MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS AUDITORIA INTERNA MATRIZ SWOT DA AUDITORIA INTERNA

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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

AUDITORIA INTERNA

MATRIZ SWOT DA AUDITORIA INTERNA

O objetivo deste estudo foi elaborar uma matriz SWOT para a Auditoria Interna da UFG para alcançar uma melhor contribuição à qualidade dos trabalhos, fazendo o diagnóstico dos ambientes da unidade, fornecendo técnicas para identificação no ambiente interno, das forças e fraquezas, e no ambiente externo, das oportunidades e ameaças, desenvolvendo um diagnóstico estratégico e eficaz.

Esta matriz visa à formulação de estratégias que buscam atingir uma adequação entre as capacidades internas e as possibilidades externas.

Neste trabalho foram analisados os componentes que compõem a matriz, quais sejam: 1. Forças, que são as características positivas internas que a unidade pode explorar

para atingir as suas metas. Referem-se às habilidades, capacidades e competências básicas da organização que atuam em conjunto para ajudá-la a alcançar suas metas e objetivos;

2. Fraquezas, que são as características negativas internas que podem inibir ou restringir o desempenho da unidade. Referem-se à ausência de capacidades e/ou habilidades críticas. São, portanto, deficiências e características que devem ser superadas ou contornadas para que a organização possa alcançar o nível de desempenho desejado;

3. Oportunidades são as características do ambiente externo, não controláveis pela unidade, com potencial para ajudá-la a crescer e atingir ou exceder as metas planejadas, e;

4. Ameaças são as características do ambiente externo, não controláveis pela unidade, que podem impedi-la de atingir as metas planejadas e comprometer o crescimento organizacional.

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MATRIZ SWOT

A técnica da análise SWOT integra metodologias de planejamento estratégico organizacional, servindo como guia para organizar a opinião da equipe sobre o objeto da auditoria e o ambiente no qual opera.

A aplicação da matriz SWOT deve ser utilizada na fase dos estudos de viabilidade, e do planejamento da auditoria, como técnica de diagnóstico da situação do objeto da auditoria, mas também pode ser reaplicada na fase de execução da auditoria, caso surja algum outro aspecto inicialmente não identificado pela equipe.

Na elaboração da Matriz SWOT da Auditoria Interna da UFG, foram identificadas as seguintes características:

FATORES INTERNOS FATORES EXTERNOS

Forças Oportunidades

 Vinculação dos ocupantes do cargo de Auditor exclusivamente à Unidade de Auditoria Interna da UFG;

 Independência de atuação;

 Tempo adequado para execução dos trabalhos;

 Comprometimento da equipe;  Bom ambiente de trabalho.

 Crescimento de exigências legais e administrativas pela implementação da gestão ética, proba, econômica, eficiente, eficaz, entre outras;

 Apoio recebido da Alta Administração.

Fraquezas Ameaças

 Deficiência de normativos de auditoria;  Deficiência de mapeamento dos

processos;

 Equipe muito pequena;

 Falta de capacitação em áreas específicas.

 A alta gestão não priorizar o controle interno dentro da UFG;

 Não valorização do cargo de Auditor Interno;

 Limitação orçamentária, refletindo nas ações da Unidade de Auditoria Interna (capacitação, deslocamento, insumos etc.);

 Interferência nas atividades da Audin;

 Não cumprimento das recomendações

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Para Forças foram identificados os seguintes pontos:

 Vinculação dos ocupantes do cargo de Auditor exclusivamente à Unidade de Auditoria Interna da UFG: as três auditoras da UFG são lotadas na Audin, e não possuem atividades comprometidas com a gestão da entidade;

 Independência de atuação: a Auditoria Interna não se sujeita ao comando exclusivo de um cargo temporário e ligado à gestão, como o de um reitor, ou pro-reitor; o Chefe da Auditoria quem planeja e orienta suas próprias ações;  Planejamento adequado para execução dos trabalhos: o planejamento anual é

devidamente discutido e aprovado previamente por todas as integrantes da Audin;

 Comprometimento da equipe: a equipe é comprometida com suas funções e defesa da sua independência dentro da entidade;

 Bom ambiente de trabalho: o ambiente de trabalho da Audin está sincronizado e equilibrado, mesmo com o trabalho remoto.

Para Fraquezas foram identificados os seguintes pontos:

 Deficiência de normativos de auditoria: o Regimento Interno da Audin está desatualizado, e não retrata as funções que Audin pratica diariamente;  Deficiência de mapeamento dos processos: como a UFG não tem seus

processos mapeados, a análise dos principais pontos de risco fica mais complicada, e a relevância dos trabalhos de auditoria pode ficar prejudicada;  Equipe muito pequena: nossa equipe é formada por apenas três auditoras, e a

demanda auditável é muito maior, pois se trata de uma universidade de médio-grande porte, com alto orçamento;

 Falta de capacitação em áreas específicas: dentro de uma universidade podem existir muitas áreas auditáveis que exigiria conhecimentos muito específicos que a nossa equipe não tem.

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 Crescimento de exigências legais e administrativas pela implementação da gestão ética, proba, econômica, eficiente, eficaz, entre outras: a exigência da criação do PGMQ, e de novo Regimento Interno na Auditoria Interna; e da exigência da criação do programa de integridade, do comitê de riscos, entre outros na Universidade promovem essa possibilidade de uma melhor condução do órgão público como um todo;

 Apoio recebido da Alta Administração: a Audin da UFG sempre recebeu apoio da Alta Administração da UFG, sempre teve fácil acesso aos dirigentes máximos, e aos processos e papéis auditáveis.

Para Ameaças foram identificados os seguintes pontos:

 A alta gestão não priorizar o controle interno dentro da UFG: como o controle interno é fundamental para uma gestão proba, mas demanda muito da entidade, pois precisa de pessoal capacitado, e comprometido, sempre existe a possibilidade da não priorização do controle interno;

 Não valorização do cargo de Auditor Interno: por ser um cargo de auditoria, que exerce atividades de fiscalização de outras atividades dentro do mesmo órgão, existe a chance de uma não valorização dessa carreira, ou até mesmo da diminuição da importância desse cargo;

 Limitação orçamentária, refletindo nas ações da Unidade de Auditoria Interna (capacitação, deslocamento, insumos etc.): a limitação orçamentária é sempre um risco para a entidade, e, dentro desse risco, o direcionamento da limitação para a Auditoria é algo inclusive já sentido por nós auditoras, quando não pudemos fazer uma capacitação previamente autorizada pelo Consuni, justamente por causa da falta de recursos;

 Interferência nas atividades da Audin: a ameaça à independência dentro da instituição é algo que a Audin deve estar sempre atenta, por que o bom convívio com a Alta Administração pode confundir as relações pessoais e profissionais;

 Não cumprimento das recomendações emitidas: o cumprimento integral das recomendações da Audin sempre foi um desafio, apesar das conversas, e

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documentos prévios trocados antes da emissão de um Relatório de Auditoria.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Espera-se com a construção desta matriz SWOT que a Auditoria Interna evolua na qualidade dos trabalhos, estando atenta aos pontos fracos e fortes e à adequação entre os fatores externos e internos, desenvolvendo um diagnóstico estratégico e eficaz.

A SWOT, além de ser uma ferramenta estratégica, também potencializa o foco e direciona os resultados, fornecendo credibilidade às informações obtidas pela equipe de Auditoria Interna.

Esta equipe da Audin entende que a matriz, de tempos em tempos, deve ser revista e melhorada, por isso, atribui-se essa matriz para a realidade de 2020.

Em face disso, requer-se uma revisão anual para uma melhor visualização da realidade da Auditoria Interna, bem como para o auxílio no planejamento das estratégias de trabalho desta Auditoria.

Goiânia, 30 de novembro de 2020.