FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Discente: Ana Patrícia Serra Sousa Número de Matrícula: 6789
Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Comunicação, Educação e Desporto Instituto Politécnico da Guarda
Curso: Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas Orientadora de Estágio: Doutora Regina Gouveia
Local de Estágio: Águas do Mondego, S.A.
ETA da Boavista – Av. Dr. Luís Albuquerque 3030-410 Coimbra
Supervisora de Estágio: Doutora Lisete Oliveira Inicio do Estágio: 5 de Setembro de 2011
AGRADECIMENTOS
Ao Instituto Politécnico da Guarda, especialmente à Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto.
À minha orientadora de estágio, Doutora Regina Gouveia, pelo que nos ensinou e pelo acompanhamento na elaboração deste Relatório.
À Águas do Mondego e à minha tutora em particular, a Drª. Lisete Oliveira, a amizade e o apoio indispensável, assim como à restante equipa, pela forma como me acolheram e por toda a simpatia.
Aos professores que ao longo dos últimos três anos foram agentes indispensáveis na minha formação, transmitindo e levando a descobrir conhecimentos que permanecerão para sempre.
Ao Pedro pelo apoio, amizade e paciência em todos os momentos.
À Joana que foi a minha companheira destes três anos e que fez com que a Guarda fosse mais acolhedora.
Índice
INTRODUÇÃO ... 8
Capítulo 1 - A Águas do Mondego...10
1.1. ÁGUAS DE PORTUGAL ... 11
1.2. ÁGUAS DO MONDEGO ... 12
1.3. MISSÃO, VISÃO E VALORES ... 13
1.4. ESTRUTURA INTERNA ... 15
1.5. POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE EMPRESARIAL ... 18
1.6. IDENTIDADE VISUAL ... 19 1.6.1. Nome ... 20 1.6.2. Logótipo ... 20 1.6.3. Slogan ... 22 1.7. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ... 22 1.8. ANÁLISE SWOT ... 24 Capítulo 2 - Estágio...25 2.1. OBJETIVOS ... 28 2.2. ESTRATÉGIAS ... 28 2.3. CRONOGRAMAS ... 28 2.3.1. Setembro ... 29 2.3.2. Outubro ... 29 2.3.3. Novembro ... 30 2.3.4. Dezembro ... 31 2.4. ATIVIDADES REALIZADAS ... 31 2.4.1. ASSESSORIA DE IMPRENSA ... 32 2.4.2. COMUNICAÇÃO INTERNA ... 34 2.4.3. COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL ... 38 2.4.4. EDUCAÇÃO AMBIENTAL ... 39 2.4.5. PATROCÍNIOS/ PARCERIAS ... 41 2.4.6. OUTRAS ATIVIDADES ... 41 2.4.7 PROPOSTAS ... 42 Manual de Crise ... 42
Clipping Impresso ... 43 REFLEXÃO FINAL ... 44 BIBLIOGRAFIA ... 46
Índice de Figuras
Figura 1 – Mapa com as empresas AdP………..4
Figura 2 – Mapa da área de atuação da AdM……….5
Figura 3 – Organograma……….9
Figura 4 – Simbologia de Certificação da AdM………...11
Figura 5 – Logótipo da Águas de Portugal………...14
Figura 6 – Logótipo Pormenorizado AdP……….14
Figura 7 – Logótipos AdM………14
Índice de Quadros Quadro 1 – Análise SWOT………...18
Quadro 2 – Cronograma de setembro………...25
Quadro 3 – Cronograma de outubro………...26
Quadro 4 – Cronograma de novembro...27
GLOSSÁRIOS DE SIGLAS AdM – Águas do Mondego AdP – Águas de Portugal AC – Águas de Coimbra CI – Comunicação e Imagem
DAF – Departamento Administrativo e Financeiro DEXP – Departamento de Exploração
DPO – Departamento de Planeamento de Obras ETA – Estação de Tratamento de Água
ETAR – Estação de Tratamento de Águas Residuais
PEAASAR – Plano Estratégico de Abastecimento de Água e Saneamento de Águas Residuais PBSL – Parque Biológico da Serra da Lousã
RP – Relações Públicas SA – Sociedade Anónima
INTRODUÇÃO
O curso de Comunicação e Relações Públicas é, sem dúvida, um curso bastante abrangente que prepara para o exercício profissional em várias vertentes da Comunicação. Daí que, a escolha do estágio a realizar comporte, em primeiro lugar, uma certa definição do tipo de competências que pretendemos começar a aplicar e aprofundar. A minha escolha recaiu na área das Relações Públicas, não por sentir uma aptidão especial em relação a outras para que fui formada, mas, sim, pelo facto de antever a possibilidade de realizar um conjunto mais diversificado de atividades, pondo em prática muitos dos conhecimentos anteriormente adquiridos.
Quando se fala em Relações Públicas é crucial saber que surgiram nos Estados Unidos, no início do século XX, mais precisamente em 1906, quando Ivy Lee, o “pai” das Relações Públicas, criou o primeiro escritório desta profissão em Nova Iorque, fazendo a sua primeira grande campanha em benefício de John D. Rochfeller. Como princípio básico, defendia “a difusão rápida e honesta de informação em todos os assuntos que tivessem interesse e valor para o conhecimento público” (Rasquilha, et.al., 2004: 32).
Ao longo dos tempos, foram surgindo diferentes definições de Relações Públicas. Para Rex Harlow citado por Manuel Garcia (1999; 61-62), as Relações Públicas são “uma função distinta da compreensão, aceitação e cooperação entre a organização e o seu público; implica a orientação de problemas ou assuntos; ajuda a direção a manter-se informada e a responder perante a opinião pública; define e exalta a responsabilidade da direção ao serviço do interesse público; ajuda a direção a manter-se a par das mudanças efetivas, servindo como sistema inicial de aviso para ajudar a antecipar tendências; e utiliza a investigação e técnicas éticas e sãs de comunicação como instrumentos principais”.
Um relações públicas pode desempenhar as suas funções a cargo de uma empresa ou instituição, devendo manter sempre a discrição e veracidade em todos os assuntos e mensagens, mantendo uma relação verdadeira com os públicos.
Os meus principais objetivos enquanto estagiária na área das Relações Públicas, residiam em em criar e aumentar a notoriedade da empresa que iria representar, manter os colaboradores bem informados, analisar tendências futuras e orientar a gestão de acordo com o interesse dos públicos.
Na atualidade, empresas e instituições valorizam cada vez mais a sua imagem perante os públicos internos e externos. Assim, “qualquer entidade que deseje manter uma imagem favorável junto do seu público terá de lhe dar conhecimento das suas atividades, do seu trabalho e da sua organização, criando, para o efeito, um sistema permanente de comunicação” (Rasquilha, et.al., 2004:36).
A Águas do Mondego foi a entidade em que tentei aplicar e aprofundar conhecimentos na área das Relações Públicas. Por ser uma Empresa de Coimbra e por sentir que, talvez, conseguisse abordar um pouco todas as áreas relativas ao Curso, principalmente as Relações Públicas.
Sediada em Coimbra, a AdM é a empresa responsável pelo Sistema Multimunicipal de Abastecimento de Água e Saneamento de Águas Residuais do Baixo Mondego – Bairrada. Tem como accionista a AdP – Águas de Portugal e os concelhos de Ansião, Arganil, Condeixa-a-Nova, Góis, Leiria, Lousã, Mealhada, Mira, Miranda do Corvo, Penacova, Penela e Vila Nova de Poiares.
Perante tudo isto, este relatório tem como objetivo descrever todas as atividades que desenvolvi ao longo de três meses no seio da referida entidade. Em termos de estrutura, encontra-se dividido em dois capítulos. O primeiro capítulo apresenta e carateriza a Empresa, tendo por base informações cedidas pela AdM ao longo do estágio e outras informações disponíveis nos sites da Holding e da Empresa. O segundo capítulo centra-se no estágio, contemplando, sobretudo, a descrição das atividades realizadas e das técnicas e estratégias utilizadas.
Termina o Relatório uma reflexão crítica sobre o estágio, onde refiro as dificuldades sentidas na realização de algumas tarefas e apresenta algumas apreciações pessoais relativamente ao meu desempenho como estagiária, à forma como me dediquei e correspondi às solicitações e às responsabilidades que me foram atribuídas.
Capítulo 1
A Águas do
1.1. ÁGUAS DE PORTUGAL
A Águas do Mondego (AdM) é uma empresa que faz parte do Grupo Águas de Portugal (AdP). Este engloba um conjunto de empresas, líder no setor do ambiente em Portugal, que tem como missão contribuir para a resolução dos problemas nacionais a nível do abastecimento de água, de saneamento de águas residuais e de tratamento e valorização de resíduos, num quadro de sustentabilidade económica, financeira, técnica, social e ambiental. A AdP tem, assim, como objetivo principal proteger e valorizar o ambiente natural e humano. As atividades das empresas do grupo englobam a captação, o tratamento e a distribuição de água para consumo público com elevados padrões de qualidade e ajuda na recolha e tratamento de Águas Residuais e posterior rejeição, contribuindo assim para a sustentabilidade dos meios hídricos.
Em termos organizacionais, o Grupo AdP encontra-se estruturado por Unidades de Negócio, que funcionam no quadro de um sistema de planeamento e controlo conduzido pela Holding. Contando atualmente com quarenta empresas, de que se destacam as representadas no mapa da Figura 1, desenvolve as suas atividades através de três áreas – água, resíduos e instrumentais – em que se organizam
as seis Unidades de Negócio.
Figura 1 – Mapa com as empresas AdP Fonte: www.adp.pt (acedido a 6/12/2011)
1.2. ÁGUAS DO MONDEGO
A AdM é uma entidade concessionária pela exploração do Sistema Multimunicipal de Abastecimento de Água e de Saneamento do Baixo Mondego-Bairrada, criado pelo Decreto-Lei nº. 172/ 2004, de 17 de Julho (cfr. Figura 2). Geograficamente, abrange a seguinte área:
Figura 2 – Mapa da área de Atuação da AdM Fonte: Águas do Mondego
Em termos de abastecimento, o sistema abrange em alta1 os Municípios de Ansião, Arganil, Coimbra, Condeixa-a-Nova, Góis, Leiria, Lousã, Mealhada, Mira, Miranda do Corvo, Penela, Penacova e Vila Nova de Poiares.
Ao nível do saneamento, o sistema abrange em baixa2 os Municípios de Ansião, Arganil, Coimbra, Condeixa-a-Nova, Góis, Lousã, Mealhada, Miranda do Corvo, Penacova, Penela e Vila Nova de Poiares.
Todos os municípios fazem parte do distrito de Coimbra, banhado pelo Rio Mondego, o mesmo rio que abastece os concelhos inseridos no Sistema Multimunicipal. Ambientalmente, o Rio Mondego é um dos rios com melhor qualidade de água do País, o que facilita em muito
1
O abastecimento em alta diz respeito às fases de captação, tratamento e transporte de água até aos pontos de entrega, a partir dos quais tem inicío o serviço de distribuição em baixa.
2
o trabalho da AdM. O seu Laboratório procede todos os meses à recolha de amostras de água, a fim de garantir a qualidade da água.
A AdM tem, então, como principal objetivo melhorar a qualidade da água que é distribuída aos municípios utilizadores, aumentar os níveis de tratamento de água que é distribuída aos mesmos e aumentar os níveis de tratamento de águas residuais, prestando um serviço de qualidade que consiga, em simultâneo, contribuir para o desenvolvimento da Região a nível económico, aumentando a qualidade de vida das pessoas e a sustentabilidade dos recursos ambientais.
1.3. MISSÃO, VISÃO E VALORES
Para cumprir os seus objetivos, a AdM tem definidos a sua missão, visão e valores, que se tornam elementos fundamentais tanto à sua organização funcional, como ao planeamento da sua comunicação, ao constituírem a base das mensagens a transmitir a públicos internos e externos.
Missão
Na sua missão a AdM prevê garantir a todos os seus clientes o fornecimento, em quantidade e qualidade, de água para consumo humano, o tratamento de efluentes e a realização de ensaios laboratoriais, através de um serviço que resulta da promoção da melhoria contínua, com a satisfação pessoal e profissional dos colaboradores, numa ótica de sustentabilidade dos recursos naturais e do serviço e promoção do desenvolvimento regional.
Visão
A AdM pretende ser uma organização que opera no setor das águas com os patamares mais elevados no âmbito da qualidade do serviço público prestado.
Valores
Externamente, a AdM contribui para o desenvolvimento sustentado, permitindo satisfazer as necessidades atuais, minimizando os impactos futuros ao nível económico, ambiental e social, promovendo a construção de uma sociedade mais justa e de um ambiente mais limpo.
No que diz respeito aos clientes, a AdM pretende garantir a segurança e fiabilidade do serviço prestado pela mesma a todos os clientes, assegurando o cumprimento dos seus requisitos. É intenção da AdM trabalhar com fornecedores que respeitem as regras de boa conduta nas suas relações comerciais, incluindo as relações com os seus colaboradores e a comunidade. Em relação aos colaboradores, competência, responsabilidade e colaboração mútua são pilares essenciais que suportam a estrutura da AdM. Internamente, rege-se ainda pelos valores éticos de Lealdade e Cooperação, Diversidade e Igualdade de Oportunidades de Emprego e Privacidade.
Lealdade e Cooperação
Para a AdM, o conceito de Lealdade implica não só o adequado desempenho das tarefas que são atribuídas a cada colaborador, o respeito pelos canais hierárquicos apropriados, mas também a transparência e a abertura no trato pessoal com superiores e colegas, no âmbito das disposições normativas aplicáveis.
Os colaboradores devem manter outros colegas, com ligação ao assunto, informados sobre os trabalhos em curso, permitindo-lhes dar o seu contributo. São contrárias ao tipo de lealdade que se espera dos colaboradores a não revelação a superiores e colegas de informação que possa afetar o andamento dos trabalhos, sobretudo com o intuito de obter vantagens pessoais, bem como a demonstração de uma atitude de obstrução.
Os colaboradores que desempenham funções de direção, coordenação e chefia devem instruir os que com eles trabalham de uma forma clara e compreensiva, oralmente ou por escrito.
Diversidade e igualdade de oportunidades de emprego
A AdM empenha-se na diversidade e na igualdade de oportunidade de emprego, respeitando as caraterísticas específicas de cada trabalhador. Confia nas diversas perspetivas de todos os colaboradores para ajudar a Empresa a estabelecer e melhorar as suas relações internas e externas.
Concede igualdade de oportunidades de emprego independentemente da raça, religião, cor, sexo, orientação sexual, nacionalidade, idade, estado civil ou outras caraterísticas protegidas. Isto aplica-se a todos aspetos das decisões de emprego da AdM, incluindo o recrutamento, contratação, colocação, desenvolvimento, promoção, formação, horário, benefícios, compensações e cessação de contrato de trabalho.
Privacidade
A AdM possui uma base de dados com informação pessoal atualizada de todos os colaboradores, não podendo em nenhuma circunstância, presente ou futura, utilizar indevidamente e divulgar esses dados para qualquer fim não previsto internamente. Esta obrigação estende-se após a cessação do contrato dos colaboradores.
1.4. ESTRUTURA INTERNA
Existe uma série de caraterísticas comuns a todas as organizações, entendidas como sistemas sociais constituídos por pessoas que se relacionam entre si. A existência de uma estrutura que sustente a divisão interna de poder e funções é uma delas. Luís Cardoso (1999: 132) salienta que “organizar ou estruturar uma organização consiste em definir que funções competem a cada colaborador, com quem e como se devem relacionar em termos horizontais e verticais”. O organograma representa graficamente os recursos que compõem a estrutura de uma organização, que pode ser constituída por departamentos ou sectores, que têm responsabilidade por diferentes funções. Estes departamentos ou setores relacionam-se entre si, através da comunicação.
Figura 3 – Organograma Fonte: Águas do Mondego
Como consta do Organigrama da AdM (cfr. Figura 3), a Empresa possui três departamentos, estando o Gabinete de Comunicação e Imagem diretamente ligado ao Conselho de Administração, composto por cinco Administradores, sendo um presidente e os restantes vogais. Este Conselho exerce as suas funções por períodos de três anos, podendo ser reeleito. Atualmente, é constituído por:
Presidente: Eng.º Nelson Geada Vogal: Eng.º Paulo Canha Vogal: Eng.º Gabriel Silva Vogal: Eng.º Pedro Laginha
Vogal: Dr. Fernando dos Santos Carvalho (Presidente da Câmara Municipal da Lousã)3
No Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) recai a responsabilidade do planeamento, controlo e gestão financeira da empresa, estando-lhe acometidas as funções relacionadas com a contabilidade, compras, gestão da frota automóvel e recursos humanos e compete a este mesmo departamento assegurar o suporte da atividade da empresa ao nível financeiro.
O Departamento de Exploração (DEXP) é responsável por operar e manter todas as infra-estruturas em plena atividade, de que fazem parte as Estações de Tratamento de Água (ETA); as Captações de água; os Pontos de Cloragem; as Estações Elevatórias e os Reservatórios de água. Em relação ao saneamento de água o DEXP é responsável pelas Estações de Tratamento de Águas Residuais (ETAR); Estações Elevatórias; os Sifões e os Emissários.
Ao Departamento de Planeamento e Obras (DPO) cabe desenvolver e concretizar o planeamento dos projetos e obras a realizar no âmbito do Sistema Multimunicipal do Baixo Mondego-Bairrada. Tal compromisso engloba a conceção e execução de novas infra-estruturas nas vertentes de abastecimento de água e de saneamento de águas residuais, bem como a remodelação e reabilitação de instalações já existentes.
Além do Gabinete de Comunicação e Imagem, onde foi realizado o meu estágio curricular, existe, ainda, o Gabinete do Sistema de Responsabilidade Empresarial (SRE). Este está relacionado com a prática e implementação de regras e normas que permitem à empresa manter a certificação em Qualidade, Ambiente, Segurança e Saúde e Responsabilidade Social. Mesmo não constando no Organigrama a AdM dispõe, também, de um Laboratório (AdMondego LAB), que iniciou a sua atividade há 18 anos, como Laboratório do Controlo de Qualidade dos Serviços Municipalizados de Águas e Saneamento de Coimbra.
Em 2009, foi integrado na AdM, tendo como principal atividade a monitorização dos processos de captação, tratamento e distribuição de águas para consumo humano e tratamento
3
O Presidente da Câmara Municipal demitiu-se do seu cargo de presidente, o que levou a que saísse automaticamente do Conselho de Administração da AdM. Perante isto, a empresa encontra-se à espera de substituto.
de águas residuais, bem como a prestação de serviços de colheita, transporte e análises microbiológicas e físico-químicas, para clientes externos de acordo com os requisitos legais em vigor.
1.5. POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE EMPRESARIAL
A AdM considera que a Qualidade, Segurança, Ambiente e Responsabilidade Social são fatores fundamentais para o desenvolvimento sustentado da sua atividade.
Sendo uma empresa empenhada em cumprir todos os seus objetivos, obteve pela APCER a certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade, Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho e Responsabilidade Social (cfr. Figura 4).
Com esta certificação, viu reconhecido o seu Sistema de Responsabilidade Empresarial que permitirá assegurar a todos os clientes, acionistas, fornecedores e colaboradores a melhoria contínua quanto à segurança das infra-estruturas em exploração, à qualidade da água fornecida e ao respeito normativo ambiental no que concerne ao tratamento de efluentes para rejeição.
Figura 4 – Simbologia da Certificação
Fonte: Águas do Mondego
A atividade da empresa AdM é constituída por um serviço básico fundamental na prevenção da poluição dos recursos híbridos, com uma incidência direta no desenvolvimento local e regional, na saúde pública, na qualidade de vida das populações e na preservação ambiental da Região.
No âmbito da redução dos impactos ambientais, os colaboradores devem ter como objetivos reduzir a produção de resíduos, reutilizar, sempre que possível, os resíduos gerados, segregar
os resíduos segundo a sua tipologia, minimizar as impressões em papel, poupar no consumo de água, utilizar a energia de forma eficiente em todas as suas formas e preservar a floresta reduzindo o consumo de papel.
Em relação à responsabilidade social, são de destaque as preocupações quanto às condições individuais de trabalho e motivação dos colaboradores, além de iniciativas que contam com o envolvimento da comunidade onde a Empresa está inserida.
Na sua Política de Responsabilidade Empresarial a AdM compromete-se a avaliar e promover continuamente a satisfação dos seus clientes e as expectativas dos seus acionistas e outras partes interessadas; avaliar, controlar e minimizar os riscos para a saúde pública associados ao ciclo urbano da água, bem como a segurança dos seus colaboradores contribuindo para a prevenção de lesões, ferimentos e danos para a saúde nos locais de trabalho; avaliar as implicações ambientais da sua atividade, no sentido da prevenção da poluição e da utilização eficiente dos recursos; conceber, construir e explorar as infra-estruturas do sistema multimunicipal, e prestar serviços de ensaios laboratoriais em água e efluentes líquidos, em segurança e de forma ambientalmente sustentável; envolver e promover a participação de todos os colaboradores de modo a garantir o seu compromisso com o Sistema de Responsabilidade Empresarial.
1.6. IDENTIDADE VISUAL
A identidade visual de uma empresa é decisiva para o seu sucesso em todas as áreas. A imagem de uma empresa corresponde a um conjunto de elementos que representa visivelmente um nome, passa uma mensagem e identifica uma empresa ou instituição. Nesses elementos, destacam-se o nome, o logótipo e o slogan. Os objetivos em que se deve fundamentar a sua definição são: “aumentar a lembrança da marca; facilitar a formação de associações de marca fortes, favoráveis e exclusivas; e gerar julgamentos e sentimentos positivos sobre a marca” (Keller et. al., 2005: 91).
Sendo a AdM uma das empresas representantes da Águas de Portugal, a sua identidade visual segue as normas estipuladas para a Holding e para as restantes empresas do Grupo.
1.6.1. Nome
Em relação ao nome de uma empresa, Martins Lampreia(1998: 49) considera a existência de sete categorias: Nome Individual, referente ao fundador da empresa; Associação de nomes em função das pessoas que integram a sociedade inicialmente constituída; Nome Descritivo, onde a atividade da empresa é de imediato deduzido; Nome Abreviado; As Iniciais; Nome Fabricado; e Nome por Analogia.
Tendo por base a tipologia anterior, podemos considerar que o nome Águas do Mondego é do tipo descritivo, já que é fácil deduzir a ligação da Empresa à água e a Coimbra.
1.6.2. Logótipo
O logótipo é o elemento gráfico com maior importância, já que está presente na generalidade dos suportes de comunicação de qualquer tipo de organização, nomeadamente, fardas, impressos, cartas, veículos e instalações. Segundo Lampreia (1998: 49), entende-se por logótipo “o nome da instituição desenhado e colorido de forma única e específica, de modo a tornar-se um sinal de reconhecimento imediato”.
O Manual de Normas especifica todos os elementos sígnicos que compõem o logótipo, desde tipografia a símbolos e códigos de cores, assim como as regras que deverão presidir à sua inserção, ao nível de dimensões e estrutura, entre outros aspetos. O meu objetivo enquanto estagiária da AdM residiu em assegurar a coerência imprescindível a uma imagem sólida e estável, facilmente identificada e reconhecida.
O logótipo da Holding Águas de Portugal constitui a base do respeitante à AdM, mantendo a cromática, com as cores azul e verde a simbolizarem, respetivamente, a Água e a Terra. Globalmente, representa o equilíbrio entre os elementos naturais ar, água e terra.
Figura 5 – Logótipo Águas de Portugal
Fonte: Águas do Mondego
Figura 6 – Logótipo pormenorizado AdP Fonte: www.adp.pt (acedido a 6/12/2011)
No logótipo da AdM foi integrada a representação de um barco, um dos símbolos emblemáticos da cidade de Coimbra, relacionado com o Rio Mondego, denominando-se Barca Serrana do Mondego4. Tal como disse anteriormente, o logótipo da AdM tem como base o da AdP e este facto comprova-se no que diz respeito às cores do logótipo da AdM. Predominam as cores azul e verde, recaindo mais uma vez a ligação da Empresa á Água e ao Ambiente.
Para a imagem da AdM ser facilmente identificada e reconhecida existe um Manual de Normas Gráficas, a que deve ser obedecer a imagem em todos os veículos, instalações e documentação. Todos os documentos devem ser escritos com fonte GIL SANS MT.
4
A Barca Serrana do Mondego era a embarcação utilizada pelo povo, em tempos mais antigos, para o comércio. O povo utilizava o Rio Mondego para se deslocar de aldeia em aldeia.
Figura 7 – Logótipos Águas do Mondego Fonte: Águas do Mondego
1.6.3. Slogan
Muitas são as empresas reconhecidas através do seu slogan, para isto é necessário que o mesmo seja atrativo e fácil de memorizar.
“Além de breve, claro, conciso e de fácil memorização, um slogan deve ser sempre positivo.” (Lampreia, 1998: 53).
O slogan da AdM é “Vamos dar à nossa água a qualidade deVida”. O uso da palavra água remete imediatamente para a ligação fundamental da Empresa a este recurso natural. A referência à qualidade dessa mesma água sublinha o seu principal objetivo, de obter e fornecer a água com máxima qualidade, própria para consumo.
A palavra “DeVida” pode ser interpretada de duas formas no slogan: no sentido de qualificar a água como de qualidade adequada; se dividida, significa também a qualidade de vida que a água tratada e distribuída pela AdM assegura a quem a consome.
Este slogan permite, então, transmitir o conceito da empresa, assim como confiança aos seus públicos.
1.7. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Podemos considerar comunicação uma conversa informal entre duas pessoas, mas também a podemos associar a uma campanha publicitária ou a um discurso em público. Para Joaquim Caetano e Luís Rasquilha (1998: 20), “comunicar é pôr em comum uma informação, é partilhar uma opinião, um sentimento, uma atitude, um comportamento. Tudo isto, frequentemente, com o objetivo de convencer, persuadir (de mudar de opinião, adoptar um comportamento diferente.)” Assim, a comunicação entre seres humanos reside na partilha e na intercompreensão mútua.
Para comunicar é necessário uma fonte ou emissor, uma mensagem, um destinatário e um suporte que leve a mensagem até ao receptor. Se a comunicação existir apenas em um sentido é denominada de unidirecional. No entanto, a eficácia de uma mensagem apenas é comprovada quando existe feedback, que nos faz perceber que a nossa mensagem foi ouvida e que obtivemos uma resposta, independentemente de ser positiva ou negativa.
Segundo Joaquim Caetano e Luís Rasquilha (1998: 26), “a atividade de comunicação deverá ser exercida não só na empresa mas também fora dela”.
Assim, a comunicação organizacional tem como objetivos produzir aceitação perante os seus públicos. Porém, é necessário um controlo da informação de modo a evitar perdas e obter benefícios.
Na AdM toda a informação passa pelo C&I, uma vez que existe a preocupação de comunicar internamente, promovendo a cumplicidade entre todos os colaboradores. A nível externo a AdM procura criar e reforçar uma notoriedade positiva. As relações internas e externas obedecem a alguns princípios básicos, que visam assegurar a sua boa imagem.
Um desses princípios diz respeito ao Segredo Profissional. A informação da AdM cuja divulgação possa prejudicar os interesses da Empresa, é considerada património da mesma, pelo que todos os colaboradores estão obrigados ao dever de sigilo e confidencialidade não podendo revelar essa informação em circunstância alguma.
Outro dos princípios respeita ao relacionamento com órgãos de comunicação social, os colaboradores não podem conceder entrevistas ou fornecer informações que se prendam com a atividade e imagem pública da AdM, que não estejam ao dispor do público em geral, por iniciativa própria ou a pedido, sem que, para qualquer dos casos, tenham obtido autorização. Da mesma forma que, qualquer colaborador está expressamente proibido de comunicar unilateralmente informação sobre a empresa, sem que esteja mandatado pela Administração. A informação é transmitida, a nível externo e interno, através de:
- Suportes Informáticos (site AdM, Newsletter Online, e-mails); - Publicidade (Outdoors, flyers, folhetos, cartazes);
- Participação em eventos do ramo, como foi o caso do ENEGA – Encontro Nacional de Entidades Gestoras de Água e Saneamento;
- Outros meios e suportes, nomeadamente nos media.
1.8. ANÁLISE SWOT
A análise SWOT diz respeito à apresentação dos aspetos que diferenciam uma empresa da concorrência. Para isto, é necessário avaliar quais os pontos favoráveis e os desfavoráveis da empresa em questão. A sigla deriva de palavras que estão relacionadas com este conceito:
Strength - Forças; Weaknesses - Fraquezas; Opportunities - Oportunidades; Threats-
Ameaças.
Trata-se de um diagnóstico que se apresenta “sob a forma de dois quadros, um para as forças
e fraquezas da empresa, e outro para as oportunidades e ameaças, identificadas ao longo da análise de mercado e da concorrência” (Lindon et. al. 2008: 451). O seu objetivo prende-se com a análise da organização, principalmente, dos fatores internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças), que garantirão o sucesso ou insucesso da mesma no mercado.
Para a elaboração do quadro seguinte, tive em conta o Plano de Comunicação feito pela AdM para 2011 e o Relatório de Contas do mesmo ano.
Um dos aspetos mais fortes no âmbito da AdM diz respeito à qualidade da água do Rio Mondego. Esta qualidade facilita em muito a atividade organizacional, implicando a preocupação com a sua manutenção e a preservação do ambiente.
Sendo a AdM uma empresa relativamente recente, tem a hipótese de alargar o seu sistema a mais munícipios, o que pode levar a uma expansão económica e social ao longo dos próximos anos.
Em relação aos pontos fracos, o mais relevante é, sem dúvida, a limitação orçamental. Ao longo do estágio, foram várias as estratégias que não puderam ser realizadas devido a tal problema. O agravamento dos fatores ambientais e a possibilidade de surgirem novas empresas do setor, em conjunto com a crise socioeconómica atual destacam-se, a meu ver, como principais ameaças.
Pontos Fortes Pontos Fracos
- Origem da água de muito boa qualidade; - Fornecimento de água de melhor qualidade na região;
- Infra-estruturas recentes e remodelação de algumas já existentes, o que leva a uma melhor qualidade de serviços;
- Adesão dos municípios acionistas ao PEAASAR5;
- Preocupação ambiental, através da melhoria de infra-estruturas referentes a saneamento de águas residuais.
- Limitação Orçamental;
- Aumentos do custo de alguns serviços; - Impacto negativo sobre as populações durante as obras;
- Imagem da empresa, ainda pouco reconhecida, devido a ser uma empresa recentemente criada;
Oportunidades Ameaças
- Possibilidade de alargamento do sistema; - Responsabilidade social e ambiental em relação ao saneamento.
- Agravamento dos fatores ambientais; - Crise Socioeconómica do País; - Eventual concorrência futura. Quadro 1 – Análise SWOT – Águas do Mondego
Capítulo 2
O Estágio
O estágio decorreu no Gabinete de Comunicação e Imagem (C&I) da empresa Águas do Mondego, durante três meses, tendo tido início a 5 de Setembro de 2011.
O C&I está sob a responsabilidade direta do Presidente do Concelho de Administração, o que leva a que toda a informação elaborada no gabinete deva ser revista e assinada pelo Administrador da AdM.
Este gabinete era constituído apenas por uma responsável que geria tudo o que dizia respeito à comunicação da AdM. Pouco tempo antes de o estágio começar a responsável pelo gabinete e minha tutora elaborou um Plano de Estágio (crf. Anexo II) com base num que eu própria havia delineado previamente. O Plano de Estágio criado pela minha tutora fundamentou-se também no Plano de Comunicação da AdM para o ano 2011. O Plano de Estágio final, posteriormente aprovado pela Administração da Empresa, estava divido em cinco áreas, cada uma delas com atividades a realizar em datas igualmente definidas.
No meu primeiro dia, foi-me explicado o funcionamento interno da Empresa, conheci os diferentes departamentos e colaboradores da mesma e tive ainda uma sessão de boas vindas, em que me foi tudo explicado mais pormenorizadamente. O facto de ser um primeiro contacto com uma Empresa fez-me sentir inquieta e apreensiva, contudo, com o passar do tempo fui-me adaptando e consegui cumprir todas as tarefas que fui-me estavam destinadas.
Tudo isto me ajudou a entender que é necessário ser polivalente e ter alguma capacidade de adaptação para conseguir realizar todas as atividades nas datas previstas e com qualidade. Com o passar dos dias fui-me sentindo cada vez mais à-vontade o que me ajudou bastante na realização, com sucesso, de todas as tarefas.
2.1. OBJETIVOS
Sendo a primeira vez que integrava uma organização como colaboradora (estagiária), cheguei à AdM com uma vontade enorme de aprender e de pôr em prática o que havia aprendido ao longo dos três anos.
Além da conclusão da Licenciatura, tinha como um dos principais objetivos conseguir realizar plenamente todas as tarefas que me fossem destinadas, aplicando conhecimentos antes adquiridos. Visava, também, conseguir adaptar-me às normas da Empresa, procurando obter informação sobre a mesma e respeitando as orientações e solicitações superiores.
Elaborar propostas que merecessem aceitação e viessem a ser adotadas pela AdM constituía, talvez, o objetivo mais ambicioso.
2.2. ESTRATÉGIAS
A minha principal estratégia residiu em agir de um modo natural, sendo simpática e responsável em tudo o que fizesse ao longo do estágio.
Segundo Caroline Black (2001: 37-41), para ser um bom profissional de Relações Públicas, é necessário ser um bom comunicador, ter sentido de humor, ser calmo mesmo sob pressão, criativo, organizado, ter vontade de aprender, ter curiosidade, ser simpático, seguro e íntegro. A experiência na AdM consciencializou-me da importância de tais qualidades para exercer esta profissão. Ser Relações Públicas não implica só ser simpático, mas, sobretudo, estar preparado para todo o tipo de situações, aspeto que fui desenvolvendo ao longo do estágio.
2.3. CRONOGRAMAS
Para melhor organizar e planear as tarefas a realizar durante o estágio, elaborei quatro cronogramas, cada um referente a um mês de estágio.
Atividades Realizadas 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Atualiz ação do Site
Clipping
C omunicação Exte rna C omunicação Inte rna Educação Ambie ntal Parce ria AdM - Parque Biológico Pre paração de Exposiçõe s e Eve ntos Re uniõe s com e ntidade s das parce rias
Visita a Infra-Estruturas
2.3.1. Setembro
No início deste primeiro mês de estágio a minha atividade baseou-se sobretudo em observar e, devido a alguma insegurança que sentia, em ir colocando dúvidas sobre determinadas tarefas. Porém, fui entendendo melhor o funcionamento do C&I e sentindo cada vez mais à vontade, adaptando-me muito facilmente, com a ajuda de todos, às rotinas e atividades do Gabinete. Durante este mês, o meu trabalho consistiu, maioritariamente, na organização do Clipping e na criação de cartazes, ainda que tenha desenvolvido outras atividades diferentes.
Quadro 2 – Cronograma de setembro
2.3.2. Outubro
No mês de outubro já me sentia, sem dúvida, integrada na empresa e penso que isso se manifestou no desempenho das tarefas que me estavam destinadas.
Como anteriormente, realizei várias tarefas, contudo sentia um maior à vontade e menos dúvidas, o que me fez sentir uma maior criatividade na criação de alguns cartazes, por exemplo.
A visita a infra-estruturas também me ajudou a perceber o modo de funcionamento da Empresa fora das instalações da ETA da Boavista.
Neste mês, o mais relevante para mim relacionou-se com a inauguração da exposição promovida pela AdM em parceria com a empresa Águas de Coimbra, que me levou a um
Fins de Semana/ Feriados Atividades Realizadas
Atividades Realizadas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Acompanhame nto de visitas
Atualiz ação do Site
Clipping
C omunicação Exte rna C omunicação Inte rna Educação Ambie ntal Elaboração de kits de Acolhime nto
Manual de C rise Imauguração de e xposiçõe s Re uniõe s com e ntidade s das parce rias
Visita a Infra-Estruturas
contacto mais direto com jornalistas, percebendo melhor o modo de promover e organizar um evento. No âmbito deste evento, foi-me solicitada a elaboração de uma publireportagem. Foi o mês em que apresentei a proposta da elaboração de um Manual de Crise, que já estava referida no Plano de Estágio.
A minha tutora na Empresa aceitou desde logo as minhas propostas, acompanhando-me, o que me ajudou a ter cada vez mais à-vontade e gosto em realizar tarefas e em aprender.
Quadro 3 – Cronograma de outubro
2.3.3. Novembro
Este foi, praticamente, o meu último mês de estágio. Ao longo deste mês, propus-me elaborar um Clipping impresso, que ficaria arquivado para consulta de todos os colaboradores da AdM. Mais uma vez, a minha ideia foi aceite com toda a simpatia e disponibilidade da Dr.ª Lisete Oliveira.
Foi-me, também, sugerido que elaborasse o Plano de Comunicação referente ao ano de 2012, tarefa que aceitei com agrado.
Fins de Semana/ Feriados Atividades Realizadas
Quadro 4 – Cronograma de novembro
Quadro 5 – Cronograma de dezembro
2.3.4. Dezembro
Nos poucos dias deste mês, salientou-se a entrega de alguns documentos, como o clipping, além da despedida relativamente a uma equipa em que fui muito bem acolhida.
2.4. ATIVIDADES REALIZADAS
Mais ou menos importantes, todas as atividades realizadas durante o estágio foram colocadas nos cronogramas mensais. De seguida, procurarei descrevê-las inserindo-as em cada uma das vertentes definidas no Plano de Estágio elaborado pela Empresa, respeitando a seguinte ordem: Assessoria de Imprensa, Comunicação Interna, Comunicação Institucional, Educação Ambiental, Patrocínios/Parcerias, outras atividades desenvolvidas pontualmente e, por último, as propostas apresentadas à AdM.
Atividades Realizadas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Acompanhame nto de visitas
Atualiz ação da Base de Dados Atualiz ação do S ite
Clipping
C omunicação Exte rna C omunicação Inte rna Educação Ambie ntal
Manual de C rise Plano de C omunicação Re uniõe s com e ntidade s das parce rias
Visita a Infra-Estruturas
Atividades Realizadas 1 2 3 4 5 Atualiz ação do site
Clipping
Comunicação Inte rna
Fins de Semana/ Feriado
Fins de Semana/ Feriados Atividades Realizadas
2.4.1. ASSESSORIA DE IMPRENSA
Um RP deve sempre conseguir realizar diversas técnicas de comunicação, desde a elaboração de um clipping a um guia de acolhimento. Uma das vertentes do curso de Comunicação e Relações Públicas é a Assessoria de Imprensa.
O objetivo da Assessoria de Imprensa é dar à imagem a possibilidade de construir uma imagem positiva junto da comunicação social e por, consequente, os públicos atingidos por esses meios.
Perante isto, as funções de um RP podem dividir-se em duas grandes áreas, sendo elas a comunicação em si e o controlo da comunicação.
Em relação à comunicação em si, podemos falar da comunicação que parte da empresa, ou seja, é da competência da empresa “(…) elaborar e fornecer toda a informação aos orgãos de comunicação social, através dos meios que dispõe (contactos pessoais, comunicados, conferências de imprensa, etc.), bem como prestar-lhes todos os esclarecimentos que lhe forem pedidos”. (J. Martins Lampreia, 1999: 69).
No que diz respeito ao controlo da comunicação, a empresa deve controlar e analisar toda a informação vinda dos órgãos de comunicação social e proceder ao respetivo arquivamento. No C&I o contacto com a imprensa foi uma das áreas com alguma relevância durante o estágio. Cada vez que existia algo de importante referente à empresa o C&I tinha como função criar e ceder suportes, como comunicados de imprensa e informações de agenda.
Clipping
O Clipping tem como principal finalidade a avaliação da informação divulgada na imprensa sobre determinada empresa, ajudando-a a perceber a opinião pública. Para Carvalho e Reis (2009: 22), um Clipping é definido como “uma compilação de todas as matérias publicadas na imprensa sobre o cliente da Assessoria de Imprensa”.
A AdM mantém-se atenta a todo o tipo de informação mediática sobre si mesma ou acerca dos vários temas a que está diretamente associada, como a água e o ambiente.
Assim, e sendo a organização muito importante no funcionamento do gabinete, o meu primeiro dia de estágio destinou-se à organização de notícias que não tinham sido arquivadas. Isto levou algum tempo, porém depois tornou-se mais fácil a sua organização, já que fui arquivando todas as notícias que surgiam no próprio dia.
Diariamente era feita uma análise dos meios de comunicação subscritos pela Empresa. A nível regional, a AdM recebe diariamente os dois diários de Coimbra, As Beiras e Diário de Coimbra, e, semanalmente, o Campeão das Províncias. Subscreve, também, os jornais de cada município a que está associada e alguns jornais diários nacionais, como o Público ou o Jornal de Negócios.
Em termos de revistas, a Empresa recebe a Revista C, de caráter regional e a Água e Ambiente, que é de caráter nacional e aborda temas como a água, o ambiente e outras empresas relacionadas com estes mesmos temas.
Uma das minhas funções era, então, o levantamento de todas as notícias relacionadas com a empresa e o arquivamento das mesmas (cfr. Anexo III). Esse mesmo arquivamento era feito num dossiê de imprensa, criado pela AdM, que poderia ser consultado sempre que assim se justificasse.
O mesmo acontecia com publicidades na imprensa, também arquivadas no mesmo suporte para consulta. O arquivo estava dividido por temas, sendo assim mais fácil a sua organização.
Comunicados de Imprensa
Um comunicado de imprensa utiliza-se para divulgar algo importante à imprensa. Martins Lampreia define-o como “contar um facto, redigido sob a forma de notícias, a fim de facilitar a tarefa do jornalista que, ao recebê-lo na redação, normalmente está assoberbado de trabalho” (1999: 97).
Um Comunicado de Imprensa pode ser redigido sob a forma de notícia, estruturando-se em título, lead e corpo. O título deve ser direto e conciso. O lead, por sua vez, deve responder às perguntas O quê?, Quem? Onde? Quando?, num máximo de 25 palavras. Por fim, o corpo da notícia constituiu o desenvolvimento do que foi dito no lead.
Na AdM, a elaboração de Comunicados de Imprensa era, também, uma das minhas funções, como aconteceu na Inauguração do Coimbra Gota a Gota, por exemplo (cfr. Anexo IV). No início foi-me explicado o modo de funcionamento em relação ao contacto com a imprensa. Em primeiro lugar era feita e enviada uma informação de agenda com informação referente à data, hora e local do acontecimento, e um texto que desse uma ideia do que iria suceder. Após o envio da informação de agenda, eram feitos comunicados de imprensa. Estes continham um texto mais extenso e com mais informação que permitisse aos jornalistas escrever uma notícia sobre o tema. Após a impressão, estes eram entregues aos jornalistas presentes no local no dia do acontecimento. Concluído o evento, eram atualizados os comunicados de imprensa, quando necessário, e enviados aos jornalistas que não tinham estado presentes.
2.4.2. COMUNICAÇÃO INTERNA
O público interno deve ser o primeiro a ter em conta na política de comunicação de uma empresa. Se existirem falhas graves na comunicação com e entre colaboradores, será muito difícil conseguir criar e manter uma imagem positiva junto do público externo.
Anteriormente, as empresas investiam muito em comunicação direcionada para público externo, esquecendo-se do público interno. Para Lindon et. al., trata-se de “uma falha grave, na medida em que os públicos internos são um veículo de divulgação externa e, caso não sejam envolvidos, podem assumir essa função pela negativa” (2008: 359). As empresas devem motivar e promover ações que agradem aos seus colaboradores, permitindo um melhor relacionamento entre todos os que fazem parte da empresa.
A comunicação interna foi uma das áreas em que mais atividades realizei, quer no âmbito da conceção de suportes, quer na organização e gestão de uma campanha de sensibilização e eventos.
Newsletter Trimestral
A AdM edita trimestralmente uma Newsletter, dirigida a todos os colaboradores. Este suporte incluí notícias referentes a ações ou eventos realizados pela Empresa e fotografias dos mesmos. Contempla, ainda, um espaço dedicado aos aniversários dos colaboradores e uma pequena dica que versa sobre a preservação ambiental.
Uma das primeiras atividades que desenvolvi na área da comunicação interna, consistiu em apoiar a elaboração da Newsletter (cfr. Anexo V), selecionando e escrevendo algumas das notícias, o que me permitiu ter conhecimento de alguns factos relevantes sobre a AdM.
Campanhas de sensibilização
Sendo a AdM uma empresa preocupada com a rentabilização dos recursos naturais, foram realizadas campanhas internas de sensibilização para a preservação dos recursos hídricos, a rentabilização energética e a reciclagem de resíduos sólidos.
Numa primeira fase, foi-me pedido que criasse um desdobrável sobre o uso racional da água, associado ao Dia Nacional da Água, 1 de Outubro, a ser entregue aos colaboradores com o seu vencimento (cfr. Anexo VI).
Para o efeito, procedi à recolha de imagens referentes ao tema. Em seguida, produzi o folheto no Microsoft Publisher, ilustrado com algumas das imagens recolhidas e com os logótipos devidos. Optei por integrar dicas que pudessem ser seguidas em casa, de modo a uma melhor rentabilização da água. Acrescentei, ainda, um breve texto alusivo ao Dia Nacional da Água, explicando como surgiu esta efeméride. Após os ajustes feitos pela responsável do gabinete, procedi à impressão e dobragem dos folhetos, que foram incluídos com o recibo de vencimento dos colaboradores.
Ainda em relação à campanha do uso racional da água, criei alguns cartazes a afixar pela Empresa (cfr. Anexo VII). Após uma pesquisa de imagens referentes à água, concebi alguns cartazes no Photoshop, aliando frases a algumas imagens selecionadas, de forma a captar a atenção dos colaboradores da Empresa. Finalizados os cartazes, afixei-os nas zonas onde mais se utilizava água, como as casas de banho e as copas.
Para a campanha de sensibilização para o consumo eficiente das energias, apenas me coube a criação de dísticos (crf. Anexo VIII). Após recolher imagens, concebi um único design, com o ícone de uma lâmpada, cores atrativas e uma frase simples. Depois de os ter plastificado, procedi à sua afixação junto de todos os interruptores existentes na empresa.
O facto de a AdM ser uma empresa particularmente preocupada com o ambiente justificou a realização de uma campanha de sensibilização para a reciclagem de resíduos sólidos. O C&I, em colaboração com o SRE, decidiu criar novos cartazes, que deveriam substituir os existentes, conseguindo maior eficácia no apelo à separação de resíduos
Os cartazes a conceber deveriam, então, ser atrativos, captando a atenção dos colaboradores. Para tal, procedi mais uma vez à recolha de imagens, com algumas das quais compus cartazes em formato A4 (cfr. Anexo IX). Após a sua plastificação, foram afixados junto dos ecopontos existentes na AdM.
Correio Eletrónico
Todos os colaboradores da AdM possuem uma conta de correio eletrónico, a que podem aceder através do Microsoft Outlook, constituindo um meio de comunicação muito útil quando é necessário transmitir informações simples e de forma rápida.
Ao longo do estágio, redigi e enviei por e-mail algumas mensagens destinadas referentes a ações internas e externas, campanhas de sensibilização, notícias ou outro tipo de informação que a responsável pelo Gabinete considerou importantes (cfr. Anexo X).
Eventos e ambiente interno
Outra das minhas atividades durante o estágio consistiu em colaborar na organização de um evento interno. À semelhança de outros que o C&I realiza, teve como objetivo promover um melhor relacionamento entre colaboradores, permitindo a convivência entre todos.
O evento que ajudei a organizar foi o Dia de São Martinho. Para este evento, foi necessária a pesquisa de preços para as castanhas, tarefa concretizada por mim e pela minha tutora em superfícies comerciais. Depois da compra das castanhas, tratámos do local onde seriam preparadas.
Também para este evento, coube-me a criação de um cartaz a afixar nas instalações da AdM (cfr. Anexo XI). Para isto, necessitei mais uma vez de pesquisar imagens referentes ao dia a comemorar. Após ter encontrado a imagem ideal, optei por elaborar um cartaz em formato A4, que afixei nas instalações da AdM.
No dia do Magusto, apenas foi necessário preparar o espaço onde todos se iriam reunir e garantir que nada faltasse. Procedi, também, à recolha de fotografias (cfr. Anexo XII) que seriam utilizadas na Newsletter e para arquivar.
Quase no final do estágio, participei, ainda, na decoração de Natal da AdM. Esta função está, também, destinada ao C&I, que se preocupa em manter um ambiente harmonioso nas instalações. Para este fim, foram decoradas três árvores de Natal que, posteriormente, foram expostas em algumas das entradas da AdM.
Base de dados
Uma atividade que surgiu ao longo do estágio residiu na atualização da base de dados da AdM, tarefa que aceitei com todo o agrado.
Feita em tabelas do Microsoft Excel, a AdM tinha a base de dados desatualizada e com carência de informação e contactos.
Para esta atualizão foi necessário recolher informação sobre todos os contactos pretendidos, tornando-a numa tarefa minuciosa, que requeria muita atenção, a fim de evitar erros futuros.
Sem dúvida, que se torna útil uma base de dados numa empresa como a AdM, visto que existe uma maior facilidade na comunicação com outras entidades.
2.4.3. COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
A comunicação institucional está direcionada a todos os públicos fora da organização, o que leva a que esteja associada à imagem pública de uma empresa. Como Lindon et. al. (2008: 355) referem, “a imagem de uma empresa é o resultado de múltiplas ações de comunicação e desempenha um papel fundamental na prossecução dos seus objetivos comerciais”.
Durante o estágio, foram algumas as atividades que realizei no âmbito da Comunicação Institucional. Um dos meios da empresa se dar a conhecer a nível externo é através do Site AdM (www.aguasdomondego.com). Uma das principais falhas que o site tinha era a falta de informação sobre as várias instalações, tanto a nível de saneamento como de abastecimento de água.
A minha tarefa foi a de atualizar o site, colocando imagens e textos sobre cada uma dessas instalações. Porém, para a realização desta tarefa houve alguns problemas com o Backoffice do site, que me impedia de publicar os textos e as imagens. Ao fim de alguns dias, a situação acabou por ser resolvida, dando-me a hipótese de concluir a atividade.
Outra das minhas tarefas referentes ao site foi a de publicar artigos sobre as atividades da Empresa na secção de Notícias do site. Este permite também aos visitantes subscreverem a
Newsletter Digital, através da inserção dos seus endereços de correio eletrónico, pelo que
também selecionei as notícias a colocar neste suporte, assim como formatar e enviar para todos os contactos. O envio nunca era feito sem primeiro serem feitos testes com o objetivo de verificar se tudo estava correto e formatado da melhor maneira.
Ainda a nível institucional, redigi uma publireportagem para publicação num guia gastronómico editado pelo Diário de Coimbra (cfr. Anexo XIII).
Uma publireportagem é considerada uma publicidade em forma de reportagem, que tem como objetivos promover algo ou dar a conhecer. Assim, e com a finalidade de promover a Empresa, a minha atenção centrou-se em criar um texto que associasse a água à saúde e à
alimentação. Após a elaboração do texto e de estar corretamente formatado, foi enviado para o Diário de Coimbra.
Ao longo do estágio, foram sempre surgindo pequenas tarefas que, de um modo ou de outro, estão também associadas à Comunicação Institucional da AdM.
2.4.4. EDUCAÇÃO AMBIENTAL
Numa empresa com grande responsabilidade social e influência no meio em que se insere, torna-se essencial dirigir aos seus públicos uma comunicação com vista à preservação do ambiente. As empresas devem perceber que “a comunicação ambiental adquire tanto maior importância quanto maior for a sua influência e responsabilidade no ecossistema” (Lindon et. al.., 2008: 361). Para uma boa integração por parte da empresa na comunidade é essencial dedicar tempo a pensar numa estratégia para um público específico.
No caso da AdM, este tipo de comunicação é feito através de parcerias, publicidades, apoios a eventos e promoção de eventos. A AdM tem presente a importância da comunicação ambiental, o que leva a que um dos seus maiores objetivos seja a promoção de comportamentos responsáveis. Neste âmbito, uma das principais atividades em que participei ao longo dos três meses constituiu a segunda edição do evento Coimbra Gota a Gota.
Em parceria com o Museu da Água e a AC, a AdM promoveu em 2010 um evento que se tornou um verdadeiro sucesso. Nessa primeira edição do Coimbra Gota a Gota, o principal objetivo era a integração das escolas de 1º ciclo do Concelho de Coimbra. Para isto, cada escola teve que decorar uma gota, como 1,60m, com temas alusivos à água e ao ambiente. Estas gotas, que contaram com a participação de mais de 2.000 crianças, estiveram expostas no Parque Dr. Manuel Braga em Coimbra e foram sujeitas a votação. Durante um período de tempo, todos os visitantes do parque puderam votar na sua gota preferida.
Após o sucesso desta primeira edição, foi tomada a decisão de criar uma segunda edição do evento. A ideia era a conceber uma exposição onde fosse possível mostrar as 40 gotas decoradas, criando ainda um local onde as crianças pudessem pintar outra gota e ter atividades referentes à água e ao ambiente (cfr. Anexo XIV).
Numa primeira fase, tivemos uma reunião com a AC, de modo a decidir como agir e como decorar o espaço. Ficou, então, decidido o local da exposição e como estaria disposto o espaço para as crianças.
Após esta reunião, foi feito um contacto com os lojistas do centro comercial escolhido, a fim de fazer algumas parcerias. Estes lojistas tinham a oportunidade de promover os seus produtos alusivos à água, saúde e ambiente de modo gratuito.
Uma das minhas principais tarefas neste evento foi a criação de cartazes para o espaço central da exposição (cfr. Anexo XIV). Para estes cartazes, foram utilizadas imagens de livros da AC. Porém, foi necessário trabalhar e criar imagens de acordo com os cartazes e temas em questão. Para isto, utilizei mais uma vez o Photoshop, o que me facilitou a concretização da tarefa.
Decidi fazer os cartazes em folhas A4, que seriam expostas nas vitrines do espaço. Após a conclusão dos cartazes e a impressão dos mesmos, cortei-os na guilhotina.
Estando esta atividade associada diretamente a crianças, foi necessária alguma criatividade da minha parte, com o objetivo de conseguir criar cartazes que os atraíssem.
Após a decoração do espaço, foi necessária a elaboração de informações de agenda e de comunicados de imprensa a serem entregues no dia da inauguração, Dia Nacional da Água. Nesse mesmo dia, a minha tarefa consistiu em fazer o registo fotográfico da conferência de imprensa e acompanhar algumas crianças presentes.
Como a exposição teve a duração de um mês, foi necessária a criação de um cartaz de maiores dimensões. Esse mesmo cartaz teria de ocupar uma das paredes da sala de exposições, a fim de as crianças poderem pintar sobre ele. Esta foi uma atividade muito enriquecedora para mim, que me permitiu entender a principal atividade da AdM em relação à Educação Ambiental.
2.4.5. PATROCÍNIOS/ PARCERIAS
A AdM tenta manter parcerias e patrocinar eventos associados à sua área, neste caso, a água e o ambiente.
Logo no início do estágio, foi-me dito que a AdM tinha assinado, recentemente, um protocolo de parceria com o Parque Biológico da Serra da Lousã (PBSL). Uma das primeiras tarefas que me foi destinada consistiu na escrita de uma notícia a colocar no site, sobre essa mesma parceria (cfr. Anexo XV).
Desde logo, fui acompanhando todo o processo e participei em reuniões entre a AdM e os responsáveis pelo Parque. Após estas reuniões, ficou definido que seriam feitos cartazes em A3 com formato de gota e que, posteriormente, esses cartazes seriam afixados no PBSL. A minha tarefa foi, então, a criação desses cartazes. Numa fase inicial, pesquisei imagens, que selecionei, e escrevi textos sobre a água e o ambiente. Esses textos foram, também, colocados nos cartazes, de modo a que os mesmos transmitissem informação útil e que tivessem um caratér didático para com as crianças e adultos.
Após alguns ajustes feitos pela minha tutora, os cartazes foram enviados para o PBSL, que se responsabilizou pela impressão dos mesmos (cfr. Anexo XVI).
2.4.6. OUTRAS ATIVIDADES
Além das tarefas previstas no Plano de Estágio, ainda desenvolvi outras funções que me foram solicitadas, pontualmente, ao longo dos três meses: Folheto de Obras e Guias de Visitantes.
Em relação ao folheto de obras, foi-me solicitado pelo SRE que elaborasse um folheto que seria utilizado nas obras da Empresa, a fim de evitar acidentes de trabalho. Para a sua criação, usei o Microsoft Publisher. Optei por um desdobrável, onde constassem as normas existentes para a prevenção de acidentes (cfr. Anexo XVII).
A realização de visitas à AdM levou à criação de Guias de Visitantes destinados a cada uma das instalações. Procedi a uma seleção de imagens das infra-estruturas para cada um dos guias
(cfr. Anexo XVIII). Continham ainda informação verbal sobre cada uma das instalações, o que se tornou essencial para os visitantes.
2.4.7 PROPOSTAS
Manual de Crise
As crises podem surgir em diversas situações, sendo natural que uma empresa ao longo da sua existência passe por momentos menos bons. Uma das funções de um RP é intervir em situações de crise.
Uma crise é, então, um acontecimento negativo e inesperado que afeta a empresa. Este mesmo acontecimento poderá levar a um sentimento de desconfiança e de insegurança perante os públicos da empresa.
Perante isto, uma das minhas propostas foi a elaboração de um Manual de Crise acessível e de fácil acesso em caso de crise (cfr. Anexo XIX). Tentei elaborar um Manual de Crise coerente e com alguma informação essencial sobre a Empresa, tal como possíveis situações de crise e contactos importantes. Concluído o Manual de Crise, o mesmo foi aceite e adotado pela Empresa.
Plano de Comunicação
Um Plano de comunicação tem como objetivo criar uma base de informação útil, definindo o que a empresa poderá usar para evoluir. Segundo Black (2001: 62), para elaborar um Plano de Comunicação “o ponto de partida é fazer uma autoanálise rigorosa”, o que faz com que seja necessário avaliar a atuação da empresa e perceber o que se pode fazer para melhorar a imagem da mesma.
Na AdM, a elaboração de um Plano de Comunicação é uma das funções do C&I. Assim, todos os anos é feito um Plano de Comunicação onde são expostas ideias a concretizar no ano seguinte, contando já com uma estimativa em relação a orçamentos.
Uma das dificuldades com que me deparei ao longo do estágio foi o limite de orçamento. Devido às dificuldades sócio-económicas existentes atualmente, o C&I via-se muitas vezes limitado em termos monetários, havendo, porém, sempre uma forma de ultrapassar esses constrangimentos. Muitas das vezes, foram repensadas ideias, o que se torna positivo, já que leva a mais criatividade e menos gasto.
Para a elaboração do Plano de Comunicação para 2012 (cfr. Anexo XX), e tendo sempre em conta os limites de orçamento, tentei promover um pouco todas as áreas de atuação da AdM através de recursos e suportes acessíveis. Numa primeira fase, optei por caracterizar a Empresa e, numa segunda fase, explicitei as minhas ideias para a promoção da AdM em 2012. Este Plano de Comunicação foi aceite e adotado para utilização por parte da Empresa, podendo ainda vir a ser melhorado.
Clipping Impresso
A terceira proposta que apresentei durante o estágio residiu na conceção e organização de um
clipping impresso, que permitisse um acesso fácil por parte de todos os colaboradores.
Na AdM, o clipping era arquivado de modo digital, através de uma tabela que contém um link para a respetiva notícia. A minha ideia foi, então, a de mudar um pouco o aspeto do clipping digital, criando uma tabela diferente e inserindo a imagem na mesma página, facilitando assim a sua consulta.
Decidi elaborar um clipping impresso (cfr. Anexo XXI) para cada um dos meses de estágio, fazendo uma capa para cada um deles. O clipping impresso foi arquivado no Gabinete, onde estará disponível para consulta.
REFLEXÃO FINAL
A conclusão da Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas constituía o meu principal objetivo. Para conseguir cumprir este objetivo, dediquei-me intensamente ao estágio no Gabinete de Comunicação e Imagem da empresa Águas do Mondego. O trabalho desenvolvido neste contexto organizacional foi, sem dúvida, diversificado e útil para aplicar e aprofundar conhecimentos técnicos e compreender como agir perante determinadas situações. Desde a assessoria de imprensa, à comunicação institucional, passando pela organização de eventos, tudo o que envolvesse a imagem da empresa passava por este gabinete.
Perceber o modo de atuação da empresa, quais as normas e regras pelas quais se rege foi essencial para o meu crescimento e preparação para uma futura integração no mercado de trabalho. A AdM é, sem dúvida, uma entidade preocupada e dedicada à responsabilidade social, sendo uma grande empresa da Região.
Uma das dificuldades que antevi estava relacionada com o facto de ir integrar uma empresa relacionada com um setor que me era desconhecido. Porém, com as visitas feitas a infra-estruturas e algumas explicações dadas pela minha tutora na organização, as primeiras semanas foram suficientes para perceber o seu modo de funcionamento e aprender os nomes técnicos que passaram a fazer parte do meu dia-a-dia na Empresa.
A minha rotina na AdM era sempre diversificada, havendo uma adaptação da minha parte ao que me era pedido. Por vezes, apesar de estar a realizar determinada tarefa, tinha de me concentrar noutras de caráter mais urgente. Toda esta diversidade ajudou a que me adaptasse à Empresa e à particularidade de nenhum dia ser igual ao anterior e fez com que percebesse a minha capacidade de adaptação a todas as situações, aprendendo sempre algo de novo.
Durante todo o estágio, senti também dificuldades e houve alguns momentos em que a falta de experiência sobressaiu, deixando-me menos confiante. Saliento, a este propósito, os problemas que a escrita de notícias comportou numa fase inicial, superados graças ao apoio interno e aos conhecimentos adquiridos ao longo dos três anos de Curso.
Finalizado o estágio, admito ser crucial o contacto com outras pessoas da área da Comunicação que, no caso das que integram a AdM, me transmitiram experiência.
No entanto, sem base empírica, metodológica e teórica teria sido impossível realizar as tarefas com a mesma qualidade ou aptidão. Ao longo destes três meses foram surgindo novas ideias, o que me deu a hipótese, também, de apresentar novas propostas e de as realizar.
Sendo a licenciatura em Comunicação e Relações Públicas tão abrangente, sinto-me satisfeita com o facto de ter realizado um estágio numa empresa que me permitiu explorar as diferentes áreas associadas ao Curso, como assessoria de imprensa, jornalismo e relações públicas. Pela forma como fui recebida e tratada na Empresa, e por toda a motivação que me foi transmitida, penso que o estágio não poderia ter corrido de melhor forma. Sinto que deixei uma marca positiva na AdM, dada a aceitação das minhas propostas e por ter cumprido todas as tarefas nas datas pretendidas.
