APERFEIÇOAR A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO PJERJ PLANO DO PROJETO

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FRM-PJERJ-006-01 Rev. 00 Data: 13/09/2010 1/9

1. Escopo ou finalidade do projeto

O presente projeto tem por finalidade a implementação de ações integradas que proporcionem o aperfeiçoamento da gestão arquivística do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - PJERJ, dividindo-se em dois subprojetos:

O primeiro subprojeto diz respeito às ações necessárias ao aperfeiçoamento da gestão operacional dos Arquivos, com foco na melhoria contínua dos processos de trabalho e na redução dos custos com a guarda do acervo arquivístico.

Integram o subprojeto em referência a virtualização de parte do acervo arquivístico, por meio da implementação do Centro de Digitalização de Documentos, o descarte de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e o estudo da melhor alternativa para guarda e gerenciamento do acervo arquivístico administrado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento – DGCON/DEGEA.

O segundo subprojeto tratará do aperfeiçoamento da normatização da gestão documental no PJERJ, permitindo-se a proposição de novas normas e a consolidação da regulamentação interna já existente, além de incluir as recomendações do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

Também integram o conjunto de ações para aperfeiçoar a gestão documental: a capacitação de servidores, com foco na identificação, classificação e organização dos arquivos correntes (em suporte papel ou digital) das unidades organizacionais; a definição dos requisitos necessários ao desenvolvimento de ferramenta tecnológica para gerir o acervo corrente das UO e a criação de módulo no Sistema ARQGER para gerenciar os documentos destinados a guarda permanente, compreendendo a descrição do documento, a realização e controle de consultas ao documento (papel ou digital), os empréstimos e os arquivamentos de originais de documentos em papel e em outras mídias e suportes.

2. Alinhamento estratégico

O presente projeto vincula-se ao tema “Eficiência Operacional” e o alinhamento do projeto está relacionado, prioritariamente, ao objetivo “Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais”, tendo em vista a diminuição dos gastos com a guarda e gerenciamento do acervo arquivístico. De forma subsidiária, o presente projeto está alinhado aos objetivos “Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais” e “Garantir a Agilidade nos Trâmites Administrativos”, visando procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária dos documentos, possibilitando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CONTRIBUIÇÃO DIRETA

• TEMA: “Eficiência Operacional”

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: “Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais” CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA

• TEMA: “Eficiência Operacional”

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3. Clientes do projeto

As unidades impactadas diretamente por este projeto são: as unidades administrativas e jurisdicionais do PJERJ e usuários que consultam o acervo arquivístico.

3.1 . Unidades Intervenientes

UNIDADE

INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO

Diretoria

Geral

de

Engenharia (DGENG)

•

Construção da estrutura física (obra civil)

Diretoria

Geral

de

Tecnologia

da

Informação (DGTEC)

•

Fornecimento dos recursos tecnológicos (hardware

e software)

Diretoria

Geral

de

Logística (DGLOG)

•

Contratação e licitação de equipamentos

•

Contratação de apoio operacional

GABPRES - DEAPE

• Convênio para apoio operacional

4. Justificativa

A rede de arquivos do PJERJ, composta pelo Arquivo Central de São Cristóvão e pelos Arquivos Regionais de Rio Bonito e Itaipava, apresenta capacidade de armazenamento insuficiente para manter sob sua guarda o acervo arquivístico existente, estimado em 1 milhão e 400 mil caixas-arquivo (cerca de 21 milhões de documentos). Tal fato acarreta a necessidade de manutenção de contrato junto à empresa especializada na guarda de documentos.

Atualmente, a rede de arquivos do PJERJ tem capacidade para armazenar cerca de 700 mil caixas-arquivo (45% do acervo total). A taxa de crescimento do acervo arquivístico é superior ao ritmo de descarte possível no momento, havendo tendência de crescimento da parcela que excede a capacidade da rede de arquivos. Em conseqüência, elevam-se os custos do contrato de armazenamento dessa parcela em empresa especializada.

O aumento significativo da demanda judicial pode reduzir o desempenho da atividade operacional da rede de arquivos (arquivamento/dia, tempo médio de desarquivamento, pesquisa histórica, etc.) e impactar o orçamento institucional. Neste sentido, torna-se imperiosa a busca de soluções que contribuam para redução do acervo arquivístico acumulado, tal como a implementação do Centro de Digitalização de Documentos do Arquivo Central, que objetiva a migração da informação de documentos em suporte papel para o meio eletrônico e sua posterior eliminação.

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O impacto da implementação do Centro de Digitalização pode ser dividido nos horizontes de curto e médio prazo. Em curto prazo, o projeto irá possibilitar a digitalização de documentos armazenados na empresa contratada, o que por sua vez terá como conseqüência a redução dos valores pagos, repercutindo favoravelmente para o cumprimento do objetivo de “Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais”. No médio prazo, o projeto irá acarretar a transferência de suporte no qual as informações estão armazenadas, de papel para o meio digital, ocasionando diminuição no tempo de disponibilização desses documentos, contribuindo para o alcance dos objetivos de “Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais” e “Garantir a Agilidade nos Trâmites Administrativos”.

Ainda em relação à redução do acervo arquivístico, também é oportuno o aperfeiçoamento dos instrumentos normativos, dos procedimentos operacionais e, principalmente, dos sistemas informatizados necessários ao descarte de documentos, atividade já realizada pelo DEGEA de forma rotineira.

No que tange à administração da documentação sob a responsabilidade do DEGEA, que não pode ser objeto de descarte ou de virtualização, é necessário buscar alternativas para redução das despesas com a guarda em empresa terceirizada, que crescem de forma significativa. O DEGEA deverá avaliar e comparar os custos de alternativas existentes, tais como: a manutenção do acervo em empresa especializada; a construção de nova unidade de Arquivo e a locação de imóvel para guarda do acervo.

Verifica-se também que é necessário dar continuidade às iniciativas relacionadas à gestão documental no âmbito do PJERJ, iniciadas com a aprovação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, sendo de grande relevância a aprovação de Resolução do Órgão Especial, que estabeleça a política de gestão documental nos moldes das recomendações emanadas do Conselho Nacional de Justiça.

Ainda em relação à gestão documental, é importante que a documentação produzida ou recebida pelas diversas unidades do PJERJ seja devidamente classificada e organizada na origem, de modo a proporcionar que informações importantes para tomadas de decisões – judiciais ou administrativas - sejam recuperadas sem grande esforço. Para isto, faz-se necessária a capacitação permanente dos servidores em gestão documental, com a ampliação do curso de Gestão de Registros e Arquivos Correntes (GDA) e outras formas de capacitação (assessoramento técnico arquivístico às unidades, seminários, oficinas, dentre outros), bem como a utilização de ferramentas tecnológicas que apóiem tal atividade ainda na fase corrente do documento.

A adoção de tais medidas traria um grande impacto na gestão de documentos e arquivos do PJERJ, vez que a documentação já chegaria ao DEGEA devidamente tratada, evitando-se o arquivamento de documentos que poderiam ser eliminados ainda na fase corrente e facilitando o recolhimento daqueles tarjados como de guarda permanente (valor histórico, informativo ou probatório).

5. Marcos e entregas do projeto

Cronograma Estrutura de Decomposição de

Trabalho (EDT) Início Término

Responsável na unidade (Nominal) Área interveniente (Nominal) Custo R$ Peso %

APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO DE ARQUIVOS

MARCO 1 – Virtualização do acervo arquivístico

61,7% Construir as instalações físicas (obra)

que irão abrigar o Centro de Digitalização. 31/1/2010 27/1/2011 Representante da DGENG / DGENG R$ 3.197.288,9 2 Concluído

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DEFOB Adquirir escâneres de alta

produtividade para o Centro de

Digitalização. 31/1/2010 30/9/2010 Comissão Permanente de Licitação DGTEC; DGLOG R$ 570.000,00 Concluído Adquirir software e consultoria para

desenvolvimento e integração com o

sistema ARQGER 1º/7/2010 30/11/2011 Comissão Permanente de Licitação DGTEC; DGLOG 2.450.000,0R$ 0 Concluído Desenvolvimento de sistema

informatizado para o Centro de Digitalização de Documentos do Arquivo Central 03/01/2011 30/09/2011 Wellington Souza Amaral DGTEC / DESIS - 8%

Contratação de equipe para apoio operacional ao Centro de Digitalização 04/07/2011 31/08/2011 Fiscal do contrato - Locanty R$ 500.000,00 _Concluído

Contratação de surdos para

digitalização de documentos 1º/7/2011 31/8/2011 Representante do DEAPE

GABPRES/ DEAPE

R$

300.000,00 Concluído

Realizar treinamento das rotinas de arquivamento, desarquivamento e movimentação de caixas no sistema ARQGER.

15/8/2011 19/8/2011 Mozart da

Cunha Leite - Concluído

Realizar treinamento nos módulos do SEDIG – Diretores, Chefe de Serviço e Funcionários que irão atuar no SEDIG

22/8/2011 31/8/2011 Representan-tes do DERUS

DGTEC /

DERUS - Concluído

Realizar treinamento nos módulos do SEDIG – Supervisores FENEIS e

Conferentes Locanty 1º/9/2011 30/9/2011 Alexandre Leite Ribeito e Mozart da Cunha Leite - Concluído

Realizar Curso de Libras no DEGEA

14/9/2011 30/10/2011 Representante FENEIS

GABPRES /

DEAPE - Concluído

Realizar Palestras sobre SIGA e Norma ISO – Supervisores FENEIS e conferentes Locanty

15/9/2011 30/9/2011 Artur Evaristo

da Costa - Concluído

Realizar treinamento nos módulos do SEDIG – 1º grupo de operadores de

escâneres 3/10/2011 31/10/2011 Representante do DERUS e Mozart da Cunha Leite DGTEC / DERUS - Concluído

Realizar palestra sobre SIGA e NORMA ISO – 1º grupo de operadores de escâneres

15/10/2011 31/10/2011 Artur Evaristo _{da Costa} - Concluído Realizar treinamento nos módulos do

SEDIG – 2º grupo de operadores de escâneres 1º/11/2012 30/11/2011 Representante do DERUS e Mozart da Cunha Leite DGTEC / DERUS -

Realizar palestra sobre SIGA e NORMA ISO – 2º grupo de operadores de escâneres

16/10/2011 31/10/2011 Artur Evaristo

da Costa - Concluído

Realizar treinamento nos módulos do SEDIG – 3º grupo de operadores de

escâneres 1º/12/2011 30/12/2011 Representante do DERUS e Mozart da Cunha Leite DGTEC / DERUS - Concluído

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NORMA ISO – 3º grupo de operadores de escâneres

da Costa

MARCO 2 – Aperfeiçoamento do

descarte de documentos 5%

Melhoria no sistema informatizado ARQGER 1º/7/2011 30/03/2012 _Wellington Souza Amaral DGTEC / DESIS - 3,5% Capacitação da equipe na avaliação/classificação de documentos 1º/8/2011 31/10/2011 _{Kátia Maria} Guimarães Soares Hintez - Concluído Ampliação da capacidade de

reciclagem de documentos 1º/10/2011 31/07/2012 Representante _{da ABATERJ}

DGLOG /

ABATERJ - 0,5%

Definição de novos parâmetros para a meta de descarte

30/9/2011 29/06/2012 _{Gilberto de} Souza Cardoso

- 0,5%

MARCO 3 – Estudo de alternativa

para guarda do acervo Arquivístico 3%

Pesquisar custo de imóveis para aquisição para Unidade de Arquivo

1º/7/2011 29/06/2012 Marcio Ronaldo Leitão Teixeira

- 0,5%

Pesquisar custo de terrenos para aquisição construção de Unidade de Arquivo

- 0,5%

Pesquisar custo para construção de Unidade de Arquivo.

- 0,5%

Pesquisar custo de imóveis para locação para Unidade de Arquivo

- 0,5%

Estimar custos para funcionamento de Unidade de Arquivo

- 0,5%

Estimar custos para guarda e gerenciamento nas alternativas propostas para os próximos cinco e dez anos

1º/8/2011 28/09/2012 Marcio Ronaldo

Leitão Teixeira - 0,5%

APERFEIÇOAMENTO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

MARCO 1 – Normatização da

gestão documental 7%

Elaborar minuta de Resolução sobre Gestão Documental 1º/7/2011 31/7/2011 Marcus Vinicius Domingues Gomes - Concluído

Encaminhar minuta de Resolução à Administração Superior

1º/8/2011 30/04/2012 Marcia Relvas

de Souza - 0,5%

MARCO 2 – Capacitação dos

servidores em gestão documental 5%

Aperfeiçoar o Curso sobre Gestão de Registros e Arquivos(GDA)

1º/9/2011 30/12/2011 Gilberto de Souza Cardoso

- Concluído

Aperfeiçoar o Curso sobre Classificação de Documentos segundo Tabelas Processuais do CNJ (TCV e TCC)

1º/9/2011 01/08/2012 Gilberto de Souza

Cardoso - 2,5%

MARCO 3 – Estudo de ferramenta

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documental nos arquivos correntes

Avaliar os softwares utilizados por instituições públicas

- 1%

Verificar a disponibilidade do software utilizado pelo Governo do Estado do Rio de Janeiro para gestão documental

1º/7/2011 01/08/2012 Marcio Ronaldo

Leitão Teixeira - 1%

Avaliar software

SIGA-DOC(expedientes e processos administrativos) da Justiça Federal

1º/7/2011 01/08/2012 Wellington Souza Amaral

DGTEC /

DESIS - 3%

MARCO 4 – Estudo de ferramenta tecnológica para apoiar a descrição arquivística do acervo permanente

5%

Avaliar os softwares utilizados por instituições públicas

1º/9/2011 31/05/2012 Gilberto de Souza Cardoso

- 7%

Avaliar software do Arquivo da Torre do Tombo 1º/9/2011 31/06/2012 Gilberto de Souza Cardoso - 2%

6. Custos do projeto

Categoria Detalhamento Responsável pela Aquisição Método de Aquisição Data Limite para Aquisição Exercício

Financeiro Custo Estimado

Realização de obras e instalações

Construir as instalações físicas (obra) que irão

abrigar o Centro de Digitalização. DGENG DGLOG/ DELFA DGLOG/ DECAN Licitação Janeiro/2011 2009 / 2011 R$ 3.197.288,92 Aquisição de escâneres Adquirir escâneres de alta produtividade para o

Centro de Digitalização. DGTEC DGLOG/ DELFA DGLOG/ DECAN Licitação Janeiro/2011 2010 R$ 570.000,00 Aquisição de Estanteria Adquirir e montar estanteria para acondicionamento de parcela do acervo arquivístico do PJERJ DGENG DGLOG/ DELFA DGLOG/ DECAN Licitação Setembro /2012 2012 R$ 1.000.000,00 Aquisição de software e consultoria Adquirir licença de software e contratar consultoria para desenvolvimento e integração de software para o Centro de Digitalização DGTEC DGLOG/ DELFA DGLOG/ DECAN Licitação Janeiro/2011 2011 R$ 2.450.000,00 Contrato de suporte operacional Disponibilizar prestação de serviço apoio operacional ao Centro de Digitalização DGLOG Possibilida-de já prevista no contrato atual Agosto/ 2011 2011 R$ 500.000,00

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FRM-PJERJ-006-01 Rev. 00 Data: 13/09/2010 7/9 Convênio Disponibilizar prestação de serviço apoio operacional na atividade de digitalização de documentos GABPRES/

DEAPE Convênio Março/2011 2011

R$ 300.000,00

Locação de Imóvel

Alugar imóvel em condomínio de armazéns, para guarda

de processos pertencentes ao acervo

arquivístico do PJERJ

DGLOG Licitação Setembro /2012 2012, 2013 e 2014 R$ 600.000,00 (2012) R$ 1.200.000,00 (2013) R$ 1.200.000,00 (2014) R$ 11.017.288,92

7. Indicadores e metas do projeto

INDICADOR DE

RESULTADO DO PROJETO: Quantidade de processos digitalizados

LINHA DE BASE: Não há

META

2012: Digitalizar pelo menos 1.000.000 processos até dezembro 2013: Digitalizar pelo menos 1.000.000 processos até dezembro 2014: Digitalizar pelo menos 1.000.000 processos até dezembro INDICADOR DE

RESULTADO DO PROJETO: Percentual do acervo armazenado na contratada LINHA DE BASE: 54% em dezembro de 2010

META

2012: Reduzir para 53% o acervo armazenado na contratada 2013: Reduzir para 52% o acervo armazenado na contratada 2014: Reduzir para 51% o acervo armazenado na contratada INDICADOR DE CONTROLE

DO PROJETO: Índice de cumprimento do cronograma

META Concluir 100% das ações planejadas até o final de cada ano

INDICADOR DE CONTROLE

DO PROJETO: Índice de cumprimento do orçamento do projeto.

META Cumprir o orçamento planejado, com variação máxima (positiva ou negativa) de até 5%

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8. Riscos do projeto

Categoria: Custo/Tempo/Qualidade/Outros

Probabilidade: (1) Baixa; 2 (Média); 3 (Alta); (4) Muito Alta

Impacto: (1) Baixo; (2) Médio; (3) Alto; (4) Muito Alto

Severidade: Impacto x Probabilidade, de 1 a 3 – baixo risco

de 4 a 5 – médio risco de 6 a 9 – alto risco de 10 a 16 – altíssimo risco Resposta: IDENTIFICAÇÃO Se (Causa) Então

(conseqüência) Categoria Probabilidade Impacto Severidade Resposta

Atraso no cronograma da obra O Centro de Digitalização não entrará em funcionamento na data prevista.

Tempo 3 – Alta 4 – Muito Alto 12 – Altíssimo Risco Monitorar o andamento da obra. Os escâneres não forem adquiridos no prazo estabelecido. O Centro de Digitalização não entrará em funcionamento na data prevista.

Tempo 2 – Média 4 – Muito

Alto 8 – Alto Risco

Acompanhar os procedimentos para licitação dos escâneres. Atraso na aquisição do software. O Centro de Digitalização não entrará em funcionamento na data prevista.

Acompanhar os procedimentos para aquisição do software. Atraso no desenvolvimento e integração do software. O Centro de Digitalização não entrará em funcionamento na data prevista.

Tempo 3 - Alta 4 – Muito Alto 12 – Altíssimo Risco Monitorar o desenvolvimento do software. Atraso na contratação de apoio operacional O Centro de Digitalização não entrará em funcionamento na data prevista.

Acompanhar os procedimentos para contratação de apoio operacional Atraso na aquisição e/ou montagem da estanteria

Não será possível iniciar a transferência do acervo armazenado na empresa

contratada

Tempo 2-Média 4- Muito

Alto 8-Alto Risco

Acompanhar os procedimentos para aquisição da estanteria Atraso na Locação de imóvel

Não será possível iniciar a transferência do acervo armazenado na empresa

contratada

Tempo 2-Média 4- Muito

Alto 8-Alto Risco

Acompanhar os procedimentos para locação do imóvel

9. Gestor do Projeto

Nome Cargo

Marcio Ronaldo Leitão Teixeira Analista - Diretor de Departamento

Telefone Endereço Eletrônico Lotação

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10. Aprovação do Projeto

Elaborado por Data Assinatura

Márcio Ronaldo Leitão Teixeira

Revisado por Data Assinatura

Márcia Relvas de Souza

Ciente das Áreas Intervenientes Data Assinatura

Luís Claudio Regaço da Silva

Andréa Maria Humbert Lopes Alves D’amico Sandro Denis de Souza Nunes

Rosilea Di Masi Palheiro

Recebido por / DGDIN Data Assinatura

ASSEP

Aprovado por / Juiz Auxiliar da Presidência

vinculado à DGDIN Data Assinatura

Dr. Gilberto de Mello Nogueira Abdelhay Júnior

Atualizações