SAFT-PT. Manual de Instruções

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SAFT-PT

Manual de Instruções

www.oecd.org www.basda.org www.dgci.min-financas.pt

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Índice

Manual de Instruções... 1

Índice ... 2

SAF-T PT (Standard Audit File for Tax porposes) - Versão Portuguesa ... 3

Instruções Gerais ... 3

Notas de Preenchimento ... 4

Diagrama da Estrutura do Ficheiro ... 5

Tipos de Dados ... 6 Elementos Simples ... 7 Elementos Complexos ... 10 Elemento : Tax... 10 Elemento : TaxCodeDetails... 10 Elemento : TaxType... 10 Elemento : TaxTable... 11 Elemento : AddressStructure... 11 Elemento : ShippingPointStructure... 12 Elemento : Supplier... 12 Elemento : References... 12 Elemento : OrderReferences... 12 Elemento : MasterFiles... 13 Elemento : Header... 13 Elemento : GeneralLedger... 14 Elemento : GeneralLedgerEntries... 14 Elemento : Customer... 15 Elemento : Product... 15 Elemento : DocumentTotals... 16 Elemento : Currency... 16 Elemento : Settlement... 16

Elemento : Line (Documento Comercial)... 17

Elemento : SourceDocuments... 17

Elemento : SalesInvoices... 18

Elemento : Invoice... 18

Elemento : Journal... 19

Elemento : Transaction... 19

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SAF-T PT (Standard Audit File for Tax porposes) - Versão Portuguesa

SAF-T é um ficheiro que contém dados contabilisticos fiáveis que se podem exportar de um sistema contabilistico original por um periodo de tempo específico, e que se lê facilmente em virtude da sua estandardização de layout e formato, que pode ser usado pelos funcionários das autoridades tributárias, com o fim de verificar o cumprimento.

A DGCI em colaboração com a ASSOFT desenvolveram a versão para Portugal do SAF-T partindo da recomendação da OCDE.

A versão Portuguesa apresenta uma simplificação relativa ao ficheiro original recomendado, com o intuito de facilitar o preenchimento e ao mesmo tempo adequar à realidade da legislação Portuguesa.

A última versão do formato poderá ser encontrada em: http://www.assoft.pt/saft-pt

Para exclarecimento de qulquer dúvida sobre o formato do ficheiro, deverá ser utilizado o endereço de e-mail: [email protected]

Instruções Gerais

Todas as aplicações de Contabilidade e Gestão Comercial devem ser capazes de gerar o ficheiro de auditoria com o formato apresentado neste documento.

Para as aplicações de Contabilidade, o ficheiro deve conter os seguintes grupos de informação: -Header (Objecto de exportação pelos dois sistemas)

-General Ledger (Plano Oficial de Contas)

-General Ledger Entries (Movimentos contabilisticos) -Customer (Clientes)

-Supplier (Fornecedores) -TaxTable (Tabela de IVA)

Para as aplicações de Gestão Comercial, o ficheiro deve conter os seguintes grupos de informação: -Header (Objecto de exportação pelos dois sistemas)

-Customer (Clientes) -TaxTable (Tabela de IVA)

-Sales Invoices (Documentos de venda) -Product (Ficheiro de produtos e serviços)

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Notas de Preenchimento Nota 1:

A geração do ficheiro SAF-T PT nos sistemas de informação deverá sempre ser efectuada para um determinado exercício contendo todos os documentos/transacções até à data de extracção.

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Diagrama da Estrutura do Ficheiro

AuditFile

Header MasterFiles GeneralLedgerEntries

GeneralLedger Customer Supplier TaxTable

SourceDocuments

SalesInvoices

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Tipos de Dados

Nome Tipo xsd Descrição

SAFtextType xs:string Texto

SAFmonetaryType xs:decimal Valor monetário SAFdecimalType xs:decimal Valor décimal

SAFdateType xs:date Data (AAAA-MM-DD)

SAFdateTimeType xs:dateTime Date e hora (AAAA-MM-DDThh:mm:ss)

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Elementos Simples

Nome Tipo Descrição

Address AddressStructure Endereço Postal

AuditFileVersion SAFtextType Versão do ficheiro SAF-T

AddressDetail SAFtextType Endereço detalhado (Nome da Rua + Número de polícia) AccountID SAFtextType Código da conta no Plano Oficial de Contas

AccountDescription SAFtextType Descrição da conta

BillingAddress AddressStructure Endereço postal para facturação CalculationType SAFtextType Tipo de calculo da taxa de câmbio BuildingNumber SAFtextType Número de polícia

City SAFtextType Cidade

CompanyAddress AddressStructure Endereço postal da empresa CompanyID SAFtextType Número do registo comercial

CompanyName SAFtextType Nome da empresa

Contact SAFtextType Contacto na empresa

CurrencyDebitAmount SAFmonetaryType Valor a Débito na moeda original do documento CurrencyCreditAmount SAFmonetaryType Valor a Crédito na moeda original do documento

Country SAFtextType Nome do País

CreditAmount SAFmonetaryType Valor a crédito do documento CurrencyCode SAFtextType Código EAN da moeda do documento CustomerID SAFtextType Identificador do cliente

CustomerOrSupplierID SAFtextType Identificador do terceiro CustomerTaxID SAFtextType NIF do cliente

DateCreated SAFdateType Data da criação do ficheiro SAF-T DebitAmount SAFmonetaryType Valor a débito do documento

DeliveryDate SAFdateType Data da entrega de mercadoria DeliveryID SAFtextType Código da entrega de mercadoria

Description SAFtextType Descrição

EndDate SAFdateType Data de fim do exercício da empresa

Email SAFtextType Endereço de E-mail da empresa

Fax SAFtextType Número de Fax da empresa

FiscalYear SAFtextType Ano fiscal da empresa

GLPostingDate SAFdateType Data de gravação do registo de movimento contabilistico GrossTotal SAFmonetaryType Valor total de vendas, incluindo impostos

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InvoiceDate SAFdateType Data do documento de venda

InvoiceNo SAFtextType Identificador do documento de venda (Série + Número Documento)

InvoiceType SAFtextType Tipo de documento (Factura, Nota de débito, Nota de Crédito, Venda a dinheiro, quando não se aplicar, deverá ser

identificada a descrição do tipo de documento respectivo) JournalID SAFtextType Identificação do Diário Contabilístico

LineNumber xs:integer Número da linha

NetTotal SAFmonetaryType Valor total de vendas, excluindo impostos NumberOfEntries xs:integer Número de registos

OpeningCreditBalance SAFmonetaryType Saldo de abertura a Crédito OpeningDebitBalance SAFmonetaryType Saldo de abertura a Débito

OrderDate SAFdateType Data da encomenda

OriginatingON SAFtextType Identificador do documento origem (Encomenda) PaymentRefNo SAFtextType Identificador do documento de pagamento

PaymentType SAFtextType Tipo de pagamento

Period SAFtextType Mês a que diz respeito o movimento

PostalCode SAFtextType Código postal

ProductCode SAFtextType Código do produto ou serviço ProductDescription SAFtextType Descrição do produto ou serviço

ProductGroup SAFtextType Código do grupo de produtos do mesmo tipo ProductID SAFtextType Código do programa que gerou o ficheiro ProductNumberCode SAFtextType Código EAN do produto

ProductType SAFtextType Tipo de produto (Serviço ou Produto) ProductVersion SAFtextType Versão do programa que gerou o ficheiro

Quantity SAFtextType Quantidade

Reason SAFtextType Motivo da Nota de Crédito

RecordID SAFtextType Identificador de registo

Reference SAFtextType Identificação da factura a creditar quando aplicada ao documento original.

Region SAFtextType Localidade

ShipFrom ShippingPointStructure Dados relativos ao envio de mercadoria ShipFromAddress AddressStructure Endereço de envio da mercadoria

ShipTo ShippingPointStructure Dados relativos à entrega de mercadoria ShipToAddress AddressStructure Endereço postal para envio de mercadoria StartDate SAFdateType Data do inicio do exercício da empresa

StreetName SAFtextType Nome da rua

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SupplierTaxID SAFtextType NIF do Fornecedor

SourceID SAFtextType Identificação do utilizador que registou o movimento no sistema

SystemEntryDate SAFdateTimeType Data de registo do movimento no sistema

TaxAccountingBasis SAFtextType Tipo de sistema que gerou o ficheiro: “Contabilidade”, “Facturação”, “Integrado Contabilidade-Facturação” TaxAmount SAFmonetaryType Montante do imposto

TaxCode SAFtextType Tipo de taxa ex: “Normal”, “Agravada”

TaxEntity SAFtextType Empresa ou Filial

TaxExemptionReason SAFtextType Motivo de excepção para o pagamento de imposto TaxPayable SAFmonetaryType Valor total do imposto a pagar

TaxPercentage SAFdecimalType Percentagem do imposto

TaxPointDate SAFdateType Data de fornecimento da mercadoria TaxRegistrationNumber SAFtextType NIF da Empresa

TaxType SAFtextType Código do regime ex: CON-Continente, RAM-Região Autonoma da Madeira …

TaxVerificationDate SAFtextType Data da última verificação da taxa

Telephone SAFtextType Telefone

TotalCredit SAFmonetaryType Total a crédito TotalDebit SAFmonetaryType Total a débito TransactionDate SAFdateType Data da transacção

TransactionID SAFtextType Identificação do movimento

UCR SAFtextType Identificador único de entrega à consignação UnitOfMeasure SAFtextType Unidade de medida

UnitPrice SAFmonetaryType Preço unitário

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Elementos Complexos

Elemento : Tax

Descrição : Taxa de imposto aplicada à linha do documento de venda

Nome Tipo Obrigatório Descrição

TaxType TaxType Sim Tipo de Imposto (de acordo com a tabela Tax Table)

TaxCode TaxCode Não

Tipo de taxa de imposto:

(No caso do IVA assumir: “Nor” = Normal, “Red” = Reduzido, “Int” = Intermédio, “Ise” = Isenta)

TaxPercentage TaxPercentage Sim Percentagem da taxa de IVA liquidado no documento

Elemento : TaxCodeDetails Descrição : Detalhe da taxa de IVA

TaxCode TaxCode Não

Tipo de taxa de imposto:

(No caso do IVA assumir: “Nor” = Normal, “Red” = Reduzido, “Int” = Intermédio, “Ise” = Isenta)

Description Description Não

Descrição da taxa

(No caso do IVA assumir: Intermédia, Normal, Reduzida, Isenta). TaxPercentage TaxPercentage Não Percentagem da taxa

Elemento : TaxType Descrição : IVA

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(No caso do Imposto sobre o Valor Acrescentado assumir “IVA” concatenado com o espaço fiscal).

Exemplo:

IVACON – IVA espaço fiscal Continente: IVARAM – IVA espaço fiscal Madeira IVARAA – IVA espaço fiscal Açores TaxCodeDetails(n) TaxCodeDetails Sim Detalhes do código da Taxa

Elemento : TaxTable

Descrição : Tipologias de Impostos

Nome Tipo Obrigatório Descrição

TaxType(n) TaxType Sim Tabela de Tipos de Impostos Elemento : AddressStructure

Descrição : Estrutura de um endereço postal

Nome do Campo Tipo Obrigatório Descrição

BuildingNumber BuildingNumber Não Número de polícia

StreetName StreetName Não Nome da rua

AddressDetail AddressDetail Sim Endereço detalhado (Nome da rua + número de polícia) (Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção “Desconhecido”)

City City Sim Localidade

(Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção “Desconhecido”)

PostalCode PostalCode Sim Código Postal

(Nas aplicações de contabilidade para o elemento Customer e Supplier a inexistência desta informação pode ser substituída pela menção “Desconhecido”)

Region Region Não Distrito

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Elemento : ShippingPointStructure

Descrição : Estrutura de local de Carga/Descarga

Nome do Campo Tipo Obrigatório Descrição

DeliveryID DeliveryID Sim Código da entrega de mercadoria DeliveryDate DeliveryDate Sim Data da entrega de mercadoria

Address AddressStructure Sim Morada

Elemento : Supplier Descrição : Fornecedor

SupplierID SupplierID Sim Chave do registo no ficheiro de fornecedores SupplierTaxID SupplierTaxID Sim NIF do fornecedor

CompanyName CompanyName Sim Nome da empresa

Contact Contact Não Nome do contacto da empresa BillingAddress BillingAddress Sim Morada de facturação

ShipToAddress ShipToAddress Não Morada de expedição Telephone Telephone Não Telefone

Fax Fax Não Fax

Email Email Não E-mail

Website Website Não Endereço internet

Elemento : References

Descrição : Referência a outros documentos

CreditNote(n) CreditNote Sim Referência utilizada nas notas de crédito

Elemento : OrderReferences Descrição : Referência da encomenda

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OriginatingON OriginatingON Não Identificador da encomenda OrderDate OrderDate Não Data da encomenda

Elemento : MasterFiles Descrição : Ficheiros Mestre

GeneralLedger(n) GeneralLedger Sim – Para Contabilidade Plano de contas

Customer(n) Customer Sim Clientes

Supplier(n) Supplier Sim Fornecedores

Product(n) Product Sim – Para Gestão Comercial Produtos TaxTable(n) TaxTable Sim – Para Gestão Comercial Taxas de IVA

Elemento : Header

Descrição : Cabeçalho do ficheiro SAF-T PT

AuditFileVersion AuditFileVersion Sim Versão do ficheiro de auditoria

CompanyID CompanyID Sim Identificação do registo comercial da empresa.

(Obtém-se pela concatenação da Conservatória do Registo Comercial com o N.º do registo comercial no formato “Conservatória/Nº de Registo”).

TaxRegistrationNumber TaxRegistrationNumber Sim Número de Identificação Fiscal da empresa

TaxAccountingBasis TaxAccountingBasis Sim Tipo de sistema que gerou o ficheiro: “Contabilidade”, “Facturação”, “Integrado Contabilidade-Facturação” CompanyName CompanyName Sim Nome da Empresa

CompanyAddress CompanyAddress Sim Endereço postal da empresa

FiscalYear FiscalYear Sim Ano fiscal

(Utilizar as regras do código do IRC, no caso dos períodos contabilísticos não coincidentes com o ano civil).

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(Ano do inicio do exercicio quando diferente do ano fiscal ex: Exercício de 01-10-2005 a 30-09-2006, corresponde FiscalYear 2005)

StartDate StartDate Sim Data do inicio do exercício da empresa EndDate EndDate Sim Data de fim do exercício da empresa CurrencyCode CurrencyCode Sim No caso português será a constante “EUR” DateCreated DateCreated Sim Data de geração do ficheiro

ProductID ProductID Sim

Nome do produto que gera o SAF-T-PT .

(Deve ser indicado o nome comercial do software e o da empresa produtora no formato “Nome Produto/Nome

Empresa”).

ProductVersion ProductVersion Sim Versão do software que gerou o ficheiro

HeaderComment HeaderComment Não Comentários gerais ao ficheiro para entrega à DGCI Telephone Telephone Não Número de telefone da empresa

Fax Fax Não Número do fax da empresa

Email Email Não Endereço de correio elecrónico da empresa WebSite WebSite Não Endereço do sitio Web da empresa

Elemento : GeneralLedger

Descrição : Plano Oficial de Contas (Todas as contas – Agregadoras e de movimento)

AccountID AccountID Sim Código da conta. Devem constar todas as contas movimentadas e as respectivas contas integradoras, até às contas do razão.

AccountDescription AccountDescription Sim Descrição da conta

OpeningDebitBalance OpeningDebitBalance Sim Saldo de abertura a débito da conta do movimento ou soma dos saldos devedores da conta integradora.

OpeningCreditBalance OpeningCreditBalance Sim Saldo de abertura a crédito da conta de movimento ou soma dos saldos credores da conta integradora.

Elemento : GeneralLedgerEntries Descrição : Movimentos Contabilísticos

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NumberOfEntries NumberOfEntries Sim Número de registos de movimentos contabilísticos

TotalDebit TotalDebit Sim Soma a débito de todos os movimentos do periodo escolhido TotalCredit TotalCredit Sim Soma a crédito de todos os movimentos do periodo escolhido Journal(n) Journal Não Diário contabilistico

Elemento : Customer Descrição : Clientes

CustomerID CustomerID Sim Chave do registo na tabela de clientes CustomerTaxID CustomerTaxID Sim NIF do cliente

CompanyName CompanyName Sim Nome da empresa

Contact Contact Não Nome do contacto na empresa BillingAddress BillingAddress Sim Morada de facturação

ShipToAddress ShipToAddress Não Morada de expedição

Telephone Telephone Não Telefone

Fax Fax Não Fax

Email Email Não Endereço de correio electronico da empresa

Website Website Não Sitio na internet

Elemento : Product

Descrição : Produtos e Serviços

ProductType ProductType Sim

Indicador de produto ou serviço.

(Utilizar “P” para produtos, “S” para serviços prestados e “O” para outros, como por exemplo, portes debitados)

ProductCode ProductCode Sim Código interno de identificação do produto ou serviço ProductGroup ProductGroup Sim Família do produto ou serviço

ProductDescription ProductDescription Sim Descrição do produto ou serviço

ProductNumberCode ProductNumberCode Sim Código EAN do produto. Quando não existir preencher com o código interno do produto (ProductCode)

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Elemento : CreditNote Descrição : Nota de crédito

Reference Reference Não Identificação da factura a creditar quando aplicado ao documento original

Reason Reason Não Motivo da Nota de Crédito

Elemento : DocumentTotals Descrição : Totais do documento

TaxPayable TaxPayable Sim Valor total do IVA a pagar NetTotal NetTotal Sim Total do documento sem IVA GrossTotal GrossTotal Sim Total do documento com IVA

Currency Currency Não Moeda, no caso de moeda estrangeira Settlement Settlement Não Acordo do desconto e forma de pagamento Elemento : Currency

Descrição : Moeda do documento

CurrencyCode CurrencyCode Não Código EAN da moeda original do documento CurrencyDebitAmount CurrencyDebitAmount Opcional Valor a Débito em moeda estrangeira

CurrencyCreditAmount CurrencyCreditAmount Opcional Valor a Crédito em moeda estrangeira

Elemento : Settlement

Descrição : Condições de pagamento

SettlementDiscount SAFtextType Não Descrição do acordo de desconto SettlementAmount SAFmonetaryType Não Montante do desconto

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SettlementDate SAFdateType Não Data acordada para pagamento PaymentMechanism SAFtextType Não Descrição da forma de pagamento

Elemento : Line (Documento Comercial) Descrição : Linha de documento comercial

LineNumber LineNumber Sim Número da Linha

OrderReferences OrderReferences Não Referência da encomenda que deu origem à factura ProductCode ProductCode Sim Chave do registo na tabela de produtos e serviços ProductDescription ProductDescription Sim Descrição da linha do documento

Quantity Quantity Sim Quantidade

UnitOfMeasure UnitOfMeasure Não Unidade de medida

UnitPrice UnitPrice Sim Preço unitário sem IVA e deduzido dos descontos de linha e cabeçalho

TaxPointDate TaxPointDate Sim Data de envio da mercadoria ou prestação do serviço. Deve ser a data da guia de remessa associada, se existir

References References Não Referência a factura(s) a creditar no caso das notas de crédito

Description Description Sim Descrição constante na linha do documento impresso DebitAmount DebitAmount Sim Valor da linha a lançar a débito à conta de vendas

Nota: Nas notas de crédito é o valor da linha sem IVA deduzido dos descontos de linha e cabeçalho

CreditAmount CreditAmount Sim Valor da linha a lançar a crédito à conta de vendas

Nota: Nas facturas, notas de débito e vendas a dinheiro é o valor da linha sem IVA deduzido dos descontos de linha e cabeçalho

Tax Tax Não Iva liquidado na venda, quando aplicável segundo o CIVA SettlementAmount SAFmonetaryType Não Montante do desconto na linha

Elemento : SourceDocuments Descrição : Documentos comerciais

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SalesInvoices SalesInvoices Sim Documentos de vendas (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito e Vendas a dinheiro)

Elemento : SalesInvoices

Descrição : Documentos de vendas - Facturas, Notas de crédito, Notas de débito e Vendas a dinheiro

NumberOfEntries NumberOfEntries Sim Número total de documentos de vendas TotalDebit TotalDebit Sim Somatório dos valores a débito

TotalCredit TotalCredit Sim Somatório dos valores a crédito Invoice(n) Invoice Sim Documento de vendas

Elemento : Invoice

Descrição : Documento de vendas - Facturas, Notas de crédito, Notas de débito e Vendas a dinheiro

InvoiceNo InvoiceNo Sim Identificador do documento no formato: Série/Número do documento

Period Period Não Período da contabilidade. Indica o número do mês do exercício, de 1 a 12, contado desde a data do início do exercício.

InvoiceDate InvoiceDate Sim Data do documento

InvoiceType InvoiceType Sim Tipo de documento, os tipos válidos são: “Factura”, “Nota de débito”, “Nota de Crédito” ou “Venda a dinheiro”, quando nenhum se aplicar, deverá ser preenchido com a descrição do tipo de documento

SystemEntryDate SAFdateTimeType Sim Data de gravação do registo no sistema

TransactionID TransactionID Não Chave única da tabela de movimentos contabilisticos, da transacção onde foi lançado este documento

(Note-se que este campo é opcional) CustomerID CustomerID Sim Chave do registo na tabela de clientes

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colocados à disposição do cliente

ShipFrom ShipFrom Não Local e data de carga onde se inicia a expedição dos artigos vendidos para o cliente

Line(n) Line Sim Linhas do documento

DocumentTotals DocumentTotals Sim Totais do documento

Elemento : Journal

Descrição : Diário contabilístico

JournalID JournalID Sim Código do diário Description Description Sim Descrição do Diário Transaction(n) Transaction Não Transacção

Elemento : Transaction

Descrição : Documento contabilístico

TransactionID TransactionID Sim Chave única do movimento contabilistico

Period Period Sim Período da contabilidade. Indica o número do mês do exercício, de 1 a 12, contado desde a data do início do exercício. Pode ainda ser preenchido com os números de mês 13,14 e 15 para movimentos efectuados no último mês do exercício, relacionados com o apuramento do resultado do exercício. Exemplo: movimentos de apuramentos de existencias, reintegrações, provisões e apuramentos de resultados.

TransactionDate TransactionDate Sim Data do movimento

SourceID SAFtextType Não Identificação do utilizador que no sistema registou o movimento contablístico

Description Description Sim Descrição do movimento ou do documento associado. Nos movimentos de apuramentos do custo das existências vendidas e consumidas e da variação da produção, esta

descrição deve ser iniciada por “Apuramento de existências” Nos movimentos de apuramento de resultados operacionais,

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financeiros, extraordinários e líquidos, esta descrição deve ser inciada por “Apuramento de resultados”.

GLPostingDate GLPostingDate Sim

Data de gravação do movimento ao segundo (datatype):AAAA-MM-DDThh:mm:ss.

(Para as recolhas retroactivas de dados, em que não exista este campo, o sistema deve assumir a data do movimento contabilístico).

CustomerID CustomerID Não Chave do registo na tabela de clientes. Tem que ser

preenchido quando a transacção se trate de uma venda que deva figurar no anexo O da declaração anual ou que deva figurar no anexo I da declaração periódica de IVA.

SupplierID SupplierID Não Chave do registo na tabela de fornecedores. Tem que ser preenchido quando a transacção seja uma compra que deva figurar no anexo P da declaração anual.

Line(n) Line Não Linhas do documento contabilistico

Elemento : Line (Documento Contabilístico) Descrição : Linhas do documento contabilístico

RecordID RecordID Sim Chave única do registo de linhas do documento AccountID AccountID Sim Código da conta do movimento

SourceDocumentID SAFtextType Não Tipo e número do documento comercial relacionado com esta linha (referência à estrutura SalesInvoices perante sistemas integrados)

SystemEntryDate SAFdateTimeType Sim Data de registo do movimento contabilístico Description Description Sim Descrição do movimento contabilístico

DebitAmount DebitAmount Escolha Valor do movimento a débito CreditAmount CreditAmount Escolha Valor do movimento a crédito