individual dos colaboradores.

A política de remuneração não permite atrair ou reter os melhores profissionais para a função de Auditoria

Interna.

Não se encontram definidos critérios objectivos de

avaliação de performance individual dos colaboradores da função de Auditoria Interna.

Issue #2

Enquadramento

1

Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna

2

AGENDA

Pilar I - Posicionamento

3

Pilar II - Pessoas

4

Pilar III - Processos

#

Processos

Os processos implementados permitem à função de Auditoria Interna atingir os seus objectivos e responder de forma adequada às constantes alterações das necessidades do negócio/ organização?

1 Planeamento e Entrega

A função de Auditoria Interna presta um serviço de qualidade e tem implementado uma metodologia de planeamento adequada.

2 Tecnologia A função de Auditoria Interna utiliza a tecnologia de forma adequada, com o objectivo suportar e melhorar a qualidade do serviço prestado.

3 Gestão

Administrativa

A função da Auditoria Interna tem implementados processos de suporte que permitem que as suas actividades core sejam efectuadas de forma adequada. 4 Avaliação

Performance

A função de Auditoria Interna possui um framework adequado para a avaliação do seu desempenho.

5 Gestão da Relação

A função de Auditoria Interna mantém um relacionamento adequado e efectivo com todos os principais stakeholders.

Issue #1

Principais Questões

Não existe uma matriz de riscos que abranja a globalidade da organização e/ou os diversos stakeholders não são consultados na identificação e avaliação dos principais riscos das suas áreas de negócio/suporte. Este facto condiciona a eficaz e eficiente elaboração do plano de auditoria.

1) Existe um plano de auditoria

estratégico (3 anos) baseado numa avaliação de riscos formal e

sistematizada e que considere os inputs dos diversos stakeholders? 2) Os programas de auditoria são

orientados ao risco, especificando o nível de risco ou grau de exposição associado?

3) Encontra-se implementado um processo efectivo de follow-up das recomendações efectuadas pela função de Auditoria Interna?

Os programas de auditoria são orientados à simples verificação do cumprimento de procedimentos, não

existindo uma abordagem sistematizada orientada ao risco.

O processo de follow-up das recomendações é efectuado apenas quando da realização do trabalho de auditoria seguinte, não existindo desta forma um acompanhamento efectivo da implementação, por parte dos auditados, dos plano de acção acordados.

Processos

1) Planeamento e Entrega

Issue #2

Issue #3

Issue #1

Principais Questões

Não existe uma aplicação que suporte as diversas fases do trabalho de AI ou, quando existe, esta cobre apenas te algumas daquelas fases, o que resulta numa carga

administrativa forte e consequentemente num menos eficaz e eficiente desenvolvimento do trabalho da função de AI.

1) Encontra-se implementada uma aplicação de suporte que abranja as diversas fases do ciclo de AI

(Planeamento, alocação recursos, reporte, follow-up,…)?

2) Existe alguma ferramenta específica que permita efectuar auditarias de forma automática e à distância?

Não se encontra implementada nenhuma ferramenta / mecanismo de auditoria à distância não permitindo desta forma a monitorização continua de alguns

indicadores e, simultaneamente, o apoio de forma mais eficiente ao trabalho de auditoria realizado de forma presencial.

Processos

2) Tecnologia

Issue #2

Issue #1

Principais Questões

Não existem documentos formais relativos a politicas e procedimentos aplicáveis à função de AI, o que constitui um entrave ao cumprimento correcto e consistente, por parte dos colaboradores da função de AI, das actividades inerentes à função.

Nestas políticas e procedimentos devem ser considerados também o Audit Charter e o Código de Ética específico para a função de AI.

1) Encontram-se formalizadas políticas e procedimentos orientadores da actividade da função de Auditoria Interna?

Processos

3) Gestão Administrativa

Principais Questões 1) Encontra-se implementado um

procedimento formal de avaliação da performance da AI, baseado em factores críticos de sucesso aprovados superiormente?

2) Encontram-se definidos um conjunto de indicadores quantitativos que permitam demonstrar de forma clara o valor aportado pela função de AI?

Processos

4) Avaliação da Performance

5. Pilar III – Processos

Issue #1

A avaliação da performance da função de AI limita-se à monitorização do orçamento e número de auditorias executadas versus as planeadas, não se encontrando definidos factores críticos de sucesso que permitam uma avaliação efectiva da função e que, simultaneamente, promovam a melhoria contínua da função.

Os indicadores quantitativos existentes não permitem que a função de Auditoria Interna e todos os

stakeholders possam ter um conhecimento do valor que

é efectivamente aportado por aquela função.

Issue #1

Principais Questões

Não se encontra definido um procedimento formal de relacionamento com os principais stakeholders no sentido de perceber quais as suas principais preocupações e, simultanemente, “evangelizar” sobre o papel da função de Auditoria Interna e sobre o valor que pode aportar.

1) A função de AI estabelece contactos regulares com os seus stakeholders (sem ser no decorrer de trabalhos programados de AI)?

Processos

5) Gestão da Relação

Rui Branco

Senior Manager, Advisory Services

KPMG Advisory

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