Conteúdo aprofundado
MANUAL DE BOAS
PRÁTICAS
Capacitação
PLANEJAMENTO
ENACTUS: INOVAÇÃO
E RESULTADOS
Caio Felipe Bosco Santos
Sumário
1. Introdução 2
2. Planejamento 2
Importância 3
Tipos e partes de planejamento 3
3. Inovação 6
Pesquisas 6
Juntos Somos Mais Fortes 7
Adaptação 9
4. Resultados 11
Clareza 11
Celebração & Reconhecimento 11
Divulgação 12
5. Cases Enactus 14 Presidência do time Enactus UFRJ, ciclo 2018-19 14 Planejamento ENEB, ciclo 2019-20 15 6. Caixa de Ferramentas 17
Conceitual 17
Misto 17
Prático 18
7. PRATIQUE! 19
Projetos por etapas 19 Desenvolvimento de Diretorias 20
1.Introdução
Este documento tem o objetivo de trazer diferentes abordagens sobre Inovação e Resultados, visando embasar os planejamentos das equipes dos times Enactus. Através de definições e exemplos, os seguintes tópicos irão permitir que o leitor tenha um novo caminho para aprimorar o seu trabalho.
Alguns pontos serão apenas pontuados, devendo ser aprofundados posteriormente para um melhor entendimento e aplicação do conteúdo. A maneira que os blocos estão divididos, assim como a diversidade das fontes, são consequência das experiências vividas pelos criadores deste material e das suas visões sobre os assuntos abordados.
Portanto, aproveitem este material como um incentivo para o desenvolvimento de vocês como protagonistas dos seus Projetos. Destaquem, critiquem, pesquisem e adaptem tudo o que fizer sentido para o contexto em que estão, de forma que poderão estar mais preparados para gerar impacto, em maior escala e qualidade.
2.Planejamento
A ação de planejar está atrelada a levantar ideias, mapear problemas, discutir e decidir abordagens, alinhar frentes de execução, definir objetivos e metas e mais uma série de nuances que são praticadas no cotidiano.
É importante deixar claro que planejar não está ligado apenas àquela ideia de trabalho, negócios e grandes empresas. Bem, não somente. Na verdade, ao ampliar este conceito para fins pessoais - como planejar uma viagem para um país que sempre quis visitar, ou meios acadêmicos - como conseguir ter um melhor rendimento na universidade -, cria-se o hábito e pratica-se a competência de planejar.
Nesta mesma linha, o raciocínio por trás de qualquer um desses planejamentos tem a mesma base: deve-se pensar em objetivos centrais, analisar o respectivo contexto e traçar medidas para atingir os melhores resultados.
Definição de planejamento no dicionário.
Abaixo, serão apresentados alguns conceitos fundamentais sobre o tema, devendo ocorrer o aprofundamento sobre eles posteriormente, de forma que a aplicação se torne mais lógica e coesa.
Importância
Pode-se dizer que o planejamento é executado no presente e seu resultado é focado no futuro. Uma equipe de projeto que consegue elaborar um bom planejamento, e a partir disso colocar em prática o que foi projetado, com certeza terá mais chances de obter grandes resultados.
Afinal, planejar exige estratégia, tática e ação: avaliar as causas e consequências; analisar riscos das decisões tomadas; contextualizar as vantagens e desvantagens das ações pensadas; definir responsáveis e prazos; fundamentar e viabilizar as suas decisões.
Em uma realidade de Enactus, a responsabilidade se torna ainda maior. O planejamento deve reproduzir o propósito da equipe que o faz e deve focar em concretizar o que está sendo comprometido com as comunidades e pessoas envolvidas. Portanto, o planejamento é uma das ferramentas mais fortes para assegurar a consolidação dos projetos, além da qualidade e abrangência do impacto gerado.
Façam as coisas acontecerem!
Tipos e partes de planejamento
Existem diversos tipos de planejamento e de organização de suas ideias. Uma das possíveis formas de se abordar o tema é pela divisão em Planejamentos Estratégico, Tático e Operacional. A descrição de cada um desses se refere a um momento de projeto, o que não significa que devem ser feitos ou revisados apenas uma vez. Em realidade, eles fundamentam e complementam a existência dos outros, permitindo a gestão em diferentes níveis.
As diferenças entre eles são relativas à escala e aos detalhes. O Planejamento
Estratégico busca definir as diretrizes, os objetivos e as métricas de um projeto, assim como o contexto e os recursos disponíveis para implementação da ideia; o Planejamento
Tático objetiva aprofundar os objetivos em etapas e destrinchar os fatores-chaves e indicadores de sucesso; o Planejamento Operacional está focado em organizar as metas e criar o plano de ação que será preparado, desenvolvido e monitorado.
Diferentes tipos de planejamento.
Com essa tipologia apontada, pode-se mencionar as diferentes partes que formam um planejamento. A seguir, encontra-se a lista simplificada que foi elaborada com base no documento “Como fazer um bom planejamento” do time Enactus UFRJ:
● Escopo - O que precisa ser concluído? O que esse projeto se propõe a realizar? Essa é a principal questão ao se analisar um projeto, devendo ser claro e objetivo.
● Apoiadores - Quais pessoas estão envolvidas no projeto? Que organizações estão por trás da ideia? Ao detalhar os diferentes grupos de apoiadores e agrupá-los, será possível entender oportunidades e contatos para o desenvolvimento das ações.
● Recursos - Quais recursos estão disponíveis? Quais conhecimentos e quais investimentos a equipe possui? Mais do que recursos físicos, devem ser pontuados também habilidades e especialidades que serão necessárias para o decorrer do projeto.
Dica: Analise os recursos como sendo os principais diferenciais que a sua equipe o seu time tem. Existe uma simulação que ajuda a entender como identificá-los: pense em duas empresas que trabalham no mesmo setor, tem processos semelhantes e preços parecidos; agora, reflita sobre todos os fatores que fariam você escolher uma, ao invés da outra; pronto, esses pontos serão recursos.
● Cronograma - Qual o tempo que tenho para entregar o projeto? As atividades estarão influenciadas por qual contexto? O cronograma deve ser preenchido e atualizado constantemente, servindo como um guia de organização.
● Grandes etapas - Os objetivos serão divididos em quais etapas? Deve-se
aprofundar a visão sistêmica e começar a enxergar quais grandes marcos devem ser destacados.
● Pequenas etapas - Quais são os blocos a serem detalhados? Devo separar ainda mais o planejamento? Caso necessário, as grandes etapas podem ser divididas em agrupamentos coesos e que facilitem o direcionamento.
● Plano de ação - Como posso executar o que já planejei? Como colocar em prática as minhas ideias? Será a forma de combinar etapas, recursos e
cronogramas. Após a progressão das atividades e do planejamento, poderão ser necessárias atualizações e revisões.
● Metas e indicadores - Quais são as métricas que o projeto vai traçar? Como acompanhar o desenvolvimento das frentes? Terão o foco em medir o impacto da atuação do projeto, podendo ser qualitativos ou quantitativos, com uma forma específica de mensuração.
Exemplo: Como caso prático para consultoria, o Instituto Reação desejava fazer um estudo para sua expansão. Para poder analisar as variáveis e avaliar o sucesso das ações, foram criadas as seguintes métricas: o número total de alunos; o custo por aluno e a qualidade das aulas, através do indicador da evasão.
● Monitoramento e gestão do conhecimento - Quais conclusões surgem do
monitoramento? Como repassar as informações e os conhecimentos obtidos? Criar documentos e trazer reuniões para analisar o que está sendo desenvolvido são formas de manter a evolução do trabalho.
● Re-planejamento e ajustes - O que eu aprendi durante o primeiro momento de execução? Quais partes não fazem mais sentido ou precisam de ajustes? O planejamento deve ser frequentemente utilizado e revisitado, seguindo os caminhos elaborados, além de estar sempre sendo refinado.
Esquema com as partes de um planejamento.
Vale ressaltar que a criação dessas partes não tem uma ordem precisa, podendo ser realizada da maneira que faça mais sentido para a equipe e podendo sofrer revisões posteriormente. Da mesma forma, os nomes atribuídos podem ser adaptados e a hierarquia de organização também pode ser mais simples ou mais complexa, de acordo com a sua realidade.
3.Inovação
O que é inovação para você? Sendo um dos assuntos mais debatidos, junto à criatividade, existem diversas maneiras de se encarar este tema. Muito mais importante do que definir qual o conceito certo, a discussão é válida auxiliar no entendimento de como inovar e o que deve ser feito para alcançar ideias inovadoras.
Uma das linhas de pensamento é descrita pelo polivalente Murilo Gun. Em um de seus raciocínios, ele traz uma perspectiva sobre quais são os componentes fundamentais para descrever este tema:
CRIATIVIDADE x EMPREENDEDORISMO = INOVAÇÃO
Esta é uma equação que evidencia o fator prático da inovação, com a parcela do empreendedorismo, e retira o foco somente para o lado criativo da ideação, da criatividade. Com isso, é possível confrontar a visão de muitos as não se enxergarem como inovadores, como incapazes de surgir com algo “inovador de verdade”.
Existem diversas ideias sendo levantadas e criadas a todo instante. Este fato permite a inferência de que muitas dessas ideias estão sendo sobre os mesmas temas; ou tenham o mesmo formato; ou sejam focadas para o mesmo público-alvo; ou até mesmo que sejam idênticas, nos mais pequenos detalhes.
Assim, a lição a ser tirada deste cenário é de que muito mais importa o que se faz com as ideias que estão surgindo à sua volta, do que a necessidade de querer “reinventar a roda”. A partir deste pensamento, serão abordadas três frentes para ampliar a visão e o conhecimento das suas equipes, estimulando a inovação.
Exemplo: Em 1999, foi criado o site “Peça comida” com o mesmo objetivo e maneira similar de operação ao do iFood. Por sua grande semelhança, ele é considerado o “avô” dessa consolidada rede, mas que se diferencia, principalmente, pelo fato de que um fechou as portas enquanto o outro lidera o mercado. O fundador desse site foi o próprio Murilo Gun e serve como exemplo de como uma ideia pode ser aplicada de diversas formas. Assim,o seu foco deve ser em como fazer com que boas ideias deem certo na sua realidade, gerando impacto.
Pesquisas
Durante as primeiras fases da vida, um grande privilégio é ter o acesso a ambientes que incentivam e fomentam maneiras de se aprender. Seja com a escola, a universidade, um parente ou um amigo, o contato com diversas formas de aprendizagem permite que cada pessoa desenvolva sua linha de raciocínio e identifique como melhor captar e organizar informações.
Nesse sentido, tem-se o cenário de que grande parte dos times Enactus é formada por alunos universitários. Embora existam marcantes desigualdades dentro deste nicho, o acesso à informação e ao estudo científico passa a ser mais presente e facilitado do que para a maioria dos demais segmentos da sociedade. Deve-se, portanto, valorizar a oportunidade de fundamentar as ideias, projetos e quaisquer atividades que sejam desenvolvidas pelas equipes.
Abordando o tema de Pesquisas, porém, não se refere apenas aos artigos publicados pela sua universidade ou ao conteúdo passado em uma matéria do seu curso. Existem diversos outros canais que podem ser consultados para complementar os estudos realizados. Livros, sites, blogs, documentários e filmes são alguns exemplos de outras fontes a serem consultadas e com uma enorme abrangência de conteúdos: o que você quiser buscar, você provavelmente encontrará ao menos um material para analisar.
Neste contexto, existem dois cuidados centrais a serem levantados neste tópico. O primeiro deles é sobre a confiabilidade e a procedência do que for estudado, devendo haver uma verificação com rigor e cautela antes de começar a tirar conclusões. O segundo é sobre o hábito de se pesquisar, algo que acaba sendo perdido dentre os hábitos das pessoas, não somente no trabalho, mas também para as demais áreas da vida. É muito importante que a busca por validações seja algo internalizado na cultura dos times e esteja presente antes, durantes e após a execução dos planejamentos.
Dica: Faça a reflexão sobre qual foi o último conteúdo que você estudou e trouxe para a sua equipe. Quais são suas fontes de pesquisa e como você tem feito para garantir a qualidade desse material para o seu trabalho? Em tempos de tantos Fake News e informações falsas, é fundamental que se mantenha o hábito de pesquisar, mas sendo imprescindível a busca para validação e checagem dos fatos.
Juntos Somos Mais Fortes
Como principais fontes de consulta e de ideias, os conhecidos networking e
benchmarking merecem um destaque nesta seção. Ambos são relacionados às conexões com parceiros e aos contatos que visam a troca de oportunidades e informações. Seja por causa ou efeito, os times que mais têm resultados também se tornam referências nesses assuntos.
Além disso, existem vários tipos e grupos de contatos que podem ser mapeados. A seguir, serão destacados quatro deles:
● Times Enactus - Cada time possui suas realidades e identidades, tendo suas áreas de maior conhecimento e também aquelas que ainda precisam de melhoria. Nesse contexto, são produzidas e adaptadas diversas metodologias com o objetivo de solucionar dores do trabalho com projetos sociais. Algumas funcionam muito bem e outras simplesmente não surtem o efeito esperado, mas ambos os casos podem servir de exemplo e lição. A rede tem uma abrangência e diversidade notáveis, sendo uma das mais ricas oportunidades de colaboração para suas equipes.
Exemplo: Durante a gestão do ciclo 2018-19, as lideranças dos times Enactus do Rio de Janeiro se uniram e identificaram a oportunidade de criar um evento de integração e capacitação dos membros. Assim, foi criado o primeiro Enactus Experiencie: Rio de Janeiro, tendo uma grande diversidade e troca entre os participantes e capacitadores.
O evento ocorreu em 2019, após a realização do ENEB.
● Organizações Universitárias - Empresas juniores, projetos de extensão,
laboratórios e iniciações científicas podem servir como facilitadores do conhecimento e/ou, até mesmo, como referências de pesquisa em outras áreas de interesse dos times. Muitas vezes conseguindo realizar parcerias gratuitas, este é mais um caminho para integrar conhecimentos e retornar para a sociedade o investimento dado às universidades.
● Empresas - Com o propósito e a imagem relativos à sustentabilidade, muitas empresas identificam valores similares aos dos times Enactus e, com isso, podem ser atraídas para realizar trabalhos conjuntos. Além disso, os projetos podem ter áreas de trabalho ou necessidades técnicas específicas, o que possibilita a criação de parcerias que beneficiem ambas as organizações. A criação de contratos de parcerias e o levantamento sobre o que pode ser oferecido pelo seu time em negociações são práticas fundamentais para este grupo.
Exemplo: O projeto Santa Horta, do time Enactus UFRJ, trabalha com uma horta comunitária na comunidade Santa Marta. Para a estruturação da horta, foram feitas parcerias com empresas (para recursos materiais, como tubulações) e com empresas juniores de engenharia da UFRJ (para recursos técnicos). Assim, o projeto utilizou diferentes conexões para a melhor construção do projeto.
● Investidores - Os projetos de empreendedorismo social abrangem dores da
sociedade que tem tomado cada vez mais enfoque. Os propósitos motivados pelo Comércio Justo, pela Produção Sustentável e pelo Impacto Socioambiental fazem com que pessoas e empresas enxerguem novas oportunidades de investimento. Para isso, os projetos devem ter claros os seus objetivos e métricas, identificando o as demandas de investimento e quais serão os retornos para o investidor. Por fim, tenham clareza para responder a seguinte pergunta: quais recursos eu preciso para entregar meu projeto? Imagine, por exemplo, que um dia alguém que possui recursos ilimitados esteja cogitando oferecer tudo o que você pedir para a conclusão do seu projeto. Caso você não saiba o que/quanto precisa, provavelmente seu pedido vai ser incerto e pode não convencer - chances assim podem ser únicas, não as perca.
Com estes blocos definidos, pode-se falar sobre o esforço necessário para começar uma troca de experiências, conforme exemplo:
“Oi, Gabriel! Tudo bem?
Meu nome é Victor, sou membro do time Enactus UFRJ e vi pelo Instagram que o time Enactus UFMG tem projetos parecidos com os nossos. Posso te enviar algumas perguntas sobre como vocês trabalham?”
Pronto. Com dois minutos você já vai estar abrindo brecha para aprender e ter acesso a informações exclusivas sobre sua área de trabalho. A timidez ou até mesmo a eventual preguiça não podem impedir que você traga conteúdos que podem ser muito valiosos para o desenvolvimento e a entrega dos projetos.
Existe sempre a possibilidade de que contatos não sejam sempre positivos ou que não gerem algo relevante. Porém, só de estar divulgando a sua ideia e ouvindo opiniões, novas contribuições podem surgir de onde menos se espera. Com a prática e a vivência, cria-se uma habilidade cada vez mais acurada ao escolher contatos e planejar abordagens com diferentes tipos de parceiros.
Portanto, não deixe de botar em um papel os pontos mais fortes da sua equipe, para oferecer em uma negociação, e os pontos de demandas, para serem requisitados em suas buscas. Aplique isso de forma sistêmica e ficará evidente que sempre terá algo que poderá estar movimentando as suas conexões.
Adaptação
Aliado ao planejamento estratégico, o conceito e/ou competência de prospectiva estratégica passa a ser estudada para aplicação em negócios. Devem-se prever os acontecimentos futuros, os seus impactos e como aproveitar oportunidades e atenuar riscos.
Isso ocorre, principalmente, pelo contexto mundial que se está vivendo, conhecido por VUCA (acrônimo do inglês para Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade). É considerado que essas quatro características definem a realidade atual e, para se prosperar nela, são demandadas algumas competências como: resiliência, flexibilidade, multidisciplinariedade e coragem.
Acrônimo do inglês para Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade.
Após a análise sobre o momento atual e a iniciação aos blocos de Pesquisas e Juntos Somos Mais Fortes, pode-se começar a pensar sobre a aplicação na realidade da sua equipe. A teoria tende a soar muito mais simples e, por vezes, ao tentar realizar planejamentos e análises, tudo se torna mais confuso e ambíguo.
Nesse sentido, ressalta-se a importância de se fazer adaptações e de fazê-las corretamente. Existe um gabarito para dizer se você fez da maneira certa? Não. Porém, com o bloco sobre Resultados neste documento, você terá diferentes maneiras de diagnosticar a eficácia de suas medidas.
Desta forma, fica o incentivo para que sejam estudadas metodologias e casos de sucesso, das mais diferentes fontes. Na Caixa de Ferramentas, disponibilizada neste documento, são fornecidas algumas opções que já podem ajudar nas suas demandas.
Como sugestão de boas-práticas para adaptar, seguem algumas dicas:
● Indique alguém para se aprofundar e especializar em uma ferramenta antes de começar a fazer mudanças no seu formato. Muitas vezes são realizadas alterações que prejudicam os seus resultados e atrapalham a eficiência das metodologias.
● Registre e especifique a forma em que se está adaptando algo. Crie um documento com as etapas, as motivações, as intenções ou até mesmo um template pré-definido para preenchimento, o que pode facilitar a correta aplicação de uma ferramenta. A falta de clareza e alinhamento são problemas recorrentes.
● Busque priorizar as ferramentas e atividades que serão realizadas, focando na execução e na parte prática dos projetos. Muitos times que estão se estruturando acabam chegando em uma etapa de formalização de processos que pode gerar muita rigidez na sua atuação. Assim, tente identificar quando “menos, é mais”.
Por fim, a Enactus Brasil possui uma das suas frentes focadas na capacitação dos times, o Enactus Training Center. Com uma trilha clara de conhecimento e com a centralização de documentos relevantes aos times, é uma ótima plataforma para se desenvolverem e direcionarem os seus projetos e planejamentos.
4.Resultados
De forma abrangente, este bloco tem o objetivo de abordar assuntos referentes aos resultados dos Times Enactus, diretamente nos projetos ou indiretamente pela atuação interna. De início, é crucial encarar o Propósito, a Cultura e os Valores como concepções únicas dentro da organização. Isso não significa que membros e diretorias devam pensar da mesma forma. Significa, por outro lado, que as equipes funcionam como órgãos de um único sistema, que deve ter clareza nos seus objetivos e ideais.
Clareza
Os resultados transmitem o desenvolvimento dos objetivos, podendo ou não, serem planejados ou atingidos.
O trabalho realizado pela Enactus é focado em projetos e impacto. Com isso, todas as equipes devem entender como se tornar peças fundamentais para o alcance dessas frentes. É fundamental a clareza no escopo de quais problemas um projeto busca resolver e de quais especialidades uma área interna irá colaborar no planejamento.
Com o intuito de ter essa definição, as métricas são uma maneira altamente tangível de se enxergar as diretrizes de impacto. Mais do que isso, através de indicadores detalhados de acompanhamento e de projeto, é possível traduzir quantitativamente e qualitativamente a evolução produzida.
Nessa perspectiva, a estruturação do planejamento, com foco em resultados e metas, permite que a equipe tenha uma curva de aprendizagem ainda mais acurada para definir objetivos. O hábito e a experiência, através de acertos e erros, também facilitarão organização de ideias com transparência e alinhamento.
Dica: Se você precisar mostrar o seu planejamento para alguém de fora da Enactus, você tem isso em algum documento claro e de fácil visualização? A prática de registrar os objetivos e os planejamentos interfere positivamente na cultura da equipe. Além disso, a estética de apresentação também terá impacto na absorção e alinhamento do conteúdo apresentado. Caso a resposta seja negativa para a pergunta acima, esse pode ser um primeiro passo para ter clareza nos seus resultados.
Celebração & Reconhecimento
Ao abordar o tema de Celebração, muitos momentos podem surgir a cabeça. Aquela visita que mudou o rumo do projeto; aquele depoimento de coração de um dos membros ou participantes; aquele reconhecimento por palavras ou recursos, que traz a confirmação de que o trabalho está no caminho certo. Celebrar é necessário e tem um impacto enorme na motivação e no engajamento das equipes.
Justamente por isso, devem ser internalizadas ações, eventos, encontros ou quaisquer outras maneiras de se promover o que tem sido feito. Não só no mundo do voluntariado, mas como tem sido levantado em diversas áreas, enxergar propósito no seu trabalho e nas suas ações é uma das formas mais efetivas de se atingir a realização pessoal e profissional.
Exemplo: O Canoas de Pano foi o primeiro projeto a ser entregue pelo time Enactus UFRJ. Foram anos até que o sentimento de independência fosse alinhado entre a comunidade e a equipe do projeto. Para celebrar e reconhecer o trabalho feito por todos, um evento foi realizado na comunidade de Vila Canoas, com a participação de membros, ex-membros, moradores e parceiros. Esse evento representou um estímulo para os demais projetos do time e uma passagem de fase para as mulheres da marca Canoa da Vila.
A marca continua crescendo, presente no Facebook e no Instagram.
Nesse sentido, seja para a comunidade, para dentro do time ou para qualquer outra conexão, os resultados precisam ser claros e alinhados entre todas as partes. A presença de eventuais riscos e imprevistos podem criar frustrações e interferir no andamento das atividades, gerando uma estagnação ainda maior. Portanto, a comunicação é mais um processo a ser trabalhado e desenvolvido para que se possa prever essas situações e entender como lidar com os distintos sentimentos gerados entre os colaboradores.
Ademais, o ato de reconhecer deve ser trabalhado entre todos, tanto no sentido de feedbacks, sendo positivos ou construtivos, quanto no relacionado aos planejamentos, entendendo quais frentes estão funcionando bem e quais estão tendo problemas. Criar a dinâmica de analisar os pontos positivos e negativos, de pessoas e objetivos, permitirá que a equipe tenha maior maturidade e visão sistêmica sobre todo o trabalho.
Por fim, o senso de responsabilidade deve ser desenvolvido em todos os cenários. Ao estimular o protagonismo, mesmo nas menores pendências que sejam, o pertencimento relacionado ao trabalho será ressignificado e o reconhecimento terá ainda mais valor. Assim, que a liderança esteja dentro de toda uma equipe e todos tenham sua marca na história das suas equipes.
Divulgação
Seguindo a ideia do bloco anterior, fica evidente que os resultados interferem não só na entrega final, mas em todos os processos de um projeto. Com isso, ao conseguir avançar ou atingir objetivos, a equipe deve saber como lidar e aproveitar os frutos do seu trabalho. A grande oportunidade referente a este tema é de que os resultados podem ser utilizados para potencializar ainda mais seus projetos, gerando ainda mais resultados.
O planejamento precisa evidenciar quais são os principais objetivos a serem alcançados, possibilitando a discussão sobre quais meios serão utilizados para divulgação. Portanto, não é só a entrega do projeto que deve ser valorizada, mas também as diferentes etapas que são avançadas para chegar até lá. A organização de ideias para que isto seja internalizado não é algo simples, exigindo um exercício de identificar a progressão de cada uma das frentes de atuação e quais marcos estão validando o trabalho.
Ao finalizar pequenas ou grandes etapas de um planejamento, por certo existirão possibilidades para compartilhar o desenvolvimento obtido. Seja por uma publicação no Instagram, ou pelo envio de uma “newsletter” (boletim informativo), é imprescindível que essas informações estejam sendo transmitidas para seus atuais parceiros, assim como para quem você ainda deseja se conectar.
Naturalmente, existem diferentes relevâncias sobre os resultados obtidos, sendo necessário priorizar quais terão mais investimento e quando utilizar os principais canais de divulgação. Ao conseguir a marca de 1000 seguidores na página do Instagram de um negócio, uma forma interessante de divulgar e aproveitar a situação, é realizando uma postagem de agradecimento. Porém, ao conseguir realizar a entrega de um projeto, atingindo todas as métricas esperadas, a busca por veículos midiáticos de maior alcance, como a televisão, permitirá uma maior disseminação e reconhecimento do seu time.
Exemplo: Antes da entrega do projeto mencionado no bloco anterior, o Canoas de Pano, a divulgação foi um tópico debatido. A oportunidade de mostrar todo o trabalho desenvolvido foi algo que motivou o time e engajou as artesãs da marca, que passaram a se ver como exemplos para outras mulheres. Assim, um documentário passou a ser desenvolvido com gravações das últimas visitas do time na comunidade e a evolução ficou registrada para todos.
Participantes da marca e membros do projeto em uma das últimas visitas.
Nessa lógica, é necessária uma preparação prévia para poder realizar esses contatos e para reunir materiais que mostrem o impacto das suas ações. Não deixem de registrar fotos, vídeos, depoimentos e indicadores do cotidiano das equipes - algumas das melhores capturas surgem nos momentos mais inesperados.
5.Cases Enactus
Presidência do time Enactus UFRJ, ciclo 2018-19
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Objetivo
“O nosso objetivo central ao entrar na presidência era o amadurecimento do time. Queríamos achar formas de trabalhar com todas as (muitas) equipes que existiam, entre diretorias e projetos. Fizemos o planejamento após conversar com muita gente em eventos da rede, como o Summer Training e o ENEB, fundamentando muitas das diretrizes que traçamos.”
Documento de apresentação do Planejamento Estratégico do ciclo 2018-19
“Os maiores aprendizados foram relativos à complexidade dos projetos e ao trabalho com grandes equipes. A falta de experiência do time com a entrega de projetos foi ainda mais agravada pela grande quantidade de planejamentos ocorrendo simultaneamente. O contato com um professor de design da ESPM foi fundamental para refletir sobre essa problemática e utilizar metodologias específicas para encará-la. Trabalhar com diversas equipes gerou muitos acertos e erros nas relações com os membros, evidenciando a importância da comunicação, empatia e transparência no Time.”
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Resultados
“Ao final do ciclo, tivemos a entrega do primeiro projeto do Time Enactus UFRJ, Canos de Pano, com tremenda satisfação de membros e participantes envolvidos. Além disso, o trabalho interno consolidou diversos processos que estavam em aberto no time, iniciando e desenvolvendo a reestruturação de diversas equipes. Por fim, o reconhecimento de membros, professores conselheiros e parceiros sobre o amadurecimento do time, foi o maior resultado obtido.”
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Contato
Para saber um pouco mais, entre em contato:
Nome - Caio Felipe Bosco Santos (ex-presidente do time) Telefone - (21) 99192-4514
E Mail - [email protected]
LinkedIn - https://www.linkedin.com/in/caio-felipe-bosco-santos-62353914a/
Planejamento ENEB, ciclo 2019-20
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Objetivo
“O grande objetivo do planejamento é fazer o gap para se introduzir o ‘momento ENEB’, aquela famosa virada de planejamento onde a apresentação e montagem do texto entra em ação. A ideia era estruturar um manual para isso, com a ideia de contextualizar para qualquer pessoa conseguir realizar tal planejamento e em qualquer condição do time, sendo possível até mesmo ser executado com uma equipe enxuta.
Utilizando o Trello como base, realizei o seguinte escopo, dividindo a estrutura do planejamento em quatro grandes blocos, e ao concluir um, automaticamente o outro estaria em um momento ótimo para se iniciar, fazendo assim, um processo uniforme e constante, abaixo são as etapas que foram utilizadas.”
Abas do Trello utilizado como base para o planejamento.
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Lições Aprendidas
“Vimos que foi bem tranquilo executar todo o processo ou a maior parte dele com uma execução de 2 meses para uma equipe média de uns 5 membros, o que foi totalmente esperado, então foi bem funcional, e percebemos que o ideal, é fazer também um alinhamento da capacidade ferramental antes disso, pra saber se todos os membros têm condições de executar as tarefas.”
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Resultados
“Conseguimos viabilizar uma construção do audiovisual da apresentação do ENEB, com resultado ainda não definido, mas acreditamos que vai dar muito bom!”
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Contato
Nome - Lucas de Sá (ex-diretor de marketing e Alumni Mentor) Telefone - (21) 97432-6110
E Mail - [email protected]
6.Caixa de Ferramentas
Buscando repassar algumas das ferramentas utilizadas e indicadas por ex-membros da Enactus, uma Caixa de Ferramentas é disponibilizada a seguir. O objetivo não é explicar nem detalhar cada uma delas, mas fornecer mecanismos de direcionamento para seus planejamentos.
Para apresentá-las, será feita a divisão em três grupos, o Conceitual, o Misto e o Prático. Este agrupamento não é fixo e está sendo sugerido apenas para facilitar a identificação de cenários para suas aplicações.
Conceitual
Este grupo engloba ferramentas que ampliam a visão sobre projetos e gestão, trazendo assuntos comuns ao cotidiano da Enactus. As reflexões geradas, somadas aos exemplos de suas aplicações, permitem que uma nova mentalidade seja formada para se planejar. Segue, abaixo, uma relação entre as metodologias e palavras-chaves que são relacionadas:
- Design Thinking: Empatia, prototipagem, aquisição de informações e proposta de soluções inovadoras
- PMD Pro: Etapas de Projetos
- PDCA: Gestão, melhoria de processos, melhoria contínua
- Human Centered Design: Empatia, imersão na realidade do outro, feedback
Metodologias do grupo Conceitual.
Misto
O grupo Misto é composto por ferramentas que possuem um meio termo entre benefícios relativos à teoria e formatos de execução já estabelecidos e validados. São ferramentas que trazem conceituações complexas e que devem ser estudadas a fundo, ao mesmo tempo em que apresentam uma proposta mais palpável de como realizá-las.
Metodologias do grupo Misto.
Prático
Nesse grupo, se apresentam ferramentas que podem possuir diagramas, matrizes ou formatos próprios que as caracterizam. São metodologias que ajudam a trazer, para o papel e a caneta, tudo aquilo que se encontrava no mundo das ideias e talvez ainda não estivessem claras para toda a equipe.
7.PRATIQUE!
Esse é o momento para colocar em prática os raciocínios que foram criados até aqui! A seguir, você participará de uma dinâmica para reflexão individual, dividida em 2 grandes assuntos: Projetos e Diretorias. Caso você não faça parte de um deles, ou seu contexto não se enquadre exatamente em um dos grupos listados, adapte para sua realidade ou faça pensando em outra equipe que você conheça.
1) Análise: Primeiramente, utilize as perguntas abaixo como base para situar o contexto atual da sua equipe, o que auxiliará nas conclusões para a próxima etapa.
2) Aplicação: Com isso feito, busque realizar um plano de ação estruturado para os
próximos 3 meses. Aplique conceitos inovadores e metas focadas em resultados, visando criar ou aperfeiçoar um planejamento mais assertivo.
3) Registro: Realize as tarefas acima para os dois assuntos e registre as suas respostas para discutir posteriormente com a sua equipe.
Lembre-se, quanto maior for sua dedicação para analisar e realizar críticas construtivas dentro do seu trabalho, maior será sua motivação para mudar e alcançar mais resultados!
Projetos por etapas
Estagnação do projeto:
O projeto se encontra sem evolução, os indicadores não conseguem medir nenhum avanço e a sensação dentro da equipe é de desânimo com os próximos passos.
a) Seu projeto encontra dificuldades para prosseguir com o planejamento?
b) Você e sua equipe sentem que o mês passou e o projeto permaneceu no mesmo lugar?
c) Falta produtividade dos membros ou seria um problema das etapas do planejamento?
d) Será que os indicadores estão conseguindo refletir o real avanço das atividades planejadas?
e) O que você propõe para que seu projeto saia dessa situação?
Mudança de escopo do projeto:
O projeto necessita alterar seu planejamento estratégico e para isso é necessário uma discussão com a equipe para aceitar mudanças e inovações.
a) Seu projeto necessita mudar o escopo para que tenha um real impacto?
b) Sua equipe realiza pesquisas e procura outras equipes Enactus ou instituições da UFRJ para ajudar em algum detalhe do escopo do projeto?
c) Você e sua equipe acreditam que alguma metodologia apresentada poderia ser aplicada ou adaptada para ajudar a criar um escopo objetivo e assertivo para o seu projeto?
d) O que você tem feito para ajudar seu time a realizar a mudança de escopo mais adequada para o projeto?
Entrega do projeto:
O projeto já completou ou está perto de completar todas as etapas anteriores de desenvolvimento e a sensação dentro do time é de felicidade com os resultados alcançados.
a) Seu projeto está em direção a entrega definitiva?
b) A sua equipe tem o costume de celebrar os resultados alcançados de alguma forma? c) Os resultados alcançados estão sendo divulgados para a reda Enactus ou até
mesmo para os investidores que ajudaram o projeto na sua caminhada?
d) O que você tem feito para apoiar sua equipe para caminhar em direção a essa entrega?
Desenvolvimento de Diretorias
Diretoria estagnada:
O trabalho dentro da equipe não é estimulante. Os membros se encontram sem vontade para discutir assuntos simples em reuniões e a liderança não consegue motivar sua equipe. Logo, não conseguem apoiar os projetos de forma eficiente e também não buscam por novas ideias e ações para solucionar esse problema.
a) Sua área interna não consegue apoiar os projetos?
b) Você sente que seu trabalho nos projetos é mais gratificante e te retorna mais resultados do que na sua área interna?
c) Sua equipe da diretoria não está motivada/engajada para seguir o planejamento e apoiar os projetos de forma adequada e satisfatória?
d) O que vocês buscam de inovação para ajudar a solucionar esse problema? Como vocês fazem isso?
Diretoria em evolução:
A equipe se encontra motivada e animada com a perspectiva dos próximos meses. Mudanças são discutidas constantemente em reuniões e até mesmo fora do ambiente de trabalho, porém a incerteza do sucesso com o planejamento proposto trás um certo medo de que consigam atingir seus resultados.
a) Sua diretoria acabou de realizar o planejamento estratégico para o ciclo? b) Sua área interna passou por constantes mudanças de liderança?
c) Sua diretoria passou por debates a respeito da forma correta de se conduzir os trabalhos recentemente?
d) O que falta dentro da sua área interna para que ela possa evoluir ainda mais? e) O que você tem feito para que sua diretoria avance com o planejamento proposto?
Diretoria em discussão:
O escopo da diretoria se encontra incompleto ou até mesmo confuso para a sua equipe e para as demais equipes do time. Possivelmente não possuem um planejamento bem estruturado, não condizente com as ações realizadas.
a) O propósito pensado para sua equipe está auxiliando a Enactus? b) Sua diretoria é questionada sobre suas atividades e resultados? c) Sua diretoria tem conseguido apoiar os projetos?
d) Sua diretoria possui atividades e demandas semelhantes a de outra diretoria? e) A descrição de cargo da sua função como assessor da diretoria está muito longa? f) Seria necessário uma readequação no Job Description da sua área interna?
SOBRE O AUTOR
Caio Felipe Bosco SantosEstudante de engenharia pela UFRJ e apaixonado pelo empreendedorismo social. Busca estar sempre envolvido com projetos e aprendendo algo novo com cada um deles.
Suas principais áreas de pesquisa são planejamento e inovação, tendo trabalhado como Líder de Projeto e Presidente do time Enactus UFRJ. No momento, tem trabalhado com a mentoria de times Enactus e a criação de startups.
