XIX ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO ENANCIB 2018 GT-8 Informação e Tecnologia - Comunicação Oral

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XIX ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – ENANCIB 2018 GT-8 – Informação e Tecnologia - Comunicação Oral

SISTEMA DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL: INSTRUMENTO TÉCNICO DE APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DE IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NO ÂMBITO DO

PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Mariana Batista do Nascimento – Universidade Federal de Minas Gerais Patrícia de Mello Silva – Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

Ana Célia Rodrigues – Universidade Federal Fluminense

SYSTEM OF IDENTIFICATION OF DOCUMENTARY TYPOLOGY: TECHNICAL INSTRUMENT FOR THE APPLICATION OF ARCHIVAL IDENTIFICATION METHODOLOGY IN THE FRAMEWORK OF THE DOCUMENT MANAGEMENT PROGRAM OF THE STATE OF RIO DE JANEIRO UNDER THE

PROGRAM MANAGEMENT OF DOCUMENTS OF THE STATE OF RIO DE JANEIRO Modalidade da Apresentação: Comunicação Oral

Resumo: O presente artigo apresenta o Sistema de Identificação de Tipologias Documentais como uma ferramenta do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro, viabilizado pela aplicabilidade na metodologia de identificação arquivística. A identificação é uma tarefa de pesquisa, de natureza intelectual, sobre o documento de arquivo e o seu órgão produtor, cujo conhecimento produzido fundamenta as funções que sustentam o tratamento técnico documental arquivístico, classificação, avaliação, descrição e o planejamento da produção documental no âmbito dos programas de gestão de documentos. O Sistema de Identificação de Tipologias Documentais é um sistema computacional, disponibilizado via web que permite ao usuário do Programa de Gestão de Documentos do Rio de Janeiro maior autonomia na identificação e no preenchimento dos requisitos documentais, além de otimizar a coleta de dados e gerar, desta forma, os instrumentos de gestão, plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos. Apresenta a estrutura do Sistema, demonstrando os seus campos, seus objetivos e justificando a escolha de cada requisito, demonstrando a eficiência dos seus resultados obtidos na padronização de instrumentos de gestão de documentos. Apresenta os resultados obtidos pelo Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro com o uso do Sistema de Identificação de Tipologias Documentais.

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Palavras-Chave: Identificação Arquivística; Programa de Gestão do Estado do Rio de Janeiro; Sistema de Identificação de Tipologia Documental.

Abstract: The present article presents the System of Identification of Documentary Typologies as a tool of the Document Management Program of the State of Rio de Janeiro, made feasible by the applicability in the methodology of archival identification. Identification is a research task, of an intellectual nature, about the archival document and its organ of production, whose knowledge produced bases the functions that underpin the technical documentary documentary treatment, classification, evaluation, description and the planning of the documentary production in the scope of document management programs. The Documentation Typologies Identification System is a web-based computer system that allows the user of the Document Management Program of Rio de Janeiro greater autonomy in the identification and fulfillment of documentary requirements, as well as optimize data collection and generate, in this way, the management tools, classification plan and time table of documents. It presents the structure of the System, demonstrating its fields, its objectives and justifying the choice of each requirement, demonstrating the efficiency of its results obtained in the standardization of document management tools. It presents the results obtained by the Document Management Program of the State of Rio de Janeiro with the use of the System of Identification of Documentary Typologies.

Keywords: Archival Identification; Rio de Janeiro State Management Program; Identification System for documentary typology.

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1 INTRODUÇÃO

Os grandes “depósitos” de documentos e as grandes massas documentais acumuladas nos edifícios da administração pública brasileira são problemas conhecidos e a solução continua sendo foco de discussão. Desta maneira se torna importante e necessário realizar estudos sobre a construção teórica de metodologias e os procedimentos para sua aplicação para resolver estes problemas no âmbito dos arquivos e para planejar os programas de gestão de documentos.

No contexto destes debates, se insere a abordagem da metodologia da identificação cujo conceito foi formulado na Espanha na década de 80 do século passado, passando a influenciar a arquivística do Brasil e de países ibero-americano, e particularmente a do Brasil.

A identificação é uma tarefa de pesquisa, de natureza intelectual, sobre o documento de arquivo e o seu órgão produtor, cujo conhecimento produzido fundamenta as funções que sustentam o tratamento técnico documental arquivístico, classificação, avaliação, descrição e o planejamento da produção documental no âmbito dos programas de gestão de documentos.

No Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ) a identificação arquivística é a metodologia básica, cuja construção teórica dos procedimentos para sua aplicação é resultado de pesquisa científica desenvolvida na parceria estabelecida entre o Governo do Estado do Rio de Janeiro, através do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, e a Universidade Federal Fluminense, sob a orientação de Ana Célia Rodrigues1_.

No âmbito do PGD-RJ, os estudos desenvolvidos no momento da identificação são registrados no Sistema de Identificação de Tipologia Documentais (SITD), que gera relatórios em formato de plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos das atividades meio e fim dos órgãos pertencentes ao Poder Executivo Estadual.

O SITD é um banco de dados informatizado desenvolvido especialmente para o PGD-RJ, que tem acesso por meio do endereço eletrônico www.tipologia2.rj.gov.br. O SITD é um software de característica não livre e que tem como objetivo o registro dos dados resultantes da identificação das atribuições do órgão produtor e da identificação dos tipos documentais e seus atributos. Foi desenvolvido pelo Centro de Tecnologia da Informação e

1_{Projeto de pesquisa “Identificação arquivística: utilizando a diplomática contemporânea como fundamento}

metodológico no Programa de Gestão de Documentos do Governo do Rio de Janeiro” financiado pelo Programa Jovem Pesquisador PROPPI/UFF 2009 (ver RODRIGUES, 2012; 2016).

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Comunicação do Estado do Rio de Janeiro (PRODERJ) em 2009 pela equipe da Casa Civil2

juntamente com o APERJ, de acordo com as especificações da equipe do Departamento de Gestão de Documentos do APERJ3_{. Em 2013\2014 o sistema foi atualizado, versão que é}

objeto com as especificações mantidas até o momento.

A interoperabilidade com outros sistemas é de suma importância e indicado no desenho de sistemas arquivísticos. Mesmo reconhecendo tal necessidade, o SITD não faz interface com outros sistemas operacionais do governo, devido às limitações técnicas do PRODERJ.

O presente artigo apresenta o Sistema de Identificação de Tipologias Documentais (SITD) como uma ferramenta do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro, demonstrando a eficiência dos seus resultados obtidos na padronização de instrumentos de gestão de documentos, viabilizados pela aplicabilidade na metodologia de identificação arquivística.

2 IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA COMO BASE DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

A identificação arquivística aplicada ao tratamento de documentos em fase de produção ou mesmo para o tratamento da massa documental acumulada é discutida por autores brasileiros e estrangeiros da área, como Ana Célia Rodrigues, Heloisa Liberalli Belloto, Antonia Heredia Herrera, Pedro Lopez Gómez, Luiz Fernando Sierra Escobar, entre outros, e é considerada uma etapa da metodologia arquivística que necessita de normas e padrões a serem seguidos e aplicados.

Pedro Lopez Gomez (1998), afirma que o arquivista deve ser um “investigador das instituições”, isto é, elaborar um estudo aprofundado da instituição, ou da pessoa física que produziu os documentos. A partir deste estudo o arquivista possui condições para definir as competências, funções e atividades, podendo chegar à materialização do ato, ou seja, o documento. É por meio deste conhecimento que o plano de classificação de documentos é elaborado com concretude e se aproxima mais da realidade do produtor.

2_{Equipe da Secretaria de Estado da Casa Civil era dirigida por Maria Rosangela Cunha, e era formada por}

Luciane Cunha e Gabriela Jordão; representando o APERJ, sob a direção de Viviane Marins Fagundes era formada por Mariana Batista do Nascimento e Patrícia de Mello Silva.

3_{Equipe estava sob direção de Mariana Batista de Nascimento e era formada por Cristiane Nunes Virgínio,}

Daniela Galdina Machado, Daniela Silva, Lucas Spadari Carreiro, Nádia Dévaki Pena Garcia e Patrícia de Mello Silva.

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A identificação do órgão produtor é elaborada a partir do estudo das atribuições do órgão, como regimentos internos, estatutos de funcionamento e decretos de criação, de onde foram extraídas as competências, funções e atividades das unidades que foram selecionadas como produtoras de documentos relativas as atividades-fim da instituição.

As fontes de informação para o estudo do órgão devem ser tantas quantas possíveis. Por exemplo, se o produtor dos documentos for uma família, objeto de estudo devem ser “árvores genealógicas; se a documentação for histórica devem-se buscar livros e históricos sobre o funcionamento da instituição”. (LA TORRE MERINO E MARTÍN-PALOMINO Y BENITO, 2000, p.15).

A identificação dos tipos documentais deve ser efetuada a partir da análise dos requisitos selecionados nos tipos documentais, sendo que o processo de produção deste conhecimento implica em reunir informações sobre o documento em seu contexto de produção e descrever estes elementos que formam sua identidade, que revelam o seu vínculo arquivístico.

A base metodológica da identificação é o princípio da proveniência, pois gera a investigação das origens em duas facetas. A primeira ligada à proveniência institucional, o que consiste no estudo da história do órgão, quando foi criado, se houve alteração de nomes, etc; a segunda, ao estudo da unidade produtora do documento, ou seja, a estrutura organizacional, as suas competências funções e atividades.

O outro princípio que fundamenta a identificação arquivística é o da ordem original, que “levando em conta as relações estruturais e funcionais que presidem a gênese dos arquivos, garante sua organicidade” (CAMARGO; BELLOTTO,1996, p.61).

La Torre Merino e Martín-Palomino y Benito (2000, p.15) afirmam que, ao aplicar o princípio da proveniência, a identificação é possível vislumbrar inúmeras tarefas, sendo elas a identificação do órgão produtor, buscando desta maneira a identificação do elemento funcional e do tipo documental.

Relacionando o princípio da proveniência e o da ordem original à identificação, Borras Goméz (2001, p.2), destaca a importância de estudar e conhecer o organismo produtor, e afirma que o “conhecimento do organismo ou da unidade produtora, suas funções e atividades são fatores importantes desde a primeira fase do documento”.

A identificação do órgão produtor de documentos consiste no estudo das atribuições que dão origem ao tipo documental, sendo o elemento orgânico o estudo do órgão de que

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produziu os documentos e o elemento funcional é estudo das funções e das atividades desempenhadas pelo órgão produtor.

La Torre Merino e Martín-Palomino y Benito (2000, p.15) consideram a identificação do órgão produtor, do elemento funcional e do tipo documental. A primeira tem como objetivo, como o próprio nome diz, estudo do órgão produtor de documentos que é a consequência do exercício das funções que o geraram. A segunda é a identificação das competências, funções e atividades que segundo os autores devem ser bem identificadas para servirem de base para o plano de classificação. Já terceira etapa, a identificação do tipo documental, etapa na qual estudamos os caracteres internos e externos dos documentos, que vão desde a estrutura até o conteúdo.

A aplicação das fases da identificação tem como resultado o tratamento arquivístico completo, concluído. Este trabalho permite definir: a origem documental; a evolução do órgão que originou; o conhecimento legal, ou seja, o estudo da legislação; a possibilidade de repensar a rotina de trabalho; a ordenação da série; a qualidade da informação contida nas séries; a vigência administrativa; a definição do destino dos documentos, se de guarda permanente ou eliminação; e o grau de acesso de cada série. (CARMONA MENDO, 2004, p. 44, tradução nossa).

3 PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (PGD-RJ) O Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ) fez parte do “Projeto Prioritário 41 de Modernização da Gestão da Documentação Pública do Estado do Rio de Janeiro e a Reestruturação do Arquivo Público”. O projeto integrou o Plano Estratégico do Governo, que, começou a ser planejado mediante conscientização de se modernizar a gestão do Estado do Rio de Janeiro, a partir de 2007 durante o governo do Sérgio Cabral.

O PGD-RJ iniciou-se com a publicação do decreto estadual 42.002 de 24 de agosto de 2009, no qual determinou a elaboração das tabelas de temporalidade e plano de classificação de documentos das atividades-fim e a revisão da tabela de temporalidade e plano de classificação de documentos das atividades-meio. A coordenação do trabalho ficou a cabo do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e a Secretaria da Casa Civil, com auxílio e apoio metodológico de consultoria da Universidade Federal Fluminense.

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O decreto estadual, além de dispor sobre a elaboração dos instrumentos citados, determinou também a criação de comissões de gestão de documentos (CGD’S) para representar os órgãos e secretarias da administração direta e indireta do Governo do Estado do Rio de Janeiro, com a função de elaborar os instrumentos de gestão de documentos relativos as atividades-fim.

As comissões são formadas pelos representantes dos órgãos e nomeados, em diário oficial, pelo próprio responsável do órgão. As CGD´s podem ser auxiliadas por subcomissões, integrando gestores e operadores do Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD). As Comissões e subcomissões são compostas por um representante de cada área fim, um especialista de documentação e um especialista de protocolo, com indicação do membro presidente, e publicada em sequência de suplência.

É importante ressaltar que atualmente não se tem informação de quantas comissões existem de fato devido à falta de atualização das comissões, que deve ser realizada pelos próprios órgãos.

Outro marco legal foi a formulação da Lei Estadual n° 5562 de 20 de outubro de 2009, que dispõe sobre a Política de Arquivos Públicos e Privados do Estado do Rio de Janeiro, e é conhecida como a Lei Estadual de Arquivos.

Para regulamentar e unir todas estas ações em um só instrumento, determinando responsabilidades, em 2012 foi criado o Sistema Estadual de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ) por meio do Decreto Estadual n° 43.871 de 08 de outubro, que trata das questões do PGD se preocupando em articular a colaboração de todos os atores envolvidos na gestão de documentos.

A implementação do Programa de Gestão de Documentos no Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ) se impôs em razão da necessidade de criar e rever instrumentos de gestão que visassem ao tratamento técnico do documento arquivístico desde sua criação até a sua destinação. O programa pretende diminuir as grandes massas documentais que estão abandonadas em depósitos sem infraestrutura; evitar a eliminação a partir de princípios subjetivos, causa de perda da informação; e agilizar o acesso aos documentos e as informações no Estado como um todo.

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3.1 Sistema de Identificação de Tipologia Documental

Baseado na metodologia da identificação, o trabalho do PGD-RJ é viabilizado pelo SITD, sistema que está estruturado em dois módulos: o primeiro sistematiza as informações de identificação das atribuições do órgão produtor e, o segundo módulo, a identificação e avaliação dos tipos documentais. Todos os dados, tanto do módulo 1, quanto do módulo 2, são inseridos no Sistema de Identificação de Tipologias Documentais (SITD), objeto deste artigo, um sistema computacional4_{, de onde são extraídos, em forma de relatórios, após a}

inserção de todos os dados, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.

A identificação do órgão produtor é elaborada a partir do estudo das atribuições do órgão, como regimentos internos, estatutos de funcionamento e decretos de criação, de onde são extraídas as competências, funções e atividades das unidades que são selecionadas como produtoras de documentos relativas às atividades-fim da instituição.

Para dar conta da identificação do módulo 1 e para instrumentalizar a atividade, foi criado o Quadro de Identificação de Atribuições do órgão produtor com a seguinte configuração, respondendo às seguintes perguntas:

Quadro 1 - Quadro de Identificação de atribuições

COMPETÊNCIA FUNÇÃO ATIVIDADE UA

Missão? O que? Como? Onde?

Fonte: Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ)

No segundo módulo são identificados e avaliados os tipos documentais relacionados às atividades exercidas pelos setores já identificados no módulo anterior.

Neste módulo são identificados os elementos característicos da tipologia documental: Nome atual, objetivo de produção, espécie, ação, dados sobre o sigilo, se compunha processo administrativo ou dossiê, dados sobre a tramitação, tempo de guarda e destinação e dados sobre a existência de cópias e vias.

No módulo 2 foi criado o formulário de identificação de tipologia com o objetivo de auxiliar o gestor e o usuário no entendimento dos requisitos selecionados no âmbito do PGD-RJ. É importante salientar que a identificação da tipologia pode e deve ser realizada diretamente no SITD.

4_{Os requisitos funcionais e não funcionais do SITD estão documentados em um instrumento produzido pelo}

PRODERJ, chamado de “Definição de Requisitos do software”. Por serem extensos e específicos não cabem neste artigo, estando disponível, por meio de consulta ao Departamento de Gestão de Documentos do APERJ.

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O formulário de identificação de tipologia documental possui os mesmos campos existentes no SITD, porém com uma breve explicação sobre o que é cada um deles e como deve ser preenchido. Segue a seguinte configuração atualmente:

Figura 1 - Formulário de Identificação de Tipologia Documental

Fonte: Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ). Figura 2: parte 2 do Formulário de Identificação de Tipologia Documental

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A inserção dos dados é de responsabilidade das comissões de gestão de documentos de cada órgão ou entidade produtora de documentos, sendo acompanhado, orientado e aprovado pelo coordenador da comissão do Departamento de Gestão de Documentos do APERJ.

O desenvolvimento do SITD foi realizado por meio de reuniões entre as equipes do APERJ e do PRODERJ, onde foram sendo definidas as necessidades da metodologia aplicada ao PGD-RJ.

Como mencionado anteriormente a metodologia da identificação arquivística que fundamenta o PGD-RJ, justifica a modelagem do sistema em dois módulos e o registro dos dados de maneira articulada. O módulo responsável em registrar as atribuições do órgão produtor, isto é, competência, função e atividade, é realizado pela comissão de gestão de documentos e aprovada pelo APERJ.

A metodologia definida para a produção dos instrumentos de gestão do Poder Executivo Estadual é a funcional, porém, para facilitar o entendimento e a navegação do usuário, o registro dos dados no SITD é realizado primordialmente pela estrutura do órgão. Desta maneira a primeira etapa do registro é da secretaria ou do órgão que onde está sendo feita a identificação e da sua respectiva competência5_.

Após realizar o cadastro do órgão e competência é o momento da inserção das funções 6_{e das atividades e as respectivas estruturas que realizam as atividades}7_{. A estrutura}

5_{Entende-se por competência – Missão para a qual o órgão foi criado. (NASCIMENTO, 2014, p. 79).} 6_{Entende-se por função - Encargos atribuídos ao órgão para o desempenho de sua competência}

(NASCIMENTO, 2014, p. 79).

Figura 3: Tela de cadastro da secretaria/órgão e competência

Fonte: Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ).

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consiste nos setores, departamentos, divisões, seções, isto é, unidades administrativas responsáveis pela produção documental propriamente dita.

A escolha de relacionar a atividade com a sua respectiva unidade administrativa se deu pelo fato de acreditar que para o usuário se torna mais amigável reconhecer primeiramente a sua unidade e somente depois a atividade desempenhada. Essa escolha também foi comprovada com a utilização da primeira versão do SITD, que também direcionava o usuário para as suas atividades não permitindo que tivesse acesso as atividades de outras estruturas que não possuísse relação.

Com a inserção dos dados sobre a competência, funções e atividades se tem a finalização do módulo 1. Para o módulo 2, é realizada a identificação e avaliação dos tipos documentais. Este módulo é realizado diretamente no sistema e efetuado pelo produtor documental, já que este possui o conhecimento dos requisitos documentais.

A identificação da tipologia no âmbito do PGD-RJ se preocupa em levantar os requisitos considerados mais relevantes para dar conta da avaliação dos tipos documentais compatíveis com a metodologia definida para o programa.

No SITD a identificação da tipologia é dividida em blocos, em que o elemento comum a todos é o campo “Nome atual”, que é considerado o nome que o produtor utiliza e reconhece o documento em sua instituição, não sendo necessariamente a configuração do

7_{Entende-se por atividade - Ação desempenhada no cumprimento de uma função, e está diretamente}

relacionada à produção e acumulação documental. (NASCIMENTO, 2014, p. 79).

Figura 4: Tela de associação entre função, atividade e estrutura.

Fonte: Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ).

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tipo documental. Os blocos são divididos em: Informações gerais, Classificação, Acervo acumulado e Avaliação de prazo de guarda.

Em cada bloco o produtor deve preencher os campos obrigatórios, caso contrário não conseguirá avançar para o próximo bloco.

O primeiro bloco é o de informações gerais, no qual o produtor irá tratar sobre os requisitos gerais do tipo documental, sendo:

● Objetivo de produção – corresponde à descrição da ação do documento, ou seja, o motivo para o qual o documento é produzido;

● Conteúdo do documento – corresponde aos dados obrigatórios que constituem o tipo documental;

● Fundamentos Legais – correspondem ao ato normativo no qual a matéria rege normas e diretrizes inerentes ao tipo documental identificado ou à atividade desempenhada;

● Espécie - corresponde a configuração formal que o documento assume; ● 1ª preposição - utilizada para conectar a espécie selecionada ao verbo que

será selecionado no próximo item;

● Verbo substantivado - corresponde a ação demandada pelo documento; ● 2ª preposição - utilizada para conectar o verbo selecionado ao objeto que

será preenchido no próximo item;

● Objeto – corresponde ao complemento da ação do documento, ou seja, o objeto do ato e da ação.

O campo tipologia8_{é gerado automaticamente a partir do preenchimento dos}

campos espécie + preposição + verbo + preposição + objeto.

8_{Conceito de tipologia documental- a configuração que assume a espécie documental de acordo com a}

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Figura 5: Tela de identificação da tipologia – bloco 1

Fonte: Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ).

O segundo bloco refere-se à classificação, no qual o produtor irá tratar sobre os seguintes requisitos documentais:

● Classificação de sigilo: podendo ser reservado, secreto e ultrassecreto ou ainda optar por “ostensivo” caso o documento possa ser livremente disponibilizado.

● Compõe processo: Informa se o documento integra um ou mais processos administrativos. Sendo assim, deve-se informar o nome do(s) processo(s).

● Possui dados pessoais: Informa se o documento possui dados sensíveis referente a intimidade, vida privada, honra e imagem.

● Suporte: informa se o documento está em suporte analógico ou digital

● Tramitação: Informa se o documento é produzido em seu setor ou recebido de órgãos externos. Caso seja produzido, informar a quantidade de produção e a média de consulta por mês. Quando a opção for para documento recebido, deve-se informar a procedência do documento.

● Possui anexo: Informa se o documento produzido possui anexo(s).

● Compõe dossiê: Informa se o documento integra um dossiê. Sendo assim, informar o dossiê.

Neste bloco, a classificação de sigilo se apresenta como um diferencial para as Tabelas de Temporalidade do Governo do Estado do Rio de Janeiro, visto que essa classificação não é uma exigência para a construção de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

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A informação de sigilo ou não disposta na Tabela de Temporalidade de Documentos visa proteger documentos que contenham informações que possam representar alguma ameaça à segurança do Estado e da sociedade ou até mesmo de interesse estratégico, e por outro lado garantir agilidade aos pedidos de acesso à informação.

O grau de sigilo é sugerido pelo produtor do documento no momento da identificação do tipo documental e aprovado pela Comissão de Gestão de Documentos do Órgão, observando o disposto na Lei Federal nº 12.527 de 2011 e no Decreto Estadual nº 46.205 de 2017 que regulamenta a Lei Federal.

Figura 6: Tela de identificação da tipologia - bloco 2

O terceiro bloco refere-se ao acervo acumulado, no qual o produtor irá tratar sobre os seguintes requisitos documentais:

O usuário deve informar caso existam acervos onde este documento é acumulado dentro do órgão.

● Local de armazenamento: informa a unidade responsável pelo armazenamento do tipo documental acumulado.

● Ano início: Informa o ano de início da acumulação ou do documento mais antigo. ● Ano fim: Informa o ano final de acumulação ou do documento mais recente (se ainda

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A informação sobre acervo acumulado não é obrigatória no SITD, porém, quando informada possibilita traçar um panorama da quantidade de documento acumulado disperso pelos órgãos e secretarias do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

O quarto bloco refere-se à avaliação de prazo de guarda, no qual o produtor irá tratar sobre os seguintes requisitos documentais:

● Arquivo corrente – Esse prazo de guarda pode ser expresso em anos ou ações, pré-definidos no sistema.

● Arquivo intermediário – Esse prazo de guarda é expresso somente em anos, pré-definidos no sistema.

● Destino final – Indica o destino final do documento. Se o documento possuir valor secundário ou valor mediato, quando for de interesse social ou cultural e não somente administrativo e legal, o usuário seleciona preservar. Se o documento possuir valor primário ou imediato, ou seja, valor administrativo, legal ou fiscal, o usuário seleciona eliminar.

● Observação de prazo de guarda - Se necessário, indicar neste campo, ações pertinentes ao prazo de guarda, a destinação ou mudança de suporte, fundamentando sua observação ou ressalva.

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O quinto bloco refere-se à tramitação de documentos produzidos. Este bloco aparece somente quando é informado no bloco dois (classificação) que o documento é produzido. Sendo assim, o produtor irá tratar sobre os seguintes requisitos documentais:

● Quantidade de vias produzidas – corresponde ao número de vias do documento em um fluxo de trabalho ordinário. Cada via é destinada para cumprimento de uma ação. Neste caso, se há duas vias, entende-se que são duas ações simultâneas que o documento sofre.

● Nº de cópias – corresponde a quantidade de cópias do documento em um fluxo de trabalho ordinário. Considera-se cópia os documentos tramitados somente para conhecimento e informação, ou seja, não gera efeitos ou ação futura.

● Destino da via – corresponde a Unidade de tramitação subsequente. ● Motivo da via – corresponde ao motivo da destinação da via.

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Os dados coletados sobre o trâmite dos documentos visa verificar o fluxo documental, ou seja, o caminho percorrido pelo documento durante sua tramitação interna ou externa à instituição, contribuindo para a gestão de processos e mapeamento de documentos da instituição.

Após o registro no SITD, os dados são compilados e organizados em ordem alfabética, gerando os instrumentos técnicos de gestão de documentos por meio de relatórios. São eles: Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Tipologia. É importante salientar que o módulo responsável pelo Manual de Tipologia não está totalmente desenvolvido.

Figura 10: Relatório do Plano de Classificação de Documentos

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Figura 11: Relatório de tabela de temporalidade de documentos

Figura 12: Relatório do Manual de Tipologia Documental

O SITD permite que todos os relatórios sejam exportados para outro formato, como DOC (WORD), podendo ser editado para seguir definições obrigatórias para, por exemplo, publicar em diários oficiais ou outras mídias que se fizerem necessário. Por ser um sistema que identifica e gera os relatórios, que deverão ser impressos e assinados pela autoridade competente, não foi avaliado, no momento de desenho necessidade de exportações para outros formatos.

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Todos os usuários do SITD são capacitados quanto ao uso e conteúdo do sistema e a supervisão pode ser realizada simultaneamente, tanto pela equipe da comissão de gestão de documentos responsável pela elaboração dos instrumentos e quanto pelo coordenador da comissão, representado por um funcionário da equipe do Departamento de Gestão de Documentos do APERJ.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A metodologia do PGD-RJ e a utilização do SITD como meio de registro dos dados identificados em cada uma das etapas do trabalho pretendem contribuir para os estudos da Arquivística, sem ter a pretensão de ser verdade absoluta ou mesmo um ponto final.

Como resultado do PGD-RJ, no ano de 2013, o Estado do Rio de Janeiro publicou o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio do Estado, que atualmente está em fase de revisão. No decorrer dos anos até a presente data o PGD-RJ apoiou a publicação de vinte e cinco tabelas das atividades fim de órgãos da administração indireta e direta, com previsão de mais oito ainda este ano.

Sem a utilização do SITD o sucesso dos resultados e o número de instrumentos publicados seriam infinitamente menores, já que o sistema não permite somente que a identificação do tipo documental seja realizada de maneira mais impessoal, mas também compila os dados realizando a ligação entre os requisitos e gera automaticamente os relatórios alfabetados por função, por atividade e por tipo documental.

Além de facilitar o trabalho de compilação dos dados, o SITD ainda faz com que todas as informações preenchidas fiquem arquivadas no próprio sistema, permitindo o versionamento dos instrumentos em casos de atualizações e mudanças.

O terceiro relatório, que é o manual de tipologia, que tem o objetivo de registrar não só os requisitos necessários para o plano de classificação e a tabela de temporalidade, mas sim todos os requisitos do tipo documental, incluindo dados sobre os documentos acumulados, a tramitação, é importantíssimo e assim que estiver pronto será publicado juntamente com os demais instrumentos.

Ainda se tem um caminho muito extenso para seguir no que refere a identificação e as suas aplicações. O PGD-RJ optou por uma forma de aplicar a metodologia, porém é sabido que a atividade não se esgota nem no SITD e nem na metodologia aplicada. Da mesma maneira que o SITD está em sua segunda versão, a forma de realizar a identificação

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arquivística e os requisitos para estudar a tipologia documental pode ser modificada, pois refletem e registram a dinâmica da administração pública estadual do Rio de Janeiro.

REFERÊNCIAS

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CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (Coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

________; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (Coord.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

CARMONA MENDO, Concepción. Consideraciones sobre el método en Archivistica. In: Documenta & Instrumenta. Madrid, Universidad Complutense de Madrid, v. I, 2004.

LA TORRE MERINO, José Luis & MARTÍN-PALOMINO y BENITO, Mercedes. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. S.G. de Información y Publicaciones, 2000. (Escuela Iberoamericana de Archivos: experiencias y materiales)

LÓPEZ GÓMEZ, Pedro. Los archiveros y sus investigaciones. Métodos de Información. v.5, n. 22-23, 1998, p. 37-43. Disponível em http://eprints.rclis.org/5068/. Acesso em: 01 de agosto de 2018.

NASCIMENTO, Mariana Batista. Manual de identificação de atribuições de órgão produtor: parâmetros para identificação das atribuições do órgão produtor visando a elaboração de plano de classificação de documentos. 2014. 126 f. Dissertação (Mestrado em Arquivologia). Programa de Pós-graduação em Gestão de Documentos e Arquivos, Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro.

RODRIGUES, Ana Célia. Diplomática contemporânea como fundamento metodológico da identificação, classificação e avaliação no contexto do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, PGD-RJ. In: X EDICIC - Anais do Encontro da Associação de Educação e Pesquisa em Ciência da Informação da Ibero-América e Caribe. Belo

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http://edicic2016.eci.ufmg.br/anais/#modal. Acesso em: 05 de agosto 2018.

______. Identificação arquivística como requisito metodológico do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ): reflexões sobre a construção teórica dos procedimentos e instrumentos. In: Anais do ENANCIB – XIII Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação. Rio de Janeiro, RJ: ENANCIB, 2012. Disponível em:

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