Principais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Gerência de Comunicações do
Projeto
Envolve os processos necessários para
garantir a geração, coleta, distribuição,
armazenamento, recuperação e destinação
final das informações sobre o projeto de
forma oportuna e adequada.
Os gerentes de projetos podem gastar um
tempo excesivo na comunicação com a
equipe do projeto, partes interessadas,
cliente e patrocinador.
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 3
Gerência de Comunicações do
Projeto - Processos
Identificar as partes interessadas
– Identificação de todas as pessoas ou organizações
que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes.
Planejar as comunicações
Determinação das necessidades de informações e
comunicações das partes interessadas no projeto.
Distribuir as informações
Colocação das informações necessárias à
disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.
Gerência de Comunicações do
Projeto - Processos
Reportar o desempenho
Coleta e distribuição das informações sobre o
desempenho. Isso inclui o relatório de
andamento, medição do progresso e previsão.
Gerenciar as partes interessadas
Gerenciamento das comunicações para
satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.
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Gerência de Comunicações do
Projeto.
Tem as seguintes dimensões:.
–
Interna e externa
–
Formal e informal
–
Vertical e horizontal
–
Oficial e não oficial
–
Verbal e não-verbal
Gerência de Comunicações do
Projeto
Habilidades de comunicação necessárias:
–
Ouvir ativamente e de modo eficaz
–
Perguntar, investigando ideias e situações
para garantir um melhor entendimento
–
Educar a fim de aumentar o conhecimento
da equipe para que ela seja mais eficaz
–
Lavantar fatos para identificar ou
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Gerência de Comunicações do
projeto
Habilidades de comunicação necessárias:
– Definir e administrar as expectativas
– Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação
– Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes
– Solucionar conflitos para evitar impactos negativos
– Resumir, racapitular e identificar as etapas seguintes
Principais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Identificar as Partes Interessadas
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 9
Identificar as Partes Interessadas
Identifica as pessoas e organizaçoes que
podem ser afetadas pelo projeto.
Documenta informações relevantes
relacionadas aos seus interesses,
envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
É fundamental identificar as partes
interessadas desde o início e analisar seus
níveis de interesse, expectativas, importância e
influência.
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Identificar as Partes Interessadas:
Entradas
Termo de abertura do projeto – já descrito.
Documentos de aquisição
–
Se o projeto for o resultado de aquisição
ou estiver baseado em um contrato, as
partes desse contrato são as principais
partes interessadas. Fornecedores
também são considerados na lista de
partes interessadas.
Identificar as Partes Interessadas:
Entradas
Fatores Ambientais da empresa – já
descrito.
Ativos de processos organizacionais –
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Identificar as Partes Interessadas:
Ferramentas e técnicas
Opinião especializada
Análise das partes interessadas
–
Coleta e análise sistemática de
informações quantitativas e qualitativas
para determinar quais interesses devem
ser considerados durante o projeto.
–
Determina o relacionamento das partes
Identificar as Partes Interessadas:
Ferramentas e técnicas
Análise das partes interessadas - Etapas:
– Etapa 1: Identificar as partes interessadas potenciais do projeto e as informações
relevantes
– Etapa 2: Identificar o impacto ou apoio que cada parte interessada poderia gerar e
classificá-los a fim de definir uma estratégia de abordagem.
– Etapa 3: Avaliar como as partes interessadas vão reagir ou responder em várias situações.
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Identificar as Partes Interessadas:
Saídas
Registro das partes interessadas -
contém:
–
Informações de identificação
–
Informações de avaliação
–
Classificação das partes
interessadas
Identificar as Partes Interessadas:
Saídas
Estratégia para gerenciamento das
partes interessadas
–
Define uma abordagem para
aumentar o apoio e minimizar os
impactos negativos das partes
interessadas.
–
Matriz com as informações de cada
parte interessada.
Principais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Planejar as Comunicações
Planejamento
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 19
Planejar as Comunicações
Determina as necessidades de
informações e comunicações das
partes interessadas.
Determina uma maneira adequada
para atender a essas necessidades de
comunicações.
Planejar as Comunicações:
Entradas
Registro das partes interessadas – já
descrito
Estratégia para gerenciamento das
partes interessadas – já descrito
Fatores ambientais da empresa – já
descrito
Ativos de processos organizacionais –
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Planejar as Comunicações:
Ferramentas e Técnicas
Análise dos requisitos das comunicações
Deve-se determinar os canais de comunicações
utilizados;
Deve-se determinar e limitar quem se
comunicará com quem e quem receberá quais informações.
Número total de canais de comunicação é
calculado pela fórmula: n(n-1)/2
Planejar as Comunicações:
Ferramentas e Técnicas
Tecnologias das comunicações
Métodos usados para transferir
informação entre as partes interessadas
Fatores que podem afetar o projeto
Urgência da necessidade de informações Disponibilidade de tecnologia
Equipe do projeto esperada Duração do projeto
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Planejar as Comunicações:
Ferramentas e Técnicas
Modelos de comunicações
Como as informações são enviadas e
recebidas entre duas partes definidas
como emissor e receptor. Componentes:
Codificação Mensagem e feedback Meio
Ruído
Planejar as Comunicações:
Ferramentas e Técnicas
Métodos de comunicação
Usados para compartilhar informações
entre as partes interessadas.
Classificação dos métodos:
Comunicação interativa – troca de
informações multidirecional
Comunicação ativa Comunicação passiva
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Planejar as Comunicações:
Saídas
Plano de gerenciamento das comunicações
Fornece:
Requisitos de comunicação das partes interessadas Informações que serão comunicadas
Pessoa responsável pela comunicação das informações Pessoas ou grupos que receberão as informações
Métodos ou tecnologias usados para transmitir as
informações
Frequência das comunicações Prazos para identificar processos
Método para atualizar e refinir o plano de gerenciamento das
comunicações
Planejamento das Comunicações:
Saídas
Plano de gerenciamento das
comunicações
Podem incluir
Item de comunicação Objetivo Frequência Datas de início/conclusão Formato/meio físico ResponsabilidadePrincipais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Distribuir as Informações
Execução
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 29
Distribuir Informações
Envolve colocar as informações à
disposição das partes interessadas no
projeto no momento oportuno.
A distribuição das informações inclui
implementar o plano de
gerenciamento das comunicações,
além de responder às solicitações de
informações não previstas.
Distribuir Informações
Inclui as técnicas:
–
Modelos de emissor-receptor
–
Escolha dos meios de comunicação
–
Estilo de redação
–
Técnicas de gerenciamento de reuniões
–
Técnicas de apresentação
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Distribuir as Informações:
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto – já
descrito
Relatório de desempenho
–
Usados para distribuir informações
sobre o andamento e o desempenho
do projeto. Devem ter o máximo de
precisão e atualização possível.
Ativos de procesos organizacionais – já
Distribuir as Informações:
Ferramentas e Técnicas
Métodos de comunicação
Reuniões individuais e em grupo,
conferências de vídeo e audio,
conversas por computador e outros
métodos de comunicações remotas
são usados para distribuir
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 33
Distribuir as Informações:
Ferramentas e Técnicas
Ferramentas de distribuição de informações
Distribuição de documentos impressos,
sistemas manuais de arquivamento,
cominicados de imprensa e bancos de dados eletrônicos
Ferramentas eletrônicas de conferência e
comunicação, como email, fax, telefone, outros
Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de
projetos, como interfaces da web para softwares de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, softwares de apoio a reuniões e outros
Distribuição das Informações:
Saídas
Atualizações em ativos de processos
organizacionais
Documentação de lições aprendidas Registros do projeto
Relatórios do projeto
Apresentações do projeto
Feedback das partes interessadas Notificação das partes interessadas
Principais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 37
Gerenciar as Expectativas das
Partes Interessadas
Gerenciar as comunicações para satisfazer
as necessidades das partes interessadas
no projeto e resolver problemas com elas.
O gerenciamento ativo das partes
interessadas aumenta a probabilidade de o
projeto não se desviar do curso por causa
de problemas não resolvidos das partes
interessadas, aumenta a capacidade das
pessoas operarem em sinergia e limita as
interrupções durante o projeto.
Gerenciar as Expectativas das
Partes Interessadas: Entradas
Registro das partes interessadas – já
descrito
Estratégia para gerenciamento das
partes interessadas – já descrito
Plano de gerenciamento do projeto –
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 39
Gerenciar as Expectativas das
Partes Interessadas: Entradas
Registro das questões
–
Usado para documentar e monitorar a
solução das questões. Pode ser usado
para facilitar a comunicação e garantir
um entendimento comum das questões.
Registro das mudanças – já descrito
Ativos de processos organizacionais – já
Gerenciar as Expectativas das Partes
Interessadas: Ferramentas e Técnicas
Métodos de comunicação
Os métodos de comunicação identificados para
cada parte interessada no plano de
gerenciamento das comunicações são utilizados durante o gerenciamento das partes
interessadas
As reuniões presenciais são os meios mais
eficazes de comunicação e resolução de peoblemas com as partes interessadas
Pode ser também por telefonemas, emails e
outras ferramentas eletrônicas para trocar informações e estabelecer contatos
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 41
Gerenciar as Exepectativas das Partes
Interessadas: Ferramentas e Técnicas
Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiança
Solução de conflitos
Escuta ativa
Gerenciar as Exepectativas das Partes
Interessadas: Ferramentas e Técnicas
Habilidades gerenciamento
Habilidades de apresentação
Negociação
Habilidades de redação
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 43
Gerenciar as Expectativas das
Partes Interessadas: Saídas
Atualizações em ativos de processos
organizacionais – já descrito
Solicitações de mudanças – já descrito
Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto – já descrito
Atualizações nos documentos do
Principais Áreas do
Gerenciamento de Projetos
Gerência de Comunicações do
Projeto
Reportar o Desempenho
Controle
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 45
Reportar o Desempenho
Envolve a coleta de todos os dados de
linha de base e a distribuição das
informações sobre o desempenho às
partes interessadas.
Essas informações sobre o
desempenho incluem o modo como os
recursos estão sendo usados para
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 47
Reportar o Desempenho:
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto – já
descrito
Linha de base da medição de desempenho
Informações sobre o desempenho do
trabalho – já descrito
Medições de desempenho do trabalho – já
descrito
Previsões de orçamentos – já descrito
Ativos de processos organizacionais – já
Reportar o Desempenho:
Ferramentas e Técnicas
Análise da variação
Visão do que causou a diferença entre o
desempenho da linha de base real. Etapas:
• Verificar a qualidade das informações coletadas para garantir que sejam
completas, consistentes e dignas de crédito
• Determinar as variações, comparando as informações reais com a linha de base do projeto
• Determinar o impacto das variações nos custos e no cronograma do prjeto
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 49
Reportar o Desempenho:
Ferramentas e Técnicas
Métodos de previsão
Métodos de séries temporais – usam os dados históricos
como base para estimar os resultados futuros.
Métodos causais/econométricos – usam a premissa de
que é possível identificar os fatores subjacentes que podem influenciar a variável que está sendo prevista.
Métodos subjetivos – incorporam intuições, opiniões e
estimativas.
Outros métodos – podem incluir simulação, previsão
probabilística e previsões por conjunto.
As informações podem ser coletadas e compiladas a
Reportar o Desempenho:
Ferramentas e Técnicas
Métodos de comunicação – já descrito Sistemas de distribuição de informações
Fornece uma ferramenta padrão para que o
gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir informações para as partes
interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto.
Existem pacotes de software que permitem que
o gerente consolide os relatórios de diversos sistemas e facilitam a distribuição dos relatórios para as partes interessadas do projeto.
Gestão de Projetos - Fabiana Costa Guedes 51
Reportar o Desempenho: Saídas
Relatórios de desempenho
Organizam e resumem as informações
coletadas
Podem ser informações textuais, em
tabelas ou formato gráfico
Atualizações em ativos de processos
organizacionais – já descrito
Videos
